Một bộ hồ sơ xin việc thông thường gồm: đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch tự thuật, bản sao căn cước và bằng cấp, giấy khám sức khỏe còn hạn, ảnh thẻ. Pháp luật không quy định một mẫu hồ sơ bắt buộc, nên công ty có thể yêu cầu khác nhau. Dưới đây là mẫu chuẩn để bạn sao chép và chỉnh sửa.
Tóm tắt nhanh
- Không có mẫu hồ sơ xin việc bắt buộc theo luật. Công ty tự quy định danh mục giấy tờ trong phạm vi hợp lý.
- Giấy tờ thường cần: đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bản sao bằng cấp, giấy khám sức khỏe, ảnh thẻ.
- Giấy khám sức khỏe có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết luận (Thông tư 32/2023/TT-BYT), nhưng một số công ty yêu cầu cấp gần đây hơn.
- Công ty không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của bạn.
- Khai báo trung thực. Dùng giấy tờ giả có thể bị xử lý hành chính, thậm chí hình sự.
Hồ sơ xin việc gồm những gì?
Bộ Luật Lao động 2019 chỉ quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động. Danh mục giấy tờ cụ thể do từng công ty đặt ra. Trên thực tế, hồ sơ xin việc thường có các thành phần sau.
| Giấy tờ | Yêu cầu thường gặp | Có cần chứng thực? |
|---|---|---|
| Đơn xin việc | Viết tay hoặc đánh máy, có chữ ký | Không |
| CV (hồ sơ năng lực) | 1–2 trang, thường gửi trước qua email | Không |
| Sơ yếu lý lịch tự thuật | Có dán ảnh, ký tên, thường kèm chứng thực chữ ký | Thường có |
| Bản sao căn cước (hoặc CCCD còn hạn) | Bản photo, đôi khi bản sao chứng thực | Tùy công ty |
| Bản sao bằng tốt nghiệp, bảng điểm, chứng chỉ | Bản sao để đối chiếu với bản chính | Tùy công ty |
| Giấy khám sức khỏe | Còn thời hạn, đúng mẫu | Không |
| Ảnh chân dung | Khoảng 2–4 ảnh 3×4 hoặc 4×6, ảnh mới chụp | Không |
| Giấy xác nhận cư trú (nếu được yêu cầu) | Thay cho sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị | Không |
Lưu ý: Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023. Nếu công ty vẫn đòi “bản sao sổ hộ khẩu”, bạn có thể đề nghị thay bằng thông tin cư trú trên căn cước hoặc xác nhận thông tin về cư trú, tra được trên ứng dụng VNeID.
Trước khi chuẩn bị, hãy xem bạn đã đủ tuổi lao động chưa. Bạn có thể đọc thêm tại bài độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định mới nhất.
Giấy tờ nào cần chứng thực, chứng thực ở đâu?
Không có văn bản nào bắt buộc mọi hồ sơ xin việc phải chứng thực. Tuy vậy, nhiều công ty yêu cầu chứng thực ba nhóm giấy tờ: sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước và bản sao bằng cấp, chứng chỉ.
Chứng thực sơ yếu lý lịch
Thực chất đây là chứng thực chữ ký của bạn trên bản tự khai. Cơ quan chứng thực không xác nhận nội dung bạn khai là đúng, nên bạn tự chịu trách nhiệm về tính trung thực. Bạn phải ký trực tiếp trước mặt người chứng thực và mang theo giấy tờ tùy thân.
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương còn hai cấp nên không còn Phòng Tư pháp cấp huyện. Việc chứng thực hiện nay thực hiện tại UBND xã, phường, đặc khu hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025), việc chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của bạn. Chi tiết xem tại chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành và mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Chứng thực bản sao từ bản chính
Bạn mang bản chính bằng tốt nghiệp, căn cước cùng bản photo đến cơ quan chứng thực để đối chiếu. Nếu công ty chỉ cần đối chiếu, bạn mang bản chính đến lúc phỏng vấn, công ty xem rồi trả lại ngay.
