Nếu làm mất chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm, bạn thường không được cấp lại bản chính vì văn bằng, chứng chỉ chỉ cấp một lần. Cách làm hợp lệ là xin cấp bản sao từ sổ gốc tại cơ sở đã cấp chứng chỉ cho bạn. Bản sao này có giá trị sử dụng thay bản chính trong hồ sơ xin việc, dự tuyển, nâng chuẩn.
Tóm tắt nhanh
- Chứng chỉ chỉ cấp bản chính một lần; mất hoặc hư hỏng thì xin bản sao từ sổ gốc, không xin “cấp lại” bản chính.
- Nơi nộp: cơ sở đã cấp chứng chỉ (trường đại học, cao đẳng, cơ sở bồi dưỡng). Nếu cơ sở đã sáp nhập, giải thể thì nộp cho cơ quan đang quản lý sổ gốc.
- Chỉ được “cấp lại” hoặc chỉnh sửa khi chứng chỉ ghi sai thông tin do lỗi của nơi cấp.
- Chứng chỉ không có thời hạn sử dụng; không cần học lại nếu chỉ bị mất.
- Từ 07/08/2026, thủ tục hành chính “Đăng ký bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm” đã bị bãi bỏ nhưng giá trị chứng chỉ không thay đổi.
Mất chứng chỉ sư phạm có được cấp lại không?
Theo nguyên tắc của Quy chế văn bằng, chứng chỉ, bản chính được cấp một lần. Trường hợp duy nhất được cấp lại bản chính là chứng chỉ đã cấp nhưng bị viết sai do lỗi của cơ quan cấp. Khi đó, nơi cấp có trách nhiệm cấp lại hoặc chỉnh sửa.
Nếu bạn làm mất hoặc làm hư hỏng, hệ thống pháp luật cho phép xin bản sao từ sổ gốc. Sổ gốc là tài liệu mà cơ sở cấp chứng chỉ lập khi cấp bản chính, ghi đầy đủ thông tin của người học. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Cơ quan tiếp nhận không được đòi thêm bản chính để đối chiếu, trừ khi có căn cứ nghi ngờ giả mạo.
Với chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm dạy trình độ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng (giáo dục nghề nghiệp), chương trình theo Thông tư 06/2022/TT-BLĐTBXH quy định rõ: học viên đã ký nhận chứng chỉ nhưng bị mất hoặc hư hỏng, nếu có yêu cầu thì được cấp bản sao, và bản sao có giá trị như bản chính. Người đứng đầu cơ sở đã cấp chứng chỉ, đang giữ sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ, có thẩm quyền cấp bản sao.
Lưu ý: Một số cơ sở dùng tên gọi “giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học” thay cho bản sao. Quan trọng là giấy đó phải do chính nơi đã cấp chứng chỉ ký, đóng dấu và có số hiệu khớp với sổ gốc.
Nộp đơn xin bản sao ở đâu?
Cơ sở đã cấp chứng chỉ cho bạn
Bạn nộp đơn tại đơn vị ghi trên chứng chỉ: trường đại học, trường cao đẳng, viện hoặc cơ sở bồi dưỡng được giao nhiệm vụ. Bạn không phải đến UBND xã, phường hay Sở Giáo dục để xin cấp lại, vì các cơ quan này không giữ sổ gốc.
Khi cơ sở đã sáp nhập, chia tách, giải thể
Quy định về chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm giáo dục nghề nghiệp nêu rõ: nếu cơ sở bồi dưỡng đã sáp nhập, chia, tách hoặc điều chỉnh thẩm quyền, người đứng đầu cơ quan đang quản lý sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ sẽ quyết định cấp bản sao. Quy chế văn bằng, chứng chỉ mới (Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT, hiệu lực 15/04/2026) cũng bổ sung cách xử lý các trường hợp không còn sổ gốc, không còn người có thẩm quyền hoặc cơ quan cấp bị sáp nhập, giải thể.
Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, nhiều trường đổi tên hoặc đổi cơ quan chủ quản. Bạn nên gọi hoặc nhắn trực tiếp cho văn phòng đào tạo của trường cũ để hỏi đơn vị nào đang giữ sổ gốc của khóa học bạn tham gia.
Hồ sơ xin cấp bản sao chứng chỉ
Mỗi cơ sở có thể yêu cầu hơi khác nhau, nhưng bộ hồ sơ thường gồm:
- Đơn đề nghị cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc (xem mẫu ở mục 5).
