Khi đăng ký kết hôn, cơ quan hộ tịch cấp cho mỗi bên vợ, chồng 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, nghĩa là cặp vợ chồng có tổng cộng 02 bản chính, mỗi người giữ một bản. Hai bản có giá trị pháp lý như nhau. Ngoài ra, UBND cấp xã còn lưu thông tin kết hôn trong Sổ đăng ký kết hôn và cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Tóm tắt nhanh
- Giấy chứng nhận kết hôn (thường gọi là giấy đăng ký kết hôn) được cấp 01 bản chính cho mỗi bên, tổng 02 bản chính.
- Không có bản “gốc” nào quan trọng hơn bản còn lại. Vợ hoặc chồng giữ bản nào cũng có giá trị như nhau.
- Cần thêm bản dùng cho giao dịch: xin bản sao trích lục kết hôn hoặc chứng thực bản sao từ bản chính.
- Mất giấy: tùy trường hợp, bạn đăng ký lại kết hôn hoặc xin cấp bản sao trích lục kết hôn tại UBND cấp xã.
- Từ 01/03/2027, Luật Hộ tịch (sửa đổi) 2026 có hiệu lực. Khi đó bạn được đăng ký kết hôn ở bất kỳ UBND cấp xã nào.
Giấy đăng ký kết hôn được cấp mấy bản?
Theo thủ tục hộ tịch hiện hành, sau khi hai bên ký vào Sổ đăng ký kết hôn và ký vào Giấy chứng nhận kết hôn, mỗi bên nam, nữ nhận 01 bản chính. Vậy giấy đăng ký kết hôn có mấy bản chính? Câu trả lời là 02 bản, mỗi người một bản.
Tên gọi “giấy đăng ký kết hôn” là cách gọi quen thuộc. Tên chính thức của giấy tờ là Giấy chứng nhận kết hôn. Nội dung giấy gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân và nơi cư trú của hai bên. Giấy cũng ghi ngày đăng ký, chữ ký hoặc điểm chỉ của hai bên và xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch.
Ngoài hai bản chính trao cho vợ chồng, cơ quan hộ tịch còn lưu:
- Sổ đăng ký kết hôn (sổ hộ tịch) tại UBND cấp xã nơi đăng ký;
- Dữ liệu kết hôn trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử;
- Hồ sơ đăng ký kết hôn (tờ khai và giấy tờ kèm theo).
Hai bản của vợ chồng là bản chính. Cả hai đều dùng được để chứng minh quan hệ hôn nhân, không cần “bản của chồng” hay “bản của vợ” mới hợp lệ.
Lưu ý: Một số tài liệu cũ nói “cấp 02 bản chính cho cả hai vợ chồng”. Cách nói này không sai về tổng số, nhưng cách hiểu đúng là mỗi bên được cấp 01 bản chính.
Bản chính, bản sao và trích lục kết hôn khác nhau thế nào?
Người dân hay nhầm giữa ba loại giấy tờ. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt.
| Loại giấy tờ | Là gì | Ai cấp | Dùng khi nào |
|---|---|---|---|
| Bản chính Giấy chứng nhận kết hôn | Giấy cấp ngay khi đăng ký kết hôn, mỗi bên 01 bản | UBND cấp xã nơi đăng ký | Chứng minh quan hệ hôn nhân, làm thủ tục hành chính, dân sự |
| Bản sao trích lục kết hôn | Bản trích từ Sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch | Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch | Khi mất, hỏng giấy chứng nhận hoặc cần thêm bản dùng cho giao dịch |
| Bản sao chứng thực | Bản photo được chứng thực khớp với bản chính | UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng | Nộp hồ sơ yêu cầu bản sao, giữ lại bản chính |
Bản sao trích lục kết hôn cấp từ sổ hộ tịch gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Vì vậy, bạn không cần giao nộp bản chính nếu cơ quan chấp nhận bản trích lục.
Ai nhận giấy và nhận ở đâu?
