Hộ kinh doanh cá thể không phải lúc nào cũng bắt buộc có hóa đơn đầu vào. Nếu doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống, bạn không phải nộp thuế GTGT và TNCN nên hóa đơn đầu vào không ảnh hưởng số thuế. Nếu tính thuế TNCN theo lợi nhuận (doanh thu trên 3 tỷ đồng, hoặc từ 1–3 tỷ đồng mà chọn cách này), hóa đơn và chứng từ đầu vào là căn cứ để được tính chi phí.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/01/2026, thuế khoán và lệ phí môn bài đối với hộ kinh doanh đã được bãi bỏ; hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai, tự nộp thuế.
- Doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống: không phải nộp thuế GTGT, TNCN; hóa đơn đầu vào không bắt buộc để tính thuế.
- Doanh thu từ 1–3 tỷ đồng: được chọn tính TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc 15% trên lợi nhuận. Chọn cách thứ hai thì phải chứng minh được chi phí.
- Doanh thu trên 3 tỷ đồng: tính TNCN trên lợi nhuận (17% hoặc 20%), cần đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi phí.
- Mua hàng của người không có hóa đơn: lập bảng kê mua hàng và giữ chứng từ thanh toán.
Hộ kinh doanh cá thể là gì và hóa đơn đầu vào là gì?
Hộ kinh doanh cá thể (cách gọi quen thuộc của “hộ kinh doanh”) là mô hình do một cá nhân hoặc các thành viên trong một hộ gia đình đăng ký để kinh doanh, không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp. Về thuế, pháp luật gọi chung là “hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh”. Từ 01/07/2025, mã số thuế của cá nhân là số định danh cá nhân; bạn có thể xem thêm cách tìm mã số thuế cá nhân hoặc tra cứu mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn do người bán hàng hóa, dịch vụ lập cho bạn khi bạn mua nguyên liệu, hàng hóa, thuê mặt bằng, mua dịch vụ phục vụ kinh doanh. Đây là bằng chứng hợp pháp cho khoản chi của bạn. Hóa đơn đầu ra là hóa đơn bạn lập khi bán hàng cho khách.
Hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc có hóa đơn đầu vào không?
Pháp luật không đặt ra một nghĩa vụ chung là “hộ kinh doanh nào cũng phải có hóa đơn đầu vào”. Việc cần hay không phụ thuộc vào doanh thu năm và cách bạn tính thuế. Bảng dưới đây tóm tắt theo quy định hiện hành (Nghị định 68/2026/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP).
| Doanh thu năm | Nghĩa vụ thuế | Vai trò của hóa đơn đầu vào |
|---|---|---|
| Từ 1 tỷ đồng trở xuống | Không phải nộp thuế GTGT, TNCN | Không ảnh hưởng số thuế; vẫn nên giữ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa |
| Trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng | Nộp GTGT theo tỷ lệ trên doanh thu; TNCN chọn: theo tỷ lệ trên doanh thu hoặc 15% trên lợi nhuận | Không bắt buộc nếu chọn theo tỷ lệ; rất cần nếu chọn tính theo lợi nhuận |
| Trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng | GTGT theo tỷ lệ; TNCN tính trên lợi nhuận, thuế suất 17% | Cần để xác định chi phí được trừ |
| Trên 50 tỷ đồng | TNCN tính trên lợi nhuận, thuế suất 20% | Cần để xác định chi phí được trừ |
Lưu ý: Thuế GTGT của hộ kinh doanh được tính trực tiếp bằng tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu, tỷ lệ khác nhau theo ngành nghề. Vì vậy hóa đơn đầu vào không dùng để “khấu trừ thuế GTGT” như doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ.
Khi nào hóa đơn đầu vào thực sự quan trọng?
Khi bạn tính thuế TNCN theo lợi nhuận
Công thức là: thuế TNCN = (doanh thu − chi phí hợp lý) × thuế suất. Chi phí càng được chứng minh đầy đủ, lợi nhuận tính thuế càng sát thực tế. Nếu không có hóa đơn, chứng từ, cơ quan thuế có thể không chấp nhận khoản chi và bạn phải nộp thuế trên phần lợi nhuận cao hơn.
