Hiện không có mẫu giấy xác nhận việc chết của người làm chứng do Nhà nước ban hành thống nhất. Giấy tờ có giá trị chứng minh một người đã chết là trích lục khai tử do UBND cấp xã cấp. Khi hồ sơ yêu cầu “văn bản xác nhận”, bạn có thể lập văn bản xác nhận của thân nhân, kèm trích lục khai tử và chứng thực chữ ký, như mẫu trong bài.
Tóm tắt nhanh
- Bằng chứng chính thức về việc chết: trích lục khai tử (thay cho Giấy chứng tử trước đây), do UBND cấp xã cấp sau khi đăng ký khai tử.
- Văn bản xác nhận của thân nhân chỉ là giấy tờ bổ trợ, nên đi kèm trích lục khai tử hoặc giấy tờ tương đương.
- Trong tố tụng dân sự, lời khai người làm chứng lập trước khi chết vẫn là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét, đánh giá.
- Không làm giả, không khai sai: có thể bị xử lý hành chính hoặc hình sự.
Giấy xác nhận việc chết của người làm chứng là gì?
Đây là văn bản ghi nhận một người từng làm chứng (cho một sự việc, giao dịch, tranh chấp hoặc hồ sơ) đã qua đời, nêu rõ họ tên, ngày chết, nơi chết và căn cứ chứng minh. Người dùng thường gọi là “văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng” hoặc “giấy xác nhận việc chết của người làm chứng”.
Cần phân biệt hai loại giấy tờ:
- Giấy tờ hộ tịch: trích lục khai tử, do cơ quan nhà nước cấp. Đây là căn cứ pháp lý chính thức.
- Văn bản xác nhận do thân nhân lập: mô tả việc người làm chứng đã chết để nộp kèm hồ sơ. Văn bản này không thay được trích lục khai tử, trừ khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấp nhận.
Khi nào cần xác nhận người làm chứng đã chết?
Bạn có thể cần giấy này trong các tình huống sau:
- Vụ việc dân sự đang giải quyết tại Tòa án: đương sự đã đề nghị triệu tập người làm chứng nhưng người đó đã chết trước ngày lấy lời khai hoặc ngày mở phiên tòa.
- Hồ sơ đất đai, thừa kế: người từng xác nhận nguồn gốc đất, việc chia tài sản hoặc việc cho tặng đã mất.
- Hồ sơ cần xác nhận của người biết sự việc: cơ quan tiếp nhận yêu cầu người làm chứng ký xác nhận, nhưng người đó đã chết, nên bạn phải giải trình lý do thay thế.
Ví dụ: Anh Nam nộp đơn khởi kiện đòi lại diện tích đất cho mượn. Người hàng xóm chứng kiến việc cho mượn đã mất năm ngoái. Anh Nam nộp cho Tòa án bản sao trích lục khai tử của người này, kèm văn bản trình bày của anh về lý do không thể mời làm chứng. Tòa án sẽ xem xét các tài liệu, chứng cứ khác trong hồ sơ.
Giấy tờ nào chứng minh người làm chứng đã chết?
Theo Luật Hộ tịch 2014, sau khi đăng ký khai tử, công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử. Vì vậy, hiện nay cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai tử thay vì Giấy chứng tử như trước đây. Trích lục khai tử được xem như bản sao của Giấy chứng tử và có giá trị pháp lý tương đương.
Các giấy tờ bạn có thể dùng, theo thứ tự ưu tiên:
- Trích lục khai tử (bản chính hoặc bản sao): giá trị chứng minh cao nhất.
- Giấy chứng tử cũ: nếu người đó khai tử từ trước khi chuyển sang cấp trích lục, vẫn còn giá trị chứng minh.
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử: dùng khi chưa kịp đăng ký khai tử, hoặc làm căn cứ để đăng ký.
- Văn bản xác nhận của thân nhân có chứng thực chữ ký: dùng bổ trợ nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
Lưu ý: Nếu người làm chứng đã chết nhưng gia đình chưa khai tử, bạn nên nhờ thân nhân đi đăng ký khai tử trước. Chỉ khi có trích lục khai tử, hồ sơ mới chắc chắn về mặt giấy tờ.
Thủ tục xin trích lục khai tử hiện nay
Từ 01/07/2025, chính quyền địa phương chỉ còn hai cấp (tỉnh và xã/phường), không còn cấp huyện. Thủ tục khai tử thực hiện tại UBND cấp xã. Theo hướng dẫn thủ tục hộ tịch, người yêu cầu nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền, trực tiếp hoặc trực tuyến.
Hồ sơ đăng ký khai tử
- Tờ khai đăng ký khai tử theo mẫu. Theo hướng dẫn tại địa phương, hồ sơ gồm tờ khai đăng ký khai tử và giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ tùy thân của người đi khai tử (căn cước hoặc căn cước công dân còn hạn). Bạn có thể xem thêm cách tra số căn cước công dân online nếu quên số.
- Văn bản ủy quyền, nếu bạn nhờ người khác đi khai tử hộ.
Các bước thực hiện
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền, thường là nơi cư trú cuối cùng của người chết (nên hỏi trước bộ phận hộ tịch để biết chính xác).
- Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, ghi Sổ đăng ký khai tử, Chủ tịch UBND cấp xã ký trích lục.
- Bước 4: Nhận trích lục khai tử; nếu cần nhiều bộ, xin cấp thêm bản sao trích lục.
Theo Luật Hộ tịch 2014, thân nhân có trách nhiệm đi khai tử trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết. Trường hợp khai tử quá hạn vẫn được đăng ký, bạn nên hỏi cơ quan hộ tịch về hồ sơ cụ thể.
Mẫu văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng
Dưới đây là mẫu tham khảo do thân nhân của người làm chứng lập. Mẫu này không phải biểu mẫu bắt buộc của Nhà nước; bạn có thể điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
MẪU GIẤY XÁC NHẬN VIỆC CHẾT CỦA NGƯỜI LÀM CHỨNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY XÁC NHẬN VIỆC CHẾT CỦA NGƯỜI LÀM CHỨNG
Kính gửi: ……………………………………………………………… (tên cơ quan, tổ chức hoặc Tòa án tiếp nhận)
Tôi là: ……………………………………… Sinh ngày: ……/……/………… Giới tính: …………
Số định danh cá nhân/căn cước: ……………………… Cấp ngày: ……/……/………… Nơi cấp: ………………………
Nơi cư trú: ……………………………………………………………………………………………
Quan hệ với người đã chết: ………………………… (vợ/chồng/con/anh, chị, em…)
Tôi xin xác nhận như sau:
1. Ông/Bà: ……………………………………… Sinh ngày: ……/……/………… là người làm chứng trong vụ việc/giao dịch: ……………………………………………………………… (nêu ngắn gọn nội dung, thời điểm, địa điểm).
2. Ông/Bà nêu trên đã chết vào hồi ……… giờ ……… phút, ngày ……/……/………, tại ……………………………………………………………………, nguyên nhân (nếu có): ………………………
3. Việc chết đã được đăng ký khai tử tại UBND ……………………………, Trích lục khai tử số ……… quyển số ……… ngày ……/……/………. (Trường hợp chưa khai tử, ghi rõ: giấy báo tử/giấy tờ thay thế số ……… do ……………………… cấp ngày ……/……/………).
4. Do người làm chứng đã chết nên không thể trực tiếp cung cấp lời khai/ký xác nhận theo yêu cầu. Tôi gửi kèm các giấy tờ sau:
– Bản sao trích lục khai tử (hoặc giấy tờ thay thế): ……… bản;
– Bản sao giấy tờ chứng minh quan hệ với người đã chết (nếu có): ……… bản;
– Lời khai, giấy xác nhận trước đây của người làm chứng (nếu còn lưu giữ): ……… bản.
Tôi cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời xác nhận của mình.
……………, ngày ……… tháng ……… năm ………
NGƯỜI XÁC NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên)
CHỨNG THỰC CHỮ KÝ (nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu): phần lời chứng do người có thẩm quyền chứng thực điền theo mẫu quy định.
Hướng dẫn điền mẫu và chứng thực chữ ký
- Nơi nhận: ghi đúng tên Tòa án (Tòa án nhân dân khu vực hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền), UBND cấp xã hoặc cơ quan đang giải quyết hồ sơ. Không còn ghi UBND huyện.
- Người xác nhận: ưu tiên người có quan hệ thân thích gần nhất (vợ, chồng, con, cha mẹ). Nếu không còn thân nhân, người sống cùng hoặc người biết rõ việc chết có thể xác nhận, nhưng giá trị chứng minh thấp hơn.
- Nơi cấp giấy tờ tùy thân: ghi theo giấy tờ đang sử dụng. Bạn xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Mục 3: chép đúng số, quyển số, ngày cấp trên trích lục khai tử. Không tự suy đoán.
- Chứng thực chữ ký: mang văn bản chưa ký đến UBND cấp xã, ký trước mặt người chứng thực cùng giấy tờ tùy thân. Từ 01/11/2025, theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể tham khảo thêm nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
- Đóng dấu giáp lai: nếu văn bản và tài liệu kèm theo có nhiều trang, bạn nên xem cách đóng dấu giáp lai để tránh bị thay trang.
Lưu ý: Cách viết văn bản nên ngắn gọn, đúng trọng tâm, không bình luận. Bạn có thể tham khảo phong cách ngôn ngữ hành chính để diễn đạt chuẩn mực. Nếu cần chứng minh quan hệ nhân thân, xem thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Lời khai của người làm chứng đã chết có còn giá trị?
Theo Điều 77 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, người làm chứng là người biết các tình tiết có liên quan đến nội dung vụ việc, được đương sự đề nghị hoặc Tòa án triệu tập tham gia tố tụng. Lời khai của họ là một trong các nguồn chứng cứ. Điều 78 quy định quyền và nghĩa vụ của người làm chứng, trong đó có việc phải có mặt khi Tòa án triệu tập để lấy lời khai công khai.
Khi người làm chứng đã chết, cần lưu ý:
- Người đó không thể được triệu tập, nên việc đề nghị triệu tập không còn khả thi. Bạn cần nộp giấy tờ chứng minh việc chết để Tòa án biết lý do.
