Khi khối lượng công trình đã nghiệm thu và xuất hóa đơn bị giảm (do quyết toán, thay đổi thiết kế, nghiệm thu lại), bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc. Hóa đơn phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn…”, các chỉ tiêu giá trị ghi số âm, kèm biên bản nghiệm thu hoặc quyết toán làm căn cứ. Bên bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025).
- Giá trị giảm ghi bằng số âm: số lượng, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Không hủy hóa đơn gốc đã lập đúng. Hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên, hóa đơn điều chỉnh đi kèm để bù trừ.
- Cần có biên bản nghiệm thu, quyết toán hoặc phụ lục hợp đồng chứng minh khối lượng giảm.
- Người mua là tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh thường phải lập văn bản thỏa thuận với người bán trước khi điều chỉnh.
Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm khối lượng công trình?
Với công trình xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là lúc nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Nếu bàn giao theo từng hạng mục, mỗi lần bàn giao phải lập hóa đơn cho phần khối lượng, giá trị tương ứng.
Hóa đơn được lập theo khối lượng nghiệm thu tại thời điểm đó, nhiều khi là giá trị tạm tính. Về sau, giá trị có thể giảm vì:
- cơ quan, chủ đầu tư hoặc đơn vị kiểm toán thẩm tra quyết toán và cắt giảm khối lượng;
- hai bên thỏa thuận giảm khối lượng, thay đổi thiết kế, bỏ hạng mục (có phụ lục hợp đồng);
- nghiệm thu lại, đo đạc lại cho thấy khối lượng thực tế thấp hơn số đã xuất hóa đơn;
- hóa đơn ban đầu lập sai khối lượng, đơn giá hoặc thành tiền so với biên bản nghiệm thu.
Trong các trường hợp này, bạn không xóa hay hủy hóa đơn đã phát hành đúng quy trình. Cách xử lý chuẩn là lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc, nếu hóa đơn sai và hai bên chọn cách đó, lập hóa đơn thay thế.
Các tình huống thường gặp và cách xử lý
| Tình huống | Cách xử lý thường áp dụng | Chứng từ nên có |
|---|---|---|
| Đã xuất hóa đơn theo đợt nghiệm thu, sau quyết toán khối lượng giảm | Hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập (ghi số âm) | Biên bản quyết toán, biên bản nghiệm thu, phụ lục hợp đồng |
| Hóa đơn lập vượt khối lượng thực tế nghiệm thu (lập sai) | Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, do người bán chọn một cách và dùng thống nhất cho các lần sau | Văn bản thỏa thuận nêu rõ nội dung sai, biên bản nghiệm thu đúng |
| Giá trị thay đổi theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Lập hóa đơn xử lý phần chênh lệch theo hướng dẫn của Thông tư 91/2026/TT-BTC | Quyết định, kết luận thanh tra, kiểm toán, thẩm tra |
| Chưa xuất hóa đơn cho phần khối lượng bị cắt giảm | Không cần điều chỉnh. Chỉ lập hóa đơn theo khối lượng nghiệm thu thực tế | Biên bản nghiệm thu |
| Tạm ứng theo hợp đồng xây dựng | Xem hướng dẫn hiện hành về tạm ứng. Giá trị nghiệm thu mới là cơ sở xuất hóa đơn theo từng đợt | Hợp đồng, chứng từ thanh toán |
Lưu ý: Việc giá trị giảm sau quyết toán xếp vào “hóa đơn sai” hay “thay đổi giá trị theo thực tế” có thể ảnh hưởng đến hồ sơ cần kèm. Bạn nên đối chiếu nguyên văn Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm
- Bước 1 – Xác định hóa đơn gốc cần điều chỉnh: ghi lại mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập của hóa đơn đã phát hành. Nếu một hạng mục có nhiều hóa đơn theo từng đợt, xác định hóa đơn nào chịu ảnh hưởng.
- Bước 2 – Hoàn thiện căn cứ: biên bản nghiệm thu mới, biên bản quyết toán, phụ lục hợp đồng hoặc kết luận thẩm tra, ghi rõ khối lượng ban đầu, khối lượng sau điều chỉnh và phần chênh lệch.
- Bước 3 – Lập văn bản thỏa thuận (nếu thuộc trường hợp phải lập): khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản ghi nội dung sai sót hoặc nội dung điều chỉnh. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định mẫu riêng, hai bên tự soạn. Người mua là cá nhân không kinh doanh thì chỉ cần được thông báo. Một số trường hợp đặc thù được miễn lập văn bản này, nhưng công trình xây dựng thường không thuộc nhóm đó.
- Bước 4 – Lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử: chọn hóa đơn gốc, ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Phần số lượng, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán chỉ ghi phần chênh lệch giảm bằng số âm.
- Bước 5 – Ký số, gửi người mua và cơ quan thuế: hóa đơn điều chỉnh được xử lý như hóa đơn điện tử thông thường (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế tùy đối tượng bạn đang áp dụng).
- Bước 6 – Lưu hồ sơ: lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, văn bản thỏa thuận, biên bản nghiệm thu, quyết toán để giải trình khi thanh tra, kiểm tra.
Nếu trong cùng một tháng nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai cùng một nội dung, hướng dẫn hiện hành cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh. Khi lập hóa đơn trên phần mềm, bạn cần kiểm tra lại mã số thuế người mua. Có thể xem thêm cách tra cứu mã số thuế cá nhân nếu người mua là cá nhân kinh doanh.
