Pháp luật lao động không có mẫu chung gọi là “thông báo tạm giữ lương”. Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn và không có quyền tự ý giữ lương. Doanh nghiệp chỉ được ra thông báo trong 3 tình huống luật cho phép: khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại, kéo dài thời hạn thanh toán khi chấm dứt hợp đồng, hoặc tạm đình chỉ công việc. Bài này có sẵn 2 bản mẫu cho các tình huống đó.
Tóm tắt nhanh
- Giữ lương để “ép” người lao động không nghỉ việc, hoặc giữ lương thay cho xử lý kỷ luật, là hành vi trái luật.
- Khấu trừ lương chỉ được dùng để bồi thường thiệt hại tài sản, mỗi tháng không quá 30% lương thực nhận.
- Khi chấm dựt hợp đồng, hai bên thanh toán trong 14 ngày làm việc; chỉ trường hợp đặc biệt mới được kéo dài, tối đa 30 ngày.
- Từ 10/9/2026, vi phạm về tiền lương xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Bài có 2 mẫu thông báo để sao chép và hướng dẫn điền.
Công ty có được tạm giữ lương không?
Về nguyên tắc là không. Bộ luật Lao động 2019 vẫn là văn bản hiện hành về tiền lương trong năm 2026. Công ty không có quyền giữ lương của người lao động vì lý do người lao động bị xử lý kỷ luật. Điều 127 Bộ luật Lao động cũng cấm phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật.
Điều 17 của Bộ luật này còn cấm doanh nghiệp bắt người lao động đặt cọc hoặc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ. Vì vậy, các quy chế kiểu “giữ nửa tháng lương đầu để tránh bỏ việc” đều có rủi ro bị xử phạt, dù đã nói trước khi tuyển dụng. Một doanh nghiệp từng lập luận như vậy và vẫn bị báo chí nêu là vi phạm.
3 trường hợp thông báo hợp pháp
1. Khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại tài sản
Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp theo Điều 129. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ. Nếu thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng, người lao động bồi thường tối đa 03 tháng lương và bị khấu trừ hằng tháng. Tổng mức khấu trừ không vượt 30% lương thực nhận hằng tháng, sau khi trừ BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN.
Đây là trường hợp gần nhất với thông báo “tạm giữ lương” mà nhiều người tìm. Doanh nghiệp nên có biên bản xác định thiệt hại và quyết định bồi thường trước khi ra thông báo.
2. Kéo dài thời hạn thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động
Điều 48 Bộ luật Lao động quy định hai bên thanh toán đầy đủ các khoản trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Một số trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, thay đổi cơ cấu, chia tách, sáp nhập, hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh được kéo dài, nhưng không được chậm quá 30 ngày. Chỉ “chưa bàn giao xong” hay “nghỉ không báo trước” thì không phải là căn cứ để hoãn trả lương.
3. Tạm đình chỉ công việc để xem xét kỷ luật
Thời hạn tạm đình chỉ tối đa là 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ; nếu không bị xử lý kỷ luật thì được trả đủ phần còn thiếu. Với trường hợp này, doanh nghiệp ra quyết định tạm đình chỉ công việc chứ không dùng thông báo giữ lương.
Cảnh báo: Không có điều khoản nào cho phép doanh nghiệp ghi vào nội quy hoặc hợp đồng rằng sẽ giữ lương một khoản cố định, phạt tiền hay trừ lương như một hình thức kỷ luật. Thỏa thuận như vậy trái luật nên không có hiệu lực bảo vệ doanh nghiệp.
Mẫu 1: Thông báo khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại
MẪU THÔNG BÁO VỀ VIỆC KHẤU TRỪ TIỀN LƯƠNG ĐỂ BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI
TÊN CÔNG TY: ……………………………
Số: ……/TB-……
……, ngày …… tháng …… năm 20……
THÔNG BÁO
Về việc khấu trừ tiền lương để bồi thường thiệt hại
Kính gửi: Ông/Bà ……………………………, chức danh ……………………, bộ phận ……………………
Căn cứ Bộ luật Lao động 2019 (Điều 102, Điều 129);
Căn cứ Nội quy lao động và Hợp đồng lao động số …… ngày ……;
Căn cứ Biên bản xác định thiệt hại ngày …… và Quyết định bồi thường số …… ngày ……;
Công ty thông báo đến Ông/Bà như sau:
1. Lý do khấu trừ: Ông/Bà đã (mô tả ngắn hành vi gây thiệt hại: làm hỏng/làm mất/tiêu hao vật tư vượt định mức) ……………………………… vào ngày ……
2. Giá trị thiệt hại và mức bồi thường: Giá trị thiệt hại: …………… đồng. Mức bồi thường Ông/Bà phải chịu: …………… đồng (cách tính: ……………………).