- Nếu trước khi chết, người làm chứng đã có lời khai trực tiếp với Tòa án hoặc gửi lời khai bằng văn bản, các tài liệu này vẫn nằm trong hồ sơ. Tòa án sẽ xem xét, đánh giá cùng các chứng cứ khác. Đây là nguyên tắc chung; việc chấp nhận hay không do Tòa án quyết định trong từng vụ việc.
- Tình tiết do người làm chứng thuật lại mà không giải thích được vì sao họ biết thì không được coi là chứng cứ. Vì vậy, lời khai cũ càng rõ nguồn biết, càng có giá trị.
- Lời xác nhận của thân nhân về điều người đã chết từng nói chỉ nên coi là tài liệu tham khảo, không thay được lời khai của người làm chứng.
Nếu hồ sơ là vụ án có tranh chấp phức tạp, bạn nên xem lại các tài liệu, chứng cứ khác (hợp đồng, giấy tờ viết tay, hình ảnh, người làm chứng khác) để bổ sung. Các giấy tờ viết tay trong mua bán, vay mượn thường cần người làm chứng; bạn có thể xem mẫu giấy ghi nợ viết tay để biết cách ghi nhận người làm chứng đúng cách.
Lưu ý và rủi ro pháp lý
Cảnh báo: Không được tự ý lập giấy xác nhận giả, khai sai ngày chết hoặc giả mạo trích lục khai tử, dấu, chữ ký của cơ quan nhà nước. Hành vi làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự (khoản 1 phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm). Người làm chứng khai báo gian dối còn phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
- Văn bản xác nhận phải đúng sự thật, nêu căn cứ cụ thể (trích lục khai tử hoặc giấy báo tử).
- Chỉ nộp bản sao khi cơ quan cho phép; xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Lưu lại bản gốc của các tài liệu liên quan đến người làm chứng, kể cả lời khai cũ.
- Nếu người làm chứng chỉ mất tích, chưa có tin tức, bạn không thể coi họ là “đã chết” nếu chưa có quyết định của Tòa án tuyên bố chết theo Bộ luật Dân sự 2015.
- Quy định và mẫu hộ tịch có thể thay đổi; hãy hỏi Bộ phận một cửa của UBND cấp xã để biết yêu cầu hồ sơ tại thời điểm nộp.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (Điều 77, Điều 78 về người làm chứng).
- Bộ luật Dân sự 2015 (tuyên bố một người là đã chết).
- Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn về đăng ký khai tử, trích lục khai tử.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực, được sửa đổi bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025).
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025.
- Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017 và 2025 (Điều 341).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng có bắt buộc theo mẫu không?
Không. Pháp luật không quy định một mẫu thống nhất. Bạn có thể lập theo mẫu tham khảo trong bài, miễn đủ thông tin người xác nhận, người đã chết, ngày chết và căn cứ chứng minh. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu thêm nội dung riêng.
Giấy xác nhận việc chết của người làm chứng do cơ quan nào cấp?
Cơ quan hộ tịch (UBND cấp xã) cấp trích lục khai tử, là giấy tờ chính thức chứng minh việc chết. Văn bản xác nhận trong bài do thân nhân tự lập, không phải giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp; chỉ có thể nhờ chứng thực chữ ký của người lập.
Giấy chứng tử và trích lục khai tử khác nhau thế nào?
Hiện nay cơ quan hộ tịch cấp trích lục khai tử sau khi đăng ký khai tử. Trích lục khai tử có giá trị tương đương Giấy chứng tử trước đây. Giấy chứng tử cũ đã cấp vẫn dùng để chứng minh việc chết.
Người làm chứng đã chết thì Tòa án có chấp nhận lời khai cũ không?
Nếu người làm chứng đã có lời khai với Tòa án hoặc gửi lời khai trước khi chết, tài liệu đó nằm trong hồ sơ vụ việc và được Tòa án xem xét cùng chứng cứ khác. Việc có chấp nhận hay không do Tòa án đánh giá, không có kết quả chắc chắn trước.
Chưa khai tử mà vẫn cần giấy xác nhận thì làm thế nào?
Bạn nên đăng ký khai tử trước để có trích lục. Trường hợp chưa kịp, có thể dùng giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp, kèm văn bản xác nhận của thân nhân; hãy hỏi cơ quan tiếp nhận có chấp nhận hay không.
Người làm chứng mất tích có dùng giấy xác nhận này được không?
Không. Người mất tích chưa được coi là đã chết. Muốn coi là đã chết, phải có quyết định của Tòa án tuyên bố chết theo điều kiện của Bộ luật Dân sự 2015, ví dụ biệt tích từ 05 năm liền trở lên và không có tin tức xác thực là còn sống.
Tóm lại, để xác nhận người làm chứng đã chết, bạn nên bắt đầu từ trích lục khai tử, rồi mới bổ sung văn bản xác nhận của thân nhân có chứng thực chữ ký nếu cơ quan yêu cầu. Giấy tờ cần đúng sự thật, đủ thông tin và nộp đúng cơ quan đang giải quyết hồ sơ.
