Làm bảo hiểm xã hội (BHXH) cần giấy tờ gì còn tùy bạn làm thủ tục nào. Tham gia BHXH bắt buộc lần đầu, hồ sơ chủ yếu là tờ khai của người lao động và tờ khai kèm danh sách của đơn vị sử dụng lao động. Đóng tự nguyện thì dùng mẫu TK1-TS. Rút BHXH một lần cần sổ BHXH và đơn đề nghị (mẫu 14-HSB). Hưởng ốm đau, thai sản cần thêm giấy tờ y tế, giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh.
Tóm tắt nhanh
- BHXH bắt buộc lần đầu: tờ khai của người lao động; tờ khai của đơn vị kèm danh sách lao động. Đơn vị nộp trong 30 ngày kể từ khi người lao động thuộc diện tham gia.
- BHXH tự nguyện: tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin (mẫu TK1-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH, áp dụng từ 01/05/2026) và căn cước/định danh cá nhân.
- BHXH một lần: sổ BHXH và đơn đề nghị (mẫu 14-HSB; mẫu 14A-HSB khi kê khai trực tuyến), thêm giấy tờ chứng minh nếu thuộc trường hợp đặc biệt.
- Ốm đau, thai sản: giấy tờ y tế, giấy khai sinh/chứng sinh, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH tùy trường hợp.
- Mã số BHXH: từ 01/08/2025, số định danh cá nhân/số căn cước được dùng thay mã số BHXH.
Hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc lần đầu gồm những gì?
Từ 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực. Theo luật này, hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc gồm hai thành phần chính:
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người sử dụng lao động, kèm danh sách người lao động tham gia BHXH.
- Tờ khai đăng ký tham gia BHXH của người lao động.
Với chủ hộ kinh doanh, người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương hay người quản lý hợp tác xã không hưởng lương, nếu tự nộp thì hồ sơ chỉ là tờ khai của chính người đó. Nếu nộp qua đơn vị thì làm như người lao động thông thường.
Người lao động cần chuẩn bị gì?
Thông thường bạn chỉ cần cung cấp cho bộ phận nhân sự những giấy tờ sau để đơn vị kê khai chính xác:
- Thẻ căn cước hoặc căn cước công dân (còn hạn vẫn dùng được), hoặc hộ chiếu với người nước ngoài. Số định danh cá nhân trên giấy tờ này chính là số dùng để đăng ký.
- Thông tin nơi cư trú hiện tại, số điện thoại, email.
- Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, để xác định thời điểm bắt đầu tham gia, chức danh, tiền lương làm căn cứ đóng.
- Giấy tờ chứng minh quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn (nếu có), ví dụ người có công, người thuộc hộ nghèo.
- Thông tin nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
Nếu bạn quên số căn cước hoặc cần kiểm tra thông tin, có thể xem hướng dẫn tra số căn cước công dân online. Nếu chưa có thẻ, xem bài làm căn cước công dân online.
Đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị gì?
- Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia (trước đây gọi là mẫu TK3-TS) nếu đơn vị tham gia lần đầu.
- Danh sách lao động tham gia (trước đây thường dùng mẫu D02-LT hoặc D02-TS).
- Bản sao hợp đồng lao động hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ lao động khi cơ quan BHXH yêu cầu đối chiếu.
Các ký hiệu mẫu có thể thay đổi theo quy trình do BHXH Việt Nam ban hành. Khi kê khai, hãy dùng đúng mẫu đang có hiệu lực trên phần mềm kê khai hoặc Cổng dịch vụ công BHXH.
Lưu ý: Đơn vị phải kê khai và nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Nộp muộn có thể bị truy thu và xử lý theo quy định.
Ai thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc?
Theo Luật BHXH 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên phải tham gia. Cán bộ, công chức, viên chức cũng thuộc diện này. Luật còn mở rộng sang chủ hộ kinh doanh và người quản lý doanh nghiệp không hưởng lương. Muốn biết mình đã đủ tuổi đi làm hay chưa, bạn xem thêm bài độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
Hồ sơ đăng ký BHXH tự nguyện gồm những gì?