3. Phương thức khấu trừ: Khấu trừ hằng tháng vào tiền lương, bắt đầu từ kỳ lương tháng ……/20……, mỗi tháng không quá 30% tiền lương thực nhận sau khi trích nộp bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Dự kiến thời gian hoàn tất: …… tháng.
4. Quyền của người lao động: Ông/Bà có quyền xem hồ sơ, biên bản liên quan; có quyền giải trình, đề nghị xem xét lại bằng văn bản gửi bộ phận nhân sự trong thời hạn …… ngày kể từ ngày nhận thông báo; có quyền khiếu nại hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định của pháp luật.
Thông báo này được gửi cho Ông/Bà và lưu tại hồ sơ nhân sự.
Người lao động đã nhận thông báo (ký, ghi rõ họ tên, ngày nhận): ……………………
NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên, chức vụ)
Mẫu 2: Thông báo kéo dài thời hạn thanh toán lương khi chấm dứt hợp đồng
MẪU THÔNG BÁO VỀ VIỆC KÉO DÀI THỜI HẠN THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN KHI CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG
TÊN CÔNG TY: ……………………………
Số: ……/TB-……
……, ngày …… tháng …… năm 20……
THÔNG BÁO
Về việc kéo dài thời hạn thanh toán tiền lương và các khoản khác
Kính gửi: Ông/Bà ……………………………, nguyên chức danh ……………………
Căn cứ Bộ luật Lao động 2019 (Điều 48);
Căn cứ (Quyết định/Thỏa thuận/Thông báo) chấm dứt hợp đồng lao động số …… ngày ……, có hiệu lực từ ngày ……;
Công ty thông báo đến Ông/Bà như sau:
1. Các khoản thanh toán: Tiền lương đến ngày chấm dứt hợp đồng: …… đồng; tiền lương ngày phép năm chưa nghỉ: …… đồng; trợ cấp thôi việc/mất việc làm (nếu có): …… đồng; các khoản khác theo thỏa thuận: …… đồng.
2. Lý do kéo dài: Công ty thuộc trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể: (nêu rõ: thay đổi cơ cấu/chia, tách, sáp nhập/thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh…) …………………………………… Kèm theo tài liệu chứng minh: ……………………
3. Thời hạn thanh toán: Công ty sẽ thanh toán đầy đủ chậm nhất vào ngày …… tháng …… năm 20…… (không quá 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động), bằng hình thức ……………………
4. Các nội dung khác: Công ty sẽ hoàn thành việc chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại các giấy tờ cá nhân đã giữ (nếu có) cho Ông/Bà đúng thời hạn quy định. Đề nghị Ông/Bà phối hợp bàn giao công việc, tài sản theo biên bản bàn giao đính kèm.
NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên, chức vụ)
Hướng dẫn điền mẫu và lưu ý
- Bước 1: Xác định đúng tình huống. Nếu không thuộc một trong 3 trường hợp ở trên, không nên ban hành thông báo giữ lương.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ gốc: hợp đồng lao động, nội quy lao động, biên bản xác định thiệt hại hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng, chứng từ tính toán.
- Bước 3: Điền số liệu cụ thể. Mức khấu trừ mỗi tháng phải tính sau khi trừ bảo hiểm và thuế, không vượt 30%.
- Bước 4: Gửi thông báo cho người lao động, yêu cầu ký nhận hoặc gửi email, tin nhắn có lưu bằng chứng. Văn bản cần có chữ ký người đại diện theo pháp luật và đóng dấu đúng cách nếu công ty sử dụng dấu.
- Bước 5: Lưu hồ sơ và thanh toán đúng hạn đã nêu trong thông báo.
Lưu ý: Nếu người lao động thực sự có vi phạm kỷ luật, doanh nghiệp cần xử lý theo quy trình kỷ luật lao động, trong đó có bản kiểm điểm và biên bản họp xét kỷ luật, thay vì giữ lương. Nếu hai bên có khoản nợ riêng, có thể lập giấy ghi nợ có thỏa thuận rõ ràng, nhưng không được dùng khoản đó để khấu trừ lương trái luật.