- Giấy tờ tùy thân còn hiệu lực để đối chiếu: thẻ căn cước hoặc CCCD còn hạn. Nếu cần tra lại số thẻ, bạn xem hướng dẫn tra số căn cước công dân online.
- Thông tin để cơ sở tra sổ gốc: họ tên, ngày sinh, tên khóa học, năm học, số hiệu và số vào sổ (nếu còn nhớ hoặc còn ảnh chụp chứng chỉ).
- Giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, nếu bạn nhờ người khác nộp thay.
- Lệ phí (nếu cơ sở có thu theo quy định). Mức cụ thể do từng cơ sở công bố, bạn hỏi trước khi nộp.
Nếu cơ sở yêu cầu bản sao giấy tờ có chứng thực, bạn có thể chứng thực tại UBND cấp xã. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao, chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Chi tiết xem thêm bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Xác định đúng nơi cấp. Xem lại ảnh chụp, bản photo hoặc hồ sơ xin việc cũ để biết tên cơ sở, số hiệu, năm cấp chứng chỉ.
- Bước 2: Liên hệ phòng đào tạo. Hỏi hình thức nộp (trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến), biểu mẫu và lệ phí.
- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ. Điền đơn, kèm giấy tờ tùy thân và thông tin khóa học. Nếu gửi nhiều tờ, hãy chú ý cách đóng dấu giáp lai khi cơ sở yêu cầu.
- Bước 4: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí. Giữ lại biên nhận hoặc giấy hẹn trả kết quả.
- Bước 5: Nhận bản sao. Cơ sở đối chiếu sổ gốc, ký và đóng dấu bản sao. Với trường hợp xin nhiều bản hoặc phải tra nhiều sổ, thời hạn có thể kéo dài hơn bình thường. Hãy hỏi rõ ngày hẹn.
- Bước 6: Kiểm tra nội dung. Đối chiếu họ tên, ngày sinh, số hiệu, ngày cấp, chương trình đào tạo. Nếu phát hiện sai do lỗi của nơi cấp, yêu cầu cơ sở chỉnh sửa theo quy chế.
Lưu ý: Theo Quy chế văn bằng, chứng chỉ mới, nếu chứng chỉ của bạn đã được cập nhật lên cơ sở dữ liệu quốc gia, dữ liệu tra cứu từ hệ thống hoặc trên VNeID có thể được dùng thay bản sao từ sổ gốc trong giao dịch, xác minh. Bạn nên hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ có chấp nhận hình thức này không.
Mẫu đơn đề nghị cấp bản sao chứng chỉ
Dưới đây là mẫu tham khảo. Bạn có thể dùng mẫu riêng của cơ sở nếu họ đã có. Cách trình bày đơn gọn, đúng văn phong có thể xem thêm ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP BẢN SAO CHỨNG CHỈ TỪ SỔ GỐC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CẤP BẢN SAO CHỨNG CHỈ TỪ SỔ GỐC
Kính gửi: …………………………………… (tên cơ sở đã cấp chứng chỉ)
Tôi tên là: …………………………………… Sinh ngày: …/…/……
Số định danh cá nhân/CCCD: …………………… Cấp ngày: …/…/…… Nơi cấp: ……………………
Địa chỉ liên hệ: …………………………………… Số điện thoại: ……………………
Tôi đã hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm (loại chứng chỉ: …………………………) tại quý cơ sở, khóa/năm: ……………, được cấp chứng chỉ số hiệu: …………… (nếu nhớ), số vào sổ: …………… (nếu nhớ), ngày cấp: …/…/……
Lý do đề nghị: Bản chính chứng chỉ đã bị mất/hư hỏng.
Tôi đề nghị quý cơ sở cấp cho tôi ……… (số lượng) bản sao chứng chỉ từ sổ gốc.
Tôi cam đoan thông tin trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã khai.
……, ngày …… tháng …… năm ……
Người làm đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn điền đơn
- Ghi đúng tên cơ sở như trên chứng chỉ, không viết tắt.
- Điền số hiệu và số vào sổ nếu còn nhớ; nếu không, ghi rõ khóa học và năm cấp để cơ sở tra cứu.
- Ghi số lượng bản sao vừa đủ dùng. Mỗi bản sao thường tính lệ phí riêng.
Các tình huống đặc biệt
Chứng chỉ ghi sai họ tên, ngày sinh do lỗi của nơi cấp
Đây là trường hợp được cấp lại hoặc chỉnh sửa. Bạn nộp đơn kèm bản chính chứng chỉ sai và giấy tờ chứng minh thông tin đúng (như giấy khai sinh, căn cước). Nếu sai sót do bạn khai nhầm từ đầu, cơ sở thường xử lý theo quy định về chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ.
