Đơn xin rút hồ sơ học sinh là văn bản do học sinh hoặc cha mẹ học sinh gửi nhà trường để nhận lại hồ sơ, thường khi chuyển trường. Từ 10/05/2026, thủ tục chuyển trường theo Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT: nộp đơn cho trường mới trước, được đồng ý rồi mới gửi đơn cho trường cũ. Trường cũ trả hồ sơ trong tối đa 03 ngày làm việc.
Tóm tắt nhanh
- Muốn rút hồ sơ để chuyển trường, bạn xin trường mới đồng ý trước, sau đó mới nộp đơn cho trường cũ.
- Đơn gửi trường mới có thể nộp qua Cổng dịch vụ công; đơn gửi trường cũ nên có đính kèm ý kiến đồng ý tiếp nhận của trường mới.
- Trường cũ có trách nhiệm trả hồ sơ trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn.
- Bài có sẵn 2 mẫu đơn nguyên văn: rút hồ sơ chuyển trường và rút hồ sơ đã nộp khi đăng ký vào trường.
Khi nào cần đơn xin rút hồ sơ học sinh?
Bạn dùng đơn này trong các tình huống phổ biến sau:
- Chuyển trường: gia đình đổi nơi cư trú, đổi nơi làm việc của cha mẹ, hoặc học sinh có lý do chính đáng cần sang trường khác.
- Rút hồ sơ đã nộp: học sinh đã nộp hồ sơ đăng ký vào trường (ví dụ vào lớp 6, lớp 10) nhưng muốn chuyển nguyện vọng hoặc không theo học nữa.
- Thôi học: học sinh ngừng học vì hoàn cảnh đặc biệt. Cấp tiểu học và THCS thuộc phạm vi giáo dục bắt buộc, phổ cập, nên nhà trường thường sẽ trao đổi với gia đình trước khi giải quyết.
Trong thực tế, nhiều người còn gọi đơn này là “đơn xin rút học bạ” hoặc “đơn xin chuyển trường”. Về bản chất, bạn đang đề nghị nhà trường trả lại hồ sơ cá nhân của học sinh.
Quy định hiện hành về rút hồ sơ khi chuyển trường
Trước đây, thủ tục chuyển trường nằm trong Điều lệ trường tiểu học (Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT) và Điều lệ trường THCS, THPT (Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT). Hiện nay, Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT ban hành Điều lệ trường tiểu học, THCS, THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học, có hiệu lực từ ngày 10/05/2026 và thay thế các văn bản trên, kể cả quy định về chuyển trường.
Ai được chuyển trường?
Theo Điều 34 của Điều lệ ban hành kèm Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT, các đối tượng gồm:
- Học sinh chuyển nơi cư trú theo cha hoặc mẹ;
- Học sinh có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn về gia đình hoặc có lý do thực sự chính đáng phải chuyển trường;
- Học sinh chuyển từ trường phổ thông thường sang trường chuyên biệt hoặc ngược lại, theo điều kiện tương ứng của quy định.
Nếu gia đình đổi chỗ ở, bạn nên cập nhật thông tin cư trú để có căn cứ chứng minh, tham khảo thêm cách đăng ký tạm trú online.
Hồ sơ chuyển trường gồm những gì?
- Đơn xin chuyển trường của học sinh hoặc cha mẹ học sinh (bản điện tử hoặc bản giấy, kê khai đầy đủ thông tin liên quan tới học sinh);
- Bảng tổng hợp kết quả đánh giá rèn luyện và học tập theo quy định hiện hành;
- Kế hoạch giáo dục cá nhân đối với học sinh khuyết tật (nếu có).
Thời hạn xử lý
| Công việc | Thời hạn tối đa |
|---|---|
| Trường mới có ý kiến đồng ý tiếp nhận (chuyển trong cùng tỉnh, thành phố) | 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ |
| Trường mới có ý kiến đồng ý tiếp nhận (chuyển từ tỉnh, thành phố khác) | 08 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ |
| Trường cũ trả hồ sơ cho học sinh | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn |
| Trường mới trao đổi, khảo sát, tư vấn và xếp lớp | 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ |
Lưu ý: Thủ tục chuyển trường học sinh THPT không còn phải qua bước phê duyệt riêng như trước. Nhiều địa phương vẫn có hướng dẫn cụ thể về cách nộp hồ sơ, nên bạn cần hỏi thêm trường mới và cơ quan quản lý giáo dục của tỉnh, thành phố.
Mẫu đơn xin rút hồ sơ chuyển trường
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, dùng cho học sinh tiểu học, THCS, THPT. Đơn gửi cho hiệu trưởng trường đang học, sau khi trường mới đã đồng ý tiếp nhận.
