Hóa đơn điều chỉnh giảm là hóa đơn điện tử do người bán lập để giảm giá trị của một hóa đơn đã phát hành, ví dụ khi khách trả lại hàng, được chiết khấu, giảm giá hoặc hóa đơn gốc ghi dư số lượng, đơn giá. Hóa đơn này ghi dòng tham chiếu đến hóa đơn gốc và thể hiện phần giảm bằng số âm. Hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/7/2026, hóa đơn điện tử áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (thay Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025).
- Hóa đơn điều chỉnh có dòng chữ “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Giá trị giảm ghi bằng số âm.
- Người mua là doanh nghiệp, hộ hoặc cá nhân kinh doanh: hai bên thường phải lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh do sai sót. Người mua là cá nhân tiêu dùng: người bán chỉ cần thông báo.
- Khách trả lại hàng, chiết khấu, giảm giá: người bán lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Hóa đơn đã điều chỉnh một lần mà còn sai tiếp thì tiếp tục điều chỉnh, không chuyển sang thay thế.
Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì, khi nào được lập?
Hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để sửa hoặc bổ sung cho một hóa đơn đã phát hành. Nó không hủy và không thay thế hóa đơn gốc. Hai hóa đơn cùng tồn tại, giá trị cuối cùng là hóa đơn gốc cộng (hoặc trừ) hóa đơn điều chỉnh. “Điều chỉnh giảm” là trường hợp giá trị cần giảm xuống so với hóa đơn gốc.
Bạn lập hóa đơn điều chỉnh giảm trong hai nhóm tình huống chính:
- Hóa đơn lập sai: ghi dư số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng thanh toán.
- Phát sinh sau khi bán: người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng, được chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giảm giá trị thanh toán khi quyết toán hoặc nghiệm thu.
Nếu hóa đơn chỉ sai thông tin không ảnh hưởng đến số liệu và nghĩa vụ thuế (ví dụ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế), thông thường bạn không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Cần làm gì trước khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm?
Với hóa đơn lập sai thuộc nhóm nội dung quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa sai quy cách, chất lượng), Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hai bên xác nhận sai sót trước khi điều chỉnh:
- Người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Người mua là cá nhân không kinh doanh: người bán thông báo trực tiếp cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
Một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn người bán chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch hoặc giao dịch trên sàn thương mại điện tử, nền tảng số.
Lưu ý: Với khoản giảm phát sinh sau khi bán như trả hàng, chiết khấu, giảm giá, bạn vẫn nên có chứng từ thương mại đi kèm (hợp đồng, thỏa thuận chiết khấu, biên bản trả hàng, phiếu nhập kho) để chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra.
Cách xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm từng bước
- Bước 1: Xác định hóa đơn gốc và nội dung cần giảm. Ghi lại mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập hóa đơn gốc. Đối chiếu phiếu giao hàng, hợp đồng, biên bản trả hàng để biết giảm số lượng, đơn giá hay tiền thuế.
- Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua theo đúng đối tượng người mua (xem mục trên) khi điều chỉnh do sai sót.
- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn đang dùng. Chọn chức năng “điều chỉnh” cho hóa đơn gốc để phần mềm tự đưa dòng tham chiếu. Nhập phần giảm bằng số âm.
- Bước 4: Ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (nếu là hóa đơn có mã) và gửi cho người mua. Hóa đơn không có mã thì ký số rồi gửi trực tiếp cho người mua, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định.
- Bước 5: Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu thuộc trường hợp phải gửi) và kê khai thuế vào đúng kỳ.
Cách ghi hóa đơn điều chỉnh giảm (có ví dụ)
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ tham chiếu theo mẫu: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Khi điều chỉnh giảm, bạn có thể ghi rõ “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn…” cho dễ đối chiếu. Về giá trị, quy định bắt buộc là điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Ví dụ minh họa: Công ty A bán cho Công ty B 100 sản phẩm, đơn giá 200.000 đồng, thuế GTGT 10% (số liệu giả định). Hóa đơn gốc: thành tiền 20.000.000 đồng, tiền thuế 2.000.000 đồng, tổng 22.000.000 đồng. Sau đó B trả lại 10 sản phẩm.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Số lượng | 100 | -10 |
| Đơn giá | 200.000 | 200.000 |
| Thành tiền | 20.000.000 | -2.000.000 |
| Tiền thuế GTGT | 2.000.000 | -200.000 |
| Tổng thanh toán | 22.000.000 | -2.200.000 |
| Giá trị còn lại sau điều chỉnh | Thành tiền 18.000.000; thuế 1.800.000; tổng 19.800.000 | |
Nếu giảm đơn giá thay vì số lượng, bạn ghi phần chênh lệch ở cột thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán bằng số âm, nội dung dòng hàng ghi rõ lý do (ví dụ “giảm giá do hàng chậm tiến độ”). Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn từ máy tính tiền có cách thể hiện riêng; bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để nắm các nội dung bắt buộc.
