Công văn yêu cầu bảo hành công trình là văn bản của chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý, sử dụng công trình gửi nhà thầu thi công (hoặc nhà thầu cung ứng thiết bị). Văn bản này thông báo hư hỏng, khiếm khuyết phát sinh trong thời hạn bảo hành và yêu cầu nhà thầu khắc phục, sửa chữa bằng chi phí của mình. Bài này có mẫu đầy đủ để sao chép, cách điền và các lưu ý theo quy định hiện hành.
Tóm tắt nhanh
- Từ 01/07/2026, bảo hành công trình xây dựng thực hiện theo Nghị định 207/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 06/2021/NĐ-CP).
- Phải gửi công văn khi hư hỏng xuất hiện trong thời hạn bảo hành, kèm mô tả, ảnh, vị trí và thời điểm phát hiện.
- Nhà thầu chỉ bảo hành phần việc do mình thi công, lắp đặt và chịu mọi chi phí bảo hành.
- Nên gửi bằng hình thức có bằng chứng (chuyển phát có xác nhận, nộp trực tiếp có ký nhận) và lưu hồ sơ.
Khi nào cần gửi công văn yêu cầu bảo hành?
Bạn gửi công văn khi đồng thời có đủ ba điều kiện:
- Công trình hoặc hạng mục đã được nghiệm thu, bàn giao và còn trong thời hạn bảo hành.
- Xuất hiện hư hỏng, khiếm khuyết (nứt, thấm dột, bong tróc, sụt lún, thiết bị không vận hành…) có nguyên nhân từ thi công, vật liệu hoặc thiết bị của nhà thầu.
- Hư hỏng không do người sử dụng khai thác sai quy trình, thiên tai bất khả kháng hoặc tự ý cải tạo.
Ví dụ: Anh Nam xây nhà ở riêng lẻ, nghiệm thu và vào ở được 8 tháng thì trần tầng 2 và tường hông bị thấm. Anh lập công văn gửi đơn vị thi công, đính kèm ảnh chụp và biên bản ghi nhận hiện trạng, yêu cầu nhà thầu đến kiểm tra và sửa chữa không thu phí.
Quy định hiện hành về bảo hành công trình
Văn bản áp dụng
Trước đây, nội dung này nằm ở Điều 28 Nghị định 06/2021/NĐ-CP. Hiện nay, Nghị định 06/2021/NĐ-CP đã được thay thế bởi Nghị định 207/2026/NĐ-CP ngày 15/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026, hướng dẫn Luật Xây dựng 2025 (Luật số 135/2025/QH15) về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình. Yêu cầu về bảo hành nằm ở Chương III của nghị định này (trọng tâm là Điều 32 và Điều 33).
Trách nhiệm bảo hành thuộc về ai?
Nhà thầu thi công xây dựng và nhà thầu cung ứng thiết bị chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về việc bảo hành đối với phần công việc do mình thực hiện. Chủ đầu tư và nhà thầu phải thỏa thuận trong hợp đồng về quyền, trách nhiệm, thời hạn, hình thức và giá trị bảo hành, cũng như việc hoàn trả tiền hoặc bảo lãnh bảo hành.
Thời hạn và mức tiền bảo hành tối thiểu
| Nội dung | Quy định |
|---|---|
| Công trình cấp đặc biệt, cấp I (vốn đầu tư công, vốn chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước, vốn ngân sách khác) | Thời hạn bảo hành không ít hơn 24 tháng; mức tiền bảo hành tối thiểu 3% giá trị hợp đồng |
| Công trình cấp còn lại (cùng nhóm nguồn vốn) | Không ít hơn 12 tháng; mức tiền bảo hành tối thiểu 5% giá trị hợp đồng |
| Công trình dùng vốn khác | Do các bên thỏa thuận trong hợp đồng; có thể tham khảo các mức tối thiểu ở trên |
| Thiết bị công trình, thiết bị công nghệ | Theo hợp đồng, không ngắn hơn thời gian bảo hành của nhà sản xuất; tính từ khi nghiệm thu hoàn thành lắp đặt, vận hành |
| Thời điểm bắt đầu tính | Từ khi chủ đầu tư nghiệm thu công trình, hạng mục theo quy định |
Lưu ý: Với nhà ở, ngoài quy định xây dựng còn có quy định riêng về bảo hành nhà ở trong pháp luật về nhà ở (thông thường nhà chung cư bảo hành dài hơn nhà ở riêng lẻ). Bạn cần đối chiếu hợp đồng và quy định chuyên ngành để xác định đúng thời hạn của mình.
