Cái bạn cần khi nói “công chứng bằng tốt nghiệp” về bản chất là chứng thực bản sao từ bản chính. Hiện nay bạn làm được tại Ủy ban nhân dân xã, phường (Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã) hoặc tại Phòng/Văn phòng công chứng. Hồ sơ gồm bản chính bằng, bản photo và giấy tờ tùy thân. Phí thường chỉ vài nghìn đồng.
Tóm tắt nhanh
- Bằng tốt nghiệp không “công chứng” theo nghĩa hợp đồng, giao dịch mà được chứng thực bản sao từ bản chính.
- Nơi làm: UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) hoặc Phòng/Văn phòng công chứng. Phòng Tư pháp cấp huyện không còn vì đã bỏ cấp huyện từ 01/07/2025.
- Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.
- Mang theo: bản chính bằng, bản photo, CCCD/căn cước hoặc giấy tờ tùy thân.
- Phí: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản.
Bằng tốt nghiệp: công chứng hay chứng thực?
Nhiều người quen gọi “photo công chứng”, “sao y công chứng”. Theo pháp luật, hai việc này khác nhau:
- Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch giấy tờ (theo Luật Công chứng 2024).
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính (theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Bằng tốt nghiệp THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học… là giấy tờ do cơ sở giáo dục cấp, nên bạn làm thủ tục chứng thực bản sao. Chỉ khi cần dịch bằng sang tiếng nước ngoài (hoặc ngược lại) bạn mới làm công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.
Công chứng bằng tốt nghiệp ở đâu hiện nay?
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã) và không còn cấp huyện. Vì vậy, các bài hướng dẫn cũ ghi “Phòng Tư pháp quận/huyện” đã lỗi thời. Hiện nay bạn có hai nhóm nơi để làm:
| Nơi thực hiện | Người thực hiện | Ghi chú |
|---|---|---|
| UBND xã, phường, đặc khu (thường tại bộ phận một cửa/Trung tâm Phục vụ hành chính công) | Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công | Phù hợp khi cần nhanh, chi phí thấp |
| Phòng Công chứng, Văn phòng công chứng | Công chứng viên | Thuận tiện giờ giấc, nhiều điểm; nên hỏi trước chi phí niêm yết |
Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025), thẩm quyền chứng thực tại cấp xã được giao cho Chủ tịch UBND cấp xã. Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn ở tỉnh này vẫn có thể chứng thực bằng ở xã, phường thuộc tỉnh khác.
Lưu ý: Nhà trường đã cấp bằng không chứng thực bản sao giúp bạn. Nếu mất bằng gốc, bạn phải xin cấp bản sao từ sổ gốc ở cơ quan đã cấp hoặc quản lý sổ gốc (sở giáo dục, trường), không dùng thủ tục chứng thực.
Công chứng bằng tốt nghiệp cần những gì?
Hồ sơ khá đơn giản:
- Bản chính bằng tốt nghiệp để đối chiếu. Không thể chứng thực từ bản sao hoặc ảnh chụp.
- Bản photo bằng tốt nghiệp cần chứng thực (nhiều nơi có sẵn máy photo, bạn không cần chuẩn bị trước).
- Giấy tờ tùy thân: thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc xuất trình trên VNeID để người thực hiện đối chiếu. Cơ quan không được đòi thêm bản sao giấy tờ đã tích hợp trên VNeID nếu bạn xuất trình thông tin tương ứng trên ứng dụng.
Nếu bạn cần chứng thực cả bảng điểm, học bạ hoặc chứng chỉ đi kèm, hãy mang đủ bản chính của từng loại. Bạn cũng nên xem hướng dẫn về cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ để điền đúng khi làm phiếu yêu cầu.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Mang bản chính bằng tốt nghiệp, bản photo và giấy tờ tùy thân đến UBND cấp xã hoặc Phòng/Văn phòng công chứng.
- Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, xác định bản chính còn nguyên vẹn, không thuộc trường hợp bị cấm chứng thực.
- Bước 3: Nếu hợp lệ, họ ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực. Bạn nộp phí theo biên lai.
- Bước 4: Nhận bản sao có chứng thực và kiểm tra lại họ tên, số hiệu, ngày chứng thực trên lời chứng.
Bạn cũng có thể yêu cầu chứng thực qua hình thức trực tuyến hoặc bưu chính ở nơi có triển khai, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Phí và thời gian giải quyết
Mức phí chứng thực bản sao từ bản chính theo Thông tư 226/2016/TT-BTC:
| Nội dung | Mức thu |
|---|---|
| Trang thứ nhất, thứ hai | 2.000 đồng/trang |
| Từ trang thứ ba trở lên | 1.000 đồng/trang |
| Mức tối đa | 200.000 đồng/bản |
Số trang tính theo trang của bản chính. Ví dụ: bằng đại học in hai trang nội dung thì phí khoảng 4.000 đồng. Nếu thêm bảng điểm nhiều trang, tổng phí tăng theo số trang nhưng không quá mức tối đa.
