Để ghi giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bạn điền Tờ khai theo mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP: ghi đúng cơ quan nhận hồ sơ (UBND xã/phường nơi thường trú), thông tin cá nhân khớp với căn cước, mục “Tình trạng hôn nhân” ghi trung thực theo từng trường hợp và nêu rõ mục đích sử dụng. Phần nội dung xác nhận trên giấy do công chức hộ tịch ghi.
Tóm tắt nhanh
- Bạn chỉ phải điền Tờ khai; Giấy xác nhận do UBND cấp xã cấp sau khi kiểm tra, xác minh.
- Mục quan trọng nhất là “Tình trạng hôn nhân” – phải ghi trung thực, đúng một trong các trường hợp luật hướng dẫn.
- Nộp tại UBND cấp xã nơi thường trú; không có thường trú thì nộp nơi đăng ký tạm trú.
- Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (có thể lâu hơn nếu phải xác minh nơi khác).
- Giấy có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp, hoặc đến khi tình trạng hôn nhân thay đổi (tùy thời điểm nào đến trước), và chỉ dùng đúng mục đích đã ghi.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì, ai ghi?
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (thường gọi là giấy xác nhận độc thân) là giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước cấp để chứng minh một người hiện chưa đăng ký kết hôn, đang có vợ/chồng, đã ly hôn hoặc vợ/chồng đã chết. Bạn thường cần giấy này khi đăng ký kết hôn, mua bán – thế chấp tài sản, làm thủ tục với người nước ngoài hoặc vay vốn.
Cần phân biệt hai phần:
- Tờ khai – do bạn tự điền và ký, cam đoan thông tin đúng sự thật.
- Giấy xác nhận – do công chức tư pháp – hộ tịch lập, Chủ tịch UBND cấp xã ký. Nội dung xác nhận được lập dựa trên kết quả tra cứu sổ hộ tịch, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu dân cư.
Vì vậy “cách ghi” mà bạn cần nắm chính là cách điền tờ khai, đặc biệt mục tình trạng hôn nhân – mục sẽ được chuyển gần như nguyên văn sang giấy xác nhận.
Lưu ý (cập nhật tháng 10/2026): Hiện vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014, Nghị định 123/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP) và Thông tư 04/2020/TT-BTP. Luật Hộ tịch 2026 (Luật số 03/2026/QH16) mới có hiệu lực từ 01/03/2027; khi đó Luật Hộ tịch 2014 hết hiệu lực. Giấy tờ hộ tịch đã cấp trước thời điểm này vẫn có giá trị sử dụng.
Mẫu tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Dưới đây là nội dung tờ khai theo mẫu tại phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP để bạn tham khảo, sao chép. Khi nộp, bạn nên dùng mẫu được cấp tại Bộ phận một cửa hoặc tải trên Cổng dịch vụ công vì địa phương có thể điều chỉnh bố cục.
MẪU TỜ KHAI CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI CẤP GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN
Kính gửi: (1) …………………………………………………………
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …………………………………………………………
Nơi cư trú: (2) …………………………………………………………
Giấy tờ tùy thân: (3) …………………………………………………………
Quan hệ với người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: …………………………
Đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: …………………………………………………………
Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………
Giới tính: …………… Dân tộc: …………… Quốc tịch: ……………
Giấy tờ tùy thân: (3) …………………………………………………………
Nơi cư trú: (2) …………………………………………………………
Đề nghị xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian cư trú tại: …………………………….., từ ngày ……./……./………. đến ngày ……./……./………. (4)
Tình trạng hôn nhân: (5) …………………………………………………………
Mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: (6) …………………………………………………………
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.
Làm tại ………………., ngày …… tháng …… năm ……….
Người yêu cầu
(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
Chú thích: (1) Ghi rõ tên cơ quan có thẩm quyền cấp giấy; (2) ghi theo nơi đăng ký thường trú, nếu không có thì nơi đăng ký tạm trú; (3) ghi số, loại giấy tờ tùy thân (căn cước/căn cước công dân, hộ chiếu…); (4) chỉ ghi khi cần xác nhận cho một giai đoạn cư trú cụ thể; (5) ghi theo hướng dẫn tại Mục 4 bài này; (6) ghi cụ thể mục đích, ví dụ: đăng ký kết hôn, làm thủ tục mua bán nhà đất…
Lưu ý: Đánh số chú thích và các dòng phụ có thể khác đôi chút giữa các bản mẫu do địa phương/biểu mẫu điện tử cập nhật. Nếu nộp trực tuyến, bạn nhập thông tin vào mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công thay vì tờ khai giấy.
Hướng dẫn điền giấy xác nhận tình trạng hôn nhân từng mục
Mục “Kính gửi”
Ghi tên UBND cấp xã có thẩm quyền, ví dụ: “Ủy ban nhân dân phường A, tỉnh B”. Từ 01/07/2025, nước ta thực hiện chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã) nên không còn UBND quận/huyện; đừng ghi tên cấp huyện cũ.