Công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên, không thuộc diện bắt buộc và không phải người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hằng tháng, có thể tham gia BHXH tự nguyện. Hồ sơ đơn giản hơn nhiều:
- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS). Từ 01/05/2026, mẫu theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của BHXH Việt Nam thay mẫu theo Quyết định 490/QĐ-BHXH.
- Số căn cước hoặc số định danh cá nhân (ghi vào tờ khai để cơ quan BHXH đối chiếu với cơ sở dữ liệu dân cư).
- Giấy tờ chứng minh đối tượng được hỗ trợ đóng (nếu có), ví dụ hộ nghèo, hộ cận nghèo, dân tộc thiểu số.
Trong tờ khai, bạn chọn phương thức đóng, mức thu nhập làm căn cứ đóng và nơi nhận kết quả (bản điện tử hoặc bản giấy). Mẫu TK1-TS có hai phần: một phần cho người chưa có mã số, một phần cho người đã có mã số muốn điều chỉnh thông tin.
Hồ sơ hưởng BHXH một lần (rút BHXH) gồm những gì?
Theo Luật BHXH 2024, hồ sơ đề nghị hưởng BHXH một lần gồm:
- Sổ BHXH (bản chính, đã chốt quá trình đóng). Nếu bạn dùng sổ điện tử trên VssID thì thao tác theo hướng dẫn nộp trực tuyến.
- Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần của người lao động: mẫu 14-HSB khi nộp giấy; mẫu 14A-HSB khi kê khai và ký số trên Cổng dịch vụ công.
- Giấy tờ bổ sung nếu thuộc trường hợp đặc biệt (xem bảng bên dưới).
Khi đến nộp trực tiếp, bạn nên mang căn cước hoặc hộ chiếu để đối chiếu.
Giấy tờ bổ sung theo từng trường hợp
- Ra nước ngoài định cư: bản sao giấy xác nhận thôi quốc tịch Việt Nam, hoặc bản dịch tiếng Việt có chứng thực/công chứng của hộ chiếu nước ngoài, thị thực định cư, thẻ thường trú…
- Mắc bệnh hiểm nghèo (ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS…): bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy ra viện.
- Suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên, người khuyết tật đặc biệt nặng: biên bản giám định của Hội đồng giám định y khoa hoặc giấy xác nhận mức độ khuyết tật.
- Người nộp thay: giấy ủy quyền theo mẫu 13-HSB.
Ai được rút BHXH một lần từ khi Luật 2024 có hiệu lực?
Người có thời gian đóng BHXH trước 01/07/2025, đã nghỉ việc đủ 12 tháng, không thuộc diện bắt buộc, không đóng tự nguyện và chưa đủ 20 năm đóng thì vẫn được nhận BHXH một lần nếu có nhu cầu. Người bắt đầu tham gia BHXH từ 01/07/2025 trở đi bị hạn chế hơn nhiều. Họ chỉ được hưởng một lần trong các trường hợp như đủ tuổi hưởng lương hưu mà chưa đủ năm đóng, ra nước ngoài định cư hoặc mắc bệnh hiểm nghèo theo luật. Thời hạn giải quyết tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, không thu lệ phí. Cách tính số tiền nhận được, bạn xem bài cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Cảnh báo: Thủ tục rút BHXH tại cơ quan nhà nước không mất phí. Hãy tự làm qua kênh chính thức (cơ quan BHXH, Cổng dịch vụ công, ứng dụng VssID, bưu điện). Không giao sổ BHXH và căn cước cho người lạ hứa hẹn “rút nhanh” vì dễ bị lừa hoặc lộ thông tin cá nhân.
Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản gồm những gì?
Đây là hồ sơ của người đang đóng BHXH bắt buộc. Thông thường bạn nộp giấy tờ cho đơn vị, đơn vị lập danh sách và nộp cho cơ quan BHXH. Từ 01/07/2025, các mẫu giấy tờ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đã được thay mới theo thông tư hướng dẫn Luật BHXH 2024.
