Tại Hà Nội, bạn có thể công chứng, chứng thực giấy tờ ở hai nơi: Ủy ban nhân dân xã, phường (chủ yếu để sao y bản chính, chứng thực chữ ký) và các phòng/văn phòng công chứng (cho hợp đồng, giao dịch như mua bán nhà đất, ủy quyền, di chúc, đồng thời cũng chứng thực bản sao, chữ ký). Từ 01/11/2025, bạn không bị giới hạn theo nơi cư trú khi chứng thực bản sao và chữ ký.
Tóm tắt nhanh
- “Sao y” giấy tờ thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính; còn “công chứng” áp dụng cho hợp đồng, giao dịch và bản dịch.
- Sao y, chứng thực chữ ký: làm tại UBND xã/phường hoặc văn phòng công chứng, không phụ thuộc nơi cư trú.
- Hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, ủy quyền, di chúc: làm tại tổ chức hành nghề công chứng (một số giao dịch đơn giản có thể chứng thực tại UBND cấp xã).
- Lệ phí chứng thực bản sao: 2.000 đồng/trang đầu, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản; chứng thực chữ ký 10.000 đồng/trường hợp.
- Không còn cấp huyện: việc trước đây làm ở Phòng Tư pháp quận/huyện nay do UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng thực hiện.
Công chứng và chứng thực khác nhau thế nào?
Khi hỏi “công chứng giấy tờ ở đâu”, đa số người dùng muốn sao y một loại giấy tờ (CCCD, bằng tốt nghiệp, sổ đỏ, giấy khai sinh…) để nộp hồ sơ. Về pháp lý, đây là chứng thực, không phải công chứng. Hai việc khác nhau về đối tượng và nơi thực hiện:
| Tiêu chí | Công chứng | Chứng thực |
|---|---|---|
| Đối tượng | Hợp đồng, giao dịch (mua bán, tặng cho, thế chấp, ủy quyền, di chúc…) | Bản sao đúng với bản chính (“sao y”), chữ ký, một số hợp đồng, giao dịch theo quy định |
| Người thực hiện | Công chứng viên tại phòng/văn phòng công chứng | Chủ tịch UBND xã, phường (hoặc người được ủy quyền, phân công); công chứng viên cũng được chứng thực bản sao, chữ ký |
| Văn bản căn cứ | Luật Công chứng 2024 | Nghị định 23/2015/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP |
Bản dịch giấy tờ cũng có điểm mới: theo Luật Công chứng 2024, công chứng viên không còn “chứng nhận bản dịch” mà thực hiện chứng thực chữ ký người dịch. Từ 01/11/2025, UBND cấp xã cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch.
Công chứng giấy tờ ở đâu tại Hà Nội?
Sau khi Việt Nam vận hành chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025, Hà Nội không còn UBND quận, huyện, thị xã và Phòng Tư pháp cấp huyện. Bạn chọn một trong các nơi sau:
- UBND phường, xã nơi thuận tiện (bộ phận một cửa/tiếp nhận hồ sơ): sao y bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và một số hợp đồng, giao dịch theo phạm vi Nghị định 23/2015 đã sửa đổi.
- Văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng tại Hà Nội: công chứng hợp đồng, giao dịch; đồng thời chứng thực bản sao, chữ ký.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: dành cho người đang ở nước ngoài.
Để tìm địa chỉ cụ thể, bạn có thể tra danh sách tổ chức hành nghề công chứng do Sở Tư pháp thành phố công bố, hoặc tra cứu UBND phường, xã gần nơi ở trên Cổng dịch vụ công của thành phố. Nên gọi hoặc xem thông báo niêm yết về giờ làm việc trước khi đi, vì nhiều nơi nghỉ trưa và có giới hạn số lượng hồ sơ trong ngày.
Lưu ý: Nghị định 280/2025/NĐ-CP khuyến khích chuyển việc chứng thực bản sao, chữ ký sang tổ chức hành nghề công chứng tại những xã, phường đã có ít nhất một tổ chức hoạt động ổn định. Vì vậy, ở một số phường đông dân cư, UBND có thể hướng dẫn bạn sang văn phòng công chứng gần nhất. Bạn nên hỏi trước tại bộ phận tiếp nhận.
Sao y bản chính, chứng thực chữ ký làm ở đâu?
