Biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ là văn bản ghi lại việc các thành viên trong hộ thống nhất cử một người đủ năng lực hành vi dân sự làm chủ hộ mới. Pháp luật hiện nay không quy định mẫu bắt buộc cho biên bản này, nhưng nó là giấy tờ chứng minh sự đồng thuận khi bạn làm thủ tục điều chỉnh thông tin chủ hộ cùng tờ khai CT01. Bên dưới là mẫu đầy đủ và cách viết từng mục.
Tóm tắt nhanh
- Biên bản họp gia đình không phải mẫu bắt buộc, nhưng nên lập để chứng minh các thành viên thống nhất cử chủ hộ mới.
- Giấy tờ chính khi làm thủ tục là Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01) theo Thông tư 116/2026/TT-BCA, kèm giấy tờ chứng minh lý do thay đổi.
- Nộp tại Công an cấp xã nơi đăng ký thường trú hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công/VNeID.
- Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023; hiện nay thông tin chủ hộ được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ là gì, có bắt buộc không?
Chủ hộ là người đại diện cho hộ gia đình khi thực hiện các thủ tục về cư trú. Theo Luật Cư trú 2020, chủ hộ phải là người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và được các thành viên trong hộ thống nhất đề cử. Vì vậy, khi đổi chủ hộ, việc “cả nhà đồng ý” là điều kiện quan trọng.
Biên bản họp gia đình chính là bằng chứng cho sự đồng ý đó. Tuy nhiên, bạn cần phân biệt hai loại giấy tờ:
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01): là giấy tờ bắt buộc, do Bộ Công an ban hành. Mẫu hiện hành kèm Thông tư 116/2026/TT-BCA, áp dụng từ 01/07/2026.
- Biên bản họp gia đình: là giấy tờ do gia đình tự lập, không có mẫu pháp lý cố định. Bạn nên lập khi hộ có nhiều thành viên, khi chủ hộ cũ đã mất, đi nước ngoài hoặc không thể có mặt, hoặc khi cần tránh tranh cãi sau này.
Lưu ý: Cách người dân thường gọi là “đổi chủ hộ khẩu” là cách nói theo thói quen cũ. Từ 01/01/2023 sổ hộ khẩu giấy không còn giá trị, nên hiện nay thủ tục này là điều chỉnh thông tin về chủ hộ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú. Bạn không còn phải mang sổ hộ khẩu đi sửa.
Khi nào cần thay đổi chủ hộ?
Bạn cần họp gia đình và làm thủ tục đổi chủ hộ trong các tình huống thường gặp sau:
- Chủ hộ qua đời, bị tuyên bố mất tích hoặc chết.
- Chủ hộ chuyển nơi thường trú sang địa chỉ khác, không còn cư trú tại hộ đó.
- Chủ hộ ra nước ngoài sinh sống lâu dài.
- Chủ hộ mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Chủ hộ muốn nhường vai trò cho con, cháu vì tuổi cao, sức khỏe yếu.
- Sau ly hôn hoặc tách hộ, hộ còn lại cần cử người đại diện mới.
Ví dụ: Gia đình ông Nguyễn Văn A có 5 người cùng đăng ký thường trú. Ông A mất, bà B (vợ) và ba người con trưởng thành họp lại, thống nhất cử anh C (con trai cả) làm chủ hộ. Cả nhà lập biên bản, anh C nộp kèm tờ khai CT01 và giấy chứng tử của ông A tại Công an xã nơi thường trú.
Nếu hộ có người ở ghép vì đang đăng ký tạm trú, người đó không thuộc thành phần họp để bầu chủ hộ của hộ thường trú.
Mẫu biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, thay các phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thật của gia đình.
MẪU BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH THAY ĐỔI CHỦ HỘ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
BIÊN BẢN HỌP GIA ĐÌNH
V/v: Thống nhất thay đổi chủ hộ
Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm …, tại địa chỉ: [số nhà, đường/thôn, xã/phường, tỉnh/thành phố], hộ gia đình chúng tôi đã tổ chức họp để thống nhất việc thay đổi chủ hộ.
