Về nguyên tắc, bạn không thể công chứng hay chứng thực mà không có bản gốc (bản chính). Công chứng viên hoặc người chứng thực phải đối chiếu bản sao với bản chính trước khi ký, đóng dấu. Ngoại lệ hiện nay chỉ gồm một số giấy tờ phụ trong hồ sơ giao dịch, trường hợp di chúc khi tính mạng bị đe dọa, và giấy tờ đã tích hợp trên VNeID khi chứng thực.
Tóm tắt nhanh
- Công chứng hợp đồng, giao dịch: phải xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản và giấy tờ liên quan để công chứng viên đối chiếu.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: bắt buộc có bản chính. Chỉ có bản photo, ảnh chụp hoặc bản scan thì không chứng thực được.
- Ngoại lệ 1: giấy tờ “khác liên quan đến giao dịch” mà bạn không có bản chính thì có thể dùng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực.
- Ngoại lệ 2: giấy tờ đã tích hợp trên VNeID, nếu bạn xuất trình thông tin đó, thì người chứng thực không được đòi thêm bản chính (từ 01/11/2025).
- Mất bản gốc: hãy xin cấp lại hoặc xin bản sao từ sổ gốc rồi mới làm thủ tục.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?
Khi hỏi “đi công chứng có cần bản gốc không”, nhiều người đang gộp hai việc khác nhau:
- Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch dân sự bằng văn bản. Ví dụ: hợp đồng mua bán nhà đất, hợp đồng ủy quyền, di chúc. Việc này do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện theo Luật Công chứng 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Chứng thực gồm chứng thực bản sao từ bản chính (thường gọi là “sao y”), chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch. Việc này thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Cả hai việc đều dựa trên nguyên tắc đối chiếu với bản chính. Mức độ nới lỏng khác nhau, nên bạn cần xác định đúng mình đang làm việc nào.
Công chứng hợp đồng, giao dịch có cần bản gốc không?
Có. Hồ sơ yêu cầu công chứng theo Luật Công chứng 2024 chủ yếu gồm bản sao các giấy tờ. Tuy vậy, công chứng viên phải yêu cầu bạn xuất trình bản chính để đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch. Cụ thể, hồ sơ gồm các nhóm sau:
| Giấy tờ trong hồ sơ | Có phải xuất trình bản chính? |
|---|---|
| Dự thảo giao dịch (nếu bạn tự soạn sẵn) | Không áp dụng, vì đây là văn bản các bên tự lập |
| Giấy tờ tùy thân (căn cước, hộ chiếu…) | Có, để đối chiếu |
| Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc giấy tờ thay thế (sổ đỏ, giấy đăng ký xe…) | Có, để đối chiếu |
| Giấy tờ khác liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có | Có. Nếu không có bản chính thì có thể dùng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực |
Lưu ý: So với Luật Công chứng 2014, Luật 2024 đã bỏ “Phiếu yêu cầu công chứng” khỏi hồ sơ. Vì vậy thủ tục nhẹ hơn, nhưng yêu cầu đối chiếu bản chính vẫn giữ nguyên.
Ví dụ: Anh Hùng bán căn nhà cho chị Lan. Hai bên mang bản photo sổ đỏ và căn cước đến văn phòng công chứng nhưng quên mang sổ đỏ gốc. Công chứng viên chưa thể ký lời chứng. Hai bên phải mang bản chính đến đối chiếu thì mới hoàn tất được. Sổ đỏ thuộc nhóm giấy tờ tài sản, không nằm trong ngoại lệ về giấy tờ “khác”.
Nếu bạn mua bán đất bằng giấy viết tay, hãy xem thêm cách làm giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định để biết giá trị pháp lý và rủi ro.
Chứng thực bản sao có cần bản gốc không?
Có, và đây là điều kiện bắt buộc. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính làm cơ sở và bản sao cần chứng thực. Người chứng thực sẽ kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao rồi mới ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
- Nếu bạn chỉ mang bản chính, cơ quan chứng thực sẽ chụp từ bản chính để chứng thực, trừ khi nơi đó không có phương tiện chụp.
