Đơn xin việc không cần công chứng. Đây là văn bản do bạn tự soạn, không có cơ quan nào chứng nhận nội dung đơn. Pháp luật cũng không có quy định bắt buộc công chứng đơn xin việc hay CV. Thứ bạn có thể phải làm là chứng thực một số giấy tờ khác trong hồ sơ, như sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bằng cấp, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu.
Tóm tắt nhanh
- Đơn xin việc và CV: không cần công chứng, chứng thực.
- Sơ yếu lý lịch: thường phải chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng.
- Bản sao căn cước, bằng cấp, chứng chỉ: chứng thực bản sao từ bản chính khi nhà tuyển dụng yêu cầu.
- Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện; từ 01/11/2025 chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú.
- Phí nhà nước: 10.000 đồng/trường hợp (chứng thực chữ ký); 2.000 đồng/trang (bản sao).
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?
Nhiều người gọi chung việc đóng dấu xác nhận giấy tờ là “công chứng”. Thực tế, hồ sơ xin việc chủ yếu cần chứng thực, không phải công chứng.
- Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch như mua bán nhà đất, hợp đồng vay, di chúc. Đơn xin việc không phải là giao dịch.
- Chứng thực gồm: chứng thực bản sao từ bản chính (sao y), chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch. Hai loại đầu là loại bạn thường dùng khi xin việc.
Vì vậy câu hỏi đúng không phải “đơn xin việc có công chứng không” mà là “giấy tờ nào trong hồ sơ cần chứng thực”. Phần tiếp theo trả lời câu hỏi này.
Hồ sơ xin việc: giấy tờ nào cần chứng thực?
Bộ luật Lao động 2019 chỉ quy định người lao động phải cung cấp thông tin trung thực khi giao kết hợp đồng, gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến hợp đồng mà người sử dụng lao động yêu cầu. Luật không liệt kê giấy tờ nào phải công chứng. Việc có yêu cầu chứng thực hay không phụ thuộc vào quy chế tuyển dụng của từng đơn vị.
| Giấy tờ | Có cần chứng thực? | Hình thức |
|---|---|---|
| Đơn xin việc | Không | Tự viết tay hoặc đánh máy, ký tên |
| CV, thư giới thiệu | Không | Tự soạn |
| Sơ yếu lý lịch tự thuật | Thường có (nếu nhà tuyển dụng yêu cầu) | Chứng thực chữ ký của người khai |
| Bản sao căn cước / CCCD | Tùy yêu cầu | Chứng thực bản sao từ bản chính |
| Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ | Tùy yêu cầu | Chứng thực bản sao từ bản chính |
| Giấy khám sức khỏe | Không chứng thực | Bản gốc do cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền cấp |
| Giấy xác nhận cư trú, giấy khai sinh | Tùy yêu cầu | Bản gốc hoặc bản sao chứng thực |
Sơ yếu lý lịch: chứng thực chữ ký, không phải xác nhận nhận xét
Khi chứng thực sơ yếu lý lịch, cơ quan có thẩm quyền chỉ xác nhận chữ ký trong bản khai đúng là của bạn. Họ không xác nhận nội dung khai là đúng và không ghi nhận xét về hạnh kiểm hay việc chấp hành chủ trương, chính sách. Bạn phải ký trực tiếp trước người thực hiện chứng thực. Ai ký thay hoặc ký trước đều không được chấp nhận. Chi tiết xem thêm ở bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành và mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Bản sao căn cước, bằng cấp
Bản sao có chứng thực có giá trị thay bản chính khi thực hiện giao dịch, nên nhà tuyển dụng hay yêu cầu loại này. Bạn nên mang bản chính để đối chiếu và chỉ chứng thực số lượng vừa đủ. Cách ghi thông tin nơi cấp trong hồ sơ được hướng dẫn tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Lưu ý: Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023 theo Luật Cư trú 2020. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu chứng minh nơi cư trú, bạn dùng thông tin cư trú trên cơ sở dữ liệu, giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc thẻ căn cước, không cần tìm sổ hộ khẩu. CMND cũ cũng đã được thay bằng thẻ căn cước theo Luật Căn cước 2023. CCCD còn hạn vẫn được dùng.
Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu từ năm 2026?
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn cấp huyện. Vì vậy Phòng Tư pháp quận, huyện không còn là nơi chứng thực như trước đây. Hiện nay bạn có thể chứng thực tại:
- UBND xã, phường, đặc khu: thẩm quyền chứng thực thuộc Chủ tịch UBND cấp xã, và người này có thể phân công hoặc ủy quyền cho người khác ký chứng thực. Quy định này theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025, sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Phòng công chứng, văn phòng công chứng: chứng thực bản sao từ bản chính và chữ ký trong các văn bản như sơ yếu lý lịch.
- Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài: dành cho người đang ở nước ngoài.
Điểm thuận lợi: chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn đang ở phường nào cũng có thể nhờ chứng thực ngay tại đó, không cần về nơi thường trú.
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính căn cước/hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân điện tử tích hợp trên VNeID) để người thực hiện đối chiếu.
- Bước 2: Điền đầy đủ sơ yếu lý lịch, chưa ký. Mang theo bản chính các giấy tờ cần sao y kèm bản photo.
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng.
- Bước 4: Ký trực tiếp vào sơ yếu lý lịch trước người thực hiện chứng thực.
- Bước 5: Nộp phí, nhận kết quả có chữ ký và dấu.
Lưu ý: Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định cơ quan nhà nước không được yêu cầu bản sao có chứng thực nếu thông tin đã khai thác được từ cơ sở dữ liệu hoặc giấy tờ đã tích hợp trên VNeID. Quy định này chủ yếu áp dụng trong giải quyết thủ tục hành chính. Doanh nghiệp tư nhân tuyển dụng vẫn có thể đặt yêu cầu riêng về hồ sơ, bạn nên hỏi rõ trước khi đi chứng thực.
Phí và thời hạn chứng thực
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC (đang có hiệu lực), mức phí chứng thực như sau:
| Loại việc | Mức phí |
|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên 1.000 đồng/trang; tối đa 200.000 đồng/bản |
| Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một văn bản) |
Số trang được tính theo trang của bản chính. Về thời hạn, hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao nhận trước 15 giờ thường được trả ngay trong ngày; nhận sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc tiếp theo. Văn phòng công chứng tư nhân có thể thu thêm thù lao dịch vụ theo niêm yết, ngoài phí nhà nước.
Ví dụ: Chị Lan cần nộp hồ sơ vào một công ty sản xuất. Công ty yêu cầu sơ yếu lý lịch có chứng thực, bản sao căn cước và bản sao bằng đại học. Chị tự soạn đơn xin việc và CV, không mang đi chứng thực. Tại UBND phường chị chỉ nộp 10.000 đồng cho sơ yếu lý lịch và 2.000 đồng cho mỗi trang bản sao, tổng chi phí rất thấp.
Mẫu đơn xin việc tham khảo
Đơn xin việc nên ngắn gọn, đúng văn phong hành chính, nêu rõ vị trí ứng tuyển và năng lực của bạn. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc trình bày ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
MẪU ĐƠN XIN VIỆC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc / Phòng Nhân sự Công ty ……………………………
Tôi tên là: ……………………………………… Sinh ngày: …… / …… / ………
Số định danh cá nhân (căn cước/CCCD): ……………………………………
Nơi cư trú hiện nay: ……………………………………………………………
Số điện thoại: …………………… Email: ……………………………………
Trình độ học vấn, chuyên môn: ……………………………………………………
Qua thông tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi được biết Quý công ty đang cần tuyển vị trí …………………………… Với trình độ và kinh nghiệm của mình (tóm tắt: ……………………………………………), tôi nhận thấy mình phù hợp với yêu cầu công việc.
Tôi xin gửi kèm đơn này bộ hồ sơ gồm: sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bản sao bằng cấp, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe và ảnh 3×4.