I. THÀNH PHẦN THAM DỰ
1. Ông/Bà: [họ và tên], sinh ngày …/…/…, số định danh cá nhân: [số], quan hệ với chủ hộ hiện tại: [vợ/con/…].
2. Ông/Bà: [họ và tên], sinh ngày …/…/…, số định danh cá nhân: [số], quan hệ với chủ hộ hiện tại: […].
3. Ông/Bà: [họ và tên], sinh ngày …/…/…, số định danh cá nhân: [số], quan hệ với chủ hộ hiện tại: […].
(Liệt kê đầy đủ các thành viên trong hộ có mặt. Thành viên vắng mặt ghi rõ: Ông/Bà [họ tên] vắng mặt, có văn bản đồng ý kèm theo.)
II. NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Chủ hộ hiện tại: Ông/Bà [họ và tên], số định danh cá nhân [số].
2. Lý do thay đổi chủ hộ: [Chủ hộ đã mất ngày …/…/… (Giấy chứng tử/Trích lục khai tử số … do … cấp) / Chủ hộ chuyển nơi thường trú / Chủ hộ ra nước ngoài định cư / Chủ hộ tuổi cao, đề nghị thay đổi / Lý do khác].
3. Các thành viên đã cùng trao đổi và thống nhất đề cử Ông/Bà [họ và tên], sinh ngày …/…/…, số định danh cá nhân [số], quan hệ với chủ hộ cũ: [con/vợ/…], là người có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, làm chủ hộ mới của hộ gia đình kể từ ngày biên bản này được lập.
4. Kết quả lấy ý kiến: [tổng số] thành viên có mặt, [số] thành viên đồng ý, [số] thành viên không đồng ý. Không có ý kiến khác.
5. Các thành viên cam kết: thông tin trong biên bản là đúng sự thật, việc thay đổi chủ hộ là tự nguyện, không bị ép buộc, không có tranh chấp về việc cử chủ hộ; chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã nêu.
6. Đề nghị Công an [xã/phường …, tỉnh/thành phố …] giải quyết thủ tục điều chỉnh thông tin về chủ hộ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.
Cuộc họp kết thúc vào hồi … giờ … cùng ngày. Biên bản được lập thành [số] bản, mỗi bản có giá trị như nhau, các thành viên đã đọc lại, nhất trí và cùng ký tên dưới đây.
CHỦ HỘ CŨ (nếu còn) CHỦ HỘ MỚI CÁC THÀNH VIÊN KHÁC
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Người ghi biên bản: [họ tên, chữ ký]
Cách viết biên bản họp gia đình đổi chủ hộ
Văn bản này là văn bản hành chính thông thường, nên cần viết ngắn gọn, đúng thể thức và chính xác về thông tin. Bạn có thể tham khảo thêm về phong cách ngôn ngữ hành chính để diễn đạt rõ ràng, trung tính.
Phần mở đầu: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản
Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ ở giữa đầu trang, sau đó là tên “Biên bản họp gia đình” và trích yếu “V/v thống nhất thay đổi chủ hộ”. Ghi đúng thời gian, địa điểm họp.
Phần thành phần tham dự
- Ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân (số trên thẻ căn cước hoặc CCCD) của từng người.
- Nêu quan hệ của từng người với chủ hộ hiện tại để cơ quan cư trú dễ đối chiếu.
- Thành viên chưa đủ 18 tuổi có thể được ghi tên là thành viên trong hộ, phần ý kiến do cha, mẹ hoặc người giám hộ ký.
Phần nội dung: lý do, người được cử, kết quả
Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần nêu rõ ba ý: lý do đổi chủ hộ; ai là chủ hộ mới (và người đó có đủ năng lực hành vi dân sự); kết quả đồng ý của các thành viên. Nếu chủ hộ mất, ghi số giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử để đối chiếu.