Mẫu công văn yêu cầu bảo hành công trình
Mẫu dưới đây dùng cho chủ đầu tư (hoặc chủ sở hữu, đơn vị quản lý, sử dụng công trình) gửi nhà thầu. Bạn thay nội dung trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế.
MẪU CÔNG VĂN YÊU CẦU BẢO HÀNH CÔNG TRÌNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
[TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC/CÁ NHÂN GỬI CÔNG VĂN]
Số: …/…-…
V/v: Yêu cầu bảo hành [tên công trình/hạng mục]
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
Kính gửi: [Tên nhà thầu thi công/nhà thầu cung ứng thiết bị]
Địa chỉ: [địa chỉ trụ sở]
Người đại diện: [họ tên, chức vụ]
Căn cứ Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và Nghị định số 207/2026/NĐ-CP ngày 15/06/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng;
Căn cứ Hợp đồng xây dựng số [số hợp đồng] ngày [ngày ký] giữa [bên A – chủ đầu tư] và [bên B – nhà thầu] về việc thi công [tên công trình/gói thầu];
Căn cứ Biên bản nghiệm thu hoàn thành ngày [ngày nghiệm thu], thời hạn bảo hành của công trình là [số] tháng, tính từ ngày [ngày nghiệm thu] đến ngày [ngày hết hạn bảo hành];
[Tên đơn vị gửi] thông báo và yêu cầu [tên nhà thầu] thực hiện bảo hành đối với các hư hỏng, khiếm khuyết sau, phát sinh trong thời hạn bảo hành:
1. Vị trí, hạng mục: [ví dụ: sàn mái tầng 5, khu vực phòng họp số 2…]
2. Hiện trạng hư hỏng: [mô tả: thấm dột, nứt tường dài … m, bong tróc lớp sơn…]
3. Thời điểm phát hiện: [ngày/tháng/năm]
4. Nguyên nhân sơ bộ (nếu có): [nhận định ban đầu về lỗi thi công/vật liệu/thiết bị]
5. Tài liệu kèm theo: ảnh chụp, biên bản ghi nhận hiện trạng, [tài liệu khác].
Đề nghị [tên nhà thầu]:
– Cử người có thẩm quyền phối hợp kiểm tra hiện trạng vào ngày [ngày/giờ] hoặc chậm nhất trong vòng [số] ngày kể từ ngày nhận công văn này;
– Lập phương án và thực hiện sửa chữa, khắc phục hoàn thành trước ngày [mốc thời gian], bảo đảm chất lượng theo hợp đồng và quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng;
– Chịu toàn bộ chi phí liên quan đến việc bảo hành theo quy định pháp luật và hợp đồng;
– Thông báo bằng văn bản kết quả khắc phục để hai bên cùng kiểm tra, nghiệm thu việc bảo hành.
Trường hợp quá thời hạn nêu trên mà chưa nhận được phản hồi hoặc việc khắc phục chưa đạt yêu cầu, [tên đơn vị gửi] sẽ áp dụng các biện pháp theo hợp đồng và quy định pháp luật, bao gồm thuê đơn vị khác sửa chữa và sử dụng khoản tiền (hoặc bảo lãnh) bảo hành để thanh toán chi phí.
Rất mong nhận được sự phối hợp của Quý đơn vị.
Trân trọng./.
| Nơi nhận: – Như trên; – [Chủ sở hữu/Đơn vị quản lý, sử dụng – nếu có]; – Lưu: VT, [bộ phận]. |
ĐẠI DIỆN CÓ THẨM QUYỀN (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có) |
Hướng dẫn điền từng mục
- Quốc hiệu, tiêu ngữ, số và ngày: trình bày như công văn hành chính thông thường. Bạn có thể tham khảo cách dùng từ ngữ chuẩn mực ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính.
- Trích yếu (V/v): nêu ngắn gọn nội dung, ví dụ “Yêu cầu bảo hành hệ thống chống thấm mái nhà điều hành”.
- Căn cứ: ghi đúng số hiệu hợp đồng, biên bản nghiệm thu và thời hạn bảo hành. Đây là phần nhà thầu khó phủ nhận nhất nên cần chính xác.
- Mô tả hư hỏng: cụ thể về vị trí, kích thước, thời điểm, mức độ. Mô tả mơ hồ như “công trình xuống cấp” dễ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian.
- Thời hạn yêu cầu: pháp luật không quy định một số ngày chung cho mọi công trình, vì thời hạn phản hồi và sửa chữa thường do hợp đồng quy định. Hãy lấy mốc theo hợp đồng; nếu hợp đồng không nêu, đặt thời hạn hợp lý theo mức độ hư hỏng (hư hỏng gây mất an toàn cần thời hạn ngắn hơn).