Ví dụ minh họa bằng số liệu
Công ty xây dựng A thi công phần bê tông móng cho Công ty B. Ngày nghiệm thu đợt 1, A lập hóa đơn cho 500 m³ bê tông, đơn giá 2.000.000 đồng/m³. Giả định thuế suất GTGT 10% để minh họa.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc | Hóa đơn điều chỉnh giảm | Giá trị sau điều chỉnh |
|---|---|---|---|
| Số lượng (m³) | 500 | -50 | 450 |
| Thành tiền (đồng) | 1.000.000.000 | -100.000.000 | 900.000.000 |
| Thuế GTGT 10% (đồng) | 100.000.000 | -10.000.000 | 90.000.000 |
| Tổng thanh toán (đồng) | 1.100.000.000 | -110.000.000 | 990.000.000 |
Sau quyết toán, khối lượng thực tế chỉ 450 m³. A và B lập biên bản ghi nhận giảm 50 m³, rồi A lập hóa đơn điều chỉnh giảm với các giá trị âm như bảng trên. Hai bên đóng dấu, ký xác nhận biên bản theo quy định của từng đơn vị. Bạn có thể tham khảo cách đóng dấu giáp lai khi biên bản nhiều trang.
Kê khai thuế GTGT với hóa đơn điều chỉnh giảm
- Bên bán: kê khai giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Bên mua: kê khai giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
- Không phải khai bổ sung kỳ gốc: hướng dẫn hiện hành đối với hóa đơn điều chỉnh phát sinh từ thay đổi thực tế (trả hàng, quyết toán, chiết khấu…) là kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Với hóa đơn lập sai, cần đối chiếu Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và hướng dẫn kê khai bổ sung của Luật Quản lý thuế.
- Hạch toán: bên bán ghi giảm doanh thu và thuế GTGT phải nộp, bên mua ghi giảm giá trị công trình hoặc chi phí và thuế GTGT được khấu trừ, theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
Cảnh báo: Nếu bên mua đã khấu trừ thuế theo hóa đơn gốc nhưng không ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm, số thuế được khấu trừ sẽ lớn hơn thực tế và có thể bị truy thu, xử phạt khi thanh tra.
Lưu ý và rủi ro thường gặp
Không hủy hóa đơn khi đã gửi cơ quan thuế
Hóa đơn đã lập đúng quy trình và đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế không được xóa. Khi giá trị thay đổi, bạn dùng hóa đơn điều chỉnh, hoặc thay thế khi hóa đơn gốc sai.
Đã chọn điều chỉnh thì các lần sau tiếp tục điều chỉnh
Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng điều chỉnh mà sau đó vẫn phát hiện sai, các lần xử lý tiếp theo phải dùng đúng hình thức đã chọn ở lần đầu (đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì tiếp tục thay thế).
Ghi sai dấu
Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm. Ghi dương cho phần giảm sẽ làm tăng doanh thu, tăng thuế phải nộp của bên bán.
Hóa đơn nêu đúng thời điểm lập từ đầu
Hóa đơn bị điều chỉnh phần nhiều do lập khối lượng “tạm tính” lệch với thực tế. Cách giảm rủi ro là chỉ lập hóa đơn theo khối lượng đã nghiệm thu bằng biên bản, tránh lập theo ước tính hoặc theo tiến độ thanh toán.
Hóa đơn bán hàng khác công trình
Quy tắc điều chỉnh khá giống nhau giữa các loại hàng hóa, dịch vụ. Với hóa đơn bán lẻ, bạn có thể xem mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để nắm các nội dung bắt buộc. Nếu người mua là cá nhân cần đăng ký thông tin thuế, xem thêm cách đăng ký mã số thuế cá nhân.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/7/2026), đặc biệt Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, đặc biệt Điều 10 về xử lý hóa đơn điện tử đã lập.
- Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và văn bản hướng dẫn.
- Trước đây áp dụng: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hết hiệu lực từ 01/7/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Bài viết mang tính tham khảo chung, không thay thế hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Giảm khối lượng công trình sau khi xuất hóa đơn thì xuất hóa đơn gì?
Bạn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc, ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” và ghi các giá trị giảm bằng số âm. Hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên, kèm biên bản nghiệm thu hoặc quyết toán làm căn cứ.
Có thể hủy hóa đơn cũ rồi xuất lại không?
Hóa đơn đã lập đúng và đã gửi cơ quan thuế thì không hủy theo kiểu xóa bỏ. Nếu hóa đơn gốc lập sai, người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Với giảm khối lượng do quyết toán, cách phổ biến là điều chỉnh giảm.
Hóa đơn điều chỉnh giảm có cần văn bản thỏa thuận hai bên không?
Theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn sai. Một số trường hợp đặc thù được miễn. Bạn nên lập văn bản hoặc biên bản có chữ ký hai bên để làm hồ sơ.
Hóa đơn điều chỉnh giảm kê khai vào kỳ nào?
Bên bán kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, bên mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. Riêng hóa đơn lập sai cần đối chiếu hướng dẫn kê khai bổ sung tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm hay số dương?
Điều chỉnh giảm ghi số âm, điều chỉnh tăng ghi số dương. Các chỉ tiêu giá trị gồm thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán phản ánh đúng phần chênh lệch thực tế.
Chưa xuất hóa đơn phần khối lượng bị cắt giảm thì sao?
Bạn không cần lập hóa đơn điều chỉnh. Chỉ lập hóa đơn theo khối lượng thực tế được nghiệm thu, bàn giao.
Tóm lại, khi khối lượng công trình giảm sau khi đã xuất hóa đơn, hãy giữ nguyên hóa đơn gốc, chuẩn bị đủ biên bản nghiệm thu hoặc quyết toán, lập hóa đơn điều chỉnh giảm bằng số âm và kê khai đúng kỳ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
