Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì? Ai phải làm, hạn nộp 2026

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế trong một năm dương lịch, tính lại số thuế phải nộp rồi so với số thuế đã tạm khấu trừ hoặc tạm nộp. Kết quả cho biết bạn phải nộp thêm, đã nộp thừa (được hoàn hoặc bù trừ sang kỳ sau) hay vừa đủ. Bạn có thể tự quyết toán hoặc, nếu đủ điều kiện, ủy quyền cho nơi trả lương làm thay.

Quyết toán thuế TNCN là gì?

Trong năm, thuế TNCN thường được nộp tạm: công ty khấu trừ từ lương hằng tháng hoặc hằng quý, còn thu nhập vãng lai (thù lao, hợp đồng thời vụ) thường bị khấu trừ 10%. Cuối năm, cơ quan thuế cần biết tổng thu nhập thật sự của bạn, các khoản được giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…) để tính lại. Việc kê khai và tính lại đó là quyết toán.

Vì thế, quyết toán không làm phát sinh một loại thuế mới. Nó chỉ điều chỉnh chênh lệch giữa số đã tạm nộp và số phải nộp thực tế của cả năm.

Ai phải quyết toán thuế TNCN?

Có hai nhóm đối tượng có trách nhiệm quyết toán:

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công (công ty, cơ quan, hộ kinh doanh có thuê lao động): quyết toán cho số thuế đã khấu trừ của người lao động và nộp hồ sơ cho cơ quan thuế. Nếu cả năm không chi trả thu nhập chịu thuế cho ai thì không phải nộp tờ khai quyết toán.
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện phải tự quyết toán, thường gặp là:
  • có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều kiện ủy quyền;
  • có thu nhập vãng lai chưa bị khấu trừ hoặc khấu trừ chưa đủ;
  • đã nộp thừa và muốn hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau;
  • chưa có mã số thuế hoặc không còn làm việc ở nơi trả thu nhập vào thời điểm quyết toán;
  • người nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam, phải quyết toán trước khi xuất cảnh.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có cách khai và quyết toán riêng theo quy định mới về quản lý thuế. Bài này tập trung vào người có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN

Bạn không bắt buộc quyết toán nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Số thuế đã tạm nộp lớn hơn số phải nộp nhưng bạn không yêu cầu hoàn hay bù trừ sang kỳ sau.
• Có thêm thu nhập ở nơi khác mà bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng (trước đây là 10 triệu đồng), đã bị khấu trừ 10% và bạn không yêu cầu quyết toán phần này. Mức 15 triệu đồng áp dụng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
• Số thuế phải nộp thêm rất nhỏ. Trước đây quy định ngưỡng từ 50.000 đồng trở xuống; bạn nên đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi bỏ qua.
• Thu nhập thấp, sau giảm trừ không phát sinh thuế phải nộp và không bị khấu trừ khoản nào.

Khi nào được ủy quyền cho công ty quyết toán?

Ủy quyền không bắt buộc. Bạn được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay khi đủ các điều kiện:

• chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị;
• thực tế đang làm việc tại đơn vị đó vào thời điểm quyết toán (kể cả khi chưa làm đủ 12 tháng trong năm);
• nếu có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác thì bình quân tháng không quá 15 triệu đồng, đã bị khấu trừ 10% và bạn không yêu cầu quyết toán phần đó.

Bạn không được ủy quyền trong các trường hợp như: ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên ở nhiều nơi; có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ hoặc khấu trừ chưa đủ; đã nhận chứng từ khấu trừ thuế từ đơn vị (trừ khi đơn vị đã thu hồi và hủy); không còn làm việc tại đơn vị lúc quyết toán; chưa có mã số thuế; hoặc thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.

Việc ủy quyền lập theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (Thông tư 89/2026/TT-BTC). Đơn vị trả thu nhập tổng hợp và nộp tờ khai quyết toán thay bạn.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Với kỳ quyết toán năm 2025 (thực hiện năm 2026), hạn của cá nhân tự quyết toán là 30/4/2026 nhưng đã lùi sang 04/5/2026 do trùng kỳ nghỉ lễ. Cá nhân có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn thuế mà nộp tờ khai muộn thì không bị xử phạt vi phạm hành chính về nộp quá hạn.