Hiện nay, đăng ký kết hôn giữa hai người Việt Nam thực hiện tại UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ. Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương hai cấp không còn cấp huyện. Việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài cũng do UBND cấp xã nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện.
Khi nhận giấy, hai bên phải có mặt. Theo trình tự thủ tục, bạn cần:
- Bước 1: Xuất trình giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc hộ chiếu còn giá trị) để đối chiếu.
- Bước 2: Kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn và trong Sổ đăng ký kết hôn.
- Bước 3: Khẳng định việc kết hôn là tự nguyện, rồi ký vào Sổ đăng ký kết hôn và ký vào Giấy chứng nhận kết hôn.
- Bước 4: Mỗi bên nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, công chức tư pháp – hộ tịch gửi biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn điện tử để bạn kiểm tra và xác nhận. Sau đó hai bên vẫn phải có mặt để ký và nhận giấy.
Cảnh báo: Đăng ký kết hôn không được ủy quyền cho người khác. Một bên có thể nộp hồ sơ thay, nhưng cả hai phải có mặt khi ký và nhận giấy. Hãy dùng giấy tờ tùy thân còn hiệu lực. Nếu cần làm hoặc đổi thẻ, bạn xem thêm bài hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online và làm căn cước ở đâu theo quy định.
Nếu hai bên cư trú ở xã khác nhau, bạn có thể chọn UBND cấp xã nơi cư trú của một trong hai người. Nếu chưa đăng ký thường trú hoặc tạm trú tại nơi định đăng ký, bạn nên xem cách đăng ký tạm trú online để xác định đúng nơi nộp hồ sơ.
Mất giấy đăng ký kết hôn xử lý ra sao?
Vì mỗi bên giữ một bản chính, nếu chỉ mất một bản thì bạn vẫn còn bản của người kia. Dù vậy, nếu mất cả hai bản hoặc cần có bản của riêng mình, bạn có hai hướng xử lý.
Cách 1: Xin cấp bản sao trích lục kết hôn
Đây là cách nhanh và phổ biến nhất khi dữ liệu kết hôn vẫn còn trong sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch. Hồ sơ gồm tờ khai theo mẫu và giấy tờ tùy thân còn hiệu lực. Người yêu cầu có thể nộp tại cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc nộp online trên Cổng dịch vụ công. Việc xin trích lục có thể ủy quyền cho người khác (khác với đăng ký kết hôn). Lệ phí thường ở mức vài nghìn đồng đến vài chục nghìn đồng mỗi bản, tùy quy định tại địa phương, và có trường hợp được miễn. Bạn nên kiểm tra mức thu tại nơi nộp hồ sơ.
Cách 2: Đăng ký lại kết hôn
Việc đăng ký lại kết hôn chỉ áp dụng khi sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ kết hôn đều đã mất, đồng thời bạn có đủ hồ sơ chứng minh việc kết hôn trước đây (như bản sao chứng thực giấy chứng nhận kết hôn cũ hoặc giấy tờ liên quan). Nếu không đủ điều kiện, UBND cấp xã sẽ hướng dẫn bạn xin bản sao trích lục thay vì đăng ký lại.
Lưu ý: Bản trích lục kết hôn có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong giao dịch. Bạn không cần ép cơ quan “cấp lại bản gốc” nếu chỉ cần giấy tờ để làm thủ tục.
Cần thêm bản để làm thủ tục thì làm gì?
Nhiều thủ tục như vay vốn, mua bán nhà đất, nhập hộ khẩu cho con (nay là đăng ký cư trú), bảo hiểm, visa hoặc thủ tục ly hôn đều cần chứng minh quan hệ vợ chồng. Bạn có ba lựa chọn:
- Nộp bản chụp kèm bản chính để đối chiếu. Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm đối chiếu bản chụp với bản chính, không được yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi đã xuất trình bản chính.
- Chứng thực bản sao từ bản chính. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/11/2025), việc chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú.