Phần cam kết và chữ ký
Phần cam kết giúp ràng buộc trách nhiệm của các bên, hạn chế tranh chấp. Mỗi người tự ký, ghi rõ họ tên. Không ký thay nhau nếu không có ủy quyền hợp lệ.
Cảnh báo: Không khai sai sự thật, không giả mạo chữ ký của thành viên trong hộ. Hành vi khai báo gian dối hoặc làm giả giấy tờ để làm thủ tục cư trú có thể bị xử phạt hành chính, nghiêm trọng hơn có thể bị xử lý hình sự.
Thủ tục thay đổi chủ hộ năm 2026
Từ 01/07/2025 chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh – xã), không còn cấp huyện. Việc đăng ký, điều chỉnh thông tin cư trú hiện do Công an cấp xã thực hiện, phù hợp với Luật Cư trú đã được sửa đổi bởi Luật số 118/2025/QH15 (hiệu lực 01/07/2026).
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (mẫu CT01 theo Thông tư 116/2026/TT-BCA), ghi rõ nội dung thay đổi là chủ hộ.
- Giấy tờ, tài liệu chứng minh việc điều chỉnh: giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử, quyết định của Tòa án tuyên bố chết/mất tích/mất năng lực hành vi dân sự, hoặc giấy tờ khác tùy lý do.
- Biên bản họp gia đình hoặc văn bản đồng ý của các thành viên (nên có).
- Thẻ căn cước/CCCD của người đi nộp. Nếu bạn chưa có thẻ căn cước mới, xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Họp gia đình, thống nhất người làm chủ hộ mới và lập biên bản theo mẫu ở trên.
- Bước 2: Điền tờ khai CT01. Mục thông tin chủ hộ ghi theo hướng dẫn trong tờ khai; nếu cần ý kiến đồng ý thì ghi rõ nội dung và ký, hoặc xác nhận qua VNeID.
- Bước 3: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Công an cấp xã nơi đăng ký thường trú, hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID.
- Bước 4: Cơ quan đăng ký cư trú kiểm tra, điều chỉnh thông tin chủ hộ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo kết quả cho các thành viên. Thời hạn giải quyết là vài ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; bạn nên hỏi bộ phận tiếp nhận để biết chính xác thời hạn tại địa phương.
Thủ tục này thường không mất lệ phí hoặc mức lệ phí rất thấp, và hiện có chính sách miễn lệ phí đối với một số thủ tục cư trú thực hiện trên VNeID. Bạn nên xem thông báo niêm yết tại nơi nộp để biết mức cụ thể.
Lưu ý để hồ sơ không bị trả lại
- Người làm chủ hộ mới phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Người chưa thành niên hoặc người bị mất năng lực hành vi dân sự không thể làm chủ hộ.
- Thống nhất thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, số định danh trong biên bản phải trùng với dữ liệu trên thẻ căn cước và Cơ sở dữ liệu dân cư. Nếu bạn ghi không chắc nơi cấp hay số thẻ, xem cách tra cứu số thẻ căn cước online.
- Người vắng mặt: nếu có thành viên không về họp được, nên có văn bản đồng ý riêng hoặc xác nhận qua VNeID. Theo hướng dẫn tại Thông tư 116/2026/TT-BCA, việc lấy ý kiến của chủ hộ có thể thực hiện bằng văn bản riêng hoặc qua ứng dụng định danh quốc gia mà không bắt buộc công chứng, chứng thực. Với biên bản gia đình, việc có chứng thực chữ ký hay không do bạn cân nhắc để tăng độ tin cậy; xem thêm nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
- Có tranh chấp: nếu các thành viên không thống nhất, cơ quan cư trú không thể tự quyết thay gia đình. Các bên cần thỏa thuận lại, hoặc trong trường hợp có tranh chấp về tài sản, thừa kế thì giải quyết theo thủ tục dân sự riêng.
