Thông tư 78/2021/TT-BTC không còn hiệu lực: từ 01/06/2025 đã được thay bằng Thông tư 32/2025/TT-BTC, và từ 01/07/2026 hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi cần điều chỉnh giảm, người bán lập hóa đơn điều chỉnh có dòng tham chiếu hóa đơn gốc, ghi số âm ở phần giá trị giảm, rồi kê khai theo đúng kỳ thuế.
Tóm tắt nhanh
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hết hiệu lực từ 01/06/2025; hiện hành là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/07/2026).
- Hóa đơn điều chỉnh giảm phải ghi rõ: “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Chỉ ghi phần chênh lệch cần giảm, thể hiện bằng số âm (-), không ghi lại toàn bộ giao dịch.
- Từ 01/07/2026 không còn thủ tục “hủy hóa đơn” khi sai sót; xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Kỳ kê khai phụ thuộc nguyên nhân điều chỉnh: sai sót hay chiết khấu, giảm giá, trả hàng.
Thông tư 78 còn hiệu lực không? Hiện nay áp dụng văn bản nào?
Nhiều người vẫn tìm “hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78” vì đây là văn bản hướng dẫn hóa đơn điện tử phổ biến từ năm 2022. Tuy nhiên, các quy định đó đã thay đổi qua ba giai đoạn:
| Giai đoạn | Văn bản áp dụng |
|---|---|
| Từ 01/07/2022 đến trước 01/06/2025 | Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Từ 01/06/2025 đến hết 30/06/2026 | Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC |
| Từ 01/07/2026 | Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC |
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026 và thay thế Nghị định 123/2020 cùng Nghị định 70/2025. Nguyên tắc cốt lõi của hóa đơn điều chỉnh (ghi tham chiếu hóa đơn gốc, ghi số âm khi giảm) vẫn được giữ, nên các bước dưới đây vẫn hữu ích cho người từng quen cách làm theo Thông tư 78.
Lưu ý: Hóa đơn lập trước 01/07/2026 vẫn có thể được điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định chuyển tiếp của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hãy xác định ngày lập hóa đơn gốc trước khi chọn căn cứ.
Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh giảm?
Hóa đơn điều chỉnh giảm được lập khi giá trị trên hóa đơn gốc cần giảm xuống so với nội dung đã ghi. Thường gặp hai nhóm:
Nhóm 1: Hóa đơn đã lập sai
- Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế (ghi cao hơn thực tế).
- Sai mã số thuế, hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
- Với các lỗi này, người bán được chọn giữa lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế (trừ trường hợp luật yêu cầu bắt buộc thay thế, xem mục sau).
Nhóm 2: Phát sinh sau khi bán hàng
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán sau khi đã xuất hóa đơn.
- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị), thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả hàng.
Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế vẫn đúng, thông thường không cần điều chỉnh giá trị mà xử lý bằng thông báo sai sót gửi cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT). Bạn nên đối chiếu quy định cụ thể trong Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm từng bước
- Bước 1: Xác định đúng sai sót hoặc lý do giảm giá trị. Đối chiếu hợp đồng, phiếu nhập kho, biên bản trả hàng, bảng chiết khấu để biết cần giảm bao nhiêu.
- Bước 2: Thống nhất với người mua và lưu hồ sơ. Nên lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo thể hiện nội dung sai sót, lý do điều chỉnh. Các nguồn hướng dẫn hiện có cách hiểu chưa hoàn toàn đồng nhất về việc văn bản này có bắt buộc với mọi trường hợp hay không, vì vậy cách an toàn là luôn lập và lưu để đối chiếu khi kiểm tra.
- Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm hóa đơn điện tử. Chọn hóa đơn gốc, chọn hình thức điều chỉnh giảm, ghi rõ lý do.
- Bước 4: Ghi dòng tham chiếu. Nội dung gồm: “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Ghi sai số hiệu hoặc ngày của hóa đơn gốc làm hóa đơn điều chỉnh không xác định được giao dịch được điều chỉnh.
