Theo quy định hiện hành, bạn có thể chứng thực sơ yếu lý lịch (thực chất là chứng thực chữ ký trên bản sơ yếu lý lịch) tại UBND bất kỳ xã, phường, đặc khu nào hoặc tại phòng công chứng, văn phòng công chứng; người ở nước ngoài làm tại cơ quan đại diện Việt Nam. Từ 01/11/2025, việc chứng thực chữ ký không còn phụ thuộc nơi thường trú hay tạm trú.
Tóm tắt nhanh
- “Công chứng sơ yếu lý lịch” là cách gọi quen miệng; đúng luật là chứng thực chữ ký của người khai trên sơ yếu lý lịch.
- Nơi làm: UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) bất kỳ, tổ chức hành nghề công chứng, hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
- Không còn Phòng Tư pháp cấp huyện từ 01/07/2025; Nghị định 280/2025/NĐ-CP bỏ giới hạn địa bàn cư trú từ 01/11/2025.
- Mang theo: bản sơ yếu lý lịch chưa ký, thẻ căn cước/CCCD còn hạn (hoặc hộ chiếu); ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
- Lệ phí: 10.000 đồng/trường hợp tại UBND cấp xã; giải quyết trong ngày nếu nộp trước 15 giờ.
Công chứng hay chứng thực sơ yếu lý lịch?
Nhiều người quen gọi “công chứng sơ yếu lý lịch” hoặc “xin dấu xác nhận lý lịch”. Về mặt pháp lý, sơ yếu lý lịch là giấy tờ do chính bạn tự khai. Công chứng theo Luật Công chứng 2024 là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, không áp dụng cho bản tự khai này.
Thủ tục đúng là chứng thực chữ ký: cơ quan có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên sơ yếu lý lịch đúng là chữ ký của bạn. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực, người thực hiện chứng thực chữ ký không chịu trách nhiệm về nội dung giấy tờ. Bạn tự chịu trách nhiệm về thông tin mình khai.
Lưu ý: Nếu nơi tuyển dụng yêu cầu “xác nhận của địa phương về nhân thân, lý lịch”, đó là yêu cầu khác với chứng thực chữ ký. Pháp luật hiện không có thủ tục bắt buộc UBND xã phải xác nhận nội dung lý lịch. Bạn nên hỏi rõ đơn vị nhận hồ sơ chấp nhận hình thức nào.
Trường hợp lý lịch thuộc hồ sơ đặc thù (như lý lịch đảng viên, lý lịch thi tuyển vào lực lượng vũ trang, lý lịch tư pháp), việc xác nhận theo quy định riêng của từng ngành, không làm theo thủ tục chứng thực chữ ký thông thường.
Chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu?
Từ ngày 01/07/2025, cả nước tổ chức chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã), không còn cấp huyện. Thẩm quyền chứng thực trước đây của Phòng Tư pháp cấp huyện được chuyển về Chủ tịch UBND cấp xã. Hiện nay, bạn có ba nơi để chứng thực chữ ký trên sơ yếu lý lịch:
| Nơi chứng thực | Ai ký chứng thực | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| UBND xã, phường, đặc khu (bộ phận một cửa/Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã) | Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền | Lệ phí thấp, gần nơi ở hoặc nơi làm việc | Đông vào đầu tuần, mùa tuyển dụng |
| Phòng công chứng, văn phòng công chứng | Công chứng viên | Làm cả ngoài giờ hành chính, thứ Bảy ở nhiều nơi | Có thể thu thêm phí dịch vụ theo thỏa thuận |
| Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài | Viên chức ngoại giao, lãnh sự | Dành cho người đang ở nước ngoài | Phí theo biểu phí lãnh sự |
Như vậy, câu trả lời gọn cho “công chứng sơ yếu lý lịch ở đâu” là: UBND xã/phường bất kỳ hoặc tổ chức hành nghề công chứng gần bạn nhất.
