Giấy bảo lãnh nhân sự: quy định, mẫu và lưu ý mới nhất 2026

Giấy bảo lãnh nhân sự là văn bản trong đó một người (bên bảo lãnh) cam kết với bên nhận về nhân thân của người được bảo lãnh, hoặc cam kết thực hiện nghĩa vụ thay nếu người đó vi phạm. Phần cam kết thực hiện nghĩa vụ thay được điều chỉnh bởi quy định về bảo lãnh trong Bộ luật Dân sự 2015. Riêng với việc làm, doanh nghiệp không được buộc người lao động ký quỹ hoặc thế chấp để được nhận việc.

Giấy bảo lãnh nhân sự là gì?

Trong thực tế, cụm từ này được dùng cho ba loại giấy khác nhau. Bạn cần xác định mình đang gặp loại nào trước khi ký hoặc lập.

• Giấy xác nhận, giới thiệu nhân thân: người ký chỉ xác nhận mình biết người được giới thiệu, nơi cư trú, lai lịch. Người ký không phải trả thay hay bồi thường gì. Loại này gần với giấy xác nhận nhân thân hơn là bảo lãnh theo nghĩa pháp lý.
• Giấy cam kết bảo lãnh có nghĩa vụ tài sản: người ký cam kết bồi thường hoặc trả thay nếu người được bảo lãnh gây thiệt hại, nợ tiền hoặc không hoàn thành công việc. Đây mới là bảo lãnh dân sự theo nghĩa của Bộ luật Dân sự.
• Bảo lãnh kèm tài sản bảo đảm: người bảo lãnh dùng thêm tài sản của mình (xe, nhà, đất, tiền gửi) để bảo đảm cho cam kết. Loại này có hình thức và thủ tục chặt hơn.

Tên cũ của bài này là “giấy bảo lãnh trách nhiệm dân sự”. Cách gọi đó thường chỉ loại thứ hai và thứ ba.

Quy định về bảo lãnh trong Bộ luật Dân sự 2015

Bảo lãnh là gì?

Theo Điều 335 Bộ luật Dân sự 2015, bảo lãnh là việc người thứ ba (bên bảo lãnh) cam kết với bên có quyền (bên nhận bảo lãnh) sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ (bên được bảo lãnh). Nghĩa vụ này phát sinh nếu đến hạn mà bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đúng. Bảo lãnh là một trong các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ, và nghĩa vụ bảo lãnh luôn gắn với một nghĩa vụ chính.

Quan hệ bảo lãnh có ba bên:

• Bên bảo lãnh: người đứng ra cam kết.
• Bên nhận bảo lãnh: người có quyền, ví dụ bên cho vay, bên bán hàng, đơn vị giao việc.
• Bên được bảo lãnh: người có nghĩa vụ chính.

Phạm vi bảo lãnh

Điều 336 cho phép bên bảo lãnh cam kết một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ. Nếu không thỏa thuận khác, nghĩa vụ bảo lãnh bao gồm cả lãi trên nợ gốc, tiền phạt, tiền bồi thường thiệt hại và lãi chậm trả. Vì vậy bạn cần ghi rõ giới hạn bằng số tiền hoặc công việc cụ thể ngay trong giấy.

Thù lao và nhiều người cùng bảo lãnh

• Điều 337: bên bảo lãnh được hưởng thù lao nếu hai bên có thỏa thuận.
• Điều 338: nhiều người cùng bảo lãnh một nghĩa vụ thì phải liên đới thực hiện, trừ khi có thỏa thuận hoặc luật quy định bảo lãnh theo các phần độc lập. Bên có quyền có thể yêu cầu bất kỳ ai trong số họ thực hiện toàn bộ nghĩa vụ.
• Điều 342: khi bên được bảo lãnh không thực hiện đúng nghĩa vụ, bên bảo lãnh phải thực hiện. Nếu không tự nguyện, bên nhận bảo lãnh có thể yêu cầu Tòa án hoặc trọng tài (nếu có thỏa thuận) buộc họ thực hiện.

