Từ 01/01/2023, sổ hộ khẩu giấy hết giá trị nên bản sao chứng thực cũng không còn dùng để chứng minh nơi cư trú. Nếu còn giữ sổ, bạn vẫn có thể chứng thực bản sao tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, phí 2.000 đồng/trang. Khi cần chứng minh cư trú, hãy dùng thẻ căn cước, VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú.
Tóm tắt nhanh
- Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy hết giá trị sử dụng từ 01/01/2023 (Luật Cư trú 2020).
- Về thuật ngữ, “công chứng sổ hộ khẩu” thực chất là chứng thực bản sao từ bản chính (còn gọi là sao y).
- Nơi làm: Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu hoặc tổ chức hành nghề công chứng; không phụ thuộc nơi cư trú (từ 01/11/2025).
- Phí: 2.000 đồng/trang đầu và trang thứ hai, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản.
- Bản sao chỉ xác nhận “đúng với bản chính”, không làm sổ hộ khẩu có giá trị trở lại.
Công chứng hay chứng thực sổ hộ khẩu?
Nhiều người quen nói “photo công chứng”, “công chứng sổ hộ khẩu” hay “sao y”. Về pháp lý, đây là ba cách gọi cho cùng một việc: chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Công chứng theo Luật Công chứng áp dụng cho hợp đồng, giao dịch và bản dịch giấy tờ. Sổ hộ khẩu là giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp, nên bản sao của nó được xử lý bằng thủ tục chứng thực. Người chứng thực chỉ xác nhận bản sao giống hệt bản chính được xuất trình. Họ không xác nhận nội dung trong sổ còn đúng hay còn hiệu lực.
Sổ hộ khẩu hiện nay còn giá trị không?
Không. Luật Cư trú 2020 quy định sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đã cấp chỉ được dùng như giấy tờ xác nhận cư trú đến hết ngày 31/12/2022. Từ 01/01/2023, các sổ này không còn giá trị sử dụng. Thông tin cư trú của công dân được quản lý trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Trước đây, bản sao chứng thực sổ hộ khẩu có giá trị thay bản chính trong các giao dịch. Hiện nay, khi bản chính đã hết giá trị thì bản sao cũng không còn tác dụng chứng minh nơi thường trú hay tạm trú. Cơ quan nhà nước không được yêu cầu bạn nộp sổ hộ khẩu giấy để giải quyết thủ tục.
Còn chứng thực bản sao sổ hộ khẩu được không?
Về kỹ thuật, pháp luật không cấm chứng thực bản sao một giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp mà bạn vẫn đang giữ bản chính. Vì vậy nhiều nơi vẫn tiếp nhận. Nhưng bạn cần hiểu đúng giá trị của bản sao đó.
Khi nào bản sao vẫn hữu ích?
- Lưu hồ sơ cá nhân hoặc gia đình để đối chiếu thông tin cũ (nhân khẩu, quan hệ, địa chỉ trước năm 2023).
- Bổ sung vào hồ sơ tồn đọng, hồ sơ thừa kế hoặc tranh chấp mà cơ quan yêu cầu chứng cứ về thời gian cư trú trước đây.
- Hồ sơ nội bộ của một số cơ quan, doanh nghiệp còn yêu cầu bản sao giấy tờ cũ theo quy trình riêng.
Khi nào không nên làm?
- Làm hồ sơ hành chính mới (căn cước, đăng ký xe, đất đai, hộ tịch…): cơ quan khai thác dữ liệu cư trú, không cần sổ hộ khẩu.
- Bản chính rách, mất trang, mờ chữ, có dấu hiệu tẩy xóa: người thực hiện có thể từ chối chứng thực.
Lưu ý: Ví dụ, bạn được ngân hàng hoặc công ty yêu cầu “bản sao công chứng sổ hộ khẩu” để làm hồ sơ năm 2026. Hãy hỏi lại họ cần chứng minh thông tin gì (nơi cư trú, quan hệ gia đình…). Phần lớn trường hợp, giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc dữ liệu trên VNeID đáp ứng được yêu cầu đó.
Chứng thực ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã), không còn Phòng Tư pháp cấp huyện. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc về:
- Chủ tịch UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu), hoặc người được ủy quyền, phân công theo quy định; thường nộp tại bộ phận một cửa hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.
- Tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng, văn phòng công chứng) do công chứng viên thực hiện.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể làm ở bất kỳ xã, phường nào thuận tiện. Cách ghi nơi cấp giấy tờ khi khai hồ sơ có thể xem thêm ở bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Thủ tục chứng thực bản sao sổ hộ khẩu
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Bản chính sổ hộ khẩu (giấy tờ làm căn cứ chứng thực).
- Bản sao cần chứng thực (bạn tự photo hoặc nhờ nơi chứng thực photo, nhưng phải đủ các trang có thông tin).
- Thẻ căn cước hoặc giấy tờ tùy thân còn giá trị để người thực hiện đối chiếu. Giấy tờ này có thể là bản tích hợp trên VNeID.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Mang bản chính và bản sao đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
- Bước 2: Người thực hiện kiểm tra bản chính (còn nguyên vẹn, không tẩy xóa, không giả mạo) và đối chiếu với bản sao.
- Bước 3: Nếu hợp lệ, người thực hiện ghi lời chứng, ký, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực. Bản sao nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai. Bạn có thể tham khảo cách đóng dấu giáp lai để hiểu vì sao các tờ phải được gắn liền nhau.
- Bước 4: Nộp phí và nhận bản sao đã chứng thực.
Thời hạn thông thường là ngay trong ngày làm việc; hồ sơ nhận muộn trong ngày có thể trả vào ngày làm việc kế tiếp. Trường hợp nhiều loại giấy tờ, nhiều trang, nhiều bản hoặc khó đối chiếu, thời hạn có thể kéo dài không quá 02 ngày làm việc, hoặc lâu hơn nếu hai bên thỏa thuận bằng văn bản.
Lưu ý: Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép người dân dùng giấy tờ điện tử, giấy tờ tích hợp trên VNeID để làm thủ tục. Nếu bạn đã cung cấp giấy tờ điện tử thì cơ quan không được đòi thêm bản giấy hoặc bản sao có chứng thực của giấy tờ đó. Một số địa phương còn thực hiện chứng thực bản sao điện tử, thậm chí hỗ trợ phí theo nghị quyết của hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố. Hãy hỏi bộ phận một cửa tại nơi bạn làm.
Phí chứng thực bản sao là bao nhiêu?
Mức thu phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC (nơi thu là UBND cấp xã) và Thông tư 257/2016/TT-BTC (nơi thu là tổ chức hành nghề công chứng). Hai văn bản có mức thu giống nhau.
| Nội dung | Mức thu |
|---|---|
| Trang thứ nhất và trang thứ hai của bản chính | 2.000 đồng/trang |
| Từ trang thứ ba trở lên | 1.000 đồng/trang |
| Mức tối đa mỗi bản | 200.000 đồng/bản |
Số trang để tính phí được tính theo trang của bản chính. Phí này chưa gồm tiền photo nếu bạn nhờ nơi làm thủ tục photo giúp. Ví dụ, sổ hộ khẩu có 4 trang thì phí chứng thực là 2.000 + 2.000 + 1.000 + 1.000 = 6.000 đồng cho mỗi bản.
Dùng giấy tờ nào thay sổ hộ khẩu?
Thay vì sổ hộ khẩu, bạn dùng các nguồn thông tin sau tùy mục đích.
| Mục đích | Cách làm hiện nay |
|---|---|
| Chứng minh nơi thường trú, tạm trú | Cơ quan tự tra cứu dữ liệu cư trú bằng số định danh cá nhân; hoặc bạn xin giấy xác nhận thông tin về cư trú; hoặc dùng thông tin cư trú trên VNeID |
| Chứng minh quan hệ cha mẹ – con, vợ chồng | Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc các giấy tờ hộ tịch khác |
| Thủ tục hành chính (căn cước, xe, đất đai…) | Xuất trình thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử; cơ quan khai thác dữ liệu quốc gia về dân cư |
| Xác nhận nhân thân, địa chỉ trong hồ sơ cá nhân | Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc giấy xác nhận nhân thân tùy yêu cầu của nơi nhận hồ sơ |
Bạn có thể tìm hiểu thêm các thủ tục liên quan trong các bài về đăng ký tạm trú online, mẫu giấy xác nhận nhân thân và tra cứu số thẻ căn cước công dân online.
