Mẫu giấy ủy quyền công ty cho cá nhân mới nhất 2026

Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân là văn bản trong đó doanh nghiệp, thông qua người đại diện theo pháp luật, giao cho một cá nhân thay mặt thực hiện công việc cụ thể trong phạm vi và thời hạn xác định. Văn bản cần ghi rõ bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung, thời hạn, rồi có chữ ký và dấu của công ty (nếu có). Mẫu đầy đủ ở bên dưới.

Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân là gì?

Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự. Công ty là pháp nhân nên hoàn toàn có thể ủy quyền cho một cá nhân, ví dụ nhân viên hành chính, kế toán hoặc người ngoài công ty, làm việc thay mình.

Những việc thường ủy quyền gồm: nộp và nhận hồ sơ tại cơ quan nhà nước, làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng cụ thể, nhận hàng hóa, nhận văn bản, tham gia họp.

Ai được ký giấy ủy quyền thay mặt công ty?

Người ký thường là người đại diện theo pháp luật theo điều lệ công ty (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch công ty…). Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung năm 2025 (hiệu lực từ 01/07/2025), vẫn giữ nguyên nguyên tắc này. Nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, điều lệ sẽ quy định quyền, nghĩa vụ của từng người, nên bạn cần đối chiếu điều lệ trước khi ký.

Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, bạn cần có văn bản ủy quyền hợp lệ của người đại diện (hoặc quyết định phân công) và nội dung ủy quyền phải cho phép ủy quyền lại.

Mẫu giấy ủy quyền công ty cho cá nhân

Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay các phần dấu chấm bằng thông tin thực tế.

Mẫu rút gọn: ủy quyền nộp và nhận hồ sơ

Với việc đơn giản như nộp hồ sơ, nhận kết quả, bạn có thể dùng bản ngắn gọn sau.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bước 1: Ghi đúng tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu địa chỉ đã đổi theo sắp xếp đơn vị hành chính (còn 34 tỉnh/thành, chính quyền hai cấp từ 01/07/2025), hãy ghi địa chỉ đang đăng ký mới nhất.
2. Bước 2: Ghi người đại diện theo pháp luật cùng chức danh đúng như điều lệ và đăng ký kinh doanh.
3. Bước 3: Ghi thông tin người được ủy quyền chính xác theo thẻ căn cước hoặc CCCD còn hạn. Cách ghi nơi cấp bạn có thể tham khảo trong bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ. Nếu cần xác minh số thẻ, xem hướng dẫn tra số căn cước công dân online.
4. Bước 4: Liệt kê công việc cụ thể, tránh viết chung chung kiểu “giải quyết mọi công việc của công ty”. Nêu tên thủ tục, cơ quan tiếp nhận, loại giấy tờ.
5. Bước 5: Ghi thời hạn bằng ngày tháng cụ thể hoặc “đến khi hoàn thành công việc”.
6. Bước 6: Người đại diện theo pháp luật ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu công ty có dấu. Cách đóng dấu đúng vị trí xem thêm tại bài cách đóng dấu giáp lai, dấu treo. Người được ủy quyền cũng ký xác nhận.

Thời hạn, hình thức và công chứng

Giấy ủy quyền có thời hạn bao lâu?

Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền (Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015). Nếu không xác định được, quyền đại diện gắn với giao dịch cụ thể thì kéo dài đến khi giao dịch đó chấm dứt. Nếu không gắn với giao dịch cụ thể thì thời hạn là 01 năm kể từ khi phát sinh quyền đại diện. Với hợp đồng ủy quyền, Điều 563 cũng quy định mặc định 01 năm khi các bên không thỏa thuận và luật không quy định khác.

Khi nào việc ủy quyền chấm dứt?

Theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo ủy quyền chấm dứt khi: các bên thỏa thuận; hết thời hạn ủy quyền; công việc đã hoàn thành; một bên đơn phương chấm dứt theo quy định; hoặc một bên không còn tư cách (ví dụ cá nhân chết, pháp nhân chấm dứt tồn tại). Đơn phương chấm dứt cần tuân thủ điều kiện về thông báo, thù lao hoặc bồi thường nếu có.

Giấy ủy quyền công ty cho cá nhân có cần công chứng không?

Pháp luật dân sự không đòi hỏi mọi giấy ủy quyền phải công chứng. Văn bản có chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu công ty (nếu có) thường đã đủ cho nhiều việc nội bộ hoặc giao dịch thông thường. Tuy nhiên, cần công chứng hoặc chứng thực nếu luật quy định riêng cho loại giao dịch đó hoặc nếu cơ quan, tổ chức tiếp nhận (ngân hàng, cơ quan đăng ký…) yêu cầu bằng văn bản hướng dẫn của mình. Trước khi làm, bạn nên hỏi nơi tiếp nhận để tránh phải làm lại.

Nếu cần chứng thực chữ ký, từ 01/11/2025 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP) cho phép chứng thực bản sao và chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo quy trình chứng thực tương tự ở bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.

Lưu ý pháp lý khi ủy quyền

• Người được ủy quyền cần đủ năng lực. Cá nhân từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp luật quy định giao dịch phải do người từ đủ 18 tuổi trở lên thực hiện. Nên chọn người đủ 18 tuổi.
• Không vượt quá phạm vi. Người được ủy quyền chỉ được làm trong phạm vi đã ghi. Việc làm ngoài phạm vi không ràng buộc công ty, trừ khi công ty chấp nhận.
• Ủy quyền lại. Chỉ được ủy quyền lại khi có sự đồng ý của bên ủy quyền hoặc pháp luật cho phép. Nếu cho phép, nên ghi rõ.
• Người đại diện theo pháp luật vắng mặt. Theo Luật Doanh nghiệp, nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này xuất cảnh, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình. Trường hợp này, người đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
• Thông tin cá nhân. Giấy ủy quyền chứa số định danh cá nhân, địa chỉ nên chỉ cung cấp cho nơi cần thiết và giữ bản gốc, bản sao có ghi mục đích sử dụng.
• Lưu giữ. Công ty nên đánh số, lưu bản gốc và theo dõi thời hạn để kịp thu hồi, tránh tranh chấp.

Nếu ủy quyền liên quan đến việc ký giấy tờ tay như vay mượn, bạn có thể tham khảo thêm cách lập văn bản trong bài mẫu giấy ghi nợ viết tay mới nhất. Việc xây dựng câu chữ cho văn bản cần rõ ràng, ngắn gọn, bạn có thể xem phong cách ngôn ngữ hành chính để tham khảo.

Câu hỏi thường gặp

Một giấy ủy quyền tốt cần xác định đúng người ký, nêu cụ thể công việc, có thời hạn rõ ràng và thông tin người được ủy quyền chính xác. Hãy dùng mẫu trên làm khung, rồi điều chỉnh theo điều lệ công ty và yêu cầu của nơi tiếp nhận để văn bản được chấp nhận ngay từ lần đầu.