Giấy xác nhận lưu trú tại khách sạn là văn bản do khách sạn lập, xác nhận một người đã thuê phòng và ở tại khách sạn trong khoảng thời gian cụ thể. Pháp luật hiện không quy định một mẫu bắt buộc riêng cho giấy này, nên khách sạn có thể dùng mẫu tham khảo dưới đây, ghi đủ thông tin khách, thời gian ở, số phòng, rồi ký và đóng dấu.
Tóm tắt nhanh
- Giấy xác nhận lưu trú của khách sạn là giấy xác nhận thực tế khách đã ở, không phải giấy tờ về cư trú do cơ quan công an cấp.
- Khách sạn có nghĩa vụ riêng là thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú (Công an cấp xã) trước 23 giờ của ngày khách bắt đầu lưu trú.
- Mẫu bên dưới có nguyên văn để sao chép, kèm hướng dẫn điền từng mục.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm giả giấy xác nhận. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính, nặng hơn có thể bị xử lý hình sự.
Giấy xác nhận lưu trú tại khách sạn là gì?
Theo Luật Cư trú 2020, lưu trú là việc công dân ở lại một địa điểm không phải nơi thường trú hoặc nơi tạm trú trong thời gian ít hơn 30 ngày. Khách thuê phòng khách sạn, nhà nghỉ, homestay đều thuộc diện lưu trú.
Giấy xác nhận lưu trú do khách sạn cấp thường được dùng trong các tình huống như:
- Thanh toán công tác phí, hoàn chi phí đi công tác với cơ quan, doanh nghiệp.
- Bổ sung hồ sơ xin thị thực, hồ sơ bảo hiểm du lịch hoặc hồ sơ khiếu nại, yêu cầu bồi thường.
- Chứng minh mình có mặt tại một địa điểm trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ khi làm việc với cơ quan, đơn vị cần đối chiếu).
- Xác nhận cho người nhà, đoàn khách, đoàn thi đấu, hội nghị cần giấy tờ lưu trú.
Ví dụ: anh Minh đi công tác 3 đêm tại một tỉnh khác. Công ty yêu cầu giấy tờ chứng minh thời gian ở. Anh đề nghị khách sạn cấp giấy xác nhận lưu trú, đính kèm hóa đơn tiền phòng để quyết toán.
Phân biệt với thông báo lưu trú và xác nhận thông tin cư trú
Ba khái niệm dưới đây rất dễ nhầm lẫn:
| Loại | Ai lập/thực hiện | Mục đích |
|---|---|---|
| Giấy xác nhận lưu trú của khách sạn | Khách sạn | Cho khách dùng làm giấy tờ chứng minh đã ở tại khách sạn |
| Thông báo lưu trú | Khách sạn thực hiện với cơ quan đăng ký cư trú (Công an cấp xã) | Nghĩa vụ quản lý cư trú, thực hiện qua VNeID, Cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp |
| Xác nhận thông tin về cư trú | Cơ quan đăng ký cư trú | Xác nhận nơi thường trú, tạm trú của công dân, không phải xác nhận ở khách sạn |
Nếu cơ quan yêu cầu chứng minh nơi ở thường xuyên của bạn, giấy của khách sạn thường không thay thế được xác nhận thông tin cư trú. Khi đó, bạn cần xem thông tin cư trú trên VNeID hoặc đề nghị cơ quan đăng ký cư trú cấp xác nhận. Nếu cần thêm giấy tờ chứng minh nhân thân, bạn có thể xem hướng dẫn tại bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Mẫu giấy xác nhận lưu trú tại khách sạn
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay các nội dung trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế.
MẪU GIẤY XÁC NHẬN LƯU TRÚ TẠI KHÁCH SẠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
KHÁCH SẠN [TÊN KHÁCH SẠN]
Địa chỉ: [số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố]
Mã số thuế (nếu có): [………]
Số: [……]/XNLT
GIẤY XÁC NHẬN LƯU TRÚ
Căn cứ sổ đăng ký/thông tin lưu trú và hồ sơ đặt phòng tại [tên khách sạn],
Khách sạn [tên khách sạn] xác nhận:
1. Họ và tên khách lưu trú: [HỌ VÀ TÊN]
2. Ngày, tháng, năm sinh: [……] Giới tính: [……] Quốc tịch: [……]
3. Số định danh cá nhân/căn cước/hộ chiếu: [……………]
4. Địa chỉ thường trú hoặc nơi ở hiện tại: [……………]