- Bước 5: Ghi giá trị âm. Chỉ thể hiện phần chênh lệch cần giảm: số lượng, đơn giá hoặc thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán đều ghi số âm tương ứng.
- Bước 6: Ký số, gửi cho người mua. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế phải được cấp mã trước rồi mới gửi người mua; hóa đơn không có mã gửi theo quy trình truyền dữ liệu hiện hành.
- Bước 7: Kê khai thuế và lưu hồ sơ. Lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, văn bản thỏa thuận và chứng từ liên quan.
Ví dụ ghi số âm trên hóa đơn điều chỉnh giảm
Công ty A bán cho công ty B 20 thùng hàng, đơn giá 1.000.000 đồng/thùng, thuế GTGT 10% (số liệu giả định để minh họa). Hóa đơn gốc: tiền hàng 20.000.000 đồng, thuế 2.000.000 đồng, tổng thanh toán 22.000.000 đồng. Sau đó công ty B trả lại 5 thùng do lỗi chất lượng.
| Chỉ tiêu | Hóa đơn gốc | Hóa đơn điều chỉnh giảm |
|---|---|---|
| Số lượng | 20 thùng | -5 thùng |
| Thành tiền | 20.000.000 | -5.000.000 |
| Tiền thuế GTGT 10% | 2.000.000 | -500.000 |
| Tổng thanh toán | 22.000.000 | -5.500.000 |
Giá trị thực tế sau điều chỉnh là 15 thùng, tiền hàng 15.000.000 đồng, thuế 1.500.000 đồng, tổng 16.500.000 đồng. Ghi chú trên hóa đơn: “Điều chỉnh giảm cho hóa đơn mẫu số 1, ký hiệu 1C26TAA, số 125, ngày… tháng… năm… do trả lại hàng”.
Lưu ý: Nếu muốn giảm toàn bộ hóa đơn về 0, bạn ghi âm toàn bộ thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán. Tuy nhiên, Thông tư 91/2026/TT-BTC chưa hướng dẫn thật rõ trường hợp này, nên cần tham khảo thêm hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý.
Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm vào kỳ nào?
Đây là phần dễ sai nhất. Từ 01/07/2026, kỳ kê khai phụ thuộc vào lý do lập hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại
Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Đây là các trường hợp đặc thù được Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng.
Trường hợp điều chỉnh do hóa đơn đã lập sai
Việc kê khai thực hiện theo quy định chung về khai bổ sung hồ sơ khai thuế tại Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP (cùng hướng dẫn tại Thông tư 89/2026/TT-BTC). Nguyên tắc thường được hướng dẫn như sau:
- Nếu việc điều chỉnh làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được hoàn của kỳ gốc: lập tờ khai bổ sung cho kỳ có hóa đơn sai sót, nộp thuế tăng thêm và tiền chậm nộp (nếu có).
- Nếu chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: kê khai phần chênh lệch vào kỳ phát hiện sai sót.
Cảnh báo: Các tài liệu hướng dẫn về kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh sai sót hiện có cách diễn giải khác nhau. Bạn nên đối chiếu trực tiếp văn bản gốc và hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi nộp tờ khai bổ sung để tránh bị phạt chậm nộp hoặc khai sai.
Bên mua cũng phải rà soát lại hóa đơn đầu vào đã kê khai khấu trừ. Số liệu của người bán và người mua cần khớp với hóa đơn điều chỉnh, vì cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tự động.
Trường hợp phải lập hóa đơn thay thế thay vì điều chỉnh
- Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng (ví dụ xe máy, ô tô): người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai. Riêng trường hợp trả lại hàng thì vẫn theo hướng lập hóa đơn điều chỉnh. Khi mua bán xe, bạn có thể tham khảo thêm cách tính lệ phí trước bạ xe máy vì hóa đơn là căn cứ tính lệ phí.
