Khi không trực tiếp đến trường được, bạn có thể ủy quyền cho người khác nhận bằng tốt nghiệp thay mình bằng giấy ủy quyền. Quy chế văn bằng, chứng chỉ hiện hành yêu cầu người được cấp bằng phải có giấy ủy quyền theo quy định pháp luật nếu không trực tiếp đến nhận. Phần lớn trường yêu cầu giấy này được chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Tóm tắt nhanh
- Được phép ủy quyền cho người khác nhận bằng tốt nghiệp (THPT, cao đẳng, đại học, sau đại học) khi bạn không thể đến trực tiếp.
- Nên chứng thực chữ ký của người ủy quyền để nhà trường chấp nhận; phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp.
- Người nhận thay mang theo: giấy ủy quyền bản gốc, CCCD/căn cước của mình, bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền và giấy tờ khác theo yêu cầu của trường.
- Ghi rõ loại bằng, số hiệu (nếu có), phạm vi và thời hạn ủy quyền để tránh bị từ chối.
Có được ủy quyền cho người khác nhận bằng tốt nghiệp không?
Có. Theo Bộ luật Dân sự 2015, cá nhân được ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thay mình, trừ những việc pháp luật bắt buộc phải tự thực hiện. Nhận bằng tốt nghiệp không thuộc nhóm bắt buộc phải đích thân thực hiện.
Về chuyên ngành, Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT trước đây quy định người được cấp văn bằng phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật khi không trực tiếp đến nhận. Từ ngày 15/04/2026, Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân thay thế Thông tư 21/2019 và vẫn giữ nghĩa vụ này trong phần quyền, nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ.
Lưu ý: Quy chế chỉ nêu nguyên tắc chung. Thủ tục cụ thể (có yêu cầu chứng thực hay không, nộp ở phòng nào, giờ làm việc) do từng trường, sở giáo dục hoặc cơ sở đào tạo quy định. Bạn nên hỏi phòng đào tạo/văn phòng nhà trường trước khi làm giấy.
Một điểm mới cần biết: từ 15/04/2026, văn bằng, chứng chỉ được cấp dưới dạng giấy hoặc dạng số, văn bằng số có giá trị pháp lý như văn bằng giấy. Nếu trường cấp bản số, bạn nhận trực tiếp qua hệ thống, không cần nhờ người đến lấy. Ngoài ra, hệ thống giáo dục quốc dân không còn bằng tốt nghiệp THCS; người học tốt nghiệp THPT được cấp bằng do hiệu trưởng ký.
Mẫu giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp mới nhất
Mẫu dưới đây dùng được cho bằng THPT, trung cấp, cao đẳng, đại học và các văn bằng khác. Bạn sao chép, thay phần in nghiêng bằng thông tin của mình rồi in ra để ký.
MẪU GIẤY ỦY QUYỀN NHẬN BẰNG TỐT NGHIỆP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
GIẤY ỦY QUYỀN
(V/v: Nhận bằng tốt nghiệp)
Kính gửi: Ban Giám hiệu / Phòng Đào tạo Trường …………………………………
I. NGƯỜI ỦY QUYỀN (người được cấp bằng)
Họ và tên: …………………………………… Ngày sinh: ……/……/………
Số CCCD/căn cước (hoặc hộ chiếu): …………………… Ngày cấp: ……/……/……… Nơi cấp: ……………………
Nơi cư trú hiện nay: ……………………………………………………………
Mã số sinh viên/học sinh (nếu có): ………………… Lớp/Ngành: ………………… Khóa: …………
Năm tốt nghiệp: ………… Hệ đào tạo: …………………
II. NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN
Họ và tên: …………………………………… Ngày sinh: ……/……/………
Số CCCD/căn cước (hoặc hộ chiếu): …………………… Ngày cấp: ……/……/……… Nơi cấp: ……………………
Nơi cư trú hiện nay: ……………………………………………………………
Quan hệ với người ủy quyền: …………………… (bố/mẹ/anh/chị/bạn…)
III. NỘI DUNG ỦY QUYỀN
Do ………………………………… (nêu lý do: đang công tác xa/ở nước ngoài/ốm đau…) nên tôi không thể trực tiếp đến trường nhận bằng. Tôi ủy quyền cho người có tên tại mục II thay mặt tôi thực hiện các việc sau:
1. Làm thủ tục và nhận bản chính bằng tốt nghiệp ……………… (ghi rõ loại bằng), số hiệu (nếu có) ………………;
2. Nhận bảng điểm/phụ lục văn bằng và các giấy tờ kèm theo (nếu có): ………………;
3. Ký nhận vào sổ cấp phát văn bằng của nhà trường.
Thời hạn ủy quyền: từ ngày ……/……/……… đến ngày ……/……/……… (hoặc đến khi hoàn thành việc nhận bằng).