Hình thức của giấy bảo lãnh

Bộ luật Dân sự 2005 yêu cầu bảo lãnh phải lập thành văn bản. Bộ luật Dân sự 2015 không còn quy định riêng về hình thức này. Tuy nhiên, khi có tranh chấp, bên nhận bảo lãnh rất khó chứng minh nếu chỉ có thỏa thuận miệng. Vì vậy bạn nên lập văn bản, ghi trong hợp đồng chính hoặc làm giấy bảo lãnh riêng.

Công ty có được yêu cầu giấy bảo lãnh khi nhận việc không?

Đây là câu hỏi nhiều người tìm khi nghe “bảo lãnh nhân sự”. Cần phân biệt hai việc.

Điều pháp luật lao động cấm

Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động, khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động:

• giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động;
• yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
• buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Doanh nghiệp được xem, đối chiếu giấy tờ gốc và lưu bản sao. Doanh nghiệp không được giữ bản chính.

Mức phạt hiện hành

Trước đây, mức phạt nằm trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế nghị định này. Theo điểm a khoản 2 Điều 15 của nghị định mới, người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động bị phạt 20–25 triệu đồng. Đây là mức phạt cá nhân. Mức phạt với tổ chức gấp hai lần, tức 40–50 triệu đồng. Người vi phạm còn bị buộc trả lại giấy tờ đã giữ. Các báo pháp luật cũng ghi nhận hành vi buộc người lao động bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản nằm trong cùng nhóm vi phạm với khung phạt 20–25 triệu đồng.

Giấy bảo lãnh nhân thân khi xin việc có hợp lệ không?

Một số đơn vị yêu cầu giấy xác nhận nhân thân, giới thiệu của người quen hoặc chính quyền cấp xã. Nếu nội dung chỉ là xác nhận lai lịch, không kèm nghĩa vụ trả tiền hay tài sản bảo đảm, loại giấy này không thuộc nhóm bị cấm. Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, bạn cũng nên tìm hiểu nơi chứng thực sơ yếu lý lịch và quy định về giấy khám sức khỏe xin việc để hồ sơ hợp lệ.

Ví dụ tình huống

Anh Nam xin làm thu ngân tại một cửa hàng. Chủ cửa hàng yêu cầu anh nộp bản chính căn cước và để người thân ký giấy cam kết bồi thường mọi thiệt hại không giới hạn. Việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân là vi phạm. Cam kết không giới hạn cũng khiến người bảo lãnh chịu rủi ro lớn và có nguy cơ trái quy định cấm về biện pháp bảo đảm. Anh Nam chỉ nên nộp bản sao và trao đổi lại phạm vi trách nhiệm theo hợp đồng lao động.

Mẫu giấy bảo lãnh nhân sự (bảo lãnh nghĩa vụ dân sự)

Mẫu dưới đây dùng cho trường hợp bảo lãnh nghĩa vụ dân sự thông thường giữa các cá nhân hoặc tổ chức, ví dụ bảo lãnh thực hiện hợp đồng dịch vụ, hợp đồng vay, hợp đồng thuê. Mẫu này không dùng để buộc người lao động bảo đảm cho hợp đồng lao động.

Hướng dẫn điền mẫu

1. Bước 1: Ghi đúng thông tin cả ba bên theo giấy tờ tùy thân còn hiệu lực. Thẻ căn cước hoặc CCCD còn hạn đều dùng được; bạn có thể xem cách ghi nơi cấp căn cước công dân để điền cho đúng.
2. Bước 2: Nêu cụ thể nghĩa vụ được bảo lãnh và dẫn chiếu hợp đồng chính (số, ngày ký). Không viết chung chung kiểu “chịu mọi trách nhiệm”.
3. Bước 3: Ghi mức bảo lãnh tối đa bằng số và bằng chữ, chọn “toàn bộ” hay “một phần”, có hay không tính lãi, tiền phạt, bồi thường.
4. Bước 4: Ghi thời hạn bảo lãnh và thời hạn bên bảo lãnh phải thực hiện sau khi nhận thông báo.
5. Bước 5: Cả ba bên cùng ký. Nếu bên nhận bảo lãnh là tổ chức, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và đóng dấu nếu có.
6. Bước 6: Mỗi bên giữ một bản. Nên giữ thêm bản sao giấy tờ tùy thân và hợp đồng chính để làm chứng cứ.