Không nhớ đã học ở đâu
Bạn thử tìm lại hồ sơ dự tuyển, hồ sơ viên chức, hợp đồng lao động hoặc bản photo chứng chỉ. Cơ quan nhân sự nơi bạn từng công tác cũng có thể còn lưu bản sao. Nếu vẫn không tìm được, bạn hỏi Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc trường sư phạm gần nhất có chương trình bồi dưỡng tương ứng để được hướng dẫn nơi lưu sổ.
Chứng chỉ cũ theo chương trình đã bị thay thế
Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm cho giảng viên đại học theo Thông tư 12/2013/TT-BGDĐT không còn cấp mới từ 15/01/2025 do bị bãi bỏ bởi Thông tư 21/2024/TT-BGDĐT. Tuy nhiên, người đã có chứng chỉ theo chương trình cũ vẫn được sử dụng bình thường, nên bạn vẫn có thể xin bản sao nếu làm mất.
Chứng chỉ cấp trước năm 2021
Theo Thông tư 30/2026/TT-BGDĐT về chuẩn nghề nghiệp giáo viên cơ sở giáo dục phổ thông, giáo viên đã có chứng chỉ hoặc chứng nhận kiến thức, nghiệp vụ sư phạm do các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng cấp trước ngày 22/05/2021 được xác định là đáp ứng yêu cầu về chứng chỉ của cấp học đang dạy. Vì vậy, bản sao chứng chỉ cũ vẫn có giá trị để chứng minh điều kiện giảng dạy.
Những thay đổi năm 2026 cần biết
Thủ tục “Đăng ký bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm” bị bãi bỏ
Thông tư 47/2026/TT-BGDĐT (ban hành 22/06/2026) bãi bỏ 11 văn bản trong lĩnh vực giáo dục, trong đó có Quyết định 31/2008/QĐ-BGDĐT về quy định bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm. Quyết định 2028/QĐ-BGDĐT ngày 10/07/2026 công bố bãi bỏ thủ tục hành chính “Đăng ký bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm” (mã 1.002245), hiệu lực từ 07/08/2026.
Đây là việc bỏ một thủ tục hành chính và văn bản cũ, không có nghĩa chứng chỉ mất giá trị. Chứng chỉ bạn đã được cấp vẫn dùng được, và việc xin bản sao vẫn thực hiện tại nơi cấp.
Quy chế văn bằng, chứng chỉ mới
Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT thay Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT từ 15/04/2026. Quy chế bổ sung khái niệm văn bằng, chứng chỉ số, cơ sở dữ liệu dùng chung toàn quốc, quy định cấp phó được ký và giao quyền ký bản sao. Khi cần xin bản sao, bạn nên hỏi cơ sở về các hình thức trực tuyến đã triển khai.
Chứng chỉ vẫn là điều kiện với giáo viên có bằng cử nhân ngoài sư phạm
Theo các thông tư về chuẩn nghề nghiệp giáo viên ban hành năm 2026, người có bằng cử nhân chuyên ngành phù hợp thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm theo cấp học (tiểu học, THCS, THPT) theo chương trình của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Với giáo viên dạy trình độ sơ cấp, trung cấp, Thông tư 24/2026/TT-BGDĐT cũng quy định yêu cầu chứng chỉ bồi dưỡng chuẩn nghề nghiệp. Vì vậy, bạn nên làm bản sao sớm khi mất chứng chỉ, tránh vướng khi tuyển dụng hoặc rà soát hồ sơ.
Lưu ý: Khung chương trình nghiệp vụ sư phạm cho giáo dục nghề nghiệp có thể đã được điều chỉnh về cơ quan quản lý. Nếu bạn cần học mới, hãy xác nhận với cơ sở đào tạo văn bản chương trình đang áp dụng và thẩm quyền cấp chứng chỉ của họ.
Không mua, không làm giả chứng chỉ
Cảnh báo: Mất chứng chỉ không phải lý do để nhờ người “làm lại” hoặc mua một chứng chỉ khác không qua học và không có tên trong sổ gốc. Chứng chỉ không có trong sổ gốc sẽ bị phát hiện khi xác minh, bạn có thể bị loại hồ sơ, bị chấm dứt hợp đồng.