5. Số phòng: [……] Số người ở cùng (nếu có): [……]
6. Thời gian lưu trú: từ [giờ] ngày [dd/mm/yyyy] đến [giờ] ngày [dd/mm/yyyy] (tổng cộng [..] đêm).
7. Lý do lưu trú: [du lịch/công tác/hội nghị/thăm thân/khác].
8. Hóa đơn/biên nhận tiền phòng kèm theo (nếu có): số [……], ngày [……].
Giấy xác nhận này được cấp theo đề nghị của ông/bà [họ tên] để [nêu mục đích sử dụng: thanh toán công tác phí/bổ sung hồ sơ…]. Khách sạn không chịu trách nhiệm về việc sử dụng giấy này cho mục đích khác.
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
ĐẠI DIỆN KHÁCH SẠN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu)
Hướng dẫn điền mẫu
- Bước 1: Ghi đúng tên pháp lý và địa chỉ khách sạn. Nếu đã sắp xếp đơn vị hành chính, hãy ghi địa chỉ theo tên tỉnh và xã/phường hiện hành.
- Bước 2: Điền thông tin khách đúng với giấy tờ tùy thân khách đã xuất trình khi nhận phòng (họ tên, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu).
- Bước 3: Ghi thời gian lưu trú theo hồ sơ nhận phòng và trả phòng thực tế, không ghi cao hơn hoặc thấp hơn thời gian khách đã ở.
- Bước 4: Nêu rõ mục đích cấp giấy để tránh bị dùng sai mục đích.
- Bước 5: Người có thẩm quyền của khách sạn ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu. Bạn có thể xem thêm cách đóng dấu giáp lai nếu giấy gồm nhiều trang.
Lưu ý: nên đính kèm bản sao hóa đơn tiền phòng. Về hóa đơn bán hàng, dịch vụ, bạn có thể tham khảo thêm bài mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ. Từ 01/07/2026, hóa đơn thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khách sạn phải thông báo lưu trú như thế nào?
Đây là nghĩa vụ pháp lý của khách sạn, tách biệt với việc cấp giấy xác nhận cho khách. Theo Điều 30 Luật Cư trú 2020, khi có người đến lưu trú, người đại diện cơ sở lưu trú du lịch có trách nhiệm thông báo việc lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú.
- Nội dung thông báo: họ tên, số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu của người lưu trú, lý do lưu trú, thời gian lưu trú và địa chỉ lưu trú.
- Thời hạn: thông báo trước 23 giờ của ngày bắt đầu lưu trú. Nếu khách đến sau 23 giờ, phải thông báo trước 08 giờ sáng hôm sau.
- Hình thức: có thể thực hiện trực tiếp, bằng điện thoại hoặc phương tiện điện tử (ví dụ ứng dụng VNeID, Cổng dịch vụ công).
- Cơ quan tiếp nhận: cơ quan đăng ký cư trú, hiện thường là Công an cấp xã nơi khách sạn đặt trụ sở, do chính quyền địa phương đã tổ chức theo hai cấp từ 01/07/2025.
Nếu khách ở từ 30 ngày trở lên tại một nơi ngoài nơi thường trú, khách phải đăng ký tạm trú thay vì chỉ thông báo lưu trú. Bạn có thể xem thêm tại hướng dẫn đăng ký tạm trú online.
Mức phạt khi không thông báo lưu trú hoặc làm sai giấy tờ
Từ 15/12/2025, Nghị định 282/2025/NĐ-CP thay thế Nghị định 144/2021/NĐ-CP. Điều 10 của nghị định này quy định xử phạt các vi phạm về đăng ký và quản lý cư trú.
| Đối tượng/hành vi | Mức phạt (cá nhân) |
|---|---|
| Cơ sở lưu trú không thông báo lưu trú cho 1–3 người | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
| Cơ sở lưu trú không thông báo lưu trú cho 4–8 người | 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
| Cơ sở lưu trú không thông báo cho từ 9 người trở lên | Mức cao hơn, tối đa 12.000.000 đồng theo thông tin báo chí về Điều 10 |
| Cá nhân không thực hiện đúng quy định về thông báo lưu trú | Phạt cảnh cáo hoặc 500.000 – 1.000.000 đồng |
| Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung xác nhận thông tin về cư trú hoặc giấy tờ liên quan đến cư trú | 2.000.000 – 4.000.000 đồng |
Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân; tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi. Hộ kinh doanh đăng ký kinh doanh theo quy định bị phạt như cá nhân. Đối với khách nước ngoài, việc không khai báo tạm trú còn bị phạt theo khung riêng, tối đa tới 20 triệu đồng tùy số người.