MẪU ĐƠN XIN RÚT HỒ SƠ HỌC SINH (CHUYỂN TRƯỜNG)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày ….. tháng ….. năm 20…
ĐƠN XIN RÚT HỒ SƠ HỌC SINH
(Để chuyển trường)
Kính gửi: Hiệu trưởng Trường ……………………………………………
Tôi tên là: ……………………………… Sinh năm: ………………
Là (cha/mẹ/người giám hộ) của học sinh: ……………………………… Ngày sinh: ….. /….. /…..
Đang học lớp: ………… Năm học: ………… – ………… Mã định danh học sinh (nếu có): ………………
Địa chỉ cư trú hiện nay: ……………………………………………………………
Số điện thoại liên hệ: ………………………
Nay tôi làm đơn này đề nghị Hiệu trưởng nhà trường cho cháu được rút hồ sơ để chuyển sang học tại Trường ……………………………, địa chỉ: ……………………………
Lý do chuyển trường: …………………………………………………………
Nhà trường nơi chuyển đến đã có ý kiến đồng ý tiếp nhận học sinh (đính kèm ý kiến tiếp nhận / thông báo tiếp nhận ngày ….. /….. /…..).
Tôi xin cam kết đã hoàn thành các nghĩa vụ với nhà trường (các khoản thu, sách giáo khoa, thiết bị mượn…) và chịu trách nhiệm về những thông tin đã khai trong đơn.
Rất mong nhận được sự chấp thuận của Hiệu trưởng. Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Ý kiến của giáo viên chủ nhiệm (nếu nhà trường yêu cầu): ………………………………
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu đơn xin rút hồ sơ đã nộp vào trường
Mẫu này dùng khi bạn đã nộp hồ sơ đăng ký tuyển sinh hoặc nhập học vào một trường nhưng muốn lấy lại hồ sơ, chưa học chính thức. Thời hạn và cách thức rút hồ sơ phụ thuộc thông báo tuyển sinh của từng trường và địa phương, nên bạn cần đối chiếu trước khi nộp.
MẪU ĐƠN XIN RÚT HỒ SƠ ĐĂNG KÝ VÀO TRƯỜNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………, ngày ….. tháng ….. năm 20…
ĐƠN XIN RÚT HỒ SƠ
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường ……………………………………………
Tôi tên là: ……………………………… Sinh ngày: ….. /….. /….. Số định danh cá nhân: ………………………
Là (học sinh / cha mẹ học sinh) có tên: ……………………………… Ngày sinh: ….. /….. /…..
Đã nộp hồ sơ đăng ký vào lớp ………… năm học ………… – ………… tại Quý trường ngày ….. /….. /…..
Nay tôi làm đơn này đề nghị Ban Giám hiệu cho rút lại toàn bộ hồ sơ đã nộp, gồm: ………………………………………………………
Lý do: …………………………………………………………
Tôi cam kết không có khiếu nại gì về sau liên quan đến việc rút hồ sơ này.
Kính mong Ban Giám hiệu xem xét, giải quyết. Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn điền đơn từng mục
- Kính gửi: ghi chức danh và tên trường đang giữ hồ sơ (trường cũ nếu chuyển trường). Văn phong nên theo chuẩn văn bản hành chính, tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Thông tin người làm đơn: ghi theo giấy tờ tùy thân. Nếu bạn cần điền nơi cấp thẻ căn cước, xem cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Thông tin học sinh: họ tên, ngày sinh, lớp, năm học, mã định danh học sinh (nếu có) cần khớp với học bạ.
- Lý do: viết ngắn, cụ thể, trung thực. Ví dụ: “Gia đình chuyển nơi cư trú sang phường … do cha công tác tại địa phương mới” hoặc “Điều kiện đi lại quá xa trường hiện tại”.
- Trường chuyển đến: ghi chính xác tên trường và địa chỉ, kèm ngày trường mới đồng ý tiếp nhận.
- Chữ ký: cha mẹ hoặc người giám hộ ký. Học sinh đủ tuổi có thể cùng ký nếu nhà trường yêu cầu.
Nếu trường yêu cầu xác nhận mối quan hệ giữa người làm đơn và học sinh, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Các bước rút hồ sơ học sinh
- Bước 1: Liên hệ trường dự kiến chuyển đến để biết chỉ tiêu, điều kiện tiếp nhận và cách nộp hồ sơ.
- Bước 2: Nộp đơn xin chuyển trường cho trường mới (qua Cổng dịch vụ công; nếu có sự cố kỹ thuật hoặc điều kiện khách quan thì nộp trực tiếp hoặc theo hình thức trường hướng dẫn).
- Bước 3: Nhận ý kiến trả lời của trường mới trong thời hạn 05 ngày làm việc (cùng tỉnh) hoặc 08 ngày làm việc (khác tỉnh).
- Bước 4: Gửi đơn xin rút hồ sơ cho trường cũ, kèm ý kiến đồng ý tiếp nhận của trường mới.