Họ, chữ đệm, tên; ngày sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch
Viết in hoa có dấu theo đúng thẻ căn cước/căn cước công dân. Ngày sinh ghi đầy đủ ngày/tháng/năm. Mọi thông tin phải khớp với giấy tờ tùy thân để cơ quan tra cứu được dữ liệu dân cư.
Giấy tờ tùy thân
Ghi loại giấy tờ, số và ngày cấp. Nhiều người băn khoăn ghi nơi cấp thế nào với thẻ căn cước; bạn xem thêm hướng dẫn tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Nơi cư trú
Ghi nơi thường trú; nếu không có thường trú thì ghi nơi tạm trú. Nếu bạn chưa đăng ký tạm trú, hãy xem cách đăng ký tạm trú online trước khi làm giấy.
Quan hệ với người được cấp giấy
Nếu tự làm cho mình, ghi “Bản thân”. Nếu người khác nộp thay, ghi rõ mối quan hệ (cha, mẹ, anh, chị…) và chuẩn bị giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận; trường hợp ủy quyền thì cần văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định.
Mục đích sử dụng
Ghi cụ thể, ví dụ “Đăng ký kết hôn”, “Làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất”. Giấy chỉ được dùng đúng mục đích đã ghi; muốn dùng cho việc khác phải xin cấp lại.
Cách ghi mục “Tình trạng hôn nhân” theo từng trường hợp
Theo Điều 33 Thông tư 04/2020/TT-BTP, mục này phải ghi trung thực về tình trạng hôn nhân hiện tại. Bạn ghi theo bảng sau:
| Trường hợp | Cách ghi |
|---|---|
| Chưa bao giờ kết hôn | “Hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.” |
| Đang có vợ/chồng | “Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông … (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày … tháng … năm …).” |
| Đã ly hôn, chưa kết hôn mới | “Đã đăng ký kết hôn (hoặc đã có vợ/chồng), nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định ly hôn số … ngày … tháng … năm … của Tòa án nhân dân …; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.” |
| Vợ/chồng đã chết, chưa kết hôn mới | “Đã đăng ký kết hôn (hoặc đã có vợ/chồng), nhưng vợ/chồng đã chết (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Bản án số … do … cấp ngày … tháng … năm …); hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai.” |
| Đang có vợ/chồng nhưng cần xác nhận cho thời gian trước khi kết hôn | “Trong thời gian từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm … chưa đăng ký kết hôn với ai; hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông … (Giấy chứng nhận kết hôn số …, do … cấp ngày … tháng … năm …).” |
Với người đã ly hôn hoặc góa, Thông tư còn nêu cách ghi gắn với mốc trước ngày 03/01/1987 (trường hợp chung sống như vợ chồng nhưng không đăng ký, được pháp luật thừa nhận). Nếu thuộc trường hợp này, bạn nêu rõ để công chức hộ tịch ghi đúng.
Ví dụ: Chị Lan ly hôn năm 2022 theo bản án của Tòa án nhân dân khu vực X, chưa tái hôn, cần giấy để đăng ký kết hôn mới. Ở mục tình trạng hôn nhân, chị ghi: “Đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án ly hôn số … ngày … của Tòa án nhân dân …; hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”, rồi cung cấp thông tin bản án để cơ quan hộ tịch tra cứu.
Nếu đang chuẩn bị ly hôn hoặc cần giấy tờ liên quan đến bản án, bạn có thể xem thêm thủ tục ly hôn cần giấy tờ gì và nộp ở đâu.
Hồ sơ, nơi nộp, thời hạn và lệ phí
Xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ở đâu?
UBND cấp xã nơi bạn đăng ký thường trú cấp giấy. Nếu không có thường trú nhưng có đăng ký tạm trú thì nộp tại UBND cấp xã nơi tạm trú. Công dân Việt Nam đang ở nước ngoài nộp tại Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (hoặc mẫu điện tử nếu nộp online).
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị (căn cước/căn cước công dân, hộ chiếu) để xuất trình.
- Nếu đã ly hôn hoặc vợ/chồng đã chết: theo quy định hiện hành sau khi sửa đổi bởi Nghị định 18/2026/NĐ-CP, bạn có trách nhiệm cung cấp thông tin về bản án/quyết định ly hôn hoặc giấy chứng tử/trích lục khai tử (cơ quan cấp, số, ngày tháng); cơ quan hộ tịch tra cứu trên cơ sở dữ liệu. Nếu không tra cứu được, cơ quan sẽ xác minh hoặc đề nghị bạn xuất trình bản chính giấy tờ.
- Trường hợp xin cấp lại do hết hạn hoặc dùng cho mục đích khác: nộp lại giấy xác nhận đã được cấp trước đó.
Sổ hộ khẩu đã hết giá trị từ 01/01/2023; thông tin cư trú được khai thác từ cơ sở dữ liệu về cư trú. Chỉ khi cơ quan không khai thác được mới yêu cầu giấy tờ chứng minh nơi cư trú.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Điền tờ khai (hoặc điền mẫu điện tử trên Cổng dịch vụ công), ký tên, chuẩn bị giấy tờ tùy thân.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã hoặc nộp trực tuyến.
- Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Bước 4: Nếu đủ cơ sở, Chủ tịch UBND cấp xã ký cấp giấy; bạn nhận kết quả và nộp lệ phí (nếu thuộc diện phải nộp).
Nếu bạn từng cư trú ở nhiều địa phương, cơ quan có thể phải gửi văn bản đề nghị nơi cũ xác minh nên thời gian kéo dài hơn dự kiến.
Lệ phí
Lệ phí cấp giấy do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các địa phương và có trường hợp được miễn theo pháp luật về phí, lệ phí. Bạn xem mức niêm yết tại nơi nộp hồ sơ.
Giá trị sử dụng và cấp lại giấy
- Giấy có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy thời điểm nào đến trước.
- Giấy dùng để đăng ký kết hôn chỉ được cấp 01 bản; dùng cho mục đích khác thì được cấp số bản theo nhu cầu.
- Không được dùng giấy ngoài mục đích đã ghi trên giấy.
- Hết hạn hoặc cần dùng cho việc khác: làm thủ tục cấp lại và nộp lại giấy cũ. Nếu để kết hôn mà không nộp lại được giấy cũ, bạn phải trình bày rõ lý do.
Với hồ sơ cần thêm các giấy tờ nhân thân khác, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân; còn bản sao giấy tờ cần chứng thực thì xem hướng dẫn chứng thực giấy tờ ở đâu.
Lỗi thường gặp khi điền giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Cảnh báo: Khai không đúng sự thật về tình trạng hôn nhân (ví dụ giấu việc đang có vợ/chồng) có thể dẫn đến bị thu hồi, hủy giấy, đăng ký kết hôn bị xử lý theo hướng trái pháp luật và bạn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời cam đoan. Không nhờ người khác làm giả hoặc “làm hộ” giấy tờ không qua cơ quan có thẩm quyền.
- Ghi sai cơ quan (còn ghi UBND quận/huyện đã không còn).
- Ghi “độc thân” chung chung thay vì dùng cách diễn đạt đúng quy định, nhất là người đã ly hôn.
- Thông tin họ tên, số căn cước không khớp dữ liệu dân cư nên không tra cứu được.
- Bỏ trống hoặc ghi mơ hồ mục đích sử dụng.
- Dùng giấy quá 06 tháng hoặc dùng sai mục đích.
Trong tờ khai, số định danh/căn cước của bạn là thông tin cá nhân; hãy chỉ cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (hiệu lực đến hết ngày 28/02/2027).
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (thông qua 23/4/2026, hiệu lực từ 01/03/2027).
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP (Điều 21, 22, 23), được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp (mẫu tờ khai; Điều 33 về cách ghi Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân).
- Luật Hôn nhân và gia đình 2014; Luật Cư trú 2020.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Hướng dẫn điền giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: người chưa từng kết hôn ghi thế nào?
Ở mục “Tình trạng hôn nhân”, bạn ghi: “Hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai”. Các mục còn lại điền theo đúng thông tin trên giấy tờ tùy thân và ghi rõ mục đích sử dụng.
Đã ly hôn thì có ghi vào giấy xác nhận không?
Có. Giấy phải ghi trung thực, nên nêu rõ đã ly hôn theo bản án/quyết định số mấy, của Tòa án nào, và hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai. Bạn không thể xin giấy chỉ ghi “độc thân” để bỏ qua lần kết hôn trước.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thời hạn bao lâu?
Có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp, hoặc đến thời điểm tình trạng hôn nhân thay đổi nếu thời điểm này đến trước. Hết hạn thì xin cấp lại và nộp lại giấy cũ.
Có thể xin giấy xác nhận độc thân ở nơi tạm trú không?
Chỉ khi bạn không có nơi thường trú mà có đăng ký tạm trú. Người có thường trú phải nộp tại UBND cấp xã nơi thường trú.
Có làm giấy xác nhận tình trạng hôn nhân online được không?
Được. Bạn nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công và điền mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp rõ nét các giấy tờ cần thiết. Khi nhận kết quả, bạn thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cấp.
Một người có thể xin nhiều bản giấy xác nhận không?
Nếu dùng để đăng ký kết hôn, chỉ được cấp 01 bản. Nếu dùng cho mục đích khác (giao dịch tài sản, vay vốn…) thì được cấp số bản theo nhu cầu.
Tóm lại, muốn ghi giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đúng, bạn dùng tờ khai theo mẫu, nộp đúng UBND cấp xã có thẩm quyền, ghi trung thực mục tình trạng hôn nhân theo từng trường hợp và dùng giấy trong thời hạn 06 tháng cho đúng mục đích. Quy định còn có thể thay đổi khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/03/2027, nên hãy kiểm tra hướng dẫn mới của cơ quan hộ tịch khi làm thủ tục.