Có phải về nơi thường trú để chứng thực không?
Không. Ngay cả trước đây, chứng thực chữ ký cũng không bắt buộc làm tại nơi thường trú. Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025) còn quy định rõ hơn: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực giao dịch về động sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản và một số loại việc khác không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Ví dụ, bạn quê ở Nghệ An, đang thuê trọ tại một phường của TP. Hồ Chí Minh, có thể mang sơ yếu lý lịch đến UBND phường nơi đang ở, hoặc phường gần công ty, để chứng thực chữ ký. Không cần giấy tạm trú, không cần về quê.
Trước đây, nhiều nơi đòi người khai về “địa phương” để xin dấu vì nhầm với thủ tục xác nhận nội dung lý lịch. Nếu bị yêu cầu như vậy khi chỉ cần chứng thực chữ ký, bạn có quyền đề nghị cán bộ hướng dẫn theo đúng quy định.
Hồ sơ và các bước chứng thực
Chuẩn bị giấy tờ
- Bản sơ yếu lý lịch đã khai đầy đủ, chưa ký. Có thể dùng mẫu in sẵn hoặc tự soạn; mẫu tham khảo có tại bài mẫu sơ yếu lý lịch công chứng.
- Thẻ căn cước, căn cước công dân còn hạn hoặc hộ chiếu còn hạn (bản chính). CMND đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025. Nếu ảnh trên sơ yếu lý lịch cần đóng dấu, dán ảnh 4×6 trước.
- Nếu thông tin giấy tờ đã có trên VNeID, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP người yêu cầu xuất trình thông tin khớp trên VNeID thì không phải nộp bản giấy giấy tờ đó. Tuy nhiên, bạn vẫn nên mang thẻ bản cứng để đối chiếu nhanh.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Đến bộ phận tiếp nhận một cửa của UBND cấp xã hoặc phòng/văn phòng công chứng, lấy số thứ tự lĩnh vực chứng thực.
- Bước 2: Xuất trình giấy tờ tùy thân và nộp bản sơ yếu lý lịch.
- Bước 3: Cán bộ kiểm tra giấy tờ. Bạn ký vào sơ yếu lý lịch trước mặt người tiếp nhận.
- Bước 4: Người có thẩm quyền ghi lời chứng chứng thực chữ ký, ký, đóng dấu. Nếu sơ yếu lý lịch có từ hai trang trở lên, các trang được đóng dấu giáp lai (cách thực hiện tham khảo bài cách đóng dấu giáp lai).
- Bước 5: Nộp lệ phí, nhận lại bản đã chứng thực. Thường đóng dấu giáp lai cả lên ảnh.
Lưu ý: Nên chứng thực 2–3 bản cùng lúc nếu bạn nộp hồ sơ nhiều nơi. Mỗi bản là một lần chứng thực chữ ký và tính lệ phí riêng.
Lệ phí và thời gian giải quyết
- Lệ phí tại UBND cấp xã: 10.000 đồng/trường hợp theo biểu phí chứng thực của Bộ Tài chính (Thông tư 226/2016/TT-BTC). “Trường hợp” được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ.
- Tại tổ chức hành nghề công chứng: mức phí chứng thực chữ ký tương đương, có thể kèm thù lao, chi phí khác theo thỏa thuận và niêm yết công khai.
- Thời gian: giải quyết ngay trong ngày làm việc; nếu tiếp nhận sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo, trừ khi có thỏa thuận khác.
Trường hợp bị từ chối chứng thực
Người thực hiện chứng thực sẽ không chứng thực chữ ký nếu:
- Người yêu cầu không minh mẫn, không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm ký.
- Giấy tờ tùy thân xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu giả mạo.
- Nội dung giấy tờ có dấu hiệu trái pháp luật, trái đạo đức xã hội, xuyên tạc lịch sử, xúc phạm danh dự cá nhân, tổ chức.