Cảnh báo: làm giả giấy tờ, con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức để sử dụng, hoặc sử dụng giấy tờ giả, có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự. Khoản 1 quy định phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm. Bạn chỉ nên xin giấy xác nhận đúng sự thật từ khách sạn nơi bạn thực sự đã ở.
Lưu ý khi xin và sử dụng giấy xác nhận
- Mang theo giấy tờ tùy thân: mang căn cước hoặc hộ chiếu để lễ tân đối chiếu. Nếu cần kiểm tra thông tin số căn cước, xem tra cứu số thẻ căn cước online.
- Xin giấy càng sớm càng tốt: nên đề nghị khi trả phòng, vì khách sạn dễ đối chiếu dữ liệu đặt phòng.
- Kiểm tra trước khi nhận: đối chiếu họ tên, số giấy tờ, ngày đến/đi, số phòng có khớp không.
- Dùng đúng mục đích: mỗi cơ quan có thể yêu cầu giấy tờ khác nhau; hãy hỏi trước xem họ cần giấy của khách sạn, hóa đơn hay xác nhận cư trú của công an.
- Bảo vệ dữ liệu cá nhân: khách sạn chỉ nên thu thập và dùng thông tin khách đúng mục đích. Từ 01/01/2026 áp dụng Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp
Khách sạn có bắt buộc cấp giấy xác nhận lưu trú cho khách không?
Các quy định về cư trú không đặt ra mẫu giấy xác nhận bắt buộc cho khách. Khách sạn có nghĩa vụ thông báo lưu trú với cơ quan đăng ký cư trú. Việc cấp giấy xác nhận cho khách thường theo đề nghị và quy chế của từng khách sạn, trên cơ sở thông tin có thật.
Giấy xác nhận lưu trú của khách sạn có thay thế được xác nhận cư trú của công an không?
Không. Giấy của khách sạn chỉ chứng minh bạn đã ở khách sạn trong một khoảng thời gian. Xác nhận thông tin về cư trú do cơ quan đăng ký cư trú cấp, nói về nơi thường trú hoặc tạm trú của bạn.
Đi khách sạn có phải khai báo lưu trú không?
Có. Cơ sở lưu trú du lịch như khách sạn, nhà nghỉ phải thông báo việc lưu trú của khách với cơ quan đăng ký cư trú. Bạn chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân khi nhận phòng.
Thời hạn thông báo lưu trú là bao lâu?
Thông báo trước 23 giờ của ngày khách bắt đầu lưu trú. Khách đến sau 23 giờ thì thông báo trước 08 giờ sáng ngày hôm sau.
Khách sạn không thông báo lưu trú bị phạt bao nhiêu?
Theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP, cơ sở lưu trú không thông báo cho 1–3 người bị phạt 2–4 triệu đồng (cá nhân), tổ chức bị phạt gấp đôi. Mức phạt tăng theo số người không được thông báo.
Khách ở khách sạn trên 30 ngày thì làm gì?
Từ 30 ngày trở lên tại một nơi ngoài nơi thường trú thì thuộc diện phải đăng ký tạm trú theo Luật Cư trú, không còn là lưu trú ngắn hạn.
Căn cứ pháp lý
- Luật Cư trú 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025), đặc biệt Điều 2 và Điều 30 về lưu trú và thông báo lưu trú.
- Thông tư 55/2021/TT-BCA hướng dẫn Luật Cư trú (sửa đổi bởi Thông tư 66/2023/TT-BCA).
- Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), Điều 341.
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Tóm lại, giấy xác nhận lưu trú của khách sạn là giấy tờ thực tế do khách sạn cấp dựa trên thông tin nhận phòng, còn thông báo lưu trú là nghĩa vụ của khách sạn với cơ quan công an. Bạn dùng mẫu trên, điền đúng sự thật, ký đóng dấu đầy đủ và đính kèm hóa đơn để giấy có giá trị chứng minh tốt nhất. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
