Đơn xác nhận quan hệ với người đã mất là văn bản bạn gửi UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) để xin xác nhận mình là con, vợ/chồng, cháu… của người đã chết, khi không có hoặc thiếu giấy tờ chứng minh như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn. Đơn thường dùng để khai nhận di sản, làm hồ sơ bảo hiểm xã hội hoặc nộp cho cơ quan, doanh nghiệp. Mẫu đầy đủ có ngay bên dưới.
Tóm tắt nhanh
- Nơi nộp: UBND cấp xã nơi người mất cư trú cuối cùng hoặc nơi bạn đang cư trú. Từ 01/07/2025 không còn cấp huyện nên không nộp lên UBND huyện/quận.
- Nếu bạn vẫn còn giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử thì thường không cần xin giấy xác nhận này.
- Kèm theo đơn: giấy tờ tùy thân (căn cước/CCCD), giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử, giấy tờ liên quan đến quan hệ mà bạn đang có.
- Nội dung xác nhận phải đúng sự thật. Khai gian dối để hưởng quyền lợi có thể bị xử lý theo quy định pháp luật.
Khi nào cần giấy xác nhận quan hệ với người đã mất?
Giấy xác nhận mối quan hệ với người mất không phải loại giấy tờ hộ tịch gốc. Đó là văn bản xác nhận của UBND cấp xã dựa trên hồ sơ hộ tịch, thông tin cư trú và sự xác minh tại địa phương. Bạn thường cần đến nó trong các trường hợp sau:
- Khai nhận, phân chia di sản thừa kế: tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu chứng minh bạn thuộc hàng thừa kế nhưng giấy khai sinh hoặc giấy chứng nhận kết hôn bị thất lạc, sai thông tin.
- Hồ sơ chế độ tử tuất, mai táng phí: thân nhân cần chứng minh quan hệ với người tham gia bảo hiểm xã hội đã mất.
- Khai báo nhân thân cho cơ quan, doanh nghiệp: đơn vị yêu cầu xác nhận thông tin về ông, bà, cha, mẹ đã mất mà bạn đã kê khai.
- Thủ tục chính sách, người có công, các giấy tờ hành chính khác khi hồ sơ gốc không còn.
Nếu bạn chỉ cần giấy xác nhận thông tin của chính mình (không liên quan người đã mất), hãy tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Mẫu đơn xác nhận quan hệ với người đã mất
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây vào Word, thay phần chấm bằng thông tin thật. Mẫu viết cho trường hợp phổ biến nhất là xin xác nhận là con đẻ của người đã mất. Nếu là quan hệ khác, chỉ cần sửa phần “Tôi xin trình bày” và nội dung đề nghị.
MẪU ĐƠN XÁC NHẬN QUAN HỆ NHÂN THÂN VỚI NGƯỜI ĐÃ MẤT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
ĐƠN XÁC NHẬN QUAN HỆ NHÂN THÂN VỚI NGƯỜI ĐÃ MẤT
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường/đặc khu ……………………………, tỉnh/thành phố ……………………
Tôi tên là: …………………………………………… Sinh ngày: ……/……/…………
Số định danh cá nhân/Số căn cước (CCCD): …………………………… Cấp ngày: ……/……/………… Nơi cấp: ……………………
Nơi thường trú: ……………………………………………………………………………
Nơi ở hiện tại: ……………………………………………………………………………
Số điện thoại liên hệ: ……………………………
Tôi xin trình bày như sau:
Bố (mẹ) tôi là ông (bà): …………………………………… Sinh năm: …………………
Số định danh cá nhân/CCCD/CMND (nếu có): …………………………… Cấp ngày: ……/……/………… Nơi cấp: ……………………
Nơi thường trú cuối cùng: ……………………………………………………………
Đã mất vào ngày ……/……/………… tại ……………………………………, theo Giấy chứng tử/Trích lục khai tử số ………… do UBND ……………………………… cấp ngày ……/……/…………
Do giấy khai sinh/giấy tờ chứng minh quan hệ của tôi với người mất đã bị thất lạc (hoặc không còn đầy đủ thông tin), trong khi tôi cần giấy xác nhận để: …………………………… (ví dụ: thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế / làm hồ sơ hưởng chế độ tử tuất / nộp cho cơ quan, đơn vị theo yêu cầu).
Nay tôi làm đơn này, kính đề nghị UBND xã/phường/đặc khu xem xét, xác nhận quan hệ nhân thân giữa tôi với người đã mất: tôi là con đẻ (có thể ghi: vợ/chồng, cháu nội, cháu ngoại, anh/chị/em ruột…) của ông (bà) …………………………………… nêu trên.
Tôi xin cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.
Tài liệu kèm theo đơn:
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người làm đơn (căn cước/CCCD, kèm bản chính để đối chiếu);
- Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của người đã mất;
- Các giấy tờ khác liên quan đến quan hệ (nếu còn): giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận thông tin cư trú, xác nhận của người làm chứng…
……………, ngày …… tháng …… năm ……
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ/PHƯỜNG/ĐẶC KHU
Ủy ban nhân dân …………………………… xác nhận ông/bà …………………………… có quan hệ …………………… với ông/bà …………………………… (đã mất) như nội dung đơn.
(Ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên, chức vụ người ký)
Hướng dẫn điền đơn từng mục
Phần kính gửi và thông tin người làm đơn
Ghi đúng tên đơn vị hành chính hiện hành (xã, phường hoặc đặc khu thuộc tỉnh/thành phố sau sắp xếp). Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân ghi đúng như trên thẻ căn cước. Mục “nơi cấp” bạn có thể xem thêm cách ghi tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
Phần thông tin người đã mất
Ghi chính xác họ tên, năm sinh, nơi cư trú cuối cùng, ngày mất và số giấy chứng tử. Thông tin này phải khớp với giấy chứng tử, nếu không UBND xã sẽ khó xác minh.
Phần lý do xin xác nhận
Nêu rõ mục đích (khai nhận di sản, hưởng tử tuất, nộp cho cơ quan…). Lý do cụ thể giúp công chức tư pháp – hộ tịch xác định đúng loại xác nhận cần cấp.
Phần đề nghị xác nhận
Ghi rõ một quan hệ duy nhất cho mỗi đơn, ví dụ “con đẻ”, “vợ”, “cháu nội”. Nếu cần xác nhận nhiều người (anh chị em cùng thuộc một hàng thừa kế), nên làm danh sách kèm theo hoặc mỗi người một đơn, tùy hướng dẫn của địa phương.
Lưu ý: Đơn viết tay hay đánh máy đều được. Nếu đơn có nhiều trang, bạn nên ký từng trang hoặc đóng dấu giáp lai (xem cách đóng dấu giáp lai). Về cách trình bày văn bản, bạn có thể tham khảo phong cách ngôn ngữ hành chính.
Hồ sơ kèm theo và nơi nộp đơn
Nên nộp đơn ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Từ 01/07/2025, cả nước vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã), không còn UBND huyện/quận. Việc xác nhận nhân thân vì vậy do UBND cấp xã thực hiện. Bạn có thể gửi đơn tới UBND cấp xã nơi người mất cư trú cuối cùng, vì nơi này có nhiều khả năng còn lưu thông tin hộ tịch, cư trú và người dân quen biết gia đình. Nếu nơi đó quá xa, bạn có thể thử nộp tại UBND cấp xã nơi mình đang cư trú, nhưng địa phương có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc xác minh thêm.
Giấy tờ thường được yêu cầu
| Giấy tờ | Mục đích |
|---|---|
| Căn cước/CCCD (hoặc hộ chiếu) của người làm đơn | Xác định danh tính người xin xác nhận |
| Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử | Chứng minh người kia đã mất, ngày mất, nơi mất |
| Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bản khác còn giữ | Chứng minh quan hệ cha mẹ – con, vợ – chồng… |
| Thông tin cư trú (tra trên VNeID hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú) | Chứng minh cùng nơi cư trú, quan hệ trong hộ gia đình |
| Xác nhận của người làm chứng, hàng xóm, trưởng thôn/tổ dân phố (nếu địa phương yêu cầu) | Hỗ trợ xác minh khi giấy tờ không đủ |
Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023. Trước đây nhiều mẫu đơn ghi kèm “sổ hộ khẩu”, hiện nay cơ quan sẽ dùng dữ liệu cư trú trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú. Nếu cần thông tin thẻ, bạn có thể xem cách tra số thẻ căn cước công dân online.
Các bước xin xác nhận
- Bước 1: Soạn đơn theo mẫu trên, chuẩn bị giấy tờ tùy thân, giấy chứng tử và giấy tờ liên quan.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của UBND cấp xã (hoặc nộp trực tuyến nếu địa phương hỗ trợ).
- Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra hồ sơ, đối chiếu cơ sở dữ liệu hộ tịch, cư trú; có thể xác minh thêm với người dân, tổ dân phố.
- Bước 4: Lãnh đạo UBND cấp xã xem xét, ký xác nhận và đóng dấu. Bạn nhận kết quả theo giấy hẹn.
Pháp luật chưa quy định một thời hạn riêng cho loại xác nhận này, thời gian xử lý thường từ vài ngày làm việc tùy hồ sơ và địa phương. Bạn nên hỏi trực tiếp công chức tiếp nhận về thời hạn và giấy tờ cụ thể.
Cách chứng minh quan hệ khi không có giấy xác nhận
Không phải trường hợp nào cũng cần xin giấy xác nhận. Tùy mục đích, bạn có thể:
- Xin trích lục hộ tịch: bản sao trích lục khai sinh, kết hôn, khai tử có thể được cấp từ cơ sở dữ liệu hộ tịch nếu sự kiện đã đăng ký. Đây là giấy tờ có giá trị chứng minh cao nhất.
- Đăng ký lại khai sinh, kết hôn tại UBND cấp xã nếu giấy tờ gốc mất và sổ hộ tịch không còn.