Về lệ phí: theo Thông tư 29/2026/TT-BTC, từ 01/04/2026 đến hết 31/12/2026, lệ phí đăng ký cư trú được miễn khi thực hiện trên VNeID. Từ 01/01/2027 áp dụng lại theo các thông tư gốc, nếu không có văn bản mới. Với giấy xác nhận thông tin về cư trú, hãy hỏi mức thu cụ thể tại nơi thực hiện.
Những lưu ý để không bị từ chối hoặc vi phạm
- Chỉ chứng thực từ bản chính. Bạn không thể chứng thực bản sao từ một bản photo khác.
- Không tự ý sửa, tẩy xóa, thêm bớt nội dung trên bản chính hay bản sao.
- Giữ bản chính cẩn thận, vì sổ đã hết giá trị nhưng vẫn là tư liệu về quá trình cư trú của gia đình.
- Khi cần dùng bản sao cho hồ sơ ở nước ngoài hoặc hồ sơ đặc biệt, hãy hỏi trước cơ quan nhận về loại giấy tờ họ chấp nhận.
Cảnh báo: Sửa chữa, làm giả sổ hộ khẩu hoặc bản sao chứng thực rồi sử dụng có thể bị xử phạt hành chính. Nếu cấu thành tội phạm, người vi phạm còn bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự (khoản 1 phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm). Không dùng dịch vụ “làm giấy tờ nhanh” không rõ nguồn gốc.
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin việc hay hồ sơ cá nhân khác, bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành có thủ tục tương tự về thẩm quyền xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Sổ hộ khẩu giấy bây giờ có còn dùng được không?
Không. Sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy hết giá trị từ 01/01/2023. Bạn dùng thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu, thẻ căn cước, VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú.
Bản sao hộ khẩu đã công chứng trước đây còn dùng được không?
Không dùng để chứng minh nơi cư trú hiện tại. Bản sao có giá trị thay bản chính, mà bản chính đã hết giá trị. Bạn chỉ nên giữ lại làm tư liệu đối chiếu thông tin cũ.
Công chứng sổ hộ khẩu ở đâu?
Thực chất là chứng thực bản sao, làm tại UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) hoặc phòng, văn phòng công chứng. Từ 01/11/2025 bạn không bị giới hạn theo nơi cư trú.
Photo công chứng sổ hộ khẩu mất bao nhiêu tiền?
Phí chứng thực là 2.000 đồng/trang cho hai trang đầu, 1.000 đồng/trang từ trang thứ ba, tối đa 200.000 đồng/bản. Chưa tính tiền photo nếu bạn nhờ photo tại chỗ.
Có chứng thực được sổ hộ khẩu bị rách hoặc mất trang không?
Thường sẽ bị từ chối, vì người thực hiện không thể bảo đảm bản sao đúng với bản chính còn nguyên vẹn. Nếu cần chứng minh cư trú, bạn nên xin giấy xác nhận thông tin về cư trú.
Mất sổ hộ khẩu có phải xin cấp lại không?
Không cần. Sổ không còn giá trị và cơ quan công an không cấp lại sổ giấy. Bạn chỉ cần dùng dữ liệu cư trú điện tử hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú khi cần.
Tóm lại, “công chứng sổ hộ khẩu” hiện chỉ còn là việc chứng thực bản sao một giấy tờ đã hết giá trị. Thủ tục vẫn làm được tại UBND cấp xã hoặc tổ chức công chứng với mức phí thấp, nhưng bản sao không còn chứng minh được nơi cư trú. Với hầu hết hồ sơ, bạn chỉ cần thẻ căn cước, VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Căn cứ pháp lý
- Luật Cư trú 2020 (Điều 38 khoản 3 về giá trị chuyển tiếp của sổ hộ khẩu, sổ tạm trú đến hết 31/12/2022)
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP
- Thông tư 226/2016/TT-BTC và Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về phí chứng thực, phí công chứng
- Thông tư 75/2022/TT-BTC về lệ phí đăng ký cư trú; Thông tư 29/2026/TT-BTC về miễn một số khoản phí, lệ phí khi thực hiện trên VNeID đến hết 31/12/2026
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), Điều 341