- Bản sao từ bản sao, ảnh chụp điện thoại hoặc bản scan không phải là “bản chính” nên không thể dùng làm cơ sở chứng thực.
- Bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng ở trang cuối. Nếu có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Bạn có thể xem cách đóng dấu giáp lai.
- Bản sao đã chứng thực đúng quy định có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu trong các giao dịch, trừ khi luật có quy định khác.
Với các giấy tờ phổ biến như sơ yếu lý lịch, bạn nên xem thêm hướng dẫn chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu và mẫu sơ yếu lý lịch có chứng thực. Lưu ý: sơ yếu lý lịch do cá nhân tự lập thì phải được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận và đóng dấu mới đủ điều kiện làm cơ sở chứng thực.
Những trường hợp được miễn hoặc nới lỏng bản gốc
1. Giấy tờ “khác” trong hồ sơ công chứng
Luật Công chứng 2024 cho phép một ngoại lệ hẹp. Với giấy tờ khác liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có, nếu bạn không có bản chính tại thời điểm công chứng viên ký lời chứng, bạn có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực. Ngoại lệ này không áp dụng cho giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản.
2. Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID khi chứng thực
Từ 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định người thực hiện chứng thực không được yêu cầu bạn nộp hoặc xuất trình bản chính hay bản sao của giấy tờ đã tích hợp trên VNeID, nếu bạn đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID. Nếu giấy tờ của bạn chưa tích hợp hoặc không có trong ứng dụng, quy định này không áp dụng. Nghị định cũng quy định người chứng thực phải tự khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành khi cơ sở dữ liệu đó đã sẵn sàng. Bạn có thể xem cách tra số thẻ căn cước công dân online khi cần số định danh để điền hồ sơ.
3. Cơ quan nhận hồ sơ không được đòi bản sao có chứng thực
Đây là điều ngược lại với câu hỏi của bạn, nhưng rất hữu ích. Khi pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao, cơ quan tiếp nhận không được đòi bản sao có chứng thực. Họ chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu, hoặc xác minh khi có căn cứ cho rằng bản sao là giả mạo hay bất hợp pháp. Ngược lại, nếu luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực thì họ không được đòi xuất trình bản chính, trừ khi nghi ngờ giả mạo.
4. Di chúc khi tính mạng bị đe dọa
Nếu tính mạng người lập di chúc bị cái chết đe dọa, người đó không phải xuất trình đủ giấy tờ theo hồ sơ công chứng thông thường, nhưng phải ghi rõ điều này trong văn bản công chứng. Sau 3 tháng kể từ khi lập di chúc, nếu người lập không còn nguy hiểm đến tính mạng thì phải nộp đủ giấy tờ. Nếu không nộp đủ, văn bản công chứng di chúc sẽ mất hiệu lực theo quy định.
Mất bản gốc, chỉ còn bản photo thì làm thế nào?
Bản photo không thể thay bản chính. Bạn nên làm theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định loại giấy tờ và cơ quan đã cấp (cơ quan đăng ký đất đai, công an, trường học, cơ quan hộ tịch…).
- Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại bản chính, hoặc xin cấp bản sao từ sổ gốc nếu cơ quan quản lý sổ gốc còn lưu.
- Bước 3: Kiểm tra nơi sẽ nhận hồ sơ cho phép nộp loại giấy tờ nào. Nếu cho phép nộp bản sao từ sổ gốc thì có thể dùng luôn.
- Bước 4: Nếu cần công chứng hợp đồng hoặc chứng thực, hãy mang bản chính mới cấp đến để đối chiếu.
Cảnh báo: Dùng bản chính tẩy xóa, sửa chữa, giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng bản chính là vi phạm. Người tiếp nhận sẽ từ chối hồ sơ, có thể lập biên bản, giữ lại hồ sơ và chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý theo pháp luật. Tùy tính chất, mức độ, người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Bản chính nào không được dùng để chứng thực?