Các tình huống thường gặp
Người mua trả lại hàng thì ai lập hóa đơn?
Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hai bên có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán. Cả hai bên đều thực hiện nghĩa vụ thuế tương ứng. Tình huống này cũng gặp khi trả lại xe, máy móc hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu; với các loại tài sản này có thể phải xử lý theo quy định riêng, nên kiểm tra kỹ trước khi chọn cách lập. Nếu bạn bán xe máy, đừng nhầm với nghĩa vụ lệ phí trước bạ xe máy của người mua, đây là khoản thu riêng.
Chiết khấu thương mại sau khi xuất hóa đơn
Nếu chiết khấu được thỏa thuận và xác định sau khi hóa đơn đã phát hành, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Khi chiết khấu tính theo số lượng hoặc doanh số, số tiền chiết khấu của hàng đã bán có thể được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Nếu dùng bảng kê đi kèm, bạn phải lưu bảng kê tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Giảm giá hàng bán, giảm giá trị khi quyết toán, nghiệm thu
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách, ghi rõ số tiền giảm và lý do. Với dịch vụ có đối soát, quyết toán, giá trị cuối cùng thấp hơn hóa đơn ban đầu thì lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần chênh lệch.
Lập sai nhiều hóa đơn trong cùng tháng
Nếu trong một tháng bạn lập sai cùng thông tin (người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất) trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT thuộc Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Nên chọn hóa đơn điều chỉnh hay thay thế?
Với các lỗi về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán được chọn một trong hai cách. Bạn có thể so sánh nhanh:
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
| Bản chất | Chỉ sửa phần sai hoặc phần chênh lệch | Lập hóa đơn mới hoàn chỉnh thay hóa đơn cũ |
| Hóa đơn gốc | Vẫn còn hiệu lực | Bị thay thế |
| Cách ghi giá trị | Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm | Ghi đúng toàn bộ giá trị mới |
| Dòng tham chiếu | “Điều chỉnh cho hóa đơn…” | “Thay thế cho hóa đơn…” |
Hai lưu ý quan trọng: nếu hóa đơn đã được điều chỉnh một lần mà phát hiện sai tiếp, bạn tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh (không đổi sang thay thế). Với hóa đơn máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, có thể bắt buộc dùng hóa đơn thay thế (trừ trường hợp trả lại tài sản theo quy định riêng). Nếu hóa đơn sai mã số thuế người mua, bạn nên đối chiếu lại thông tin thật của người mua; cách tra cứu mã số thuế cá nhân sẽ giúp bạn kiểm tra khi người mua là cá nhân, và người mua chưa có mã số thuế có thể xem hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào kỳ nào?
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, với các trường hợp phát sinh sau khi bán như trả lại hàng, chiết khấu thương mại, giảm giá, quyết toán:
- Người bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (kê khai giá trị âm trên tờ khai thuế GTGT).
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Ví dụ: hóa đơn gốc lập tháng 9/2026, đến ngày 03/10/2026 khách trả hàng và người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Người bán kê khai khoản giảm này vào kỳ có ngày 03/10/2026 (kỳ tháng 10 hoặc quý 4/2026 tùy kỳ khai thuế của bạn), không phải kỳ tháng 9.
Lưu ý: Từ 01/7/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC không còn quy định khai bổ sung vào kỳ của hóa đơn bị điều chỉnh như trước đây. Với hóa đơn điều chỉnh do chính sai sót khi lập hóa đơn, các tài liệu giải thích hiện chưa hoàn toàn thống nhất. Bạn nên đối chiếu Luật Quản lý thuế 2025, hướng dẫn về khai thuế và ý kiến của cơ quan thuế quản lý trước khi kê khai bổ sung.
Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Mẫu 04/SS-HĐĐT (thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai) ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC. Từ 01/7/2026, người bán chỉ phải gửi mẫu này trong các trường hợp được quy định tại Điều 10, ví dụ:
- Hóa đơn sai thông tin không ảnh hưởng số liệu và nghĩa vụ thuế, người bán chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04 đến cơ quan thuế, không lập lại hóa đơn.
- Hóa đơn được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế do sai sót: gửi chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Không phải gửi Mẫu 04 trong một số trường hợp, chẳng hạn người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và sửa trực tiếp trên Bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo. Khi cơ quan thuế yêu cầu rà soát hóa đơn (Mẫu 01/TB-RSĐT), bạn gửi Mẫu 04 trong thời hạn ghi trên thông báo.
Lỗi thường gặp cần tránh
Cảnh báo: Ghi số dương trên hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ làm doanh thu, thuế bị kê khai sai chiều. Giá trị giảm luôn phải là số âm.
- Quên dòng tham chiếu hóa đơn gốc hoặc ghi sai mẫu số, ký hiệu, số, ngày.
- Lập hóa đơn mới “bán âm” không tham chiếu hóa đơn gốc thay vì dùng chức năng điều chỉnh.
- Điều chỉnh khi chưa có văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
- Kê khai hóa đơn điều chỉnh sai kỳ, dẫn đến chênh lệch số thuế phải nộp và có thể bị tính chậm nộp.
- Dùng hóa đơn điều chỉnh khi thực chất cần hóa đơn thay thế (hoặc ngược lại) với loại hóa đơn bị hạn chế.
- Không lưu chứng từ đi kèm (thỏa thuận, biên bản trả hàng, bảng kê).
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/7/2026).
- Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ điện tử, đặc biệt Điều 10 về xử lý hóa đơn có sai sót và hóa đơn điều chỉnh, thay thế; Phụ lục III (Mẫu 01/BK-ĐCTT, 04/SS-HĐĐT).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đã được thay thế từ 01/7/2026, áp dụng cho giao dịch giai đoạn trước).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy định có thể được hướng dẫn thêm, bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành khi xử lý hồ sơ cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm hay số dương?
Ghi số âm. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh. Các chỉ tiêu bị giảm như số lượng, thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán đều thể hiện bằng số âm.
Có thể điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 không?
Có thể về mặt nghiệp vụ nếu toàn bộ giá trị bị giảm, ví dụ khách trả lại toàn bộ hàng. Bạn vẫn phải tuân thủ quy tắc xác nhận sai sót hoặc thỏa thuận với người mua, ghi dòng tham chiếu và kê khai đúng kỳ như các trường hợp điều chỉnh khác.
Hóa đơn điều chỉnh lần 2 xử lý thế nào?
Nếu hóa đơn đã điều chỉnh mà vẫn còn sai, bạn tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới, ghi tham chiếu hóa đơn cần điều chỉnh. Không chuyển sang hình thức thay thế.
Người mua là cá nhân không kinh doanh có cần ký văn bản thỏa thuận không?
Không bắt buộc. Với người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Văn bản thỏa thuận áp dụng khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Hóa đơn điều chỉnh có mã của cơ quan thuế có khác hóa đơn không mã không?
Quy trình lập giống nhau. Điểm khác là hóa đơn có mã được gửi lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi giao cho người mua, còn hóa đơn không mã người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế theo quy định.
Hóa đơn xuất trước 01/7/2026 điều chỉnh theo văn bản nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ áp dụng cho giao dịch phát sinh từ thời điểm có hiệu lực. Hóa đơn lập trước thời điểm đó vẫn do Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 điều chỉnh, tuy nhiên hóa đơn điều chỉnh lập từ 01/7/2026 thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, bạn nên đối chiếu quy định chuyển tiếp khi có trường hợp phức tạp.
Tóm lại, hóa đơn điều chỉnh giảm giữ nguyên hóa đơn gốc và thể hiện phần giảm bằng số âm, kèm dòng tham chiếu đầy đủ. Bạn cần xác nhận với người mua đúng đối tượng, lưu chứng từ, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT khi thuộc trường hợp phải gửi và kê khai vào đúng kỳ để tránh sai lệch số thuế.
