Từ 01/07/2026, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ là lúc hoàn thành dịch vụ, dù đã thu tiền hay chưa. Nếu bạn thu tiền trước hoặc trong lúc làm dịch vụ thì lập hóa đơn ngay khi thu tiền. Riêng tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng thì chưa phải lập hóa đơn.
Tóm tắt nhanh
- Quy tắc chung: lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Thu tiền trước: lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
- Tiền đặt cọc đúng bản chất: chưa phải lập hóa đơn. Tiền tạm ứng, trả trước theo tiến độ thì vẫn phải lập.
- Dịch vụ cần đối soát: lập sau khi đối soát xong, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước.
- Lập sai thời điểm: bị xử phạt theo số lượng hóa đơn, mức cao nhất đến 70 triệu đồng.
Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ theo quy định hiện hành
Hóa đơn điện tử hiện được hướng dẫn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026. Văn bản này hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2025 và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thời điểm lập hóa đơn nằm ở Điều 9.
Với hoạt động cung cấp dịch vụ, khoản 2 Điều 9 quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Quy tắc này áp dụng kể cả khi khách hàng là tổ chức, cá nhân nước ngoài, và không phụ thuộc việc bạn đã nhận được tiền hay chưa.
Nói đơn giản, dịch vụ xong là phải xuất hóa đơn. Không được chờ khách thanh toán xong mới lập, cũng không được để sang kỳ sau cho tiện hạch toán.
Thu tiền trước, tạm ứng, đặt cọc: khi nào phải xuất hóa đơn?
Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ
Nếu bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong lúc thực hiện, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Ví dụ, khách thanh toán trước 100% phí dịch vụ vào ngày 5 nhưng dịch vụ hoàn thành ngày 25. Bạn phải lập hóa đơn từ ngày 5 chứ không phải ngày 25.
Tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Từ 01/07/2026, khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không phải lập hóa đơn khi nhận. Trước đây, quy định này chỉ áp dụng cho một số dịch vụ cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát thiết kế, tư vấn giám sát. Nay phạm vi được mở rộng cho dịch vụ nói chung.
Cảnh báo: Gọi là “đặt cọc” trên hợp đồng chưa chắc đã là đặt cọc về mặt pháp lý. Nếu khoản tiền thực chất là thanh toán trước, tạm ứng hoặc trả trước theo tiến độ thì bạn vẫn phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Cơ quan thuế sẽ xem xét bản chất khoản tiền và nội dung hợp đồng.
| Tình huống | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Dịch vụ hoàn thành, khách chưa trả tiền | Thời điểm hoàn thành dịch vụ |
| Khách trả trước hoặc trả trong lúc làm dịch vụ | Thời điểm thu tiền |
| Khách đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng (đúng bản chất đặt cọc) | Chưa phải lập khi nhận cọc. Khi cọc được trừ vào tiền dịch vụ, cần xác định thời điểm lập theo quy tắc chung |
| Khách tạm ứng, trả trước theo tiến độ | Thời điểm thu tiền |
Dịch vụ phải đối soát số liệu và trường hợp đặc thù
Một số dịch vụ có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên nên không thể lập hóa đơn ngay từng lần. Điểm a khoản 4 Điều 9 cho phép lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên. Thời hạn chậm nhất là ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh, hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước giữa các bên.
Nhóm này gồm các hoạt động như cung cấp điện, truyền hình, logistics, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, vận tải bằng nền tảng kết nối cho khách là doanh nghiệp. Nghị định 254/2026 còn bổ sung dịch vụ hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử và nền tảng số, dịch vụ công nghệ số, dịch vụ công nghệ thông tin (kể cả trung gian thanh toán), tài sản mã hóa và hỗ trợ giao dịch trên sàn các-bon.
Điểm b khoản 4 Điều 9 quy định riêng cho dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin và dịch vụ dữ liệu phải đối soát kết nối giữa các doanh nghiệp. Thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành đối soát theo hợp đồng, với thời hạn tối đa 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
Lưu ý: Xây dựng, lắp đặt, vận tải hàng không, bán điện trên thị trường điện, xuất khẩu và nhiều lĩnh vực khác có quy tắc riêng trong khoản 4 Điều 9. Nếu bạn hoạt động trong các lĩnh vực này, hãy đọc nguyên văn điều khoản hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi áp dụng quy tắc chung.
Giao dịch ban đêm và hóa đơn tổng hợp cuối ngày
Nghị định 254/2026 có thêm hai điểm mới đáng chú ý với dịch vụ bán trực tiếp cho khách:
- Giao dịch trong giờ làm việc ban đêm: nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo (khoản 5 Điều 9).
- Cơ sở khám chữa bệnh: được lập một hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày có in phiếu thu tiền, như chụp, chiếu (điểm m khoản 4 Điều 9).
- Một số dịch vụ cho cá nhân không lấy hóa đơn: được lập hóa đơn tổng vào cuối ngày hoặc cuối tháng nếu đơn vị vận hành hệ thống quản lý giao dịch điện tử và có nghĩa vụ cung cấp dữ liệu chi tiết khi cơ quan nhà nước yêu cầu.