Cảnh báo: Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của bạn khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động. Hành vi này bị phạt 20–25 triệu đồng với cá nhân, gấp đôi (40–50 triệu đồng) với tổ chức, và bị buộc trả lại giấy tờ (Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Bạn chỉ nên nộp bản sao.
Mẫu đơn xin việc
Đơn xin việc nên ngắn gọn, nêu rõ vị trí ứng tuyển, điểm mạnh liên quan và mong muốn được phỏng vấn. Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay phần trong dấu ba chấm.
MẪU ĐƠN XIN VIỆC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày … tháng … năm 20…
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gửi: Ban Giám đốc (hoặc Phòng Nhân sự) Công ty …………………………………
Tôi tên là: …………………………………… Sinh ngày: …/…/……
Số định danh cá nhân/căn cước: ……………………… Điện thoại: ……………… Email: ……………………
Nơi ở hiện nay: ……………………………………………………………………………
Trình độ chuyên môn: ……………………………………………………………………
Qua thông tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi được biết Công ty đang cần tuyển vị trí …………………… Tôi nhận thấy trình độ, kinh nghiệm (…………………………) và nguyện vọng của mình phù hợp với vị trí này.
Tôi xin cam đoan những thông tin nêu trong hồ sơ là đúng sự thật và xin chịu trách nhiệm về những thông tin đã khai. Nếu được tuyển dụng, tôi cam kết chấp hành nội quy, quy chế của Công ty và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Rất mong Quý công ty xem xét và sắp xếp cho tôi một buổi phỏng vấn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
Hồ sơ kèm theo: sơ yếu lý lịch; CV; bản sao căn cước; bản sao bằng cấp, chứng chỉ; giấy khám sức khỏe; ảnh thẻ.
Mẫu sơ yếu lý lịch tự thuật
Sơ yếu lý lịch là bản khai nhân thân, gia đình, quá trình học tập và làm việc. Khác với CV, sơ yếu lý lịch thiên về thông tin hành chính, thường có xác nhận chữ ký. Bạn nên khai đúng như trên giấy tờ gốc, tránh tẩy xóa.
MẪU SƠ YẾU LÝ LỊCH TỰ THUẬT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SƠ YẾU LÝ LỊCH TỰ THUẬT
(Dán ảnh 4×6 hoặc 3×4)
I. BẢN THÂN
1. Họ và tên (chữ in hoa): ……………………………… Giới tính: ……………
2. Ngày, tháng, năm sinh: …/…/…… Nơi sinh: …………………………………
3. Quê quán: ……………………………………………………………………
4. Dân tộc: ………… Tôn giáo: ………… Quốc tịch: …………
5. Số định danh cá nhân/căn cước: ……………………… Ngày cấp: …/…/…… Nơi cấp: ……………………
6. Nơi thường trú: ……………………………………………………………………
7. Nơi ở hiện nay: ……………………………………………………………………
8. Điện thoại: ……………… Email: ……………………
9. Trình độ văn hóa: …/12 Trình độ chuyên môn: ……………………………
10. Ngoại ngữ, tin học (nếu có): ……………………………………………………
11. Ngày vào Đoàn/Đảng (nếu có): ……………………………………………
12. Khen thưởng, kỷ luật (nếu có): ……………………………………………
II. QUAN HỆ GIA ĐÌNH
Họ và tên cha, năm sinh, nghề nghiệp, nơi ở: ……………………………………
Họ và tên mẹ, năm sinh, nghề nghiệp, nơi ở: ……………………………………
Vợ/chồng, con (nếu có): ……………………………………………………………
Anh, chị, em ruột (nếu mẫu yêu cầu): ……………………………………………
III. QUÁ TRÌNH HỌC TẬP VÀ LÀM VIỆC
Từ tháng/năm … đến tháng/năm …: học (hoặc làm) tại ………………, chức vụ/ngành học ………………
Từ tháng/năm … đến tháng/năm …: ………………………………………………
Tôi xin cam đoan lời khai trên là đúng sự thật. Nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.