Tôi cam đoan những thông tin trên là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về nội dung đã khai. Rất mong được Quý công ty xem xét và sắp xếp phỏng vấn. Tôi xin chân thành cảm ơn.
………, ngày …… tháng …… năm ……
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn điền
- Ghi đúng họ tên, ngày sinh, số định danh như trên giấy tờ tùy thân.
- Ghi tên công ty và vị trí đúng với tin tuyển dụng, mỗi nơi nên sửa riêng, không dùng một đơn cho tất cả.
- Phần giới thiệu bản thân chỉ nên 2–3 câu, tập trung vào kinh nghiệm liên quan trực tiếp.
- Ký tên bằng bút mực nếu nộp bản giấy. Nếu nộp qua email, bạn gửi bản PDF đã ký hoặc ký số theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
- Chỉ chứng thực khi được yêu cầu. Nhiều nơi chỉ cần bản scan lúc nộp và thu bản chính khi nhận việc. Chứng thực sớm có thể làm mất tiền vô ích.
- Khai trung thực. Cung cấp thông tin sai sự thật hoặc làm giả giấy tờ có thể bị xử lý kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và tùy mức độ còn có thể bị xử lý theo pháp luật hành chính, hình sự.
- Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở có thẩm quyền cấp. Không được mua bán hoặc nhờ làm hộ; xem bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không để biết hậu quả và cách làm đúng.
- Kiểm tra độ tuổi lao động. Người chưa đủ tuổi cần đáp ứng điều kiện riêng, xem bài độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
- Cần giấy xác nhận nhân thân? Một số vị trí yêu cầu thêm, bạn tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Cảnh báo: Không sửa, tẩy xóa, làm giả bằng cấp, giấy tờ hay sử dụng giấy tờ giả để xin việc. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự (như tội làm giả, sử dụng con dấu, tài liệu giả), đồng thời bị chấm dứt hợp đồng lao động.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (quy định về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động).
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
- Luật Cư trú 2020; Luật Căn cước 2023.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin việc viết tay có cần công chứng không?
Không. Dù viết tay hay đánh máy, đơn xin việc đều là văn bản cá nhân và không thuộc loại giấy tờ phải công chứng hay chứng thực. Bạn chỉ cần ký tên và ghi rõ họ tên.
Hồ sơ xin việc có bắt buộc phải công chứng toàn bộ không?
Không có quy định bắt buộc chứng thực toàn bộ hồ sơ. Nhà tuyển dụng quyết định giấy tờ nào cần chứng thực, thường là sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước và bằng cấp. Hãy hỏi rõ danh mục trước khi đi làm.
Sơ yếu lý lịch xin việc có thời hạn bao lâu?
Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định thời hạn giá trị cho sơ yếu lý lịch đã chứng thực chữ ký. Tuy nhiên nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bản chứng thực trong vòng 3 hoặc 6 tháng gần nhất. Bạn nên hỏi trước để tránh phải làm lại.
Có phải về nơi thường trú mới chứng thực được không?
Không. Việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể làm tại UBND xã, phường nơi thuận tiện hoặc tại văn phòng công chứng.
Nộp hồ sơ online có cần bản chứng thực không?
Thông thường khi nộp online bạn gửi bản scan hoặc ảnh chụp, chưa cần chứng thực. Đến khi nhận việc, công ty mới yêu cầu nộp bản có chứng thực hoặc đối chiếu bản chính. Một số đơn vị cũng chấp nhận giấy tờ điện tử tích hợp trên VNeID.
Chứng thực sơ yếu lý lịch tốn bao nhiêu tiền?
Phí nhà nước là 10.000 đồng cho mỗi trường hợp chứng thực chữ ký. Nếu làm tại văn phòng công chứng tư nhân, bạn có thể phải trả thêm thù lao dịch vụ theo niêm yết của nơi đó.
Tóm lại, đơn xin việc và CV do bạn tự soạn nên không cần công chứng. Bạn chỉ chứng thực sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bằng cấp khi nhà tuyển dụng yêu cầu. Từ 2026, bạn làm việc này tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng nơi thuận tiện, với mức phí nhà nước rất thấp.