Dù bạn có bản chính, người chứng thực vẫn từ chối nếu bản chính thuộc các trường hợp sau (Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP):
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính có đóng dấu mật, hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, hoặc xúc phạm danh dự, nhân phẩm của cá nhân, tổ chức.
- Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).
- Giấy tờ do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Ví dụ: giấy xác nhận nhân thân tự viết phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Nơi thực hiện sau khi bỏ cấp huyện
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường) hoạt động, không còn UBND và Phòng Tư pháp cấp huyện. Vì vậy:
- Chứng thực bản sao, chữ ký: làm tại UBND cấp xã (do Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện) hoặc tổ chức hành nghề công chứng. UBND cấp tỉnh có thể chuyển giao một phần hoặc toàn bộ việc này cho tổ chức hành nghề công chứng ở những địa bàn cấp xã đã có tổ chức này.
- Không phụ thuộc nơi cư trú: chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký làm ở đâu cũng được, bạn không cần về xã/phường nơi đăng ký thường trú.
- Công chứng hợp đồng, giao dịch: thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng) theo quy định của Luật Công chứng 2024. Bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính, nhưng vẫn phải đến ký trước mặt công chứng viên và xuất trình bản chính để đối chiếu.
Lưu ý thêm: Luật Công chứng 2024 đã bỏ việc “công chứng bản dịch”. Công chứng viên nay chứng thực chữ ký người dịch.
Căn cứ pháp lý
- Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025), đặc biệt Điều 42 về hồ sơ và thủ tục công chứng.
- Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP (áp dụng trong phạm vi còn phù hợp với văn bản mới).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Bạn nên hỏi trực tiếp tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp xã nơi sẽ thực hiện để biết yêu cầu cụ thể, vì cách triển khai có thể khác nhau giữa các địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Có công chứng được bản photo mà không có bản gốc không?
Không. Chứng thực bản sao phải căn cứ vào bản chính, nên người chứng thực không chứng thực bản photo, ảnh chụp hay bản scan. Với công chứng hợp đồng, công chứng viên cũng phải đối chiếu bản chính trước khi ký lời chứng.
Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID có cần mang bản gốc đi chứng thực không?
Không cần, nếu bạn xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID. Từ 01/11/2025, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu nộp hoặc xuất trình bản chính hay bản sao của giấy tờ đã tích hợp trên VNeID. Bạn vẫn cần mang bản chính các giấy tờ chưa tích hợp.
Sổ đỏ đang để ở ngân hàng thì có công chứng được không?
Sổ đỏ thuộc nhóm giấy tờ tài sản, luật yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Ngoại lệ dùng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực chỉ áp dụng cho giấy tờ “khác” liên quan đến giao dịch. Bạn nên trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng về cách phối hợp với bên đang giữ bản chính.
Chứng thực bản sao có phải về nơi thường trú không?
Không. Chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể làm tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện nhất.
Cơ quan nhận hồ sơ có được bắt nộp bản sao có chứng thực không?
Nếu pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được đòi bản sao có chứng thực. Họ chỉ có quyền yêu cầu xuất trình bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc để đối chiếu, hoặc xác minh khi có căn cứ nghi giả mạo.
Mất giấy tờ gốc thì có dùng bản sao đã chứng thực cũ để công chứng tiếp được không?
Bản sao có chứng thực cũ chỉ được dùng làm bản chính trong phạm vi pháp luật cho phép, như ngoại lệ với giấy tờ “khác” nêu trên. Với giấy tờ tùy thân và giấy tờ tài sản, bạn cần xin cấp lại bản chính. Việc này cần làm trước khi đến công chứng để tránh bị từ chối hồ sơ.
Tóm lại, công chứng hay chứng thực đều gắn với việc đối chiếu bản chính. Cách tốt nhất là chuẩn bị bản chính, bản sao còn rõ nét và kiểm tra giấy tờ đã tích hợp trên VNeID. Nếu mất bản gốc, hãy xin cấp lại trước rồi mới làm thủ tục.