- Làm thủ tục khai nhận di sản: nếu có người đồng thừa kế và đủ giấy tờ, bạn có thể thực hiện công chứng văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản. Công chứng viên sẽ cho biết thêm giấy tờ nào còn thiếu. Việc chứng thực các giấy tờ kèm theo bạn xem tại hướng dẫn chứng thực hiện hành.
- Hồ sơ tử tuất BHXH: thân nhân dùng giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ nuôi dưỡng, kèm giấy chứng tử và tờ khai theo mẫu của cơ quan bảo hiểm xã hội. Trường hợp người mất đang tham gia, hồ sơ gồm sổ bảo hiểm xã hội, giấy chứng tử (hoặc giấy tờ tương đương) và tờ khai của thân nhân. Nếu đang cân nhắc quyền lợi bảo hiểm một lần, xem thêm cách tính bảo hiểm xã hội một lần trên VssID.
Lưu ý quan trọng
Cảnh báo: Không làm giả, sửa chữa hoặc mua giấy xác nhận, giấy tờ hộ tịch. Hành vi làm giả giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Hãy làm thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền.
- Thông tin phải thống nhất: họ tên, năm sinh, địa chỉ trong đơn, giấy chứng tử và giấy tờ khác cần khớp nhau. Nếu giấy tờ sai lệch, nên xin điều chỉnh hộ tịch trước.
- UBND xã có thể từ chối nếu không đủ căn cứ xác minh. Khi đó bạn cần bổ sung chứng cứ hoặc dùng cách khác như đăng ký lại hộ tịch, yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp quan hệ (trường hợp có tranh chấp).
- Có tranh chấp thừa kế: giấy xác nhận của UBND xã không thay thế phán quyết của Tòa án nhân dân khu vực (từ 01/07/2025) khi các bên không đồng thuận.
- Chọn loại xác nhận đúng: xác nhận quan hệ nhân thân khác với xác nhận tình trạng hôn nhân và xác nhận nhân thân cá nhân. Hãy ghi rõ mục đích để cơ quan cấp đúng loại.
Cập nhật thông tin tháng 10/2026. Vì quy trình có thể khác nhau chút ít giữa các xã, phường, bạn nên hỏi bộ phận một cửa trước khi nộp.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về thừa kế, quan hệ nhân thân);
- Luật Hộ tịch 2014 và các văn bản hướng dẫn (đăng ký, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký lại);
- Luật Cư trú 2020, Luật Căn cước 2023 (dữ liệu cư trú, thẻ căn cước thay CCCD);
- Luật Công chứng 2024 (hiệu lực 01/07/2025);
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (chế độ tử tuất, hồ sơ hưởng, hiệu lực 01/07/2025);
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh và Luật Tổ chức chính quyền địa phương (chính quyền hai cấp từ 01/07/2025).
Câu hỏi thường gặp
Giấy xác nhận mối quan hệ với người mất do cơ quan nào cấp?
Thông thường do UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) xác nhận, nơi người mất cư trú cuối cùng hoặc nơi bạn đang cư trú. Từ 01/07/2025 không còn UBND huyện/quận nên bạn không nộp ở cấp đó.
Mẫu đơn xác nhận quan hệ với người đã mất có bắt buộc theo mẫu thống nhất không?
Không có mẫu bắt buộc chung trên toàn quốc. Đơn cần đủ thông tin người làm đơn, người đã mất, quan hệ cần xác nhận, lý do và cam đoan. Một số địa phương có mẫu riêng, bạn nên hỏi bộ phận một cửa.
Mất giấy khai sinh có cần xin xác nhận quan hệ với người đã mất không?
Chưa chắc. Bạn có thể xin trích lục khai sinh nếu sự kiện đã được đăng ký, hoặc đăng ký lại khai sinh. Giấy xác nhận chỉ là phương án bổ trợ khi cơ quan tiếp nhận chấp nhận cách này.
Có dùng giấy xác nhận này để khai nhận di sản thừa kế được không?
Có thể được, nếu tổ chức hành nghề công chứng chấp nhận. Công chứng viên sẽ xem xét toàn bộ hồ sơ, vì vậy bạn nên hỏi trước loại giấy tờ họ yêu cầu.
Giấy xác nhận quan hệ với người đã mất có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật không quy định chung thời hạn. Tuy nhiên, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy được cấp gần đây (ví dụ trong vòng 3–6 tháng), nên hãy hỏi nơi bạn sẽ nộp.
Có phải nộp lệ phí khi xin xác nhận không?
Mức thu và việc miễn thu tùy hướng dẫn của địa phương và loại việc cụ thể. Bạn nên hỏi trực tiếp tại UBND cấp xã trước khi nộp hồ sơ.
Tóm lại, đơn xác nhận quan hệ với người đã mất chỉ cần thiết khi bạn không còn giấy tờ chứng minh trực tiếp. Hãy chuẩn bị đơn đúng mẫu, thông tin thống nhất với giấy chứng tử và nộp tại UBND cấp xã có thẩm quyền; nếu còn khả năng xin trích lục hoặc đăng ký lại hộ tịch, đó thường là cách chứng minh chắc chắn hơn.
