Nếu hệ thống báo “không có dữ liệu dân cư” hoặc “không tìm thấy thông tin”, bạn cần mang giấy tờ pháp lý chứng minh nhân thân (giấy khai sinh, hộ chiếu, giấy tờ tùy thân cũ…) đến Công an cấp xã hoặc cơ quan quản lý căn cước để được thu thập, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sau đó bạn mới tiếp tục làm thủ tục căn cước, tạm trú hay các thủ tục khác.
Tóm tắt nhanh
- “Không có dữ liệu dân cư” thường rơi vào 3 trường hợp: chưa có thông tin trong hệ thống, có nhưng sai/lệch, hoặc chưa có giấy tờ nhân thân.
- Chưa có thông tin: nộp giấy tờ pháp lý và Phiếu thu thập thông tin dân cư (mẫu DC01) để được cập nhật trước khi cấp thẻ căn cước.
- Có nhưng sai: đề nghị điều chỉnh tại Công an cấp xã (trực tiếp hoặc qua VNeID, Cổng dịch vụ công quốc gia), thời hạn giải quyết 02 ngày làm việc.
- Từ 01/07/2026, thông tin nơi sinh, quê quán, nơi cư trú được cập nhật theo đơn vị hành chính mới.
“Không có dữ liệu dân cư” nghĩa là gì?
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản của công dân Việt Nam do lực lượng Công an quản lý. Thông tin này được cập nhật từ nhiều nguồn: dữ liệu căn cước, dữ liệu cư trú, dữ liệu hộ tịch và các cơ sở dữ liệu khác theo quy định. Khi bạn làm thủ tục mà cán bộ hoặc hệ thống “không tìm thấy” bạn, thường là do một trong các lý do sau:
- Chưa được thu thập: bạn chưa từng làm thủ tục nào khiến thông tin được đưa vào hệ thống (ví dụ khai sinh sót, giấy tờ cũ chưa đồng bộ).
- Có nhưng sai hoặc thiếu: sai họ tên đệm, ngày sinh, nơi sinh, quê quán; thiếu nơi đăng ký khai sinh…
- Không khớp giữa các nguồn: thông tin trên giấy khai sinh, căn cước và dữ liệu cư trú khác nhau.
- Lỗi tra cứu: nhập sai số định danh cá nhân, họ tên không dấu/có dấu không đúng.
Lưu ý: Trước khi kết luận “chưa có dữ liệu”, bạn nên thử tra cứu lại bằng đúng số định danh cá nhân. Cách kiểm tra số trên thẻ có tại bài tra cứu số thẻ căn cước công dân online.
Chưa có thông tin trong cơ sở dữ liệu: làm thế nào?
Trước đây, thủ tục này được gọi là “cấp thẻ Căn cước công dân khi chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” và dựa vào Luật Căn cước công dân 2014, kèm sổ hộ khẩu. Hiện nay Luật Căn cước 2023 đã thay thế; sổ hộ khẩu hết giá trị từ 01/01/2023 nên không còn là giấy tờ bắt buộc.
Theo quy trình hiện hành, nếu thông tin của bạn chưa có trong hệ thống, cán bộ thu nhận sẽ yêu cầu bạn xuất trình giấy tờ pháp lý chứng minh nội dung nhân thân, rồi hướng dẫn thu thập, cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi làm thủ tục cấp thẻ căn cước.
Hồ sơ thường gồm những gì?
- Phiếu thu thập thông tin dân cư (mẫu DC01 theo Thông tư 17/2024/TT-BCA; mẫu có thể được điều chỉnh theo văn bản sửa đổi, bạn nên hỏi lại tại nơi nộp).
- Giấy tờ pháp lý có chứa thông tin công dân: giấy khai sinh, hộ chiếu, chứng minh nhân dân cũ, giấy tờ hợp pháp khác thể hiện họ tên, ngày sinh, quê quán…
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu cần cập nhật (xác nhận thông tin cư trú, giấy tờ nhà ở…).
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính giấy tờ pháp lý và bản sao nếu cơ quan yêu cầu.
- Bước 2: Đến Công an cấp xã hoặc cơ quan quản lý căn cước (Công an cấp tỉnh) nơi thuận tiện; có thể đặt lịch qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID.
- Bước 3: Điền phiếu thu thập thông tin, cán bộ đối chiếu giấy tờ và nhập thông tin vào hệ thống.