Cách tính số thuế phải nộp hoặc được hoàn

Công thức chung với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú:

1. Bước 1: Cộng tổng thu nhập chịu thuế cả năm (lương, thưởng, phụ cấp chịu thuế…), trừ các khoản được miễn thuế.
2. Bước 2: Trừ các khoản giảm trừ: bảo hiểm bắt buộc, giảm trừ gia cảnh (15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký), từ thiện, khuyến học… Ra thu nhập tính thuế.
3. Bước 3: Áp biểu thuế lũy tiến từng phần. Từ kỳ tính thuế 2026, biểu thuế tiền lương, tiền công gồm 5 bậc: 5%, 10%, 20%, 30%, 35%.
4. Bước 4: So sánh với số thuế đã tạm khấu trừ cả năm. Nếu thiếu thì nộp thêm; nếu thừa thì chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.

Ví dụ: Chị Lan làm cho một công ty theo hợp đồng không xác định thời hạn, năm 2026 chỉ có thu nhập tại đây, công ty khấu trừ thuế hằng tháng. Cuối năm chị có thêm một người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ từ tháng 3. Vì chỉ có một nguồn thu nhập và vẫn đang làm việc, chị có thể ký giấy ủy quyền để công ty quyết toán thay và nhận lại phần thuế nộp thừa (nếu có) qua lương.

Muốn có người phụ thuộc được giảm trừ, bạn cần đăng ký đúng hồ sơ; xem thêm cách tra cứu người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh để kiểm tra trước khi quyết toán.

Hồ sơ và các bước tự quyết toán

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN (dành cho cá nhân trực tiếp quyết toán) cùng các phụ lục nếu có người phụ thuộc.
• Bản chụp chứng từ khấu trừ thuế do nơi trả thu nhập cấp (hoặc chứng từ nộp thuế thay), kèm chứng từ các khoản giảm trừ khác.
• Tài liệu chứng minh người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký hoặc cần bổ sung).
• Nếu cần hoàn thuế: thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn.

Mẫu biểu có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, bạn nên dùng đúng mẫu hiển thị trên hệ thống khai thuế điện tử của cơ quan thuế.

Các bước nộp hồ sơ trực tuyến

1. Bước 1: Xác định mã số thuế của bạn. Từ 01/07/2025, số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế; nếu cần, xem mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành, cách tìm mã số thuế cá nhân hoặc cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
2. Bước 2: Đăng nhập cổng dịch vụ thuế điện tử dành cho cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại (bằng tài khoản VNeID hoặc tài khoản đã đăng ký).
3. Bước 3: Chọn mục khai quyết toán thuế TNCN, nhập thu nhập, giảm trừ, số thuế đã khấu trừ; hệ thống sẽ tính số thuế phải nộp hoặc còn thừa.
4. Bước 4: Nộp tờ khai, lưu thông báo tiếp nhận. Nếu phải nộp thêm, thanh toán tiền thuế theo hướng dẫn; nếu được hoàn, chọn đề nghị hoàn hoặc bù trừ.
5. Bước 5: Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ, bổ sung giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Nộp muộn, không quyết toán thì sao?

• Có thuế phải nộp thêm mà nộp hồ sơ hoặc nộp tiền muộn: bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền chậm nộp và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về khai thuế quá hạn theo nghị định xử phạt về thuế hiện hành.
• Nộp thừa, muốn hoàn mà nộp muộn: không bị phạt nộp tờ khai quá hạn, nhưng vẫn nên nộp sớm để được hoàn kịp thời.
• Khai sai, thiếu: bạn nên khai bổ sung điều chỉnh khi phát hiện, tránh bị ấn định thuế hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.

Người lao động ủy quyền hợp lệ mà công ty quyết toán sai thì cần trao đổi với công ty để điều chỉnh; khi bạn thuộc diện phải tự quyết toán nhưng đã ủy quyền nhầm, hãy tự khai trực tiếp với cơ quan thuế để tránh bị truy thu.

Căn cứ pháp lý

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, quyết toán thuế TNCN là bước chốt nghĩa vụ thuế cả năm. Hãy xác định bạn thuộc nhóm ủy quyền, tự quyết toán hay không phải quyết toán, chuẩn bị đủ chứng từ khấu trừ và hồ sơ người phụ thuộc, rồi nộp trước hạn để tránh bị phạt và kịp nhận hoàn thuế nếu có.