Khi người lao động nghỉ việc hoặc không còn thuộc diện đóng bảo hiểm, đơn vị phải báo giảm cho cơ quan BHXH ngay trong tháng phát sinh, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng. Nếu muốn không phải đóng thêm BHYT của tháng sau, đơn vị nên lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau từ ngày 28 của tháng trước. Báo sau ngày cuối tháng được coi là báo giảm chậm.
Tóm tắt nhanh
- Hạn báo giảm: trong tháng phát sinh giảm, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng.
- Mốc ngày 28: lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau từ ngày 28 của tháng trước thì không phải đóng bổ sung BHYT tháng sau.
- Báo giảm chậm: đơn vị phải đóng BHYT các tháng chậm, thẻ BHYT vẫn có giá trị đến hết các tháng đó, cơ quan BHXH không thu hồi thẻ.
- Người lao động không phải chịu khoản BHYT bị truy thu do công ty báo chậm.
- Báo giảm sai tháng (sớm hoặc muộn) phải lập hồ sơ điều chỉnh, không tự ý sửa dữ liệu.
Báo giảm BHXH trước ngày nào trong tháng?
Khi có người lao động giảm, đơn vị phải lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua giao dịch điện tử ngay trong tháng đó, tính đến hết ngày cuối cùng của tháng. Nghĩa là mốc “cứng” là ngày cuối tháng. Còn mốc “tối ưu” để đơn vị không bị đóng thừa BHYT là từ ngày 28.
Bạn cần phân biệt hai khái niệm hay bị nhầm:
- Hạn báo giảm đúng tháng: hết ngày cuối cùng của tháng phát sinh giảm. Quá mốc này là báo giảm chậm.
- Thời điểm báo giảm từ ngày 28: đơn vị được phép lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước. Nhờ vậy không phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Đây là hướng dẫn nghiệp vụ của BHXH được áp dụng lâu nay, không phải thời hạn bắt buộc.
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 01/07/2025) quy định người sử dụng lao động phải điều chỉnh thông tin tham gia khi có thay đổi. Cách tính ngày, tháng cụ thể nằm trong quy trình nghiệp vụ thu của BHXH Việt Nam. Quy trình này đã được cập nhật theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026. Đơn vị nên đối chiếu quy trình mới nhất trên phần mềm kê khai hoặc với cơ quan BHXH quản lý trước khi nộp hồ sơ.
Những trường hợp phải báo giảm lao động
Đơn vị phải báo giảm khi người lao động không còn thuộc diện đóng BHXH, BHYT, BHTN tại đơn vị, thường gặp là:
- Chấm dứt hợp đồng lao động (nghỉ việc, hết hạn hợp đồng, thôi việc, chuyển công tác).
- Nghỉ hưu hoặc qua đời.
- Nghỉ hưởng chế độ thai sản hoặc ốm đau, nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
- Tạm hoãn hợp đồng lao động.
Ngược lại, người lao động đi làm lại sau thời gian nghỉ thì đơn vị báo tăng. Với nhân sự trẻ mới vào làm, bạn có thể xem thêm độ tuổi lao động tối thiểu theo quy định để biết ai thuộc diện ký hợp đồng và tham gia bảo hiểm.
Mốc ngày 28 và ví dụ cụ thể
Để dễ hình dung, hãy xem ví dụ người lao động nghỉ việc ngày 31/07:
| Thời điểm đơn vị báo giảm | Kết quả |
|---|---|
| Từ ngày 28/07 (báo giảm cho tháng 08) | Chỉ đóng đến hết tháng 07; thẻ BHYT dùng đến 31/07. |
| Từ ngày 01/08 (báo giảm cho tháng 08) | Phải đóng bổ sung BHYT tháng 08; thẻ BHYT có giá trị đến 31/08. |
Một ví dụ khác: người lao động nghỉ việc ngày 28/07, đơn vị báo giảm ngày 01/08. Khi đó đơn vị đóng BHYT hết tháng 08, nhưng không đóng BHXH, BHTN của tháng 08.
Lưu ý: Sau khi đã lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau từ ngày 28, đơn vị không được báo phát sinh cho tháng trước nữa. Vì vậy hãy chốt xong dữ liệu lương, ngày công của tháng đó trước khi nộp.
Báo giảm chậm bị xử lý thế nào?
Hậu quả chính của báo giảm chậm là truy thu BHYT:
- Đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm.
- Thẻ BHYT vẫn có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ.