- Bước 4: Sau khi dữ liệu đã được cập nhật, tiếp tục làm thủ tục cấp thẻ căn cước hoặc thủ tục bạn cần.
Hướng dẫn chi tiết việc làm thẻ căn cước có tại bài đi làm căn cước công dân ở đâu và đăng ký làm thẻ căn cước online.
Có thông tin nhưng sai hoặc không khớp: điều chỉnh ra sao?
Nếu bạn phát hiện thông tin của mình trong hệ thống bị thay đổi hoặc sai sót, bạn có quyền đề nghị Công an cấp xã điều chỉnh. Từ 01/07/2026, người dân còn được gửi đề nghị điều chỉnh thông tin cá nhân qua ứng dụng VNeID.
Nộp ở đâu?
- Trực tiếp tại Công an cấp xã trong cả nước (không phụ thuộc nơi cư trú), bộ phận một cửa của Công an cấp xã hoặc cơ quan Công an gần nhất. Nơi tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ tới Công an cấp xã nơi bạn cư trú.
- Trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc VNeID, chọn thủ tục điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Hồ sơ và thời hạn
- Phiếu đề nghị giải quyết thủ tục về căn cước (mẫu DC02) và tài liệu chứng minh thông tin cần điều chỉnh (giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch, quyết định công nhận thay đổi…).
- Thời hạn giải quyết: 02 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, không tính thời gian chuyển hồ sơ từ nơi khác.
- Hồ sơ đủ, hợp lệ thì được cấp giấy hẹn; hồ sơ thiếu thì được hướng dẫn bổ sung; hồ sơ không hợp lệ thì bị từ chối và có thông báo nêu rõ lý do.
Lưu ý: Nếu thông tin hộ tịch đã được cập nhật, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì bạn thường không phải làm thêm thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú. Hãy kiểm tra lại với cán bộ trước khi nộp hồ sơ.
Ví dụ: Anh Minh làm thẻ căn cước nhưng hệ thống ghi ngày sinh khác giấy khai sinh. Anh mang giấy khai sinh bản chính đến Công an phường nơi cư trú, điền mẫu DC02. Sau khi Công an kiểm tra, dữ liệu được sửa; anh làm tiếp thủ tục cấp đổi thẻ.
Khi sửa xong, bạn cần cập nhật thông tin nơi cấp giấy tờ cho đúng các hồ sơ khác, xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Không có giấy tờ tùy thân, chưa xác định quốc tịch
Một số người không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vì chưa được khai sinh, mất hết giấy tờ hoặc là người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch. Luật Căn cước 2023 đã có quy định riêng cho nhóm này:
- Người gốc Việt Nam chưa xác định quốc tịch, có quan hệ huyết thống với người từng có quốc tịch Việt Nam, có thể được cấp giấy chứng nhận căn cước để thực hiện các giao dịch thiết yếu.
- Quy trình cấp tương tự cấp thẻ căn cước: Công an thu nhận thông tin và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
- Người chưa có giấy khai sinh nên làm thủ tục đăng ký khai sinh (kể cả đăng ký lại, đăng ký muộn) tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền, rồi mới cập nhật dữ liệu dân cư.
Lưu ý: Nếu bạn có giấy tờ nhưng thông tin không đầy đủ (ví dụ không ghi địa danh hành chính), cơ quan Công an có thể yêu cầu bạn lập văn bản cam kết về nội dung đã khai và tự phối hợp xác minh với cơ quan hộ tịch trước khi cập nhật.
Gặp lỗi khi đăng ký tạm trú, làm căn cước online
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống đối chiếu thông tin bạn khai với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu chưa có thông tin hoặc có nhưng không trùng khớp, bạn cần đến trực tiếp Công an cấp xã nơi đăng ký tạm trú để nộp hồ sơ và thực hiện thu thập, cập nhật, điều chỉnh thông tin. Thời gian cập nhật dữ liệu không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký cư trú.
Các bước xử lý khi gặp thông báo lỗi:
- Bước 1: Kiểm tra lại họ tên, số định danh cá nhân, ngày sinh bạn nhập.
- Bước 2: Đăng nhập VNeID mức độ 2, xem thông tin tài khoản có đúng không.
- Bước 3: Nếu sai, gửi đề nghị điều chỉnh trên VNeID hoặc đến Công an cấp xã.
- Bước 4: Sau khi dữ liệu đúng, nộp lại hồ sơ trực tuyến.