Chế độ ốm đau
- Điều trị nội trú (của bạn hoặc con): bản chính hoặc bản sao giấy ra viện, bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy tờ khác chứng minh điều trị nội trú.
- Điều trị ngoại trú: giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
- Trường hợp ra viện có chỉ định điều trị ngoại trú tiếp: giấy ra viện có ghi thời gian cần điều trị ngoại trú.
Chế độ thai sản
Hồ sơ thay đổi theo từng trường hợp. Các giấy tờ thường gặp gồm:
- Bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh hoặc giấy chứng sinh của con.
- Giấy ra viện, bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, trong các trường hợp sảy thai, thai chết lưu, nạo hút, nghỉ dưỡng thai.
- Giấy tờ chứng minh quá trình điều trị vô sinh (khi lao động nữ nghỉ việc để điều trị vô sinh).
- Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của mẹ hoặc con (nếu mẹ mất sau sinh, con chết sau sinh).
- Giấy tờ liên quan khi nhận nuôi con nuôi hoặc mang thai hộ.
Ví dụ: Chị Lan đóng BHXH bắt buộc ở công ty và sinh con. Chị chỉ cần nộp cho công ty giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh của con, đồng thời xác nhận thông tin cá nhân. Công ty lập danh sách và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH, thường qua giao dịch điện tử.
Bảng tổng hợp giấy tờ theo từng trường hợp
| Trường hợp | Giấy tờ chính | Ai nộp |
|---|---|---|
| Tham gia BHXH bắt buộc lần đầu | Tờ khai của người lao động; tờ khai đơn vị kèm danh sách lao động | Đơn vị sử dụng lao động (trong 30 ngày) |
| Chủ hộ kinh doanh, quản lý doanh nghiệp không hưởng lương | Tờ khai (mẫu TK1-TS) | Cá nhân hoặc qua đơn vị |
| BHXH tự nguyện | Mẫu TK1-TS, căn cước/định danh cá nhân, giấy tờ đối tượng hỗ trợ (nếu có) | Cá nhân |
| Rút BHXH một lần (thông thường) | Sổ BHXH; đơn mẫu 14-HSB (hoặc 14A-HSB trực tuyến) | Cá nhân |
| Rút BHXH một lần (định cư, bệnh hiểm nghèo, suy giảm ≥ 81%) | Hồ sơ thông thường + giấy tờ chứng minh tương ứng | Cá nhân |
| Ốm đau | Giấy ra viện/tóm tắt bệnh án hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH | Người lao động qua đơn vị |
| Thai sản | Giấy khai sinh/trích lục/giấy chứng sinh, giấy tờ y tế liên quan | Người lao động qua đơn vị |
Nộp hồ sơ BHXH ở đâu, bằng cách nào?
BHXH Việt Nam đã sắp xếp lại bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Vì vậy địa chỉ tiếp nhận có thể là cơ quan BHXH cấp tỉnh/khu vực hoặc điểm tiếp nhận đặt tại trung tâm phục vụ hành chính công ở cấp xã. Bạn nên tra địa chỉ và lịch tiếp nhận trên website hoặc Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam trước khi đi.
- Trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc điểm tiếp nhận.
- Qua bưu điện (dịch vụ bưu chính công ích).
- Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công BHXH, đăng nhập bằng tài khoản VNeID. Doanh nghiệp thường kê khai qua phần mềm có chữ ký số.
Nếu nơi ở hiện tại khác nơi thường trú, bạn nên xem thêm hướng dẫn đăng ký tạm trú online để thông tin cư trú trên cơ sở dữ liệu luôn khớp.
Lưu ý để hồ sơ BHXH không bị trả lại
- Mã số BHXH: từ 01/08/2025, BHXH Việt Nam dùng số định danh cá nhân/số căn cước thay mã số BHXH. Từ đầu tháng 9/2026, các hệ thống nghiệp vụ như VssID tiếp tục chuyển sang nhận diện bằng số này. Hãy kiểm tra thông tin trên VssID hoặc Cổng dịch vụ công để chắc chắn khớp với căn cước.
