Quy trình xác nhận đơn đặt hàng như thế nào?

Hiện nay, các nhà cung cấp và người mua sẽ thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thông qua đơn đặt hàng trên các sàn thương mại điện tử. Theo đó, việc xác nhận lại đơn đặt hàng nhằm giúp người mua và người bán xác nhận lại một lần nữa các cam kết của mình. Nhiều độc giả thắc mắc không biết theo quy định của pháp luật hiện hành, Quy trình thủ tục xác nhận đơn đặt hàng được thực hiện như thế nào? Nhà cung cấp phải xác nhận đơn đặt hàng trong thời hạn bao lâu kể từ khi nhận được đơn đặt hàng của người mua? Cần lưu ý những gì khi xác nhận đơn đặt hàng? Bài viết sau đây của Luật sư X sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về vấn đề này, mời quý bạn đọc cùng tham khảo nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Dân sự 2015
• Luật Thương mại 2005

Pháp luật quy định như thế nào về đơn đặt hàng?

Đơn đặt hàng, hay còn được biết với tên tiếng anh Purchase Order (PO), là tài liệu có tính chất pháp lý được phát hành bởi người mua đại diện cho thỏa thuận giữa họ với người bán lẻ về việc mua sắm một sản phẩm hay dịch vụ bất kì. Cụ thể, đơn đặt hàng sẽ diễn tả chi tiết các thông tin về mặt hàng được mua bao gồm loại hàng hóa, số lượng sản phẩm, chất lượng và giá cả.

Đơn đặt hàng sẽ mang lại lợi ích cho vả hai phía mua và bán. Thông qua việc phát hành đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ xác định được hàng hóa họ cần từ nhà cung cấp và khi nào họ cần chúng. Mặt khác, tài liệu này cũng sẽ giúp cho hai bên theo dõi được các hóa đơn sản phẩm được lập ra sau khi hình thành đơn đặt hàng, tiếp theo là hóa đơn kế toán (hóa đơn cho đơn đặt hàng) đến từ phía nhà cung cấp.

Mặc dù hiện nay còn tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về việc xác định đơn đặt hàng có phải là hợp đồng hay không. Tuy nhiên, xét về bản chất của đơn đặt hàng và hợp đồng dân sự theo những dữ liệu đã phân tích trên đây có thể thấy rõ điểm khác biệt giữa đơn đặt hàng và hợp đồng. Do đó, để xác định một đơn đặt hàng có phải là hợp đồng hay không thì cần phải xem xét rõ sự thỏa thuận giữa các bên và nội dung cụ thể trong đơn đặt hàng.

Trong trường hợp đơn đặt hàng chỉ thể hiện nội dung yêu cầu cung cấp hàng hóa mà các bên không thỏa thuận gì thêm hoặc đơn đặt hàng phát sinh đồng thời với thỏa thuận mua bán hàng hóa thì đơn đặt hàng không phải là hợp đồng mà chỉ là căn cứ chứng minh hợp đồng đã được giao kết trước đó.

Trường hợp đơn đặt hàng chứa đựng đầy đủ các thông tin về sự thỏa thuận, loại hàng hóa, số lượng, chất lượng hàng hóa cần đặt, giá cả, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên,… như một bản hợp đồng hoàn chỉnh thì đơn đặt hàng đó có thể được coi là một hợp đồng dân sự.

Hiểu thế nào là xác nhận đơn đặt hàng?

Xác nhận đơn đặt hàng (PO) là một văn bản xác nhận (qua e-mail) từ nhà cung cấp tới người mua hàng rằng nhà cung cấp sẽ giao một số lượng mặt hàng/vật liệu cụ thể hoặc thực hiện một dịch vụ cụ thể, với một mức giá cụ thể trong một thời gian quy định. Nhà cung cấp sẽ thanh toán dựa trên các điều khoản và giá trị giao dịch được liệt kê trên Đơn đặt hàng, Các nhà cung cấp phải xác nhận tất cả các chi phí phù hợp với Đơn đặt hàng. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, hãy liên hệ với người mua hàng. 

Nói chung, việc xác nhận đơn đặt hàng là không bắt buộc đối với dịch vụ. Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình này, các nhà cung cấp sẽ được thông báo một cách hợp lệ. 

