Thông báo tặng quà Tết cho nhân viên: mẫu quyết định 2026

Để tặng quà Tết hoặc quà Trung thu cho nhân viên, người có thẩm quyền trong doanh nghiệp (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch công ty…) ban hành một quyết định bằng văn bản, nêu rõ căn cứ, đối tượng, hình thức quà, mức chi và nguồn kinh phí. Sau đó doanh nghiệp gửi thông báo nội bộ để người lao động biết thời gian, địa điểm nhận quà. Bài này có sẵn cả hai loại mẫu để bạn sao chép.

Quyết định tặng quà cho nhân viên là gì, ai ký?

Đây là văn bản hành chính nội bộ do doanh nghiệp tự ban hành để quyết định việc chi quà cho người lao động vào dịp lễ, Tết. Pháp luật không quy định một biểu mẫu bắt buộc, nên doanh nghiệp được tự thiết kế, miễn đủ các nội dung cần thiết. Trình bày theo đúng thể thức sẽ giúp văn bản rõ ràng, dễ lưu hồ sơ; bạn có thể tham khảo thêm về phong cách ngôn ngữ hành chính khi soạn thảo.

Người ký thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, tùy điều lệ và quy chế của doanh nghiệp. Nếu công ty có quỹ khen thưởng, phúc lợi, quyết định nên viện dẫn nguồn quỹ này. Văn bản sau khi ký cần được đóng dấu theo quy chế quản lý con dấu của đơn vị; nếu cần, bạn xem hướng dẫn cách đóng dấu đúng vị trí.

Một quyết định tốt thường có đủ các phần sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên doanh nghiệp, số và ngày quyết định.
• Căn cứ: điều lệ, quy chế lương thưởng – phúc lợi, tình hình sản xuất kinh doanh.
• Đối tượng nhận quà (toàn bộ hoặc theo điều kiện cụ thể).
• Hình thức và giá trị quà, tổng kinh phí, nguồn chi.
• Thời gian, địa điểm, bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức.
• Nơi nhận, chữ ký và dấu.

Mẫu quyết định tặng quà Tết cho nhân viên

Mẫu quyết định tặng quà Trung thu cho nhân viên

Quà Trung thu thường là bánh Trung thu, hộp quà hoặc phiếu mua hàng. Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên là cha mẹ, quyết định có thể mở rộng cho cả con của người lao động. Mẫu dưới đây dùng cho trường hợp tặng quà cho nhân viên; bạn có thể bổ sung phần dành cho thiếu nhi nếu công ty có tổ chức.

Mẫu thông báo tặng quà Tết cho nhân viên

Sau khi có quyết định, bộ phận nhân sự gửi thông báo qua email nội bộ hoặc dán bảng tin. Mẫu này cũng dùng được cho quà Trung thu, bạn chỉ cần thay tên dịp lễ.

Hướng dẫn điền mẫu

1. Bước 1: Xác định đối tượng. Quyết định nên ghi rõ toàn bộ nhân viên hay chỉ người đáp ứng điều kiện (ví dụ đã ký hợp đồng lao động, làm việc đến một thời điểm nhất định). Đối xử không thống nhất mà không có tiêu chí rõ dễ phát sinh khiếu nại.
2. Bước 2: Đối chiếu quy chế nội bộ. Nếu công ty đã có quy chế lương, thưởng, phúc lợi, hãy viện dẫn trong phần căn cứ. Nếu chưa có, nên bổ sung để có cơ sở chứng minh mục đích chi.
3. Bước 3: Ghi rõ mức quà và tổng kinh phí, kèm nguồn chi (quỹ phúc lợi hay chi phí). Số tiền ghi cả bằng số và bằng chữ.
4. Bước 4: Lập danh sách và bảng kê nhận quà có chữ ký từng người, đính kèm quyết định.
5. Bước 5: Người có thẩm quyền ký, đóng dấu; lưu cùng hóa đơn mua quà và chứng từ thanh toán.

Lưu ý về thuế, hóa đơn khi tặng quà nhân viên

Quà Tết, quà Trung thu có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có, nếu khoản chi thực tế phát sinh, có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và nằm trong giới hạn. Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định phần chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế thì không được trừ. Một số nguồn kế toán xếp quà lễ, Tết vào nhóm phúc lợi này; bạn nên cộng dồn tất cả khoản phúc lợi trong năm (nghỉ mát, hiếu hỷ, quà lễ…) để dự tính phần bị loại khi quyết toán.

Nhân viên nhận quà có phải nộp thuế TNCN?

Phụ thuộc bản chất khoản quà. Quà hiện vật mang tính phúc lợi chung (như hộp bánh Trung thu phát cho mọi người) thường được các chuyên gia thuế đánh giá là không tính vào thu nhập chịu thuế. Ngược lại, quà bằng tiền hoặc quà gắn với kết quả công việc, tặng đích danh theo mức khác nhau có thể bị coi là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Từ 01/07/2026, Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 đã có hiệu lực; doanh nghiệp nên đối chiếu Nghị định 253/2026 và Thông tư 87/2026 hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý khi chi quà giá trị lớn. Người lao động cần biết mức giảm trừ gia cảnh mới và mã số thuế cá nhân (nay là số định danh cá nhân) để kê khai, quyết toán đúng.

Hóa đơn, chứng từ cần có

• Hóa đơn đầu vào mua quà đứng tên, mã số thuế của doanh nghiệp (xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ); khoản thanh toán từ 5 triệu đồng/lần trở lên nên thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quyết định tặng quà, danh sách và bảng kê có chữ ký người nhận.
• Quy chế hoặc văn bản nội bộ quy định chế độ phúc lợi.
• Việc xuất hóa đơn khi biếu, tặng và cách tính thuế GTGT thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực 01/07/2026) và quy định thuế GTGT hiện hành; bộ phận kế toán nên kiểm tra trước khi hạch toán.

Các mức, giới hạn nêu trên áp dụng cho doanh nghiệp. Cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập chi quà cho cán bộ, công chức phải theo quy chế chi tiêu nội bộ và quy định về tài chính công, không áp dụng nguyên mẫu này.

Câu hỏi thường gặp

Một quyết định tặng quà đầy đủ, kèm thông báo và bảng kê nhận quà, vừa thể hiện sự quan tâm đến người lao động vừa giúp doanh nghiệp có hồ sơ chi phí rõ ràng. Hãy dùng các mẫu trên làm khung, điều chỉnh theo quy chế riêng của đơn vị và kiểm tra quy định thuế trước khi chi.