Khi bạn muốn chứng minh nguồn gốc hàng hóa
Dù thuộc nhóm không phải nộp thuế, bạn vẫn có thể bị cơ quan chức năng kiểm tra nguồn gốc hàng hóa. Hóa đơn hoặc chứng từ mua hàng giúp chứng minh hàng được mua hợp pháp, tránh bị nghi ngờ buôn bán hàng không rõ nguồn gốc.
Khi bạn đối chiếu với dữ liệu của cơ quan thuế
Từ năm 2026, quản lý thuế hộ kinh doanh dựa trên doanh thu, hóa đơn và sổ sách. Nếu cơ quan thuế cung cấp dữ liệu, hộ kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu và sử dụng dữ liệu đó. Hóa đơn, chứng từ đầy đủ giúp bạn giải trình khi số liệu chênh lệch.
Mua hàng không có hóa đơn thì xử lý thế nào?
Nhiều mặt hàng như nông sản, thực phẩm tươi sống, hàng thủ công thường mua trực tiếp từ người sản xuất nhỏ, không xuất được hóa đơn. Người bán có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế cũng thường không phải lập hóa đơn. Trường hợp này, bạn lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn. Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026) ghi nhận bảng kê là một căn cứ ghi sổ khi mua hàng không có hóa đơn.
- Bước 1: Ghi đầy đủ thông tin người bán: họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ tùy thân.
- Bước 2: Ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày mua.
- Bước 3: Người bán và người mua cùng ký xác nhận.
- Bước 4: Giữ kèm chứng từ thanh toán (biên lai chuyển khoản, phiếu chi) và ghi vào sổ kế toán.
Cảnh báo: Bảng kê không thay thế hóa đơn và chỉ dùng cho trường hợp người bán thực sự không có hóa đơn. Lập bảng kê khống, ghi giá cao hơn thực tế hoặc ghi tên người bán không có thật là hành vi vi phạm pháp luật thuế. Nếu giá trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế có thể xác định lại chi phí.
Hóa đơn, chứng từ đầu vào thế nào là hợp lệ?
- Là hóa đơn điện tử hoặc chứng từ hợp pháp theo pháp luật về hóa đơn hiện hành (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025).
- Thông tin người bán, hàng hóa, số tiền, ngày lập rõ ràng, khớp với giao dịch thực tế.
- Khoản chi phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh của hộ (không phải chi tiêu cá nhân, gia đình).
- Nên thanh toán qua ngân hàng, đặc biệt với giao dịch giá trị lớn, để có dấu vết chứng minh.
Với mua bán lẻ nhỏ, bạn cũng có thể tham khảo mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để hiểu các nội dung cần có trên chứng từ.
Sổ sách và thời hạn lưu trữ chứng từ
Thông tư 152/2025/TT-BTC (ban hành 31/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026) hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh. Số sổ phải mở phụ thuộc cách nộp thuế, từ một sổ doanh thu đối với hộ không phải nộp thuế đến bốn sổ đối với hộ tính thuế TNCN trên lợi nhuận.
- Hộ không phải nộp thuế GTGT, TNCN: ghi sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (mẫu S1a-HKD).
- Hộ nộp thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu: ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế (mẫu S2a-HKD).
- Hộ tính TNCN trên lợi nhuận: ngoài sổ doanh thu còn phải theo dõi chi phí, vật liệu, dụng cụ, hàng hóa và tiền (các mẫu S2b, S2c, S2d… theo thông tư).
Sổ sách, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, bằng bản giấy hoặc bản điện tử, bảo đảm truy xuất được khi cơ quan thuế kiểm tra. Thời hạn lưu trữ hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế. Riêng về hóa đơn đầu ra: hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải sử dụng hóa đơn điện tử (có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu); hộ từ 1 tỷ đồng trở xuống không bắt buộc nhưng có thể đăng ký sử dụng.
Nếu bạn cần đăng ký hoặc cập nhật thông tin thuế, xem hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Hai tình huống minh họa
Tình huống 1: Cửa hàng tạp hóa doanh thu khoảng 800 triệu đồng/năm
Chị Lan bán tạp hóa, doanh thu năm khoảng 800 triệu đồng, thuộc nhóm từ 1 tỷ đồng trở xuống. Chị không phải nộp thuế GTGT, TNCN và chỉ cần ghi sổ doanh thu. Hóa đơn nhập hàng không ảnh hưởng số thuế, nhưng chị vẫn nên giữ để chứng minh nguồn gốc hàng khi bị kiểm tra, và để theo dõi lãi lỗ của mình.