- Giấy tờ thực chất là hợp đồng, giao dịch (trừ một số trường hợp luật cho phép), hoặc không đúng thẩm quyền của nơi nhận.
- Người yêu cầu ký sẵn từ trước, không ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Cảnh báo: Khai không trung thực trong sơ yếu lý lịch để xin việc có thể bị hủy kết quả tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng hoặc bị xử lý kỷ luật. Sử dụng con dấu, chữ ký chứng thực giả có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội làm giả, sử dụng con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức theo Bộ luật Hình sự. Hồ sơ xin việc nên dùng giấy tờ thật; nếu thiếu giấy khám sức khỏe, xem bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
Lưu ý khi khai và nộp sơ yếu lý lịch
- Địa chỉ: ghi theo tên xã/phường và tỉnh/thành hiện hành sau sắp xếp năm 2025; không cần ghi cấp huyện. Có thể ghi thêm địa chỉ cũ trong ngoặc nếu đơn vị tuyển dụng yêu cầu.
- Giấy tờ tùy thân: ghi số căn cước 12 số, ngày cấp và nơi cấp đúng như trên thẻ. Xem hướng dẫn tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân.
- Không tẩy xóa: bản có sửa chữa, tẩy xóa nội dung dễ bị từ chối hoặc bị nơi nhận hồ sơ đánh giá thấp.
- Thời hạn sử dụng: pháp luật không quy định thời hạn của bản chứng thực chữ ký. Tuy vậy, nhiều đơn vị chỉ nhận sơ yếu lý lịch chứng thực trong vòng 6 tháng; hãy hỏi trước.
- Có bắt buộc chứng thực không? Bộ luật Lao động không bắt buộc. Doanh nghiệp tư nhân thường chỉ cần bản tự khai có chữ ký; còn tuyển dụng công chức, viên chức, nhập học hay hồ sơ đặc thù có thể yêu cầu.
Ví dụ: Anh Tùng thường trú ở Thái Bình cũ (nay thuộc tỉnh Hưng Yên), làm việc ở Hà Nội. Đơn vị tuyển dụng yêu cầu sơ yếu lý lịch có chứng thực. Anh mang bản khai chưa ký và thẻ căn cước đến UBND phường gần nơi làm việc, ký trước mặt cán bộ, nộp 10.000 đồng và nhận lại bản chứng thực trong buổi sáng.
Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).
- Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực tư pháp.
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025.
- Luật Công chứng 2024.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu lệ phí chứng thực.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực sơ yếu lý lịch ở phường tạm trú được không?
Được. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, bạn có thể làm tại UBND bất kỳ xã, phường, đặc khu nào hoặc phòng/văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng có chứng thực sơ yếu lý lịch không?
Có. Công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực chữ ký, bao gồm chữ ký trên sơ yếu lý lịch.
Có thể ký sẵn sơ yếu lý lịch ở nhà rồi mang đi chứng thực không?
Không nên. Người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Nếu đã ký sẵn, bạn thường phải khai lại bản mới.
Chứng thực sơ yếu lý lịch cho người khác được không?
Không. Chứng thực chữ ký đòi hỏi chính người khai có mặt và ký, nên không thể nhờ người khác đi làm thay.
Có chứng thực sơ yếu lý lịch online được không?
Hiện chứng thực chữ ký trên giấy vẫn yêu cầu người ký có mặt. Với thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, Nghị định 280/2025/NĐ-CP cho phép nhận kết quả trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến theo đăng ký của người yêu cầu; còn chứng thực chữ ký thì bạn vẫn phải có mặt để ký.
Tóm lại, sơ yếu lý lịch không “công chứng” mà được chứng thực chữ ký. Bạn chỉ cần mang bản khai chưa ký và thẻ căn cước đến UBND xã, phường bất kỳ hoặc tổ chức hành nghề công chứng, ký trước mặt cán bộ và nộp lệ phí là xong trong ngày.