Chứng thực bản sao từ bản chính (sao y)
Bạn mang bản chính và bản photo đến UBND xã, phường hoặc văn phòng công chứng. Người chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính rồi ghi lời chứng. Từ 01/11/2025, bạn không phải về đúng nơi cư trú để làm việc này. Nếu đã tích hợp giấy tờ lên VNeID và xuất trình thông tin tương ứng, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu bạn nộp thêm bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đó.
Với hồ sơ cần sao y sơ yếu lý lịch, bạn xem thêm hướng dẫn chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành và mẫu sơ yếu lý lịch để chứng thực.
Chứng thực chữ ký
Bạn phải trực tiếp ký trước mặt người chứng thực, mang theo giấy tờ tùy thân. Người chứng thực không chứng thực chữ ký nếu bạn ký sẵn từ trước. Việc này thường dùng cho đơn từ, giấy cam đoan, giấy xác nhận… Nếu bạn cần giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc nhân thân, có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân rồi mang đi chứng thực chữ ký.
Giấy tờ nào không được sao y?
Người yêu cầu chứng thực phải tự xác định giấy tờ cần chứng thực. Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, một số trường hợp bị từ chối như bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng không đọc được, giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội. Giấy tờ đã có dấu hiệu làm giả thì càng không được chứng thực.
Công chứng hợp đồng, giao dịch làm ở đâu?
Với hợp đồng, giao dịch, bạn đến tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng). Một số giao dịch bắt buộc công chứng theo Luật Công chứng 2024 và pháp luật chuyên ngành như:
- Chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp nhà ở, quyền sử dụng đất (tùy trường hợp theo Luật Nhà ở, Luật Đất đai 2024).
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.
- Hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản, giấy ủy quyền theo yêu cầu của người nhận.
- Di chúc, nếu người lập di chúc muốn công chứng.
Với giao dịch bất động sản, thẩm quyền công chứng theo Luật Công chứng 2024 phụ thuộc vào nơi có bất động sản, và có một số trường hợp luật cho phép không bị ràng buộc theo địa hạt. Vì vậy nếu nhà đất ở Hà Nội, bạn nên chọn tổ chức công chứng trong thành phố. Nếu nhà đất ở tỉnh khác, hãy hỏi công chứng viên trước khi đặt lịch.
Từ 01/11/2025, UBND cấp xã được chứng thực thêm một số giao dịch như giao dịch về động sản, di chúc, từ chối nhận di sản, phân chia di sản. Tuy nhiên với giao dịch bất động sản có giá trị lớn, nhiều người vẫn chọn công chứng để có bước thẩm định hồ sơ chặt chẽ hơn. Nếu bạn định mua bán đất bằng giấy viết tay, hãy đọc kỹ cách làm giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định để tránh rủi ro. Với xe máy, bạn tham khảo thêm mẫu giấy bán xe máy cá nhân.
Cần chuẩn bị giấy tờ gì?
Khi sao y bản chính
- Bản chính giấy tờ cần sao y (còn nguyên vẹn, không tẩy xóa).
- Bản photo (nhiều nơi có dịch vụ photo tại chỗ, tính phí riêng).
- Căn cước hoặc giấy tờ tùy thân của người đi làm (có thể xuất trình trên VNeID).
Khi công chứng hợp đồng, giao dịch
- Phiếu yêu cầu công chứng, dự thảo hợp đồng (nếu đã soạn sẵn).
- Giấy tờ tùy thân của các bên; giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân hoặc quan hệ nếu liên quan tài sản chung.
- Giấy tờ về tài sản: sổ đỏ/giấy chứng nhận, giấy đăng ký xe… và giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của công chứng viên.
Lưu ý: Mỗi hồ sơ có thể cần giấy tờ khác nhau. Công chứng viên sẽ hướng dẫn danh mục cụ thể, nên bạn hãy hỏi trước để không phải đi lại nhiều lần.
Lệ phí công chứng, chứng thực
Mức thu phí chứng thực tại UBND cấp xã và tổ chức công chứng theo Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC như sau (bạn nên xem bảng niêm yết tại nơi làm vì mức này có thể được điều chỉnh):
| Nội dung | Mức thu |
|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản (tính theo trang của bản chính) |
| Chứng thực chữ ký | 10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng giấy tờ) |
| Chứng thực hợp đồng, giao dịch | Mức thu theo quy định hiện hành về phí chứng thực (ví dụ 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch) |
| Công chứng hợp đồng, giao dịch | Tính theo giá trị tài sản hoặc giá trị giao dịch, theo biểu phí công chứng; cộng thêm thù lao soạn thảo, đánh máy… nếu có |
Các khoản chi phí khác như photo, in ấn, soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu do tổ chức công chứng niêm yết riêng, không nằm trong lệ phí chứng thực.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Xác định việc cần làm: sao y bản chính, chứng thực chữ ký hay công chứng hợp đồng.
