Cái bạn gọi là “công chứng CMND” về pháp lý là chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn mang bản gốc đến UBND xã, phường, đặc khu, phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng để đối chiếu. Thiếu bản gốc thì không được chứng thực. Lệ phí là 2.000 đồng/trang. Cũng cần lưu ý: CMND đã hết giá trị sử dụng từ 01/01/2025.
Tóm tắt nhanh
- Có cần bản gốc không? Có. Người yêu cầu phải xuất trình bản chính để người chứng thực đối chiếu.
- Làm ở đâu? UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu), phòng/văn phòng công chứng, hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Từ 01/11/2025, bạn có thể làm ở bất kỳ UBND xã, phường nào, không phụ thuộc nơi cư trú.
- Lệ phí: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản.
- Lưu ý quan trọng: CMND (9 số và 12 số) không còn giá trị sử dụng từ 01/01/2025. Bạn nên đổi sang thẻ căn cước rồi mới chứng thực bản sao để dùng cho thủ tục mới.
Công chứng CMND thực chất là gì?
Trong đời sống, nhiều người nói “công chứng”, “sao y” hay “photo công chứng” để chỉ cùng một việc: có bản photo giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính. Theo pháp luật, việc này gọi là chứng thực bản sao từ bản chính. Người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao là đúng.
Cần phân biệt hai khái niệm:
- Chứng thực bản sao: xác nhận bản photo giống bản gốc. Việc này chỉ liên quan đến giấy tờ như CMND, CCCD, bằng cấp, giấy khai sinh.
- Công chứng: chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch (mua bán nhà đất, ủy quyền, thừa kế…) theo Luật Công chứng.
Bản sao đã chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Vì vậy, khi hồ sơ yêu cầu “bản sao công chứng CMND”, bạn cần làm đúng thủ tục chứng thực nêu trong bài này.
Công chứng CMND có cần bản gốc không?
Có. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, bạn phải xuất trình bản chính để đối chiếu và tự chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản chính đó. Người chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao rồi mới ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu. Không có bản gốc thì không có căn cứ để chứng thực.
Thực tế có vài điểm bạn nên biết:
- Bạn không bắt buộc photo sẵn. Nếu cơ quan chứng thực có phương tiện, họ có thể chụp trực tiếp từ bản chính. Nơi không có máy, bạn mới phải tự mang bản photo.
- Bạn không bắt buộc phải là chủ giấy tờ trực tiếp đi làm. Điều quan trọng là người đi làm có bản chính trong tay. Hiện nay thường vẫn cần mang theo một giấy tờ tùy thân của người đến làm, nên hỏi trước ở nơi bạn đến.
- Ngược lại, khi bạn nộp hồ sơ thủ tục hành chính, cơ quan chỉ được đòi xem bản chính để đối chiếu khi pháp luật có yêu cầu hoặc khi nghi ngờ bản sao giả mạo. Giấy tờ đã tích hợp trên VNeID cũng được hướng dẫn dùng thay cho bản giấy trong nhiều thủ tục. Điều này theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2025.
Công chứng CMND ở đâu?
Bạn có thể chọn một trong các nơi sau:
1. UBND xã, phường, đặc khu (UBND cấp xã)
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã), không còn cấp huyện. Việc chứng thực bản sao trước đây có thể làm ở Phòng Tư pháp cấp huyện nay do Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền thực hiện. Bạn thường nộp tại bộ phận Một cửa hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công của xã, phường.
Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn đang ở phường nào thì có thể làm ngay ở đó, không cần về nơi thường trú.
2. Phòng công chứng, văn phòng công chứng
Công chứng viên cũng là người có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Bạn có thể đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng gần nhất. Thủ tục tương tự, và nhiều nơi làm nhanh, có hỗ trợ photo. Hãy hỏi trước biểu phí niêm yết tại nơi bạn đến.
3. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Nếu bạn đang ở nước ngoài, có thể chứng thực tại Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán Việt Nam. Mức phí tại đây tính theo biểu phí của cơ quan đại diện, thường bằng ngoại tệ.
Lưu ý: Nếu bạn cần chứng thực sơ yếu lý lịch hoặc giấy tờ khác cùng lúc, bạn có thể làm chung một lần. Xem thêm hướng dẫn tại bài chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu theo quy định hiện hành.
Hồ sơ và các bước thực hiện
Hồ sơ gồm:
- Bản chính giấy tờ cần chứng thực (CCCD, thẻ căn cước, hộ chiếu…).
- Bản sao cần chứng thực (photo sẵn hoặc nhờ cơ quan chụp).
- Giấy tờ tùy thân của người đến làm thủ tục, nếu nơi tiếp nhận yêu cầu.
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính còn nguyên vẹn và bản photo rõ nét, đầy đủ cả hai mặt.
- Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
- Bước 3: Người chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.
- Bước 4: Người chứng thực ghi lời chứng theo mẫu, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực. Mỗi bản sao được ghi một số chứng thực. Nhiều bản sao từ cùng một bản chính, làm trong cùng một thời điểm, được ghi chung một số.
- Bước 5: Bạn nộp lệ phí, nhận lại bản chính và các bản sao đã chứng thực.
Ví dụ: Chị Lan ở phường A (TP. Hồ Chí Minh) đang làm việc ở phường B. Chị cần 3 bản sao thẻ căn cước để nộp hồ sơ xin việc. Chị mang thẻ gốc đến UBND phường B, nhờ chụp, chứng thực 3 bản trong một lần và nhận ngay trong buổi làm việc. Chị không phải về phường A như trước đây.
Nếu bạn dùng bản sao đó làm hồ sơ cho nhiều thủ tục, hãy chứng thực dư vài bản. Số lượng bản sao không bị giới hạn. Còn nếu bạn chưa có thẻ căn cước, xem bài làm căn cước ở đâu theo quy định hoặc đăng ký làm thẻ căn cước online.
Lệ phí và thời gian
| Khoản mục | Mức thu |
|---|---|
| Chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang |
| Từ trang thứ ba trở lên | 1.000 đồng/trang |
| Mức tối đa | 200.000 đồng/bản |
Mức phí này theo Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, áp dụng cho UBND cấp xã. Các phòng, văn phòng công chứng thu theo Thông tư 257/2016/TT-BTC với mức tương tự. Phí tính theo số trang của bản chính. Với CMND hoặc thẻ căn cước, số tiền thường chỉ vài nghìn đồng, tùy nơi tính một hay hai trang. Bạn nên hỏi rõ trước khi nộp.
Một số địa phương còn hỗ trợ phí cho chứng thực bản sao điện tử. Ví dụ, Hải Phòng hỗ trợ 100% phí trong năm 2026 nếu làm tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã. Bạn nên xem chính sách tại tỉnh/thành mình sinh sống.
Thời gian giải quyết thường là ngay trong ngày với số lượng ít. Hồ sơ nhiều bản hoặc nhận muộn trong ngày có thể trả vào ngày làm việc tiếp theo.
CMND đã hết giá trị: còn chứng thực được không?
Trước đây, CMND 9 số có thời hạn 15 năm kể từ ngày cấp. Nhưng theo quy định chuyển tiếp của Luật Căn cước 2023, CMND còn hạn chỉ dùng được đến hết ngày 31/12/2024. Hiện nay, từ 01/01/2025, CMND không còn giá trị sử dụng, dù trên giấy còn ghi thời hạn.
Điều này kéo theo vài hệ quả thực tế:
- Bản sao chứng thực CMND thường không còn được chấp nhận trong thủ tục, hồ sơ mới. Nơi tiếp nhận có thể yêu cầu thẻ căn cước hoặc CCCD còn hạn.
- Cơ quan chứng thực có thể từ chối hoặc khuyến cáo bạn khi bản chính đã hết giá trị. Bạn nên hỏi trước tại nơi định làm.