- Mức BHYT hằng tháng là 4,5% tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó người sử dụng lao động đóng 3% và người lao động 1,5%. Với khoản truy thu do công ty báo chậm, trách nhiệm thuộc về đơn vị; người lao động không phải đóng.
Ví dụ: nếu nghỉ việc từ tháng 5 mà đến sang tháng 6 công ty mới báo giảm, công ty phải đóng thêm BHYT tháng 6 dù người lao động đã không còn làm việc.
Cảnh báo: Báo giảm chậm không đồng nghĩa với trốn đóng, nhưng nếu công ty cố tình không báo giảm để giữ khoản đóng hoặc chậm đóng tiền theo quy định thì có thể phát sinh khoản tiền chậm đóng (0,03%/ngày trên số tiền và số ngày chậm) và các chế tài khác. Hãy báo giảm đúng hạn để tránh rủi ro.
Báo giảm BHXH sai tháng: cách khắc phục
“Sai tháng” có thể xảy ra theo hai hướng. Cách xử lý khác nhau.
Trường hợp 1: Báo giảm muộn hơn tháng thực tế
Đây là lỗi phổ biến nhất. Ví dụ người lao động nghỉ từ tháng 3 nhưng đến tháng 5 mới báo giảm.
- Đơn vị phải đóng BHYT cho các tháng chậm, như phần trên.
- Với BHXH, BHTN của những tháng người lao động không còn làm việc mà đơn vị đã trích nộp nhầm, đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh kèm giải trình và chứng từ chứng minh (quyết định thôi việc, bảng lương, biên bản thanh lý hợp đồng). Khoản đóng thừa được cơ quan BHXH xử lý theo hướng hoàn trả hoặc cấn trừ vào các kỳ sau.
- Dữ liệu đóng của người lao động sẽ được chốt lại theo thời gian làm việc thực tế. Người lao động nên tra cứu lại quá trình đóng trên ứng dụng VssID. Khi cần nhận BHXH một lần, bạn có thể tham khảo cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần trên VssID.
Trường hợp 2: Báo giảm sớm hơn thực tế hoặc nhập sai tháng kết thúc
Nếu đơn vị báo giảm nhưng người lao động vẫn làm việc, hoặc chọn nhầm tháng kết thúc đóng, thời gian tham gia sẽ bị thiếu hoặc gián đoạn. Cách khắc phục là lập hồ sơ điều chỉnh để báo tăng lại hoặc bổ sung thời gian đóng. Các trường hợp báo tăng chậm hoặc khai thời gian thiếu chính xác đều phải điều chỉnh lại, kèm đóng truy thu nếu thiếu.
- Bước 1: Rà soát dữ liệu: tháng nghỉ thực tế, tháng đã báo, phương án giảm đã chọn, số tiền đã đóng.
- Bước 2: Lập bảng tổng hợp sai sót theo từng người: sai gì, từ tháng nào, cần truy đóng hay chỉ điều chỉnh thông tin.
- Bước 3: Chuẩn bị chứng từ: hợp đồng, quyết định thôi việc hoặc tạm hoãn, bảng chấm công, bảng lương.
- Bước 4: Nộp hồ sơ điều chỉnh qua phần mềm kê khai hoặc Cổng dịch vụ công; theo dõi thông báo kết quả và nộp bổ sung nếu bị trả hồ sơ.
- Bước 5: Nộp tiền truy thu (nếu có) hoặc làm thủ tục cấn trừ phần đóng thừa.
Nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc: báo giảm thế nào?
Theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, người lao động thuộc diện đóng bắt buộc mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH tháng đó. Điểm mới so với trước là hai bên được thỏa thuận vẫn đóng, với căn cứ đóng bằng tháng gần nhất.
- Không thỏa thuận đóng: đơn vị báo giảm đúng tháng phát sinh. Thời gian đó không tính để hưởng BHXH.
- Có thỏa thuận đóng: không phải báo giảm, người lao động tiếp tục đóng như bình thường.
- Nếu nghỉ không lương dài ngày nhưng mỗi tháng không lương dưới 14 ngày làm việc thì không phải báo giảm.
Cách tính 14 ngày là theo ngày làm việc, không phải ngày dương lịch. Do đó, việc “nghỉ vào ngày 15” không tự động quyết định tháng báo giảm. Bạn cần đếm số ngày làm việc không hưởng lương trong tháng đó. Khi cần nghỉ phép hợp lệ, bạn có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để làm văn bản thống nhất với công ty.
Lưu ý: Khi đơn vị báo giảm và không đóng BHXH, thẻ BHYT của người lao động cũng bị ảnh hưởng. Vì vậy người lao động nên hỏi rõ phương án tiếp tục đóng hoặc tham gia BHYT theo hình thức khác để không gián đoạn khám chữa bệnh.