- Xin bản sao trích lục kết hôn. Cách này phù hợp khi cần nhiều bản hoặc khi đã mất giấy.
Ví dụ: anh Nam và chị Lan đăng ký kết hôn tại UBND phường, mỗi người nhận 01 bản chính. Chị Lan làm mất bản của mình khi chuyển nhà. Vợ chồng vẫn còn bản của anh Nam nên chị vẫn chứng minh được quan hệ hôn nhân. Khi cần thêm một bản để làm hồ sơ vay vốn, chị nộp tờ khai và giấy tờ tùy thân tại UBND xã để xin bản sao trích lục.
Trường hợp quan hệ hôn nhân chấm dứt, bạn cũng cần nộp giấy chứng nhận kết hôn trong hồ sơ. Xem thêm thủ tục ly hôn cần giấy tờ gì và nộp ở đâu, điều kiện ly hôn đơn phương và mẫu đơn ly hôn viết tay.
Luật Hộ tịch 2026 thay đổi gì với việc đăng ký kết hôn?
Quốc hội đã thông qua Luật Hộ tịch (sửa đổi) vào tháng 4/2026, có hiệu lực từ 01/03/2027 (trừ một số lộ trình riêng cho đăng ký khai sinh, khai tử chủ động). Theo nội dung đã công bố, UBND cấp xã có thẩm quyền đăng ký kết hôn không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Luật cũng đẩy mạnh chuyển đổi số hộ tịch.
Đến tháng 10/2026, Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn vẫn là cơ sở áp dụng. Khi luật mới có hiệu lực, bạn nên theo dõi nghị định và thông tư hướng dẫn về mẫu giấy và số bản được cấp.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hôn nhân và Gia đình 2014.
- Luật Hộ tịch 2014 (hiệu lực đến hết 28/02/2027).
- Luật Hộ tịch (sửa đổi) 2026, hiệu lực từ 01/03/2027.
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch; Nghị định 104/2022/NĐ-CP về bỏ yêu cầu nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú.
- Thông tư 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Luật Hộ tịch và mẫu tờ khai, sổ, giấy tờ hộ tịch.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP về chứng thực.
- Các quyết định của Bộ Tư pháp công bố thủ tục hành chính hộ tịch cấp xã (năm 2025).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đăng ký kết hôn có mấy bản chính?
Mỗi bên vợ, chồng nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, nên tổng cộng có 02 bản chính. Hai bản có giá trị pháp lý như nhau.
Bản của vợ và bản của chồng có khác nhau không?
Không. Nội dung giống nhau và cả hai đều là bản chính. Bạn không cần phải có bản của người còn lại mới chứng minh được quan hệ hôn nhân.
Mất giấy đăng ký kết hôn thì xin cấp lại ở đâu?
Bạn nộp hồ sơ tại UBND cấp xã, nơi cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có dữ liệu kết hôn của bạn, hoặc nộp online trên Cổng dịch vụ công. Bạn có thể xin bản sao trích lục kết hôn. Chỉ khi đủ điều kiện mới đăng ký lại kết hôn.
Bản sao trích lục kết hôn có dùng thay bản chính được không?
Được. Bản sao trích lục cấp từ sổ hộ tịch gốc có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính. Bạn không cần giữ riêng “bản gốc” nào khác.
Có thể ủy quyền cho người khác đi nhận giấy kết hôn không?
Không. Hai bên phải có mặt để ký Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Chỉ việc xin trích lục hoặc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân mới được ủy quyền.
Đăng ký kết hôn online có được cấp giấy không?
Bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. Sau khi kiểm tra biểu mẫu điện tử, hai bên vẫn đến UBND cấp xã để ký và nhận bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
Tóm lại, mỗi bên vợ, chồng được cấp 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và cả hai bản có giá trị ngang nhau. Nếu mất giấy hoặc cần thêm bản, bạn xin bản sao trích lục hoặc chứng thực bản sao. Bạn chỉ phải đăng ký lại kết hôn khi sổ hộ tịch và bản chính đều không còn.