Mức phạt khi giữ lương sai quy định
Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP trong xử phạt vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội. Do đó, các bài viết cũ dẫn Nghị định 12/2022 về mức phạt giữ lương đã lỗi thời.
| Nội dung | Quy định hiện hành |
|---|---|
| Hành vi | Trả lương không đúng hạn, không trả hoặc trả không đủ lương, lương làm thêm giờ, lương làm đêm, lương ngừng việc; can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương (Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP) |
| Mức phạt với cá nhân | 5–50 triệu đồng, tùy số người lao động bị vi phạm |
| Mức phạt với doanh nghiệp | Mức phạt tại Chương II áp dụng cho cá nhân; tổ chức bị phạt gấp 2 lần, nên có thể lên tới 100 triệu đồng |
| Biện pháp khắc phục | Buộc trả đủ tiền lương kèm tiền lãi theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt |
Ngoài ra, nếu trả lương chậm do bất khả kháng thì Điều 94 Bộ luật Lao động vẫn yêu cầu doanh nghiệp đền bù cho người lao động khi chậm từ 15 ngày trở lên.
Người lao động nhận thông báo nên làm gì?
Ví dụ: Anh Nam làm kho 2 năm, nộp đơn nghỉ việc đúng hạn báo trước. Công ty gửi thông báo giữ lương 1 tháng “để đối chiếu hàng”. Anh Nam nên xử lý theo các bước sau.
- Bước 1: Đọc căn cứ trong thông báo. Có biên bản thiệt hại và quyết định bồi thường không? Lý do có thuộc 3 trường hợp hợp pháp không?
- Bước 2: Gửi văn bản (email có lưu) đề nghị cung cấp hồ sơ, số liệu và đề nghị thanh toán đúng hạn. Nếu bạn cần tính khoản bảo hiểm sau nghỉ việc, xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần.
- Bước 3: Nếu công ty vẫn không trả, bạn có thể đề nghị hòa giải tại cơ sở hoặc hòa giải viên lao động, gửi đơn đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại địa phương, hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân khu vực có thẩm quyền (cấp huyện đã không còn từ 01/07/2025). Thời hiệu khởi kiện tranh chấp tiền lương thường là 01 năm, bạn nên đối chiếu Điều 190 Bộ luật Lao động.
- Bước 4: Giữ bản sao hợp đồng, bảng lương, tin nhắn, thông báo của công ty. Khi tính thu nhập thực nhận và thuế, bạn có thể tham khảo mức giảm trừ gia cảnh mới nhất.
Lưu ý: Nếu bạn tự ý bỏ việc, quyền lợi và nghĩa vụ vẫn được xác định theo quy định về đơn phương chấm dứt hợp đồng. Việc đó không làm mất quyền nhận phần lương bạn đã làm. Nhưng doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường nếu chứng minh được thiệt hại thực tế. Đơn xin nghỉ cần rõ ràng, bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ để trình bày đúng.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có được giữ lương nếu tôi nghỉ việc không báo trước không?
Không được giữ lương như một hình thức phạt. Doanh nghiệp vẫn phải thanh toán phần lương đã làm trong thời hạn luật định. Nếu có thiệt hại thực tế, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường và xử lý theo quy trình riêng, không được tự ý giữ.
Tôi ký cam kết giữ lương 1 tháng lúc vào làm thì có hiệu lực không?
Cam kết như vậy trái với nguyên tắc trả lương đầy đủ, đúng hạn nên không có giá trị bảo vệ doanh nghiệp. Việc bạn đã ký không làm mất quyền được trả lương đúng hạn.
Mức khấu trừ lương tối đa mỗi tháng là bao nhiêu?
Không quá 30% tiền lương thực nhận hằng tháng, sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm và thuế. Trường hợp thiệt hại do sơ suất không nghiêm trọng, bồi thường tối đa 03 tháng lương.
Thông báo tạm giữ lương có cần đóng dấu không?
Luật không bắt buộc dấu riêng cho loại văn bản này. Tuy nhiên, thông báo nên do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu nếu doanh nghiệp có dấu, để làm chứng cứ khi có tranh chấp.
Cơ quan thi hành án hoặc tòa án có thể yêu cầu giữ lương không?
Có, nhưng đó là trường hợp riêng theo pháp luật thi hành án dân sự. Khi đó doanh nghiệp thực hiện theo văn bản của cơ quan có thẩm quyền, không dùng mẫu thông báo nội bộ trong bài này.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14): các điều 17, 48, 94, 102, 127, 128, 129, 190.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/07/2026 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (hiệu lực từ 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Tóm lại, “tạm giữ lương” chỉ hợp pháp khi nằm trong khuôn khổ khấu trừ bồi thường thiệt hại, kéo dài thanh toán trong trường hợp đặc biệt hoặc tạm đình chỉ công việc, và phải có thông báo rõ căn cứ, số tiền, thời hạn. Hai mẫu ở trên giúp bạn lập văn bản đầy đủ nội dung, còn mọi trường hợp giữ lương ngoài các tình huống này đều có thể bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