• Trung Quốc & Hàn Quốc : Không áp dụng ở cả hai quốc gia này do yêu cầu pháp lý. Các nhà cung cấp được yêu cầu phải đóng dấu vào đơn đặt hàng thay thế cho hợp đồng (áp dụng đối với các chi phí không nằm trong hợp đồng) khi họ xác nhận Đơn đặt hàng.
• Thái Lan, Malaysia : Không áp dụng ở cả hai quốc gia này.
• Indonesia: Yêu cầu xác nhận đơn hàng đối với cả vật liệu và dịch vụ đơn đặt hàng. Đối với Dịch vụ dựa trên Hợp đồng / Đơn đặt hàng công việc, xác nhận nhận được dựa trên Hợp đồng / Đơn đặt hàng công việc đã ký

Những thông tin cần thiết khi xác nhận đơn đặt hàng

Những thông tin cần thiết khi xác nhận đơn đặt hàng bao gồm:

• Dự kiến ngày giao hàng;
• Mô tả dịch vụ hoặc hàng hóa/vật liệu;
• Số lượng;
• Đơn vị đo lường (UOM);
• Giá;
• Các chi phí bổ sung khác không phải là một phần của đơn giá, chẳng hạn như vận chuyển hàng hóa, xếp dỡ, pallet, v.v. (Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần giải thích, hãy liên hệ với người mua hàng)
• Đơn vị tiền tệ;
• Thuế;
• Điều khoản giao hàng (Incoterms);
• Địa chỉ giao hàng, còn được gọi là địa chỉ nhà cung cấp. (Bạn sẽ cần phải xem lại địa chỉ này trên mỗi đơn đặt hàng mà bạn nhận được để đảm bảo địa chỉ đó là địa điểm chính xác mà sản phẩm được vận chuyển vì nó ảnh hưởng đến việc xác định thuế.);
• Thông báo cho người liên hệ của PO rằng sản phẩm đang được vận chuyển từ nước ngoài, nếu có;…

Quy trình xác nhận đơn đặt hàng

Xác nhận đơn hàng là thao tác được doanh nghiệp thực hiện nhằm xác nhận lại đơn hàng với khách mua hàng. Điều này được xem là cần thiết nhằm tránh việc nhầm lẫn, sai sót khi đặt hàng, hay Khách mua hàng đổi ý. Do đó, xác nhận đơn hàng không phải là thao tác bắt buộc phải thực hiện.

Quy trình xác nhận đơn hàng như sau:

Bước 1: Kiểm tra đơn trùng

Kiểm tra lại các đơn hàng tại phần đơn trùng để xử lý gộp đơn nếu cần thiết, tránh tình trạng đóng gói và gửi hàng nhiều lần cho cùng một khách hàng.

Bước 2: Truy cập quản lý xác nhận đơn

Để truy cập quản lý các đơn hàng cần xác nhận, bạn truy cập module Đơn hàng – chọn Đơn hàng – chọn tab Xác nhận. Nhân viên sale hoặc telesales có nhiệm vụ xác nhận đơn chỉ cần thao tác duy nhất tại tab này.

Tab Xác nhận tổng hợp các đơn hàng ở trạng thái Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng. Những đơn hàng này cần gọi điện cho khách để xác nhận lại một số thông tin về đơn hàng như: tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, thông tin khách hàng, hình thức thanh toán, thông tin phí vận chuyển,… trước khi gửi sang hãng vận chuyển.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Tại trang danh sách đơn hàng cần xác nhận, bạn bấm vào trạng thái đơn hàng – chọn Xác nhận đơn hàng.

Hoặc bấm vào ID đơn hàng để xem chi tiết đơn hàng, chuyển sang tab Xác nhận để để xác nhận các đơn hàng đó.

Tại đây bạn cần xác nhận với khách hàng tất cả thông tin về đơn hàng và thay đổi trạng thái xác nhận của đơn hàng.

• Chờ xác nhận, Đang xác nhận: Áp dụng với đơn hàng đang chờ khách hàng xác nhận hoặc chưa liên hệ được với khách hoặc lý do khác khiến khách chưa muốn nhận hàng ngay.
• Đã xác nhận: Áp dụng với đơn hàng khách đồng ý nhận hàng.
• Khách hủy: Áp dụng với đơn hàng khách không đồng ý nhận hàng.
• Hệ thống hủy: Áp dụng với đơn hàng không liên hệ được với khách, hoặc hết hàng, hoặc lý do khác.