- Thông tin phải khớp: họ tên, ngày sinh, số căn cước giữa tờ khai, hợp đồng lao động và dữ liệu dân cư. Sai một ký tự cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
- Sổ BHXH phải được chốt trước khi rút một lần. Nếu đơn vị cũ chưa chốt, bạn cần đề nghị đơn vị hoàn tất.
- Dùng đúng mẫu hiện hành: mẫu TK1-TS theo Quyết định 490/QĐ-BHXH đã hết hiệu lực từ 01/05/2026.
- Giấy tờ nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng.
- Không dùng giấy tờ giả hoặc kê khai sai sự thật để hưởng chế độ. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
Lưu ý: Biểu mẫu và quy trình BHXH được BHXH Việt Nam điều chỉnh khá thường xuyên. Trước khi nộp, bạn nên đối chiếu lại với thông báo mới nhất trên website chính thức của cơ quan BHXH.
Câu hỏi thường gặp
Làm sổ bảo hiểm xã hội lần đầu cần giấy tờ gì?
Bạn cần có căn cước (hoặc CCCD còn hạn), thông tin cư trú và hợp đồng lao động để đơn vị kê khai tờ khai tham gia. Bạn không phải tự làm riêng sổ giấy. Sau khi hồ sơ được xử lý, cơ quan BHXH cập nhật dữ liệu và bạn xem sổ, thẻ điện tử trên VssID.
Tự đi đóng BHXH tự nguyện cần mang theo gì?
Bạn chỉ cần căn cước hoặc số định danh cá nhân và điền tờ khai TK1-TS. Nếu thuộc nhóm được nhà nước hỗ trợ mức đóng, mang thêm giấy tờ chứng minh đối tượng.
Rút BHXH một lần cần những giấy tờ nào?
Hồ sơ cơ bản gồm sổ BHXH và đơn đề nghị theo mẫu 14-HSB (hoặc 14A-HSB khi nộp trực tuyến). Người định cư nước ngoài, mắc bệnh hiểm nghèo hoặc suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên phải nộp thêm giấy tờ chứng minh.
Người mới đi làm từ 01/07/2025 có được rút BHXH một lần không?
Nhóm này bị hạn chế nhiều. Luật BHXH 2024 chỉ cho hưởng một lần trong một số trường hợp như đủ tuổi hưu nhưng chưa đủ năm đóng, ra nước ngoài định cư hoặc mắc bệnh hiểm nghèo. Nhóm đã đóng BHXH trước 01/07/2025 vẫn được rút nếu đủ điều kiện.
Mất sổ BHXH có làm được thủ tục không?
Có. Dữ liệu đóng BHXH được lưu trong hệ thống của cơ quan BHXH và hiện đã có sổ BHXH điện tử trên VssID. Bạn có thể đề nghị cấp lại sổ hoặc dùng sổ điện tử, đồng thời kiểm tra thông tin bằng số căn cước.
Làm thủ tục BHXH có mất phí không?
Thủ tục giải quyết hưởng BHXH tại cơ quan BHXH không thu lệ phí. Nếu gửi qua bưu điện, bạn chỉ trả cước dịch vụ bưu chính.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15), hiệu lực từ 01/07/2025.
- Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 của BHXH Việt Nam về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (hiệu lực từ 01/05/2026).
- Công văn 1804/BHXH-QLT của BHXH Việt Nam về sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH.
- Thông tư của Bộ Y tế về mẫu giấy tờ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động theo Luật BHXH 2024.
- Luật Căn cước 2023.
Tóm lại, hồ sơ làm BHXH không cố định mà đổi theo từng thủ tục. Tham gia bắt buộc dựa trên hai tờ khai của người lao động và đơn vị. Đóng tự nguyện dùng mẫu TK1-TS. Rút BHXH một lần cần sổ BHXH và đơn đề nghị. Chế độ ốm đau, thai sản cần thêm giấy tờ y tế và giấy tờ về con. Hãy xác định đúng thủ tục, dùng mẫu đang có hiệu lực và kiểm tra thông tin căn cước trước khi nộp. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