Hồ sơ và cách nộp báo giảm
Hồ sơ báo giảm thường gồm danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS hoặc phần giảm tương ứng trong quy trình mới) và tờ khai điều chỉnh thông tin đơn vị (TK3-TS) khi cần. Trường hợp báo giảm chậm hoặc điều chỉnh, cơ quan BHXH có thể yêu cầu thêm hồ sơ chứng minh.
- Nộp qua phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc Cổng dịch vụ công. Hồ sơ phải ký số hoặc xác thực theo quy định.
- Cơ quan BHXH trả thông báo kết quả; nếu hồ sơ lỗi, đơn vị sửa và nộp lại ngay.
- Khi chọn phương án giảm, cần chọn đúng loại: giảm hẳn, nghỉ không lương, nghỉ ốm, thai sản… và đúng tháng kết thúc đóng. Chọn sai là nguyên nhân chính dẫn đến báo giảm sai tháng.
Sau khi báo giảm, người lao động nên kiểm tra lại sổ BHXH và dữ liệu trên VssID. Nếu thấy thiếu hoặc sai tháng, hãy yêu cầu đơn vị cũ điều chỉnh bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Báo giảm BHXH trước ngày nào trong tháng?
Đơn vị phải báo giảm trong tháng phát sinh, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng. Để không đóng thêm BHYT tháng sau, đơn vị nên lập hồ sơ báo giảm cho tháng sau từ ngày 28 của tháng trước.
Báo giảm BHXH sai tháng thì phải làm gì?
Đơn vị không tự sửa dữ liệu mà lập hồ sơ điều chỉnh gửi cơ quan BHXH. Hồ sơ kèm chứng từ chứng minh thời điểm nghỉ thực tế. Nếu báo muộn, đơn vị đóng BHYT các tháng chậm. Nếu báo sớm hơn thực tế, đơn vị báo tăng lại hoặc bổ sung thời gian đóng, kèm truy thu nếu thiếu.
Công ty báo giảm chậm thì người lao động có phải đóng BHYT truy thu không?
Không. Khoản BHYT truy thu do báo giảm chậm thuộc trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động. Thẻ BHYT của người lao động vẫn có giá trị đến hết các tháng mà đơn vị đã đóng bổ sung.
Thời gian báo giảm BHXH chậm có bị phạt không?
Báo giảm chậm chủ yếu dẫn tới việc đóng BHYT các tháng chậm. Tuy nhiên, nếu việc chậm báo dẫn đến đóng thiếu, đóng không đúng đối tượng hoặc chậm đóng thì có thể bị tính tiền chậm đóng hoặc xử phạt theo quy định. Mức cụ thể tùy hành vi và do cơ quan có thẩm quyền xác định.
Nghỉ việc giữa tháng thì báo giảm tháng nào?
Báo giảm trong tháng người lao động nghỉ việc. Có đóng BHXH, BHTN của tháng đó hay không phụ thuộc quy tắc 14 ngày làm việc không hưởng lương trong tháng. Còn BHYT sẽ phải đóng cho tháng nghỉ nếu đơn vị báo giảm sau mốc ngày 28 của tháng trước.
Người lao động có thể tự kiểm tra công ty đã báo giảm chưa không?
Có. Bạn tra cứu quá trình đóng, tháng kết thúc đóng và đơn vị đóng trên ứng dụng VssID hoặc cổng thông tin BHXH. Nếu thấy chưa chốt hoặc sai tháng, hãy yêu cầu đơn vị điều chỉnh.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 số 41/2024/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025), trong đó có quy định về điều chỉnh thông tin tham gia (Điều 29) và căn cứ đóng khi không hưởng lương từ 14 ngày làm việc (khoản 5 Điều 33).
- Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN của BHXH Việt Nam: Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/04/2026 (thay thế, cập nhật quy trình trước đây là Quyết định 595/QĐ-BHXH).
- Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 (hướng dẫn mốc báo giảm từ ngày 28 và truy thu BHYT khi báo giảm chậm, được áp dụng trong thực tiễn nghiệp vụ).
Tóm lại, hãy báo giảm trong chính tháng phát sinh và ưu tiên nộp từ ngày 28 để tránh đóng thừa BHYT tháng sau. Nếu đã báo sai tháng, hãy rà soát chứng từ và lập hồ sơ điều chỉnh sớm. Người lao động cũng nên chủ động kiểm tra dữ liệu đóng để quyền lợi không bị gián đoạn. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