Việc ủy quyền không có thù lao. Tôi cam đoan các thông tin trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc ủy quyền này.
………, ngày ……. tháng ……. năm ………
NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN NGƯỜI ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
LỜI CHỨNG CỦA CƠ QUAN CHỨNG THỰC
(UBND xã/phường hoặc tổ chức hành nghề công chứng chứng thực chữ ký của người ủy quyền)
Hướng dẫn điền từng mục trong mẫu
- Tiêu đề và nơi gửi: ghi đúng tên trường hoặc cơ sở giáo dục cấp bằng. Trình bày theo văn phong hành chính, ngắn gọn, đủ ý; bạn có thể tham khảo bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để diễn đạt chuẩn.
- Thông tin hai bên: ghi đúng họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân theo thẻ căn cước/CCCD còn hiệu lực. Nếu chưa rõ cách ghi cơ quan cấp, xem hướng dẫn về cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ; cần kiểm tra số thẻ thì dùng cách tra số thẻ căn cước công dân online.
- Mối quan hệ: nêu rõ (bố, mẹ, anh, chị, bạn…). Nhiều trường dựa vào mục này để cân nhắc cho nhận thay.
- Phạm vi ủy quyền: ghi cụ thể nhận bằng gì, kèm bảng điểm hay không. Không ghi chung chung kiểu “làm mọi thủ tục”.
- Thời hạn: nên ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Nếu bỏ trống, theo Bộ luật Dân sự 2015 thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập.
- Ký tên: người ủy quyền ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực, không ký sẵn.
Giấy ủy quyền có cần chứng thực, công chứng không?
Pháp luật không bắt buộc mọi giấy ủy quyền phải công chứng. Tuy nhiên, nhà trường cần bảo đảm bằng được trao đúng người nên hầu hết yêu cầu chữ ký của người ủy quyền được chứng thực. Có hai cách phổ biến:
| Hình thức | Nơi thực hiện | Mức phí tham khảo | Khi nào nên dùng |
|---|---|---|---|
| Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền | UBND xã, phường, đặc khu hoặc tổ chức hành nghề công chứng | 10.000 đồng/trường hợp | Việc đơn giản, không thù lao, không chuyển quyền tài sản – phù hợp nhất với nhận bằng |
| Công chứng giấy ủy quyền | Tổ chức hành nghề công chứng | 20.000 đồng (chưa gồm thù lao, chi phí khác nếu có) | Khi trường yêu cầu riêng hoặc bạn muốn độ tin cậy cao hơn |
Theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, người thực hiện chứng thực chỉ chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền khi việc ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản. Nhận bằng tốt nghiệp thường đáp ứng cả ba điều kiện này.
Chứng thực chữ ký ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025), thẩm quyền chứng thực chữ ký thuộc Chủ tịch UBND cấp xã (hoặc người được phân công, ủy quyền theo quy định). Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú, nên bạn có thể đến UBND xã, phường thuận tiện nhất. Một số địa phương chuyển giao một phần việc chứng thực cho tổ chức hành nghề công chứng; hãy kiểm tra thông báo của địa phương nơi bạn ở. Chi tiết tương tự có trong bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành.
Lưu ý: Nếu bạn đang ở nước ngoài, có thể ký giấy ủy quyền và nhờ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chứng thực, sau đó gửi bản gốc về cho người nhận thay.
Hồ sơ người được ủy quyền cần mang theo
- Giấy ủy quyền bản gốc đã được chứng thực chữ ký (hoặc công chứng).
- CCCD/thẻ căn cước hoặc hộ chiếu bản chính của người được ủy quyền để đối chiếu.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người ủy quyền (nhiều trường yêu cầu có chứng thực).
