Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan (Mẫu 2026)

Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ khi con dấu của cơ quan, tổ chức bị biến dạng, mòn, hỏng, đổi chất liệu, bị mất hoặc khi cơ quan thay đổi tổ chức, đổi tên. Từ 15/3/2026, văn bản này lập theo Mẫu số 03 Phụ lục II Nghị định 58/2026/NĐ-CP, nêu rõ lý do và nộp cho Công an có thẩm quyền, thời hạn trả kết quả là 03 ngày làm việc.

Khi nào phải đăng ký lại mẫu con dấu?

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu (đã được sửa đổi năm 2023 và năm 2026), cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải đăng ký lại mẫu con dấu trong các trường hợp sau:

• Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu.
• Cơ quan, tổ chức có sự thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên (ví dụ sáp nhập, chia tách, đổi tên theo quyết định của cấp có thẩm quyền).
• Bị mất con dấu.

Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025 (còn 34 tỉnh, thành phố; chính quyền địa phương hai cấp), nhiều cơ quan đổi tên, hợp nhất bộ máy nên phát sinh nhu cầu đăng ký lại con dấu. Ví dụ: một phòng chuyên môn được sáp nhập vào đơn vị mới và có tên gọi mới. Con dấu mang tên cũ không còn phù hợp, cơ quan phải làm văn bản đề nghị đăng ký lại và giao nộp con dấu cũ.

Mẫu văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu

Văn bản chính thức là Mẫu số 03 Phụ lục II kèm Nghị định 58/2026/NĐ-CP, dùng chung cho nhiều trường hợp (đăng ký mới, đăng ký lại…). Bản dưới đây là bản soạn minh họa theo bố cục của mẫu đó, đã chọn sẵn trường hợp đăng ký lại. Khi nộp, bạn nên đối chiếu với mẫu đăng tải tại cổng dịch vụ công hoặc tại nơi tiếp nhận hồ sơ.

Hướng dẫn điền từng mục

• Phần đầu văn bản: ghi tên cơ quan quản lý trực tiếp (nếu có) ở trên, tên cơ quan sử dụng con dấu ở dưới; số, ký hiệu theo sổ công văn của đơn vị; địa danh, ngày tháng năm lập văn bản.
• Kính gửi: ghi đúng tên cơ quan đăng ký mẫu con dấu có thẩm quyền (xem mục nơi nộp hồ sơ bên dưới).
• Mục 1: ghi tên cơ quan theo quyết định thành lập hoặc văn bản quy định tổ chức, hoạt động; nếu đã đổi tên, ghi tên mới và nêu rõ quyết định đổi tên.
• Mục 2 và 3: đánh dấu đúng trường hợp và nêu lý do cụ thể, ngắn gọn. Ví dụ: “Con dấu bị mòn, nét chữ không còn rõ sau thời gian dài sử dụng” hoặc “Đổi tên theo Quyết định số… ngày… của…”.
• Mục 5: người được cử đến nộp hồ sơ phải mang theo giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân còn giá trị (thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc hộ chiếu).
• Chữ ký, con dấu: người đứng đầu hoặc người được ủy quyền ký. Trường hợp mất con dấu, văn bản cần thêm xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Văn bản hành chính cần trình bày ngắn gọn, đúng thể thức, dùng ngôn ngữ chuẩn mực. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để soạn văn bản cho đúng văn phong.

Hồ sơ theo từng trường hợp

Ngoài ra, người đến nộp hồ sơ cần có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cùng giấy tờ tùy thân. Khi nhận con dấu mới, cơ quan phải giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã cấp trước đó để cơ quan đăng ký thu hồi. Nếu không giao nộp theo quy định, cơ quan đăng ký có thể ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu.

Nộp hồ sơ ở đâu, bao lâu có kết quả?

Cơ quan nhận hồ sơ

• Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Bộ Công an: đăng ký mẫu con dấu của các cơ quan, tổ chức cấp trung ương như Quốc hội, Chính phủ, bộ, cơ quan ngang bộ và đơn vị trực thuộc.
• Công an cấp tỉnh (đơn vị nghiệp vụ về quản lý hành chính về trật tự xã hội): các cơ quan, tổ chức do địa phương cấp tỉnh thành lập hoặc cấp phép.
• Công an cấp xã: từ 29/4/2026, theo Nghị quyết 22/2026/NQ-CP, thẩm quyền đăng ký lại mẫu con dấu được phân cấp từ Công an cấp tỉnh cho Công an cấp xã đối với cơ quan, tổ chức do Ủy ban nhân dân cấp xã thành lập hoặc cấp phép hoạt động.

Hình thức nộp và thời hạn

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Với thủ tục do Công an cấp xã giải quyết, kết quả có thể nhận trực tiếp, qua bưu chính, qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID. Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký có trách nhiệm trả kết quả đăng ký lại mẫu con dấu.

1. Bước 1: Lãnh đạo cơ quan quyết định đăng ký lại, xác định đúng trường hợp (hỏng, đổi tên hay mất).
2. Bước 2: Soạn văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, chuẩn bị quyết định đổi tên hoặc xác nhận của cơ quan quản lý (nếu thuộc trường hợp cần).
3. Bước 3: Cử người mang giấy giới thiệu hoặc ủy quyền, giấy tờ tùy thân và con dấu cũ (nếu còn) đến nộp hồ sơ, hoặc nộp trực tuyến.
4. Bước 4: Nhận giấy biên nhận, đến ngày hẹn nhận kết quả, giao nộp con dấu và giấy chứng nhận cũ để thu hồi.
5. Bước 5: Sau khi có kết quả, thông báo mẫu con dấu mới cho các cơ quan, tổ chức liên quan trước khi sử dụng.

Lưu ý khi soạn và nộp văn bản

• Chưa có kết quả đăng ký thì chưa dùng con dấu mới. Cơ quan phải đăng ký mẫu con dấu và thông báo cho các cơ quan liên quan trước khi sử dụng.
• Chỉ dùng một con dấu theo mẫu quy định. Con dấu cũ không được tiếp tục sử dụng song song với con dấu mới.
• Lý do phải trung thực, cụ thể. Với trường hợp mất con dấu, nên trình báo và lập biên bản nội bộ để hồ sơ có căn cứ.
• Thống nhất tên gọi. Tên trong văn bản đề nghị phải khớp với quyết định thành lập, đổi tên.
• Quản lý văn bản đúng quy trình. Việc đóng dấu trên văn bản, giấy tờ sau khi có con dấu mới cần đúng quy định. Xem thêm cách đóng dấu giáp lai và cách trình bày đơn từ mẫu tại mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản để làm quen thể thức đơn, văn bản hành chính.

Căn cứ pháp lý

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại, để đăng ký lại mẫu con dấu, cơ quan chỉ cần soạn đúng văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, nêu lý do rõ ràng, kèm đúng giấy tờ theo từng trường hợp và nộp đúng cơ quan Công an có thẩm quyền. Thủ tục được giải quyết trong 03 ngày làm việc, nên đơn vị cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ lần nộp đầu tiên.