Lưu ý: Khi 1 nhân viên bấm vào đơn hàng để xác nhận, hệ thống sẽ chặn không cho nhân viên khác xác nhận đơn hàng đó. Trong khi xác nhận đơn hàng, nhân viên CSKH cần kiểm tra về số có thể bán của sản phẩm trong mỗi đơn hàng.

• Nếu sản phẩm tại kho đặt hàng đang tạm hết hàng, các kho khác vẫn còn hàng, cần chuyển kho đặt hàng hoặc điều chuyển sản phẩm từ kho đó về kho đăng ký đặt hàng.
• Nếu sản phẩm hết hàng toàn bộ, nhân viên CSKH cần xác nhận với khách hàng hoặc gửi SMS thông báo cho khách hàng biết để khách chuyển sang sản phẩm khác.

Bước 4: Hoàn thành xác nhận đơn hàng

Sau khi hoàn tất các khâu xác nhận ở trên, nhân viên CSKH bấm nút Lưu hoặc Lưu và in để hoàn tất quy trình xác nhận đơn hàng:

• Lưu: Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đã xác nhận
• Lưu và in: Phiếu gửi hàng sẽ được in ra, đồng thời đơn hàng chuyển sang trạng thái Đang đóng gói sản phẩm.

Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ được chuyển sang bước In và đóng gói đơn hàng do nhân viên kho phụ trách.

Lưu ý: – Khi tài khoản có quyền xác nhận đơn hàng thì khi kích vào trạng thái **Mới** ngoài danh sách đơn hàng hoặc kích Tab Xác nhận ở trong chi tiết đơn hàng thì trạng thái đơn sẽ chuyển thành trạng thái **”Đang xác nhận”** và lưu người chăm sóc là tài khoản đã tích xác nhận này.

Nhà cung cấp phải xác nhận đơn đặt hàng trong thời hạn bao lâu?

Tất cả các đơn đặt hàng yêu cầu phải được xác nhận (qua e-mail) bằng văn bản đến thông tin người liên hệ được niêm yết trên đơn đặt hàng, trong vòng một ngày làm việc (24 giờ ) ở hầu hết các nước hoặc hai ngày làm việc (48 giờ) tại Thái Lan . Nếu đơn đặt hàng không được xác nhận trong vòng 24 giờ, email theo dõi tiến độ đơn đặt hàng sẽ được gửi cho Nhà Cung cấp để nhắc nhở cho đến khi đơn đặt hàng được xác nhận.

Indonesia: Nếu không có xác nhận trong vòng 1×24 giờ (một ngày làm việc) từ Nhà bán hàng, thì việc Nhà bán hàng đồng ý cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ phù hợp với tất cả các yêu cầu quy định trong Đơn đặt hàng.

Cần lưu ý những gì khi xác nhận đơn đặt hàng?

Chất lượng của hàng hoá đặt hàng:

• Chất lượng của tài sản mua bán do các bên thỏa thuận.
• Trường hợp tiêu chuẩn về chất lượng của tài sản đã được công bố hoặc được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; thì thỏa thuận của các bên về chất lượng của tài sản không được thấp hơn chất lượng của tài sản được xác định theo tiêu chuẩn đã công bố; hoặc theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Khi các bên không có thỏa thuận; hoặc thỏa thuận không rõ ràng về chất lượng tài sản mua bán; thì chất lượng của tài sản mua bán được xác định theo tiêu chuẩn về chất lượng của tài sản đã được công bố, quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; hoặc theo tiêu chuẩn ngành nghề.
• Trường hợp không có tiêu chuẩn về chất lượng của tài sản đã được công bố; quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; và tiêu chuẩn ngành nghề thì chất lượng của tài sản mua bán được xác định theo tiêu chuẩn thông thường; hoặc theo tiêu chuẩn riêng phù hợp với mục đích giao kết hợp đồng; và theo quy định của Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.

