Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động; có người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại; hay người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại… thì doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa biết cách thực hiện hồ sơ, thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội. Do đó, trong nội dung bài viết này, Luật sư X sẽ giới thiệu đến bạn đọc quy định của pháp luật về vấn đề này.
Cơ sở pháp lý
Nội dung tư vấn
Khi nào doanh nghiệp phải báo tăng bảo hiểm xã hội?
Căn cứ khoản 1 Điều 98 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định như sau:
Điều 98. Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội
1, Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Như vậy, theo quy định trên, khi có thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội; doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể, doanh nghiệp cần bảo tăng trong các trường hợp sau:
+ Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động.
+ Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.
+ Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại…
Thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội
Khi thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội; doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội
Căn cứ Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH; quy định về hồ sơ điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội; theo đó cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS).
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội (Mẫu TK3-TS).
+ Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội (Mẫu D02-TS).
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Ngoài ra, đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; thì cần chuẩn bị thêm hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài; hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động; hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Bước 2: Nộp hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội nêu trên; doanh nghiệp nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội; hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội:
Người sử dụng lao động có thể đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp bộ hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ như trên.
- Nộp hồ sơ trực tuyến
Doanh nghiệp thực hiện kê khai báo tăng bảo hiểm xã hội trên trang giao dịch điện tử bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó dùng thiết bị chữ ký số (token) để nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội.
Tùy từng trường hợp báo tăng lao động như báo tăng mới, nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ ốm đi làm lại… mà doanh nghiệp tiến hành kê khai theo hướng dẫn.
Bước 3: Nhận kết quả
Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:
Điều 99. Giải quyết đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội
3, Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây:
d) 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểm xã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Như vậy, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ; thì yêu cầu báo tăng của doanh nghiệp sẽ được giải quyết. Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp chậm báo tăng bảo hiểm xã hội bị xử lý thế nào?
Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP; quy định trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:
Điều 38. Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
4, Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:
a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;
Như vậy, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 12%-15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính. Mà mức phạt hành chính của tổ chức gấp đôi cá nhân; nên doanh nghiệp bị phạt đến tối đa 150 triệu đồng khi chậm báo tăng dẫn đến chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.
Hy vọng những thông tin Luật sư X cung cấp hữu ích với bạn đọc!
Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ tư vấn của Luật sư X hãy liên hệ 0833102102
Mời bạn xem thêm:
- Thủ tục đề xuất giảm mức đóng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp
- Quy định về báo giảm bảo hiểm xã hội
- Được tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội khi đang hưởng lương hưu không?
- Có được đóng bảo hiểm xã hội nhiều hơn để hưởng lương hưu cao?
Câu hỏi thường gặp
Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.
Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.
Các hành vi bị nghiêm cấm khi trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là:
+ Trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.
+ Chậm đóng tiền bảo hiểm xã hội.
+ Chiếm dụng tiền đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.
+ Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội.
+ Sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội không đúng pháp luật.
+ Cản trở, gây khó khăn hoặc làm thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, người sử dụng lao động.
+ Truy cập, khai thác trái pháp luật cơ sở dữ liệu về bảo hiểm xã hội.
+ Báo cáo sai sự thật; cung cấp thông tin, số liệu không chính xác về bảo hiểm xã hội.