- Chữ ký, con dấu: tổ chức có con dấu thì ký, đóng dấu theo quy định nội bộ. Nếu cần hướng dẫn thao tác, xem cách đóng dấu giáp lai khi công văn kèm nhiều trang phụ lục.
Mẫu thông báo của đơn vị quản lý, sử dụng gửi chủ đầu tư
Theo quy trình bảo hành, khi phát hiện hư hỏng trong thời hạn bảo hành, chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý, sử dụng công trình thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thực hiện bảo hành. Nếu bạn không phải bên ký hợp đồng với nhà thầu (ví dụ ban quản lý tòa nhà, trường học, bệnh viện nhận bàn giao), hãy dùng mẫu rút gọn dưới đây.
MẪU THÔNG BÁO HƯ HỎNG TRONG THỜI HẠN BẢO HÀNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Tên đơn vị quản lý, sử dụng]
Số: …/TB-…
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
THÔNG BÁO HƯ HỎNG, KHIẾM KHUYẾT TRONG THỜI HẠN BẢO HÀNH
Kính gửi: [Tên chủ đầu tư]
Công trình [tên công trình] đã được nghiệm thu, bàn giao ngày [ngày] và đang trong thời hạn bảo hành đến ngày [ngày].
Ngày [ngày], chúng tôi phát hiện các hư hỏng, khiếm khuyết sau: [mô tả vị trí, hiện trạng, mức độ] (ảnh và biên bản hiện trạng kèm theo).
Đề nghị [tên chủ đầu tư] yêu cầu [tên nhà thầu thi công/cung ứng thiết bị] thực hiện bảo hành theo hợp đồng và quy định pháp luật, đồng thời thông báo cho chúng tôi kế hoạch kiểm tra, sửa chữa trước ngày [ngày].
Trân trọng./.
[CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Quy trình gửi và theo dõi bảo hành
- Bước 1 – Ghi nhận hiện trạng: chụp ảnh, quay video có mốc thời gian, đo kích thước, lập biên bản có người chứng kiến.
- Bước 2 – Đối chiếu hợp đồng: kiểm tra thời hạn bảo hành còn hiệu lực, phạm vi bảo hành, quy định về thời hạn phản hồi và sửa chữa.
- Bước 3 – Soạn và gửi công văn: gửi qua đường bưu chính có xác nhận, nộp trực tiếp có ký nhận hoặc kênh liên lạc mà hợp đồng cho phép (thư điện tử có địa chỉ được ghi trong hợp đồng).
- Bước 4 – Kiểm tra chung: hai bên cùng kiểm tra hiện trạng, xác định nguyên nhân và phạm vi sửa chữa, lập biên bản.
- Bước 5 – Nghiệm thu việc bảo hành: sau khi nhà thầu sửa xong, hai bên kiểm tra, nghiệm thu kết quả bằng biên bản.
- Bước 6 – Xác nhận hoàn thành bảo hành: khi hết thời hạn, nhà thầu lập báo cáo hoàn thành công tác bảo hành gửi chủ đầu tư; chủ đầu tư xác nhận bằng văn bản và hoàn trả tiền bảo hành (hoặc giải tỏa bảo lãnh) nếu kết quả đạt yêu cầu.
Nhà thầu không bảo hành thì làm gì?
Nếu nhà thầu có lỗi nhưng không thực hiện hoặc chậm trễ, bạn có thể:
- Gửi công văn nhắc lần hai, ấn định thời hạn cuối và nêu rõ hậu quả theo hợp đồng.
- Thuê đơn vị khác sửa chữa và dùng tiền bảo hành, tài sản bảo đảm hoặc bảo lãnh bảo hành để thanh toán, nếu hợp đồng và quy định cho phép. Vì vậy, chủ đầu tư không nên hoàn trả tiền bảo hành trước khi kết thúc thời hạn và xác nhận hoàn thành.
- Yêu cầu phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại theo thỏa thuận hợp đồng và Bộ luật Dân sự.
- Giải quyết tranh chấp bằng thương lượng, hòa giải; nếu không đạt, đưa ra Trọng tài hoặc Tòa án theo điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng (Tòa án nhân dân khu vực hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh tùy thẩm quyền).
Cảnh báo: Bảo hành chỉ áp dụng cho hư hỏng phát sinh trong thời hạn bảo hành. Hư hỏng xuất hiện sau thời hạn này thường thuộc trách nhiệm bảo trì của chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý, sử dụng. Hãy gửi công văn càng sớm càng tốt, không để sát ngày hết hạn.