Hành vi làm giả hoặc sử dụng giấy tờ, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự. Khung hình phạt cơ bản ở khoản 1 là phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm. Chứng chỉ bị phát hiện cho người khác sử dụng hoặc cấp sai quy định còn có thể bị thu hồi, hủy bỏ.
Cách an toàn nhất là làm việc trực tiếp với cơ sở đã cấp, hoặc trong trường hợp cơ sở không còn, làm việc với cơ quan quản lý sổ gốc do chính cơ sở đó hướng dẫn. Tương tự, khi hoàn thiện hồ sơ xin việc, bạn cũng nên làm các giấy tờ khác đúng quy trình, ví dụ giấy khám sức khỏe, như phân tích trong bài mua giấy khám sức khỏe xin việc có được không.
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 10/2026/TT-BGDĐT ngày 26/02/2026 ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân (hiệu lực từ 15/04/2026), thay thế Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT.
- Thông tư 06/2022/TT-BLĐTBXH về chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giáo dục nghề nghiệp (quy định cấp bản sao chứng chỉ).
- Thông tư 47/2026/TT-BGDĐT ngày 22/06/2026 bãi bỏ một số văn bản trong lĩnh vực giáo dục (hiệu lực từ 07/08/2026).
- Quyết định 2028/QĐ-BGDĐT ngày 10/07/2026 công bố thủ tục hành chính bị bãi bỏ (mã 1.002245).
- Thông tư 30/2026/TT-BGDĐT quy định chuẩn nghề nghiệp giáo viên cơ sở giáo dục phổ thông; Thông tư 24/2026/TT-BGDĐT về chuẩn nghề nghiệp giáo viên sơ cấp, trung cấp.
- Thông tư 21/2024/TT-BGDĐT (bãi bỏ chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm giảng viên theo Thông tư 12/2013/TT-BGDĐT).
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017, 2025), Điều 341.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy định chi tiết về hồ sơ, lệ phí và thời hạn có thể khác nhau giữa các cơ sở, bạn nên xác nhận với nơi cấp trước khi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Mất chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm có được cấp lại bản chính không?
Thông thường là không. Bản chính chỉ cấp một lần, trừ khi chứng chỉ ghi sai do lỗi của nơi cấp. Nếu bị mất, bạn xin bản sao từ sổ gốc có giá trị thay bản chính.
Chứng chỉ sư phạm có thời hạn sử dụng không?
Không. Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm không có thời hạn và không phải gia hạn định kỳ. Bạn chỉ cần học và được cấp chứng chỉ một lần, miễn là chứng chỉ đúng chương trình, đúng cấp học và đúng thẩm quyền cấp.
Xin bản sao chứng chỉ mất bao lâu và hết bao nhiêu tiền?
Thời hạn và lệ phí do từng cơ sở quy định. Trường hợp xin nhiều bản hoặc cần tra nhiều sổ gốc, thời hạn có thể kéo dài. Bạn nên hỏi phòng đào tạo để biết ngày hẹn và mức thu trước khi nộp hồ sơ.
Cơ sở cấp chứng chỉ đã giải thể thì xin bản sao ở đâu?
Bạn nộp cho cơ quan đang quản lý sổ theo dõi việc cấp chứng chỉ của cơ sở đó, thường là cơ quan tiếp nhận nhiệm vụ sau khi sáp nhập, chia tách hoặc điều chỉnh thẩm quyền. Hãy hỏi trường kế thừa hoặc cơ quan chủ quản cũ để biết địa chỉ cụ thể.
Bản sao chứng chỉ có dùng nộp hồ sơ xin việc, thi tuyển giáo viên được không?
Được. Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay bản chính, và nơi tiếp nhận không được đòi bản chính để đối chiếu, trừ khi có căn cứ nghi ngờ giả mạo.
Thủ tục đăng ký bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm bị bãi bỏ thì chứng chỉ cũ còn giá trị không?
Còn. Từ 07/08/2026, Bộ Giáo dục và Đào tạo chỉ bãi bỏ một thủ tục hành chính và các văn bản cũ liên quan. Chứng chỉ bạn đã được cấp đúng quy định vẫn được công nhận.
Tóm lại, khi mất chứng chỉ sư phạm, bạn hãy xác định đúng cơ sở đã cấp, nộp đơn xin bản sao từ sổ gốc kèm giấy tờ tùy thân và thông tin khóa học, rồi kiểm tra kỹ nội dung bản sao khi nhận. Bản sao hợp lệ có giá trị thay bản chính, nên bạn không cần học lại hay tìm cách làm giấy tờ không rõ nguồn gốc.