Nếu bạn bán lẻ dịch vụ cho khách cá nhân, hãy xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để nắm các nội dung cần có trên hóa đơn.
Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026). Từ mốc này, mức phạt phụ thuộc vào số lượng hóa đơn vi phạm. Trước đó, mức phạt chỉ là 3–8 triệu đồng tùy trường hợp.
| Số hóa đơn lập sai thời điểm (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) | Mức phạt |
|---|---|
| 01 số hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
| Từ 100 số hóa đơn trở lên | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Giữa hai mức trên còn các khung trung gian theo từng nhóm số lượng hóa đơn. Riêng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ dùng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ thì lập sai 01 số hóa đơn chỉ bị cảnh cáo.
Lưu ý: Nếu một vụ việc có nhiều hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, người nộp thuế chỉ bị xử phạt một hành vi với khung phạt tương ứng tổng số hóa đơn vi phạm. Mức phạt trên là mức áp dụng cho tổ chức. Với cá nhân, hộ kinh doanh, hãy đối chiếu quy định về mức phạt đối với cá nhân trong nghị định xử phạt.
Ngoài phạt tiền, việc lập hóa đơn chậm còn kéo theo rủi ro kê khai doanh thu và thuế giá trị gia tăng sai kỳ, dẫn tới truy thu và tính tiền chậm nộp.
Ví dụ tình huống thực tế
- Dịch vụ thiết kế, khách đặt cọc: Công ty A ký hợp đồng thiết kế, nhận 20 triệu đồng đặt cọc đúng bản chất cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Khi nhận cọc, công ty chưa phải lập hóa đơn. Nếu hợp đồng ghi khoản này là tiền ứng trước 30% giá trị thì phải lập hóa đơn ngay.
- Dịch vụ sửa chữa, khách nợ tiền: Cửa hàng B sửa xong máy cho khách ngày 10, khách hẹn trả tiền ngày 30. Hóa đơn phải lập ngày 10, không phải ngày 30.
- Dịch vụ theo kỳ đối soát: Công ty C làm dịch vụ giao nhận cho khách doanh nghiệp, hai bên chốt đối soát hằng tháng. Hóa đơn được lập sau khi đối soát xong, chậm nhất ngày 07 tháng sau.
Lưu ý khi lập hóa đơn dịch vụ
- Ghi rõ trong hợp đồng bản chất từng khoản tiền (đặt cọc, tạm ứng, thanh toán đợt…) để tránh tranh chấp với cơ quan thuế.
- Lưu biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ, vì đây là căn cứ chứng minh thời điểm hoàn thành.
- Ngày lập hóa đơn trên hệ thống phải trùng với thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, không lập lùi hoặc lập vượt ngày.
- Khi xuất hóa đơn cho khách cá nhân có nhu cầu kê khai, thông tin định danh của khách phải chính xác. Bạn có thể tham khảo cách tra cứu mã số thuế cá nhân và tìm mã số thuế bằng số định danh để đối chiếu.
- Cá nhân mới bắt đầu kinh doanh cần đăng ký mã số thuế trước khi sử dụng hóa đơn.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử (hiệu lực từ 01/07/2026), đặc biệt Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (đã được thay thế từ 01/07/2026).
- Bộ luật Dân sự 2015 (quy định về đặt cọc).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ chưa thu được tiền có phải xuất hóa đơn không?
Có. Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là lúc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Bạn không được chờ khách thanh toán mới lập hóa đơn.
Nhận tiền đặt cọc dịch vụ có phải xuất hóa đơn không?
Không, nếu khoản tiền đúng là đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Còn nếu là tạm ứng hoặc trả trước một phần giá dịch vụ thì phải lập hóa đơn ngay khi thu tiền.
Thu tiền trước khi làm dịch vụ thì xuất hóa đơn khi nào?
Bạn lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Không đợi đến lúc hoàn thành dịch vụ mới xuất.
Bán dịch vụ ban đêm, chưa kịp xuất hóa đơn thì sao?
Nếu người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, giao dịch trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Xuất hóa đơn chậm 1 ngày có bị phạt không?
Có thể. Chậm so với thời điểm quy định là lập hóa đơn không đúng thời điểm. Với 01 số hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường, khung phạt hiện là 500.000 – 1.500.000 đồng, kèm rủi ro kê khai sai kỳ thuế.
Hóa đơn dịch vụ lập từ trước 01/07/2026 áp dụng quy định nào?
Giao dịch phát sinh trước 01/07/2026 áp dụng quy định tại thời điểm phát sinh, tức Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi). Từ 01/07/2026, áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Tóm lại, nguyên tắc cốt lõi không đổi: dịch vụ hoàn thành hoặc thu tiền (tùy cái nào đến trước) là phải lập hóa đơn. Nghị định 254/2026 mở rộng ngoại lệ cho tiền đặt cọc, nhóm dịch vụ đối soát và giao dịch ban đêm, trong khi mức phạt lập sai thời điểm từ 16/01/2026 nặng hơn nhiều khi số lượng hóa đơn lớn. Hãy xác định đúng bản chất từng khoản tiền và lưu đủ chứng từ để tránh sai sót.