Giá và phương thức thanh toán hàng hoá đặt hàng:

• Giá, phương thức thanh toán do các bên thỏa thuận; hoặc do người thứ ba xác định theo yêu cầu của các bên. Trường hợp pháp luật quy định giá; phương thức thanh toán phải theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thì thỏa thuận của các bên phải phù hợp với quy định đó.
• Trường hợp không có thỏa thuận; hoặc thỏa thuận không rõ ràng về giá, phương thức thanh toán; thì giá được xác định theo giá thị trường; phương thức thanh toán được xác định theo tập quán tại địa điểm; và thời điểm giao kết hợp đồng.

Thời hạn thực hiện hợp đồng hàng hoá đặt hàng:

• Thời hạn thực hiện hợp đồng mua bán do các bên thỏa thuận. Bên bán phải giao tài sản cho bên mua đúng thời hạn đã thỏa thuận; bên bán chỉ được giao tài sản trước hoặc sau thời hạn; nếu được bên mua đồng ý.
• Khi các bên không thỏa thuận thời hạn giao tài sản; thì bên mua có quyền yêu cầu bên bán giao tài sản; và bên bán cũng có quyền yêu cầu bên mua nhận tài sản bất cứ lúc nào; nhưng phải báo trước cho nhau một thời gian hợp lý.
• Bên mua thanh toán tiền mua theo thời gian thỏa thuận. Nếu không xác định hoặc xác định không rõ ràng thời gian thanh toán; thì bên mua phải thanh toán ngay tại thời điểm nhận tài sản mua; hoặc nhận giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản.

Địa điểm giao hàng hoá đặt hàng:

Địa điểm giao tài sản do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận; thì áp dụng quy định tại khoản 2 Điều 277 của Bộ luật Dân sự như sau:

• Nơi có bất động sản, nếu đối tượng của nghĩa vụ là bất động sản;
• Nơi cư trú hoặc trụ sở của bên có quyền, nếu đối tượng của nghĩa vụ không phải là bất động sản.

Phương thức giao hàng hoá đặt hàng:

• Tài sản được giao theo phương thức do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận; thì tài sản do bên bán giao một lần; và trực tiếp cho bên mua.
• Trường hợp theo thỏa thuận; bên bán giao tài sản cho bên mua thành nhiều lần mà bên bán thực hiện không đúng nghĩa vụ ở một lần nhất định; thì bên mua có thể hủy bỏ phần hợp đồng liên quan đến lần vi phạm đó và yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Nghĩa vụ trả tiền hàng hoá đặt hàng:

• Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền theo thời hạn, địa điểm; và mức tiền được quy định trong hợp đồng.
• Trường hợp các bên chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao tài sản; thì thời hạn thanh toán tiền cũng được xác định tương ứng với thời hạn giao tài sản. Nếu các bên không có thỏa thuận về thời hạn giao tài sản và thời hạn thanh toán tiền; thì bên mua phải thanh toán tiền tại thời điểm nhận tài sản.
• Trường hợp bên mua không thực hiện đúng nghĩa vụ trả tiền thì phải trả lãi trên số tiền chậm trả theo quy định tại Điều 357 của Bộ luật Dân sự.

Thời điểm chịu rủi ro khi đặt hàng:

• Bên bán chịu rủi ro đối với tài sản trước khi tài sản được giao cho bên mua; bên mua chịu rủi ro đối với tài sản kể từ thời điểm nhận tài sản; trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.
• Đối với hợp đồng mua bán tài sản; mà pháp luật quy định tài sản đó phải đăng ký quyền sở hữu thì bên bán chịu rủi ro cho đến khi hoàn thành thủ tục đăng ký; bên mua chịu rủi ro kể từ thời điểm hoàn thành thủ tục đăng ký; trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Mời bạn xem thêm:

• Thủ tục xin chuyển đổi mục đích sử dụng đất
• Chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng đất
• Quyền định đoạt tài sản của chủ sở hữu bị hạn chế khi nào?

Khuyến nghị

Luật sư X tự hào là hệ thống công ty Luật cung cấp các dịch vụ pháp lý trên toàn quốc. Với vấn đề trên, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn luật thương mại đảm bảo hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa mọi nhu cầu pháp lý của quý khách hàng, tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện.

Thông tin liên hệ

Luật sư X sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Xác nhận đơn đặt hàng” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là tư vấn pháp lý về xác nhận tình trạng hôn nhân. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833.102.102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.

Câu hỏi thường gặp