- Thẻ sinh viên, giấy hẹn hoặc giấy báo tốt nghiệp nếu trường có yêu cầu.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ví dụ giấy xác nhận nhân thân) khi trường đòi hỏi. Tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Ví dụ: Anh Minh tốt nghiệp đại học nhưng đang làm việc ở tỉnh khác. Anh viết giấy ủy quyền cho mẹ, ký trước cán bộ chứng thực tại UBND phường nơi anh đang ở (10.000 đồng), rồi gửi bản gốc về quê. Mẹ anh mang giấy ủy quyền, căn cước của bà và bản sao căn cước của anh đến trường; phòng đào tạo đối chiếu, cho ký sổ cấp phát và trao bằng.
Lưu ý để trường không từ chối trả bằng
Cảnh báo: Bằng tốt nghiệp là văn bằng cấp cho đúng một người. Không dùng giấy ủy quyền giả, ký thay hoặc chỉnh sửa nội dung văn bằng. Hành vi làm giả giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ.
- Kiểm tra bằng khi nhận: người nhận thay nên soát họ tên, ngày sinh, ngành, xếp loại trên bằng ngay tại chỗ và báo trường nếu có sai sót, vì đây cũng là nghĩa vụ của người được cấp bằng.
- Không ủy quyền lại: người được ủy quyền chỉ được ủy quyền tiếp cho người thứ ba nếu bạn cho phép rõ ràng bằng văn bản.
- Không ghi thù lao: nếu có trả tiền công, giấy ủy quyền có thể không đủ điều kiện chứng thực chữ ký và phải làm hợp đồng ủy quyền có công chứng.
- Giữ bản chụp: chụp lại giấy ủy quyền và biên nhận để đối chiếu khi cần.
- Không đóng dấu tùy tiện: giấy ủy quyền của cá nhân không cần dấu tròn của cơ quan bạn đang làm việc; xác nhận hợp lệ là lời chứng của cơ quan chứng thực. Về con dấu nói chung, xem thêm cách đóng dấu giáp lai.
- Làm sớm: nhiều trường chỉ phát bằng theo đợt hoặc giờ hành chính, hãy hỏi lịch trước khi nhờ người đi.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về đại diện theo ủy quyền, thời hạn ủy quyền).
- Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26/02/2026 ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân (hiệu lực từ 15/04/2026), thay thế Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC (phí chứng thực) và quy định về phí công chứng hiện hành.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp có bắt buộc công chứng không?
Pháp luật không bắt buộc công chứng cho mọi giấy ủy quyền. Thực tế, trường thường yêu cầu chứng thực chữ ký của người ủy quyền tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Bạn nên hỏi trước nhà trường để làm đúng yêu cầu.
Chứng thực chữ ký giấy ủy quyền tốn bao nhiêu tiền?
Phí chứng thực chữ ký là 10.000 đồng/trường hợp, một hoặc nhiều chữ ký trên cùng giấy tờ chỉ tính một lần. Công chứng giấy ủy quyền có mức phí cao hơn (20.000 đồng, chưa gồm các khoản khác nếu có).
Có thể ủy quyền cho bạn bè nhận bằng thay không?
Được, pháp luật không giới hạn người được ủy quyền phải là người thân. Tuy nhiên, hãy ghi rõ mối quan hệ và chuẩn bị giấy tờ cần thiết vì một số trường xem xét kỹ hơn khi người nhận không phải người thân.
Giấy ủy quyền nhận bằng có thời hạn bao lâu?
Do hai bên thỏa thuận. Nếu không ghi thời hạn và không có quy định khác, thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày xác lập theo Bộ luật Dân sự 2015. Với việc nhận bằng, bạn nên ghi mốc thời gian cụ thể.
Đang ở nước ngoài thì ủy quyền nhận bằng thế nào?
Bạn lập giấy ủy quyền, ký và nhờ cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài chứng thực, sau đó gửi bản gốc về cho người nhận thay mang đến trường. Nếu trường cấp văn bằng số, bạn có thể nhận trực tiếp qua hệ thống.
Tôi làm mất bằng thì ủy quyền người khác xin cấp lại được không?
Bằng tốt nghiệp chỉ được cấp một lần; trường hợp mất, người học được cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định. Bạn có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, nhưng cần hỏi trường về hồ sơ và giấy ủy quyền riêng cho việc này.
Tóm lại, giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp là thủ tục đơn giản nếu bạn ghi đủ thông tin hai bên, nêu rõ phạm vi và thời hạn, chứng thực chữ ký đúng nơi và để người nhận thay mang đủ giấy tờ tùy thân. Kiểm tra yêu cầu riêng của trường trước khi làm sẽ giúp tránh phải đi lại nhiều lần.