Một số địa phương hỗ trợ phí cho bản sao điện tử. Chẳng hạn, Hải Phòng hỗ trợ 100% phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại các xã, phường từ 01/01/2026. Bạn nên hỏi bộ phận một cửa nơi mình ở.
Về thời gian, bản sao ít trang thường được chứng thực ngay trong ngày. Trường hợp hồ sơ nhiều trang, thời hạn có thể kéo dài tối đa vài ngày làm việc theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Trường hợp không được chứng thực
Người thực hiện sẽ từ chối nếu bản chính bằng tốt nghiệp thuộc các trường hợp như:
- Bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ;
- Bị hư hỏng, cũ nát, không xác định rõ nội dung;
- Có dấu hiệu giả mạo hoặc cấp không đúng thẩm quyền;
- Có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội.
Với bằng do cơ quan nước ngoài cấp, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ của cá nhân thông thường không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao. Nếu bản chính ghi bằng tiếng nước ngoài, bạn nên hỏi trước nơi thực hiện để biết cách làm phù hợp, thường cần kèm bản dịch.
Cảnh báo: Người yêu cầu chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của bản chính. Sử dụng bằng giả hoặc bằng bị sửa chữa để chứng thực có thể bị xử phạt hành chính, nghiêm trọng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Không có cách “làm hộ” nào hợp pháp ngoài việc dùng bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Lưu ý khi dùng bản sao bằng tốt nghiệp
- Thời hạn: pháp luật không quy định thời hạn sử dụng riêng cho bản sao chứng thực, nhưng nơi nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao làm gần đây. Hãy hỏi trước khi làm số lượng lớn.
- Giá trị: bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong giao dịch, trừ trường hợp luật có quy định khác.
- Hạn chế lạm dụng: cơ quan nhà nước không được tùy tiện yêu cầu bản sao có chứng thực nếu đã có thể đối chiếu bản chính hoặc dữ liệu điện tử.
- Hồ sơ xin việc: nhiều nhà tuyển dụng chỉ cần bản sao có chứng thực khi nhận việc. Về giấy khám sức khỏe đi kèm, bạn tham khảo bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không để tránh vi phạm.
- Giấy tờ liên quan khác: với sơ yếu lý lịch, bạn xem chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu và mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
- Giấy tờ tùy thân: nếu quên số thẻ, bạn có thể tra số căn cước công dân online trước khi đi.
Lưu ý: Bản chứng thực có hiệu lực pháp lý nhờ lời chứng, chữ ký, dấu và số chứng thực của người có thẩm quyền, không chỉ nhờ con dấu. Muốn hiểu thêm về con dấu giáp lai trên hồ sơ nhiều trang, bạn xem cách đóng dấu giáp lai.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng bằng tốt nghiệp đại học ở đâu?
Bạn làm tại UBND xã, phường (bộ phận một cửa) hoặc tại Phòng/Văn phòng công chứng. Thủ tục là chứng thực bản sao từ bản chính. Hiện không còn Phòng Tư pháp cấp huyện.
Tôi ở tỉnh khác có chứng thực bằng ở nơi đang sống được không?
Được. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn chỉ cần mang bản chính và giấy tờ tùy thân.
Có chứng thực được từ bản photo hoặc ảnh chụp bằng không?
Không. Người chứng thực phải đối chiếu với bản chính. Nếu mất bản chính, bạn phải xin cấp bản sao từ sổ gốc ở nơi cấp hoặc quản lý sổ gốc.
Phí chứng thực bằng tốt nghiệp là bao nhiêu?
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Một số địa phương có chính sách hỗ trợ phí cho bản sao điện tử.
Bằng tốt nghiệp tiếng nước ngoài có chứng thực được không?
Có thể chứng thực bản sao từ bản chính. Bằng, bảng điểm, chứng chỉ do nước ngoài cấp cho cá nhân thông thường không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu cần bản dịch sang tiếng Việt, bạn làm công chứng bản dịch riêng.
Tóm lại, “công chứng bằng tốt nghiệp” thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính, làm tại UBND cấp xã hoặc văn phòng công chứng, không cần đúng nơi cư trú, phí chỉ vài nghìn đồng. Bạn chỉ cần mang bản chính còn nguyên vẹn và giấy tờ tùy thân là hoàn tất, thường trong ngày.