……, ngày … tháng … năm 20…
Người khai
(Ký và ghi rõ họ tên)
Phần chứng thực chữ ký: do UBND xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng ghi, đóng dấu và ký.
Hướng dẫn điền nhanh
- Họ tên, ngày sinh, giới tính: ghi đúng như trên căn cước hoặc giấy khai sinh.
- Nơi thường trú, nơi ở hiện nay: ghi theo đơn vị hành chính hiện hành (xã/phường, tỉnh/thành phố). Nếu địa chỉ trên giấy tờ cũ vẫn còn tên huyện, bạn ghi đúng như giấy tờ và có thể ghi chú thêm địa chỉ mới.
- Nơi cấp căn cước: xem cách ghi tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Quá trình học tập, làm việc: ghi liên tục theo thứ tự thời gian, không để trống quãng dài mà không giải thích.
- Mục không có thì ghi “Không”, không bỏ trống.
Lưu ý: Một số mục trong mẫu in sẵn cũ, như thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất, hiện không còn ý nghĩa. Nếu công ty không bắt buộc, bạn nên dùng mẫu hiện đại như trên.
Mẫu CV xin việc ngắn gọn
CV là phần nhà tuyển dụng đọc đầu tiên. Bạn nên giữ trong 1–2 trang, ưu tiên thành tích có số liệu.
MẪU CV XIN VIỆC
HỌ VÀ TÊN – Vị trí ứng tuyển: ……………………
Điện thoại: ……… | Email: ……… | Địa chỉ: ……… (xã/phường, tỉnh/thành phố)
Mục tiêu nghề nghiệp: 2–3 câu nêu định hướng và giá trị bạn mang lại cho vị trí này.
Học vấn: Trường – Ngành – Thời gian – Xếp loại.
Kinh nghiệm làm việc: Công ty – Chức danh – Thời gian. Mô tả 2–4 đầu việc và kết quả đạt được (ví dụ: tăng 15% doanh số quý).
Kỹ năng: chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, kỹ năng mềm.
Chứng chỉ, giải thưởng: ………………
Người tham chiếu (nếu có): Họ tên – Chức danh – Liên hệ (chỉ ghi khi người đó đồng ý).
Cách sắp xếp và nộp hồ sơ
- Bước 1: Đọc kỹ thông báo tuyển dụng để biết công ty yêu cầu giấy tờ nào, hạn nộp và hình thức nộp (trực tiếp hay email).
- Bước 2: Điền sơ yếu lý lịch, ký tên, dán ảnh. Đến UBND xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng để chứng thực chữ ký nếu công ty yêu cầu.
- Bước 3: Photo căn cước, bằng cấp, chứng chỉ; chứng thực bản sao khi cần. Có thể đóng dấu giáp lai các trang nếu hồ sơ nhiều tờ, tham khảo cách đóng dấu giáp lai.
- Bước 4: Khám sức khỏe tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được cấp phép. Ảnh dán trên giấy khám sức khỏe phải chụp không quá 6 tháng. Bạn đừng nhờ người khác “làm hộ” giấy mà không khám, xem bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
- Bước 5: Sắp xếp theo thứ tự: đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bản sao bằng cấp, giấy khám sức khỏe, ảnh. Bỏ vào túi hồ sơ và ghi rõ họ tên, số điện thoại, vị trí ứng tuyển ngoài bìa.
- Bước 6: Nếu nộp qua email, đặt tên file rõ ràng (ví dụ: HoTen_ViTri_CV.pdf) và chỉ gửi bản scan, giữ lại bản chính.
Ví dụ: Chị Lan ứng tuyển nhân viên kế toán. Công ty yêu cầu sơ yếu lý lịch chứng thực trong vòng 6 tháng. Chị khai và ký sơ yếu lý lịch, chứng thực chữ ký tại UBND phường gần nơi làm việc, giữ bản chính bằng tốt nghiệp để đối chiếu khi phỏng vấn. Chị không phải nộp bản chính cho công ty.
Công ty được yêu cầu gì, bạn phải khai gì?
