Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH gồm có những gì?

Trong trường hợp thông tin hoặc một số nội dung trong sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) bị sai, bị thiếu sót, thêm thông tin hoặc thay đổi thông tin thì người tham gia bảo hiểm xã hội cần làm hồ sơ điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội để tránh việc làm mất quyền lợi cũng như những chế độ ưu đãi đối với người tham gia bảo hiểm xã hội. Vậy hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH bao gồm những giấy tờ gì? Thời hạn giải quyết hồ sơ điều chỉnh sổ BHXH là bao lâu?

Căn cứ pháp lý

Luật Bảo Hiểm Xã Hội 2014

Quy định về sổ bảo hiểm xã hội năm 2022

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

Chính phủ quy định trình tự, thủ tục tham gia và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử.

Hồ sơ đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội

– Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm:

Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;
Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

– Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp hỏng hoặc mất bao gồm:

Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;
Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.

Thời gian giải quyết việc đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội

– Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

– Người lao động nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại khoản 2 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

– Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:

20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu;
07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện lần đầu;
15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp quá trình xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phức tạp thì không quá 45 ngày. Trường hợp không cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;
10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Mức hưởng bảo hiểm xã hội được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng bảo hiểm xã hội và có chia sẻ giữa những người tham gia bảo hiểm xã hội.

Mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên cơ sở tiền lương tháng của người lao động. Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được tính trên cơ sở mức thu nhập tháng do người lao động lựa chọn.

Người lao động vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vừa có thời gian đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện được hưởng chế độ hưu trí và chế độ tử tuất trên cơ sở thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội. Thời gian đóng bảo hiểm xã hội đã được tính hưởng bảo hiểm xã hội một lần thì không tính vào thời gian làm cơ sở tính hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH

Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.

Căn cứ quy định tại Điều 98 Luật BHXH số 58/QH14/2013; Khoản 3 Điều 27 quy trình và Mục 2 Phụ lục 01 ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14.4.2017 ban hành quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, thành phần hồ sơ để đề nghị điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH bao gồm:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin cá nhân BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

Đối với người tham gia:

– Sổ bảo hiểm xã hội;

– Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (mẫu 02-GCĐ/SBH)

– Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.

– Sổ BHXH, tờ bìa sổ mới, thẻ BHYT, bản ghi quá trình đóng BHXH, BHTN… (nếu có) đối với những trường hợp cần phải in lại, do điều chỉnh thông tin cá nhân có liên quan.

Nếu là Đảng viên: lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.

Ngoài ra, hồ sơ cần kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau:

Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương;
Hợp đồng lao động
Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan đến việc điều chỉnh.

Đối với đơn vị:

Trường hợp người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị, hồ sơ điều chỉnh thông tin cho người lao động mà đơn vị cần chuẩn bị gồm có:

Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
Mẫu D01-TS Bảng kê thông tin.

Lưu ý:

Không điều chỉnh địa chỉ thường trú đối với trường hợp người lao động thay đổi nơi thường trú sau thời điểm lập hồ sơ tham gia BHXH.
Không điều chỉnh số CMND đối với trường hợp người lao động thay đổi CMND do thay đổi nơi thường trú
Không điều chỉnh thông tin về ngày và nơi cấp CMND đối với trường hợp người lao động thay đổi CMND do cấp mất, cấp đổi CMND

Thời gian giải quyết hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:

Đối với điều chỉnh sổ BHXH: Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH hoặc gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

Đối với điều chỉnh thẻ: Trường hợp thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Hướng dẫn điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH online

Trung tâm Công nghệ Thông tin (CNTT) đã có Công văn 1705/CNTT-PM ngày 24/8/2021 gửi Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc triển khai chức năng điều chỉnh thông tin tài khoản giao dịch điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ website: http://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn. Cụ thể như sau:

Thay đổi thông tin không bao gồm các thông tin họ tên, giới tính, ngày sinh và không liên quan đến cấp lại sổ BHXH:

Bước 1: Cá nhân thay đổi thông tin tại chức năng “Thông tin tài khoản” trên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam.

Hệ thống tạo hồ sơ điều chỉnh thông tin (Mẫu số 01), gửi về cơ quan BHXH mà cá nhân đã đăng ký giao dịch điện tử.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

– Thay đổi địa chỉ liên hệ: Hệ thống tự động phê duyệt;

– Thay đổi địa chỉ email: Hệ thống tự động phê duyệt nếu email chưa tồn tại trong hệ thống;

– Thay đổi số điện thoại: Hệ thống gửi mã OTP đến số điện thoại hiện tại và số điện thoại mới, nếu nhập đúng mã OTP hệ thống sẽ tự động phê duyệt và cập nhật thay đổi;

– Thay đổi ảnh cá nhân; số căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu; ảnh mặt trước, mặt sau căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu:

Hồ sơ hợp lệ: Thực hiện phê duyệt hồ sơ, hệ thống tự động cập nhật điều chỉnh thông tin tài khoản giao dịch điện tử.
Hồ sơ không hợp lệ: Cán bộ từ chối hồ sơ và ghi rõ lý do.

Liên hệ

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Sư X liên quan đến “Hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH”. Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về cách nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ vay vốn ngân hàng cho doanh nghiệp, mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh, các thủ tục thành lập công ty, đăng ký bảo hộ thương hiệu độc quyền hoặc muốn sử dụng dịch vụ tạm ngừng kinh doanh;…quý khách hàng vui lòng liên hệ đến hotline 0833.102.102 để được nhận tư vấn.

Mời bạn xem thêm

Câu hỏi thường gặp

Thay đổi thông tin liên quan đến cấp lại sổ BHXH online như thế nào?

Thay đổi thông tin liên quan đến cấp lại sổ BHXH gồm: Họ tên, giới tính, ngày sinh.
Bước 01: Cá nhân thay đổi thông tin tại chức năng “Thông tin tài khoản” trên Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ website: http://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
– Hệ thống tạo hồ sơ đăng ký điều chỉnh thông tin giao dịch điện tử (Mẫu số 01) và tạo hồ sơ giao dịch điện tử theo thủ tục 608a, hồ sơ gồm: Tờ khai TK1-TS đính kèm ảnh mặt trước, mặt sau căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu.
Bước 02: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
– Hồ sơ hợp lệ: Thực hiện xử lý hồ sơ cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT do thay đổi thông tin và phê duyệt hồ sơ. Sau đó, hệ thống tự động cập nhật điều chỉnh thông tin.
– Hồ sơ không hợp lệ: Cán bộ từ chối hồ sơ và ghi rõ lý do.

Điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH có mất tiền không?

Người thực hiện việc xin điều chỉnh thông tin sổ BHXH sẽ không mất bất kì khoản lệ phí nào

Nộp hồ sơ điều chỉnh sổ BHXH ở đâu?

– Người tham gia: nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH, Trung tâm Phục vụ HCC các cấp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử với cơ quan BHXH. Trường hợp giao dịch điện tử: cá nhân đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
– Đơn vị: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử. Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.