- Bước 2: Chọn nơi làm (UBND phường/xã hoặc văn phòng công chứng) và kiểm tra giờ làm việc.
- Bước 3: Chuẩn bị bản chính, bản sao, giấy tờ tùy thân; với hợp đồng, chuẩn bị đủ giấy tờ về tài sản và các bên.
- Bước 4: Nộp hồ sơ; công chứng viên hoặc cán bộ kiểm tra, đối chiếu. Với hợp đồng, các bên đọc lại và ký trước mặt công chứng viên.
- Bước 5: Nộp lệ phí, nhận bản đã chứng thực. Hợp đồng công chứng thường hoàn thành trong thời hạn theo luật, trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn.
Nếu hồ sơ của bạn cần đóng dấu, hãy xem cách đóng dấu giáp lai để không bị trả hồ sơ.
Những lưu ý trước khi đi công chứng
- Kiểm tra kỹ thông tin trên giấy tờ (họ tên, số định danh, ngày cấp) trước khi ký vì văn bản công chứng có hiệu lực từ khi công chứng viên ký và tổ chức công chứng đóng dấu.
- Giấy tờ cấp mới như thẻ căn cước thay CCCD, bạn có thể xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ khi điền đơn.
- Giữ bản gốc, chỉ nộp bản sao có chứng thực khi cơ quan tiếp nhận cho phép; nhiều thủ tục hiện nay chấp nhận giấy tờ điện tử trên VNeID.
- Giao dịch đã chứng thực trước 01/07/2025 mà cần sửa đổi, hủy bỏ hoặc cấp bản sao thì thực hiện tại UBND cấp xã nơi lưu hồ sơ chứng thực.
Cảnh báo: Dùng giấy tờ giả, sửa chữa giấy tờ để được công chứng, chứng thực là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Bạn chỉ nên làm tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và không nhờ người lạ làm “nhanh”.
Căn cứ pháp lý
- Luật Công chứng số 46/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025).
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định số 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).
- Thông tư số 226/2016/TT-BTC và Thông tư số 257/2016/TT-BTC về mức thu phí chứng thực, phí công chứng.
- Nghị quyết về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh và mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng giấy tờ ở đâu nhanh nhất?
Với sao y bản chính, bạn đến UBND phường, xã gần nhất hoặc văn phòng công chứng gần nơi làm việc, vì từ 01/11/2025 không phụ thuộc nơi cư trú. Nơi nào ít người hoặc có dịch vụ photo tại chỗ thường nhanh hơn.
Công chứng sao y và chứng thực bản sao có giống nhau không?
Về bản chất, “sao y” thông dụng chính là chứng thực bản sao từ bản chính. Người thực hiện đối chiếu bản sao với bản chính rồi ghi lời chứng. Công chứng nói chung dành cho hợp đồng, giao dịch.
Có phải về nơi đăng ký thường trú mới sao y được không?
Không. Từ 01/11/2025, bạn chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký tại bất kỳ UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng nào có thẩm quyền, không bị giới hạn theo nơi cư trú.
Chứng thực bản sao có thời hạn sử dụng không?
Bản sao đã chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch, không quy định thời hạn chung. Tuy vậy, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng một khoảng thời gian nhất định (thường 3–6 tháng) theo quy định riêng của từng thủ tục.
Công chứng giấy tờ tốn bao nhiêu tiền?
Sao y bản chính là 2.000 đồng/trang đầu, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp. Công chứng hợp đồng tính theo giá trị giao dịch và biểu phí do pháp luật quy định.
Bản dịch giấy tờ nước ngoài chứng thực ở đâu?
Bạn dịch qua người dịch đủ điều kiện, sau đó đến UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng để chứng thực chữ ký người dịch. Quy định mới đã bổ sung thẩm quyền này cho UBND cấp xã từ 01/11/2025.
Tóm lại, nếu bạn chỉ cần sao y giấy tờ hoặc chứng thực chữ ký ở Hà Nội, hãy đến UBND phường, xã hoặc văn phòng công chứng thuận tiện nhất; còn với hợp đồng, giao dịch nhà đất, ủy quyền, di chúc thì chọn tổ chức hành nghề công chứng và chuẩn bị đủ hồ sơ trước khi đến.