Tình huống 2: Quán ăn doanh thu khoảng 2,4 tỷ đồng/năm
Anh Minh có doanh thu 2,4 tỷ đồng, thuộc nhóm trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng và phải dùng hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng. Nếu chi phí nguyên liệu, mặt bằng, nhân công… chứng minh được khoảng 1,8 tỷ đồng, lợi nhuận là 600 triệu đồng và thuế TNCN theo cách 15% trên lợi nhuận là 90 triệu đồng. Anh nên so sánh với cách tính theo tỷ lệ trên doanh thu (phần doanh thu vượt 1 tỷ đồng nhân tỷ lệ theo ngành) rồi chọn cách có lợi hơn. Muốn chọn cách tính theo lợi nhuận, anh cần giữ đủ hóa đơn, bảng kê và chứng từ thanh toán.
Rủi ro khi không có hoặc dùng sai chứng từ
- Bị loại chi phí: khoản chi thiếu chứng từ hợp lệ không được tính, làm tăng thuế TNCN phải nộp.
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn: khi khai sai, khai thiếu hoặc sử dụng chứng từ không hợp pháp.
- Trách nhiệm hình sự: hành vi trốn thuế có thể bị xử lý theo Điều 200 Bộ luật Hình sự; mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ có thể bị xử lý theo Điều 203 khi đủ yếu tố cấu thành.
Cảnh báo: Không mua “hóa đơn đầu vào” từ nơi không có giao dịch thực tế. Hóa đơn không phản ánh đúng hàng hóa, dịch vụ đã mua là hóa đơn không hợp pháp và có thể kéo theo xử phạt, thậm chí xử lý hình sự.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15.
- Luật Thuế thu nhập cá nhân 109/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026) và Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.
- Nghị quyết 198/2025/QH15 (bãi bỏ thuế khoán và lệ phí môn bài đối với hộ kinh doanh từ 01/01/2026).
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực 01/07/2026).
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Mức ngưỡng, tỷ lệ và mẫu biểu có thể được điều chỉnh, bạn nên đối chiếu văn bản mới nhất hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh cá thể doanh thu dưới 1 tỷ đồng có cần hóa đơn đầu vào không?
Không bắt buộc để tính thuế vì bạn không phải nộp thuế GTGT và TNCN. Tuy vậy, bạn vẫn nên giữ hóa đơn hoặc chứng từ mua hàng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và theo dõi chi phí.
Hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?
Thông thường là không. Hộ kinh doanh tính thuế GTGT trực tiếp bằng tỷ lệ phần trăm nhân với doanh thu theo ngành nghề, không theo phương pháp khấu trừ như doanh nghiệp.
Mua hàng của người bán không có hóa đơn thì có được tính chi phí không?
Được, nếu khoản chi có thật, phục vụ kinh doanh và bạn lập bảng kê mua hàng đúng quy định, có thông tin người bán, chữ ký hai bên và chứng từ thanh toán. Bảng kê không thay thế hóa đơn và phải phản ánh đúng giao dịch.
Hộ kinh doanh phải lưu hóa đơn, chứng từ bao lâu?
Sổ sách, chứng từ kế toán lưu tối thiểu 5 năm, bằng bản giấy hoặc điện tử. Thời hạn lưu trữ hóa đơn thực hiện theo pháp luật về thuế.
Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Có. Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu doanh thu vượt ngưỡng trong năm, bạn phải đăng ký sử dụng trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế có doanh thu lũy kế vượt ngưỡng.
Tóm lại, hóa đơn đầu vào không phải điều kiện bắt buộc với mọi hộ kinh doanh cá thể, nhưng là công cụ quan trọng nếu bạn tính thuế theo lợi nhuận và cần chứng minh chi phí. Dù thuộc nhóm nào, việc ghi sổ đúng, giữ chứng từ và lập bảng kê trung thực khi không có hóa đơn là cách an toàn nhất để tuân thủ quy định mới từ năm 2026.
