Biên lai thu tiền phí, lệ phí có được đưa vào chi phí không?

Có. Biên lai thu phí, lệ phí hợp pháp do tổ chức thu lập và giao cho người nộp là chứng từ hợp lệ để doanh nghiệp tính khoản phí, lệ phí đó vào chi phí được trừ thuế TNDN, với điều kiện khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ sản xuất kinh doanh và pháp luật không loại trừ. “Biên lai thu tiền” tự lập (giấy biên nhận, phiếu thu) thì khác: nó không thay được hóa đơn.

Biên lai thu tiền là gì? Có mấy loại?

Trong đời sống, “biên lai thu tiền” được hiểu theo hai nghĩa khác nhau. Hai nghĩa này có giá trị pháp lý khác nhau, nên bạn cần phân biệt trước khi dùng làm chứng từ chi phí.

Biên lai thuế, phí, lệ phí (chứng từ thuế)

Đây là chứng từ ghi nhận thông tin về các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Cơ quan thuế, cơ quan nhà nước hoặc đơn vị được giao thu phí, lệ phí lập biên lai và giao cho người nộp. Ví dụ: lệ phí môn bài, lệ phí trước bạ, lệ phí cấp giấy tờ, phí thuộc danh mục của Luật Phí và lệ phí 2015.

Trước đây, nội dung này nằm trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hiện nay, biên lai điện tử được quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026.

Biên lai thu tiền thông thường (giấy biên nhận)

Đây là giấy do bên nhận tiền lập để xác nhận đã nhận một khoản tiền: tiền đặt cọc, tiền thuê nhà, tiền hùn quỹ, tiền học phụ đạo… Loại này không thuộc hệ thống chứng từ thuế. Nó chỉ chứng minh việc giao nhận tiền giữa hai bên. Nếu bạn cần mẫu để tham khảo, xem phần mẫu ở cuối bài.

Biên lai khác hóa đơn và phiếu thu thế nào?

Điểm cần nhớ: tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn, không dùng biên lai thay hóa đơn. Còn khoản thu phí, lệ phí thuộc ngân sách thì dùng biên lai. Bạn có thể xem thêm cách lập chứng từ bán hàng ở bài mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.

Biên lai phí, lệ phí có được tính vào chi phí không?

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi đáp ứng đủ ba nhóm điều kiện. Thứ nhất, chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thứ hai, có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định. Thứ ba, đáp ứng yêu cầu về thanh toán và hồ sơ mà Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/03/2026, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025) hướng dẫn.

Áp vào biên lai, bạn có thể tính khoản phí, lệ phí vào chi phí khi đủ các điều kiện sau:

1. Bước 1: Khoản phí, lệ phí do chính doanh nghiệp nộp, phát sinh từ hoạt động kinh doanh (ví dụ lệ phí môn bài, phí đăng ký, phí thẩm định liên quan đến ngành nghề).
2. Bước 2: Có biên lai thu phí, lệ phí hợp pháp ghi đúng tên, mã số thuế của doanh nghiệp, hoặc chứng từ nộp ngân sách nhà nước có xác nhận của kho bạc, ngân hàng.
3. Bước 3: Có chứng từ thanh toán phù hợp. Khi mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, Thông tư 20/2026/TT-BTC yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong nhiều trường hợp. Hãy kiểm tra khoản chi của bạn có thuộc diện này không.
4. Bước 4: Khoản phí, lệ phí đó không nằm trong nhóm bị loại khỏi chi phí theo luật, ví dụ tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế.

Biên lai tự lập và trường hợp không có hóa đơn

Biên lai thu tiền tự viết có thay được hóa đơn không?

Không. Biên lai thu tiền do hai bên tự lập chỉ chứng minh việc đã giao nhận tiền. Nếu bên bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện phải lập hóa đơn thì người mua phải có hóa đơn hợp lệ để tính vào chi phí. Một tờ giấy biên nhận không thay thế được hóa đơn đó.

Trường hợp pháp luật cho phép không có hóa đơn

Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn hồ sơ riêng cho một số trường hợp. Hồ sơ này gồm chứng từ chi trả tiền và các giấy tờ đi kèm, không chỉ là một tờ biên lai:

• Mua nông, lâm, thủy sản, hàng thủ công, phế liệu của người sản xuất, cá nhân hoặc hộ kinh doanh dưới ngưỡng: cần bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN và chứng từ chi trả tiền cho người bán.
• Thuê tài sản của cá nhân: cần hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền. Trong một số trường hợp, thuế nộp thay cho cá nhân cũng được tính nếu hợp đồng có thỏa thuận.
• Mua hàng từ 5 triệu đồng chưa thanh toán đến thời điểm ghi nhận chi phí: cần hợp đồng, biên bản bàn giao, và sau đó phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Với các trường hợp này, biên lai thu tiền chỉ là một phần trong bộ hồ sơ. Hồ sơ chi phí được trừ là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao đóng dấu của doanh nghiệp hoặc chứng từ điện tử theo quy định. Nếu bạn cần đóng dấu bản sao, xem cách làm ở bài cách đóng dấu giáp lai.

Ví dụ: Công ty A nộp lệ phí cấp một giấy phép con cho hoạt động kinh doanh và nhận biên lai điện tử mang tên công ty. Lệ phí này liên quan trực tiếp đến kinh doanh nên kế toán có thể ghi nhận vào chi phí. Cũng công ty A, khi thuê nhà của cá nhân, nhận một “biên lai thu tiền” viết tay. Nếu thiếu hợp đồng thuê và chứng từ chi trả phù hợp thì khoản chi này dễ bị loại khi quyết toán.

Quy định mới về biên lai điện tử từ 01/07/2026

Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Một số điểm bạn cần nắm:

• Khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức thu phải lập biên lai điện tử và giao cho người nộp, ghi đầy đủ nội dung theo quy định.
• Trước khi dùng, tổ chức thu phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai bằng văn bản. Biên lai vẫn ghi tên tổ chức thu là bên ủy nhiệm.
• Dữ liệu biên lai được gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu, kết nối qua hệ thống thông tin quản lý thuế.
• Biên lai giấy do cơ quan thuế đặt in còn tồn được dùng đến hết 31/12/2026; từ 01/01/2027 phải tiêu hủy theo quy định.

Mẫu biên lai thu tiền tham khảo

Mẫu dưới đây dùng cho các khoản thu thông thường giữa cá nhân, tổ chức (không phải biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan nhà nước). Doanh nghiệp có thể thiết kế lại theo chế độ kế toán đang áp dụng, ví dụ Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Hướng dẫn điền

• Ghi đủ họ tên, địa chỉ hai bên; nếu là doanh nghiệp, ghi thêm tên công ty và mã số thuế.
• Mục “Lý do nộp” cần cụ thể (tiền thuê tháng nào, tiền cọc cho hợp đồng nào), không ghi chung chung.
• Ghi số tiền cả bằng số và bằng chữ, trùng khớp nhau. Không tẩy xóa; nếu sai thì gạch và ký xác nhận.
• Lập thành ít nhất 2 liên: một liên giao người nộp, một liên lưu bên nhận.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, biên lai thu phí, lệ phí hợp pháp là chứng từ hợp lệ để tính khoản phí, lệ phí vào chi phí được trừ, nếu khoản chi phục vụ kinh doanh và không thuộc nhóm bị loại. Biên lai thu tiền tự lập chỉ chứng minh việc giao nhận tiền và không thay được hóa đơn. Hãy giữ biên lai điện tử, chứng từ thanh toán và hồ sơ đi kèm để quyết toán không bị loại chi phí.