Lưu ý quan trọng khi soạn công văn
- Xác định đúng đối tượng nhận: mỗi nhà thầu chỉ bảo hành phần việc do mình thực hiện. Hư hỏng do thiết kế hay do thiết bị của nhà thầu khác thì gửi đúng đơn vị liên quan.
- Công trình khởi công trước 01/07/2026: thời hạn bảo hành và quyền, nghĩa vụ chủ yếu căn cứ vào hợp đồng đã ký; quy định chuyển tiếp của Nghị định 207/2026/NĐ-CP được áp dụng cho từng nội dung cụ thể. Bạn nên đối chiếu hợp đồng trước khi viện dẫn căn cứ pháp lý.
- Thông tin nhà thầu: ghi đúng tên, địa chỉ, người đại diện và mã số thuế theo hợp đồng. Nếu nhà thầu là cá nhân hoặc hộ kinh doanh, bạn có thể xem thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành để hiểu cách ghi mã số.
- Công trình nhà ở, đất ở: nếu bạn đang thi công trên đất mua bằng giấy tờ viết tay, nên làm rõ tính pháp lý của đất trước. Xem thêm cách làm giấy tờ mua bán đất viết tay theo quy định pháp luật.
- Giữ bằng chứng: lưu bản gốc công văn, biên lai gửi, xác nhận đã nhận và mọi trao đổi liên quan.
- Thỏa thuận lại bằng văn bản: nếu hai bên đồng ý gia hạn hoặc đổi phương án sửa chữa, hãy ghi thành biên bản có chữ ký thay vì chỉ trao đổi miệng.
Căn cứ pháp lý
- Luật Xây dựng số 135/2025/QH15.
- Nghị định số 207/2026/NĐ-CP ngày 15/06/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng (hiệu lực từ 01/07/2026; thay thế Nghị định 06/2021/NĐ-CP).
- Thông tư 32/2026/TT-BXD hướng dẫn Nghị định 207/2026/NĐ-CP.
- Bộ luật Dân sự 2015 (về hợp đồng, bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm).
- Pháp luật về nhà ở (đối với bảo hành nhà ở).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Công văn yêu cầu bảo hành công trình ai là người ký gửi?
Người ký là đại diện có thẩm quyền của chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý, sử dụng công trình. Nếu bạn không trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu, hãy thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu bảo hành.
Bảo hành công trình xây dựng tối thiểu bao nhiêu tháng?
Với công trình dùng vốn đầu tư công, vốn chi thường xuyên từ ngân sách nhà nước và vốn ngân sách khác: không ít hơn 24 tháng với công trình cấp đặc biệt và cấp I, không ít hơn 12 tháng với cấp còn lại. Công trình vốn khác thỏa thuận trong hợp đồng; nhà ở có quy định riêng.
Thời hạn bảo hành tính từ khi nào?
Công trình, hạng mục xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp được tính từ khi chủ đầu tư nghiệm thu. Thiết bị công trình, thiết bị công nghệ tính từ khi nghiệm thu hoàn thành lắp đặt, vận hành.
Nhà thầu có được từ chối bảo hành không?
Nhà thầu chỉ có thể từ chối khi chứng minh hư hỏng không thuộc phần việc của mình hoặc do người sử dụng gây ra, do bất khả kháng hay khai thác sai quy trình. Nếu lỗi thuộc nhà thầu, họ phải bảo hành và chịu chi phí.
Có bắt buộc gửi công văn bằng văn bản không?
Pháp luật quy định chủ đầu tư “thông báo” cho nhà thầu, nhưng để có bằng chứng và tránh tranh chấp, bạn nên gửi bằng văn bản và lưu xác nhận đã nhận. Nhiều hợp đồng cũng yêu cầu thông báo bằng văn bản.
Hết hạn bảo hành mới phát hiện hư hỏng thì sao?
Nhà thầu không còn nghĩa vụ bảo hành theo nghĩa thông thường. Hư hỏng được xử lý theo trách nhiệm bảo trì của chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý, sử dụng; nếu chứng minh được lỗi thi công nghiêm trọng, bạn vẫn có thể yêu cầu trách nhiệm theo hợp đồng và pháp luật dân sự.
Một công văn yêu cầu bảo hành tốt cần đúng người nhận, căn cứ rõ ràng, mô tả hư hỏng cụ thể, có thời hạn xử lý và được gửi trong thời hạn bảo hành. Từ 01/07/2026, hãy viện dẫn Nghị định 207/2026/NĐ-CP, đồng thời đối chiếu hợp đồng để áp dụng đúng thời hạn và quyền, nghĩa vụ của các bên.