- Chủ hộ không đồng nghĩa với chủ sở hữu nhà đất: đổi chủ hộ chỉ thay đổi người đại diện về cư trú, không làm thay đổi quyền sở hữu tài sản.
Trường hợp hộ tách ra sau ly hôn, bạn có thể tham khảo thêm thủ tục ly hôn cần giấy tờ gì để chuẩn bị giấy tờ chứng minh khi điều chỉnh thông tin cư trú.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy định cư trú đang có nhiều thay đổi từ 01/07/2026, nên bạn hãy đối chiếu với thông báo của Công an cấp xã nơi nộp hồ sơ trước khi đi.
Căn cứ pháp lý
- Luật Cư trú số 68/2020/QH14.
- Luật số 118/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của 10 luật liên quan đến an ninh, trật tự (trong đó có Luật Cư trú), hiệu lực từ 01/07/2026.
- Nghị định số 154/2024/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Cư trú.
- Thông tư số 116/2026/TT-BCA ngày 29/06/2026 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành Luật Cư trú, ban hành các biểu mẫu (trong đó có mẫu CT01), hiệu lực từ 01/07/2026.
- Bộ luật Dân sự 2015 (về năng lực hành vi dân sự, giám hộ).
Câu hỏi thường gặp
Biên bản họp gia đình thay đổi chủ hộ có bắt buộc phải có không?
Không có quy định bắt buộc về biên bản này. Giấy tờ bắt buộc là tờ khai thay đổi thông tin cư trú mẫu CT01 và giấy tờ chứng minh lý do thay đổi. Tuy vậy, biên bản giúp chứng minh sự đồng ý của các thành viên nên rất nên lập.
Biên bản họp gia đình đổi chủ hộ có cần công chứng, chứng thực không?
Pháp luật không bắt buộc công chứng hay chứng thực biên bản gia đình. Việc ghi nhận ý kiến đồng ý có thể bằng chữ ký trên tờ khai, văn bản riêng hoặc xác nhận qua VNeID. Bạn chỉ nên chứng thực khi muốn tăng độ tin cậy hoặc khi Công an cấp xã yêu cầu.
Chủ hộ mất thì ai được làm chủ hộ mới?
Không có thứ tự ưu tiên cố định. Các thành viên trong hộ thống nhất đề cử một người đủ năng lực hành vi dân sự, thường là vợ/chồng hoặc con cả. Người này làm thủ tục kèm giấy chứng tử của chủ hộ cũ.
Đổi chủ hộ năm 2026 nộp ở đâu, có làm online được không?
Bạn nộp tại Công an cấp xã nơi đăng ký thường trú. Ngoài nộp trực tiếp, bạn có thể nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID nếu tài khoản định danh điện tử đủ điều kiện.
Sau khi đổi chủ hộ có phải đổi sổ hộ khẩu không?
Không. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023. Thông tin chủ hộ mới được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, và bạn có thể kiểm tra trên VNeID hoặc xin xác nhận thông tin cư trú khi cần.
Chủ hộ còn sống nhưng đi làm xa, có phải đổi chủ hộ không?
Không bắt buộc. Chỉ khi chủ hộ chuyển nơi thường trú, không còn cư trú hợp pháp tại hộ đó hoặc không còn đủ điều kiện làm chủ hộ thì hộ mới cần cử chủ hộ khác.
Tóm lại, để đổi chủ hộ thuận lợi, bạn hãy họp gia đình, lập biên bản ghi rõ lý do và người được cử, rồi nộp cùng tờ khai CT01 và giấy tờ chứng minh tại Công an cấp xã. Một biên bản đầy đủ thông tin, có chữ ký của các thành viên sẽ giúp hồ sơ nhanh được chấp nhận và tránh tranh chấp về sau.