- Giấy tờ đã cấp trước đây có ghi số CMND vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý. Bạn không phải sửa lại thông tin trên các giấy tờ đó chỉ vì đã đổi căn cước.
Cách làm gọn nhất là đổi sang thẻ căn cước rồi mới chứng thực bản sao. Nếu bạn chưa nhớ số căn cước mới của mình, tham khảo cách tra cứu số thẻ căn cước online. Khi điền hồ sơ, xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước trong hồ sơ.
Lưu ý: Lệ phí đổi sang thẻ căn cước có thể được giảm hoặc miễn tùy thời điểm và hình thức nộp. Hãy xem mức hiện hành tại cơ quan Công an cấp xã hoặc trên Cổng dịch vụ công trước khi làm.
Những trường hợp bị từ chối chứng thực
Người chứng thực có quyền từ chối khi:
- Bản chính giả mạo, bị tẩy xóa, sửa chữa, hoặc rách nát đến mức không đọc rõ nội dung.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội.
- Bản sao không khớp với bản chính.
- Người yêu cầu không xuất trình được bản chính.
Cảnh báo: Làm giả giấy tờ hoặc dùng giấy tờ giả để chứng thực, nộp hồ sơ là hành vi vi phạm pháp luật. Tùy tính chất, mức độ, bạn có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự (khoản 1 phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm). Chỉ chứng thực từ bản chính hợp pháp, còn nguyên vẹn.
Khi bản sao dùng cho hồ sơ cần đóng dấu, bạn có thể xem thêm cách đóng dấu giáp lai để trình bày hồ sơ đúng quy định.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng CMND có cần bản gốc không?
Có. Bạn phải xuất trình bản chính để người chứng thực đối chiếu với bản sao. Không có bản chính thì cơ quan không thể chứng thực. Bạn có thể photo sẵn hoặc nhờ cơ quan chụp trực tiếp từ bản chính nếu họ có máy.
Công chứng CMND ở đâu gần nhất, có phải về nơi thường trú không?
Không cần. Từ 01/11/2025, bạn có thể chứng thực bản sao từ bản chính tại bất kỳ UBND xã, phường, đặc khu nào. Ngoài ra bạn có thể chọn phòng hoặc văn phòng công chứng thuận tiện.
Chứng thực bản sao CMND mất bao nhiêu tiền?
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức thu là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Với CMND hoặc thẻ căn cước, số tiền thường chỉ vài nghìn đồng.
CMND cũ đã hết hạn thì còn công chứng được không?
CMND không còn giá trị sử dụng từ 01/01/2025, nên bản sao chứng thực có thể không được nơi nhận chấp nhận. Bạn nên đổi sang thẻ căn cước rồi mới chứng thực. Nếu cần xác nhận số CMND cũ, hãy hỏi cơ quan Công an cấp xã nơi bạn đăng ký.
Bản sao công chứng CMND có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật không quy định chung thời hạn cho bản sao đã chứng thực. Nhưng nơi tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu bản sao được chứng thực trong một khoảng thời gian gần nhất. Bạn nên đọc kỹ yêu cầu của từng thủ tục. Bản chính hết giá trị thì bản sao cũng hết giá trị theo.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/11/2025).
- Thông tư 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
- Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định phí công chứng, phí chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Luật Căn cước 2023 (quy định chuyển tiếp về giá trị sử dụng của CMND).
- Luật Công chứng 2024.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025).
Tóm lại, “công chứng CMND” là chứng thực bản sao từ bản chính nên bạn luôn phải mang bản gốc. Từ 01/11/2025, bạn có thể làm ở bất kỳ UBND xã, phường nào hoặc tại phòng, văn phòng công chứng, với lệ phí 2.000 đồng/trang. Vì CMND đã hết giá trị từ 01/01/2025, hãy đổi sang thẻ căn cước trước khi chứng thực để bản sao dùng được cho thủ tục mới. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