Thông tin bạn phải cung cấp trung thực
Theo Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động bạn phải cung cấp thông tin về họ tên, ngày sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, tình trạng sức khỏe và các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng mà người sử dụng lao động yêu cầu. Bạn không nên khai gian dối ở bất kỳ mục nào, nhất là bằng cấp và kinh nghiệm.
Những việc công ty không được làm
- Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của bạn.
- Yêu cầu bạn đặt cọc bằng tiền hoặc tài sản khi giao kết hợp đồng lao động.
- Lạm dụng dữ liệu cá nhân trong hồ sơ vào mục đích khác. Từ 01/01/2026, việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được điều chỉnh bởi Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Dùng giấy tờ giả có bị xử lý không?
Cảnh báo: Làm giả hoặc sử dụng bằng cấp, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe giả để xin việc là vi phạm pháp luật. Tùy mức độ, bạn có thể bị phạt hành chính, bị công ty chấm dứt hợp đồng, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội làm giả, sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức (Điều 341 Bộ luật Hình sự). Khung cơ bản có thể phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm. Cách an toàn nhất là dùng giấy tờ thật, thiếu giấy tờ nào thì xin cấp lại tại cơ quan có thẩm quyền.
Nếu hồ sơ cần mã số thuế hoặc số căn cước, bạn có thể tham khảo mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành. Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế cá nhân.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Lao động 2019 (các Điều 16, 17 về cung cấp thông tin và hành vi bị cấm khi giao kết hợp đồng lao động).
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội.
- Thông tư 32/2023/TT-BYT quy định về khám sức khỏe (giá trị giấy khám sức khỏe 12 tháng).
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực.
- Luật Công chứng 2024; Luật Căn cước 2023; Luật Cư trú 2020.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), Điều 341.
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025; Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin việc bắt buộc phải có những giấy tờ gì?
Pháp luật không liệt kê giấy tờ bắt buộc. Thông thường công ty yêu cầu đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bản sao căn cước, bản sao bằng cấp, giấy khám sức khỏe và ảnh. Bạn nên xem thông báo tuyển dụng của từng công ty.
Sơ yếu lý lịch có bắt buộc chứng thực không?
Không có quy định chung bắt buộc, nhưng nhiều công ty yêu cầu chứng thực chữ ký. Bạn có thể chứng thực tại UBND xã, phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng, không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định mới.
Giấy khám sức khỏe xin việc có giá trị bao lâu?
Theo Thông tư 32/2023/TT-BYT, giấy khám sức khỏe có giá trị 12 tháng kể từ ngày ký kết luận. Công ty có thể yêu cầu giấy cấp trong 3 hoặc 6 tháng gần nhất, bạn cần hỏi trước khi đi khám.
Công ty có được giữ bản chính bằng tốt nghiệp của tôi không?
Không. Người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ. Vi phạm có thể bị phạt 20–25 triệu đồng với cá nhân và 40–50 triệu đồng với tổ chức, đồng thời bị buộc trả lại giấy tờ.
Hồ sơ xin việc còn cần sổ hộ khẩu không?
Sổ hộ khẩu giấy hết giá trị từ 01/01/2023. Bạn có thể dùng thông tin cư trú trên căn cước hoặc xác nhận thông tin về cư trú để thay thế khi công ty yêu cầu.
Nộp hồ sơ xin việc online có cần bản giấy không?
Giai đoạn đầu thường chỉ cần CV và bản scan giấy tờ. Bản giấy, sơ yếu lý lịch chứng thực và giấy khám sức khỏe thường nộp khi bạn đã trúng tuyển hoặc đi phỏng vấn.
Một bộ hồ sơ xin việc tốt là bộ hồ sơ đủ giấy tờ theo yêu cầu, thông tin thống nhất giữa các tài liệu và hoàn toàn trung thực. Bạn hãy chuẩn bị bản sao thay vì nộp bản chính, giữ lại bản gốc và kiểm tra thời hạn của từng giấy tờ trước khi nộp.