Quy trình đăng ký tạm trú trên môi trường mạng được trình bày tại bài đăng ký tạm trú online. Với thủ tục thuế, số định danh cá nhân cũng được dùng làm mã số thuế từ 01/07/2025, nên dữ liệu dân cư sai có thể khiến việc đăng ký thuế bị từ chối, xem thêm cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Thông tin địa danh thay đổi sau sắp xếp đơn vị hành chính
Từ 01/07/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố và chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn cấp huyện. Vì vậy, nhiều giấy khai sinh cũ ghi nơi sinh, quê quán là xã, huyện, tỉnh đã thay đổi. Thông tư 118/2026/TT-BCA (hiệu lực từ 01/07/2026) sửa đổi Thông tư 17/2024/TT-BCA theo hướng:
- Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, quê quán trong cơ sở dữ liệu được cập nhật theo địa danh hành chính hiện hành.
- Nếu dữ liệu chưa có hoặc chưa đầy đủ địa danh cấp xã, cấp tỉnh, Công an cấp xã hoặc cơ quan quản lý căn cước yêu cầu bạn cung cấp giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ không thể hiện đủ địa danh thì bạn khai và cam kết, cơ quan Công an xác minh rồi mới cập nhật.
- Bổ sung nguyên tắc cập nhật cả nơi thường trú, nơi tạm trú và nơi ở hiện tại.
Cảnh báo: Chỉ khai thông tin trung thực, đúng giấy tờ. Cung cấp thông tin sai sự thật hoặc dùng giấy tờ giả để cập nhật dữ liệu dân cư có thể bị xử phạt hành chính, nghiêm trọng hơn có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Căn cứ pháp lý
- Luật Căn cước 2023.
- Luật Cư trú 2020.
- Thông tư 17/2024/TT-BCA quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước, sửa đổi bởi Thông tư 53/2025/TT-BCA và Thông tư 118/2026/TT-BCA.
- Thông tư 117/2026/TT-BCA quy định quy trình thu thập, cập nhật, điều chỉnh, tra cứu, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu căn cước (hiệu lực 01/07/2026).
- Quyết định 1523/QĐ-BCA-C06 ngày 26/3/2026 của Bộ trưởng Bộ Công an công bố thủ tục điều chỉnh thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có dữ liệu dân cư có làm được thẻ căn cước không?
Có. Bạn xuất trình giấy tờ pháp lý chứa thông tin nhân thân và khai Phiếu thu thập thông tin dân cư. Cán bộ cập nhật dữ liệu vào hệ thống, sau đó mới tiến hành cấp thẻ căn cước.
Điều chỉnh thông tin dân cư bị sai mất bao lâu?
Thời hạn giải quyết là 02 ngày làm việc kể từ khi Công an cấp xã tiếp nhận hồ sơ, chưa tính thời gian chuyển hồ sơ từ nơi tiếp nhận khác. Bạn nhận kết quả qua thông báo của cơ quan Công an.
Tôi ở tỉnh khác, có sửa dữ liệu dân cư ngay tại nơi đang sống được không?
Được. Bạn có thể nộp hồ sơ tại Công an cấp xã trong cả nước, không phụ thuộc nơi cư trú, hoặc nộp trực tuyến qua VNeID. Nơi tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ đến Công an cấp xã nơi bạn cư trú để giải quyết.
Giấy khai sinh ghi địa danh cũ có phải làm lại không?
Không cần làm lại chỉ vì địa danh hành chính thay đổi. Bạn đưa giấy khai sinh để Công an cập nhật theo địa danh hiện hành. Trường hợp giấy tờ không đủ thông tin, bạn lập cam kết để cơ quan chức năng xác minh.
Dữ liệu dân cư có liên quan đến mã số thuế cá nhân không?
Có. Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế của cá nhân. Nếu dữ liệu dân cư sai hoặc chưa có, việc đồng bộ thông tin thuế có thể bị vướng. Bạn nên điều chỉnh dữ liệu dân cư trước.
Gặp tình trạng “không có dữ liệu dân cư” không có nghĩa là bạn không thể làm thủ tục. Điều cần làm là xác định thông tin chưa có, bị sai hay không khớp, chuẩn bị giấy tờ pháp lý tương ứng và đến Công an cấp xã (hoặc dùng VNeID) để thu thập, điều chỉnh. Khi dữ liệu đã chính xác, các thủ tục về căn cước, cư trú, thuế sẽ thuận lợi hơn.