- Bước 5: Nhận lại hồ sơ từ trường cũ trong tối đa 03 ngày làm việc; kiểm tra kỹ rồi nộp cho trường mới.
- Bước 6: Trường mới trao đổi, tư vấn và xếp lớp trong tối đa 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
Khi nhà trường yêu cầu đóng dấu xác nhận trên giấy tờ đi kèm, bạn có thể xem thêm cách đóng dấu giáp lai để chuẩn bị bộ hồ sơ giấy đúng cách.
Lưu ý quan trọng
Cảnh báo: Không rút hồ sơ khỏi trường cũ khi chưa có ý kiến đồng ý tiếp nhận của trường mới. Nếu làm ngược thứ tự, học sinh có thể bị gián đoạn việc học trong lúc chờ trường mới xem xét.
- Chọn thời điểm hợp lý: nên chuyển trường vào cuối học kỳ hoặc cuối năm học để ít ảnh hưởng đến việc học.
- Kiểm tra hồ sơ khi nhận lại: xem họ tên, ngày sinh, kết quả học tập có khớp và đầy đủ không; sai sót cần đề nghị trường cũ chỉnh ngay.
- Hoàn thành nghĩa vụ với trường cũ: các khoản thu, sách thư viện, thiết bị mượn (nếu có).
- Giữ bản chụp: chụp lại đơn, giấy tiếp nhận và biên nhận hồ sơ để đối chiếu khi cần.
- Trường hợp nghỉ ngắn hạn: nếu chỉ vắng mặt vài ngày, bạn chỉ cần xin phép, không cần rút hồ sơ. Tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép.
Lưu ý: Quy trình chi tiết (cổng nộp hồ sơ, biểu mẫu địa phương, thời điểm tiếp nhận) có thể khác nhau giữa các tỉnh, thành phố. Hãy đối chiếu với thông báo mới nhất của trường và cơ quan quản lý giáo dục địa phương.
Câu hỏi thường gặp
Đơn xin rút hồ sơ học sinh gửi cho ai?
Nếu chuyển trường, bạn gửi đơn xin chuyển trường cho trường mới trước, sau khi được đồng ý mới gửi đơn rút hồ sơ cho hiệu trưởng trường cũ. Nếu rút hồ sơ đã nộp khi đăng ký, bạn gửi cho Ban Giám hiệu trường nhận hồ sơ.
Ai được viết đơn xin rút hồ sơ cho học sinh?
Thông thường là cha, mẹ hoặc người giám hộ. Học sinh lớn có thể tự viết đơn nhưng nhà trường thường yêu cầu có chữ ký hoặc xác nhận của phụ huynh.
Rút hồ sơ học sinh mất bao lâu?
Theo Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT, trường cũ trả hồ sơ trong không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đơn. Thời gian trường mới phản hồi là 05 ngày làm việc (cùng tỉnh) hoặc 08 ngày làm việc (khác tỉnh).
Rút hồ sơ chuyển trường có mất phí không?
Quy định chung của Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT không đặt ra khoản phí cho việc trả hồ sơ. Tuy nhiên, bạn vẫn phải thanh toán các khoản đóng góp đã thỏa thuận và trả lại tài sản đã mượn của trường (nếu có).
Có chuyển trường được ngay giữa năm học không?
Việc chuyển trường chỉ được giải quyết khi học sinh thuộc đối tượng được chuyển (đổi nơi cư trú theo cha mẹ, hoàn cảnh khó khăn hoặc lý do chính đáng…) và trường mới còn khả năng tiếp nhận. Vì vậy bạn nên hỏi trường mới trước khi làm thủ tục.
Đơn rút hồ sơ có cần công chứng, chứng thực không?
Nhìn chung không cần. Đơn chỉ cần chữ ký của người làm đơn và các xác nhận mà nhà trường yêu cầu. Nếu trường đòi bản sao giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ khác, bạn xem nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành để làm đúng thủ tục.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT ngày 24/03/2026 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Điều lệ trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học (hiệu lực từ 10/05/2026), đặc biệt Điều 34 về chuyển trường và tiếp nhận học sinh.
- Thông tư 28/2020/TT-BGDĐT và Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT (đã được thay thế bởi Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT).
- Luật Giáo dục hiện hành và các quy định về phổ cập giáo dục.
Đơn xin rút hồ sơ học sinh khá đơn giản, nhưng thứ tự thực hiện mới là điều quyết định: xin trường mới đồng ý trước, rồi mới rút hồ sơ ở trường cũ. Bạn chuẩn bị đúng mẫu, nêu lý do rõ ràng và theo dõi các mốc 03, 05, 08 ngày làm việc sẽ giúp học sinh chuyển trường thuận lợi, không bị gián đoạn việc học.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Ban biên tập Luật Sư X.