Trường hợp nghĩa vụ chính là khoản vay giữa cá nhân, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy ghi nợ, giấy vay tiền viết tay để thống nhất cách ghi số tiền, lãi suất và thời hạn trả với giấy bảo lãnh.

Giấy bảo lãnh có cần công chứng, chứng thực không?

Pháp luật không bắt buộc công chứng mọi giấy bảo lãnh. Bạn nên công chứng hoặc chứng thực khi giá trị lớn để có chứng cứ vững hơn. Một số trường hợp thủ tục bắt buộc đi kèm:

• Bảo lãnh có thế chấp bất động sản: hợp đồng thế chấp phải theo quy định của Luật Đất đai 2024 và Luật Công chứng 2024, đồng thời đăng ký biện pháp bảo đảm theo quy định.
• Dùng tài sản chung của vợ chồng: cần sự đồng ý của cả hai vợ chồng theo Luật Hôn nhân và gia đình.
• Chứng thực chữ ký: theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025), việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Sau khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, bạn thực hiện tại UBND cấp xã. Bạn cũng có thể công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.

Trách nhiệm của người bảo lãnh và khi nào chấm dứt

Người bảo lãnh chịu trách nhiệm đến đâu?

Người bảo lãnh chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi đã cam kết. Họ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, nghĩa là từ đủ 18 tuổi và không bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi. Nếu bên được bảo lãnh vi phạm, bên nhận bảo lãnh có thể yêu cầu bên bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ. Khi họ từ chối, bên nhận bảo lãnh có quyền khởi kiện. Sau khi đã thực hiện thay, người bảo lãnh có quyền yêu cầu bên được bảo lãnh hoàn trả.

Bảo lãnh chấm dứt khi nào?

Theo Bộ luật Dân sự, bảo lãnh chấm dứt khi:

• nghĩa vụ được bảo lãnh chấm dứt;
• việc bảo lãnh được hủy bỏ hoặc thay bằng biện pháp bảo đảm khác;
• bên bảo lãnh đã thực hiện xong nghĩa vụ bảo lãnh;
• các bên thỏa thuận chấm dứt.

Nên ghi nhận việc chấm dứt bằng văn bản để tránh tranh chấp về sau.

Lưu ý trước khi ký giấy bảo lãnh

• Chỉ bảo lãnh người bạn tin và hiểu rõ khả năng tài chính của họ. Bạn có thể phải trả thay toàn bộ nghĩa vụ.
• Giới hạn trách nhiệm bằng con số cụ thể. Tránh cụm “toàn bộ thiệt hại” nếu không biết rõ mức thiệt hại có thể phát sinh.
• Đọc kỹ hợp đồng chính. Bạn cần biết bên được bảo lãnh phải làm gì, thời hạn nào, phạt vi phạm ra sao.
• Ghi thời hạn bảo lãnh. Nếu không thỏa thuận, thời hạn có thể kéo dài rất lâu theo quy định của luật.
• Không ký giấy khống, không ký khi để trống nội dung.
• Với các khoản vay lớn, hãy kiểm tra xem bên nhận bảo lãnh có đòi thêm tài sản bảo đảm không và tài sản đó có phải tài sản chung của vợ chồng không.
• Không dùng giấy bảo lãnh để che giấu hành vi trái pháp luật, chẳng hạn bảo lãnh cho khoản vay có dấu hiệu cho vay nặng lãi hoặc đòi nợ bằng đe dọa.

Câu hỏi thường gặp

Giấy bảo lãnh nhân sự có thể có giá trị pháp lý khi thể hiện đúng bản chất bảo lãnh dân sự: người bảo lãnh tự nguyện, phạm vi rõ ràng, nghĩa vụ chính hợp pháp. Trong quan hệ lao động, bạn cần đặc biệt chú ý giới hạn của Bộ luật Lao động 2019 về giữ giấy tờ và biện pháp bảo đảm. Hãy đọc kỹ nội dung và ghi rõ mức, thời hạn trước khi ký.