- Hóa đơn sai mà chưa gửi cho người mua: người bán có thể xử lý bằng hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo từng trường hợp trong hướng dẫn.
- Không còn “hủy hóa đơn”: từ 01/07/2026, khi hóa đơn có sai sót, bạn không làm thủ tục hủy như trước mà xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế. Đã chọn hình thức nào thì nếu hóa đơn mới tiếp tục sai, cần xử lý tiếp theo hình thức đó, không tự ý chuyển đổi.
Lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm
- Ghi dương thay vì ghi âm: làm hóa đơn trở thành điều chỉnh tăng, sai số liệu cả hai bên.
- Ghi lại toàn bộ giá trị giao dịch: hóa đơn điều chỉnh chỉ phản ánh phần chênh lệch.
- Thiếu hoặc sai dòng tham chiếu: không xác định được hóa đơn gốc.
- Sai mã số thuế người mua: cần xác minh lại thông tin trước khi lập. Với cá nhân, bạn có thể xem thêm quy định về mã số thuế cá nhân, trong đó từ 01/07/2025 số định danh cá nhân được dùng làm mã số thuế.
- Kê khai nhầm kỳ: không phân biệt điều chỉnh do sai sót với điều chỉnh do chiết khấu, giảm giá, trả hàng.
- Dùng sai mẫu hóa đơn bán lẻ: hộ, cá nhân kinh doanh nên xem mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để lập đúng nội dung ngay từ đầu, hạn chế phải điều chỉnh.
Nếu bạn là cá nhân chưa có mã số thuế và cần kê khai thuế, có thể tham khảo cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/07/2026).
- Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/07/2026), trong đó có Điều 10 về xử lý hóa đơn có sai sót.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
- Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC từ 01/06/2025); Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đã được thay thế từ 01/07/2026).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Thông tư 78/2021/TT-BTC còn hiệu lực không?
Không. Thông tư này đã được thay bằng Thông tư 32/2025/TT-BTC từ 01/06/2025. Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm hay số dương?
Ghi số âm (-) ở những chỉ tiêu bị giảm như số lượng, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán. Điều chỉnh tăng thì ghi số dương.
Hóa đơn điều chỉnh giảm có cần ghi hóa đơn gốc không?
Có. Bạn phải ghi dòng tham chiếu gồm mẫu số, ký hiệu, số và ngày lập của hóa đơn gốc. Thiếu hoặc sai thông tin này khiến hóa đơn điều chỉnh không xác định được giao dịch cần điều chỉnh.
Hóa đơn điều chỉnh giảm kê khai vào tháng nào?
Nếu điều chỉnh do chiết khấu, giảm giá, trả hàng thì người bán kê khai ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu điều chỉnh do hóa đơn sai sót, kê khai theo quy tắc khai bổ sung: ảnh hưởng số thuế phải nộp thì khai bổ sung kỳ gốc; chỉ ảnh hưởng số thuế còn được khấu trừ thì kê khai chênh lệch ở kỳ phát hiện.
Có được hủy hóa đơn điện tử đã lập sai không?
Từ 01/07/2026, khi hóa đơn có sai sót, bạn không làm thủ tục hủy như trước mà lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo từng trường hợp. Lỗi chỉ sai tên, địa chỉ thì xử lý bằng thông báo sai sót gửi cơ quan thuế.
Hóa đơn xuất từ máy tính tiền sai thì điều chỉnh được không?
Thông thường phải lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp người mua trả lại hàng thì lập hóa đơn điều chỉnh. Bạn nên kiểm tra lại quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC trước khi xử lý.
Tóm lại, cụm “hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78” nay phải đọc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nắm chắc ba điểm: ghi tham chiếu hóa đơn gốc, ghi số âm phần chênh lệch và chọn đúng kỳ kê khai theo nguyên nhân điều chỉnh. Đây là cách giảm rủi ro lệch dữ liệu giữa người bán, người mua và cơ quan thuế.
