Hồ sơ thai sản cơ bản của lao động nữ sinh con gồm bản sao giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con. Tùy trường hợp (sinh mổ, sinh non, sảy thai, dưỡng thai, mang thai hộ, nhận nuôi con…), bạn nộp thêm giấy tờ y tế tương ứng. Bạn nộp hồ sơ cho đơn vị đang sử dụng lao động, chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ thai sản.
Tóm tắt nhanh
- Giấy tờ bắt buộc: bản sao giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con (chỉ cần một trong ba).
- Giấy tờ bổ sung: giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, văn bản xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh… tùy từng trường hợp.
- Nộp cho ai: người sử dụng lao động; nếu đã thôi việc trước khi sinh thì nộp trực tiếp cơ quan BHXH.
- Thời hạn: chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ thai sản (BHXH tự nguyện: 60 ngày kể từ ngày sinh con).
- Điểm mới 2026: nếu cơ quan BHXH khai thác được dữ liệu hộ tịch điện tử, bạn không phải nộp giấy khai sinh bản giấy.
Giấy tờ thai sản cơ bản gồm những gì?
Hồ sơ hưởng chế độ thai sản do Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025) quy định tại Điều 61. Nguyên tắc chung: hồ sơ phải chứng minh được sự kiện sinh con, nhận con hoặc tình trạng thai sản của bạn.
Với trường hợp phổ biến nhất là sinh con bình thường, bạn chỉ cần một trong các giấy tờ sau (bản sao):
- Giấy chứng sinh của con;
- Giấy khai sinh của con;
- Trích lục khai sinh của con.
Thực tế, giấy chứng sinh do bệnh viện cấp ngay sau sinh nên nhiều người dùng giấy này để nộp sớm. Nếu đã đăng ký khai sinh, bạn có thể dùng giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh.
Hồ sơ của lao động nữ sinh con theo từng trường hợp
Ngoài giấy tờ cơ bản ở trên, một số tình huống cần bổ sung thêm giấy tờ để được hưởng đúng quyền lợi (ví dụ thời gian nghỉ dài hơn hoặc điều kiện đóng BHXH khác).
| Trường hợp | Giấy tờ cần nộp thêm |
|---|---|
| Sinh con bình thường | Chỉ cần giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con. |
| Sinh mổ hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi (mà giấy chứng sinh không thể hiện) | Bản chính hoặc bản sao văn bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thể hiện việc sinh phải phẫu thuật hoặc sinh dưới 32 tuần tuổi. |
| Con chết sau khi sinh, thai chết trong khi chuyển dạ | Bản sao giấy báo tử/giấy chứng tử/trích lục khai tử của con; nếu chưa được cấp giấy chứng sinh thì dùng giấy ra viện hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án thể hiện thông tin con chết, thai chết. |
| Mẹ chết sau khi sinh | Bản sao giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của người mẹ. |
| Mẹ sau sinh không đủ sức khỏe chăm con | Văn bản xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hoặc biên bản giám định y khoa theo quy định. |
| Điều trị vô sinh | Giấy tờ chứng minh quá trình điều trị vô sinh. |
Lưu ý: Chi tiết bản chính hay bản sao của từng giấy tờ do Luật BHXH 2024 và các hướng dẫn của Bộ Y tế, Bộ Tài chính quy định. Khi bệnh viện cấp giấy, bạn nên xin sẵn văn bản thể hiện rõ thông tin sinh mổ hoặc sinh non để tránh phải quay lại bổ sung.
Hồ sơ khi sảy thai, nạo hút thai, thai chết lưu, nghỉ dưỡng thai
Với trường hợp lao động nữ đi khám thai, sảy thai, nạo, hút thai, thai chết lưu, phá thai bệnh lý hoặc thực hiện biện pháp tránh thai, hồ sơ thường gồm:
- Điều trị nội trú: bản chính hoặc bản sao giấy ra viện, hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án;
- Điều trị ngoại trú: giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội; hoặc giấy ra viện có chỉ định thời gian cần điều trị ngoại trú sau điều trị nội trú;
- Trường hợp phải giám định y khoa: biên bản giám định y khoa.
Thời gian nghỉ khi sảy thai, phá thai, thai chết lưu phụ thuộc tuổi thai: từ đủ 5 tuần đến dưới 13 tuần được nghỉ 20 ngày; từ đủ 13 tuần đến dưới 22 tuần nghỉ 40 ngày; từ đủ 22 tuần trở lên nghỉ 50 ngày. Riêng thai từ đủ 22 tuần trở lên bị sảy, phá, chết trong tử cung hoặc khi chuyển dạ thì được hưởng như trường hợp sinh con.
Nếu bạn phải nghỉ việc để dưỡng thai theo chỉ định của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, hãy giữ giấy ra viện (nội trú) hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (ngoại trú) làm căn cứ.
Hồ sơ thai sản của lao động nam khi vợ sinh con
Lao động nam đang đóng BHXH có vợ sinh con có thể nghỉ việc hưởng chế độ thai sản hoặc hưởng trợ cấp một lần. Hồ sơ gồm:
- Bản sao giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con;
- Trường hợp vợ sinh mổ hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi mà giấy chứng sinh không thể hiện: thêm văn bản của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thể hiện thông tin này (để được nghỉ số ngày dài hơn);
- Trường hợp mẹ chết sau sinh hoặc không đủ sức khỏe chăm con: thêm giấy chứng tử hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế/biên bản giám định y khoa.
Lao động nam thuộc diện BHXH tự nguyện cũng có thể được hưởng trợ cấp thai sản khi đáp ứng điều kiện đóng BHXH theo Luật BHXH 2024.
Hồ sơ nhận nuôi con nuôi, mang thai hộ
- Nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi: bản sao giấy chứng nhận nuôi con nuôi.
- Mang thai hộ vì mục đích nhân đạo: bản sao giấy khai sinh/chứng sinh của con, cùng bản sao thỏa thuận về mang thai hộ và văn bản xác nhận thời điểm giao nhận con giữa hai bên.
Đơn vị sử dụng lao động phải lập những gì?
Ngoài giấy tờ do người lao động cung cấp, đơn vị lập Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (mẫu 01B-HSB) và gửi cho cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH. Người lao động không phải tự kê mẫu này.
Trường hợp nghỉ thai sản làm thay đổi tình trạng đóng BHXH, kế toán đơn vị cũng khai báo biến động lao động trên hệ thống giao dịch điện tử. Bạn nên hỏi bộ phận nhân sự về lịch cụ thể để tránh nộp chậm.
Từ 2026: khi nào không phải nộp bản giấy?
Ngày 21/05/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 1222/QĐ-BTC công bố thủ tục “Giải quyết hưởng chế độ thai sản” theo hướng thay thành phần hồ sơ bằng dữ liệu. Theo đó, cơ quan BHXH khai thác thông tin giấy khai sinh, trích lục khai sinh, giấy chứng tử, trích lục khai tử… từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, nên người lao động không phải nộp các giấy tờ này nếu dữ liệu đã có.
Lưu ý: Nếu hệ thống chưa khai thác được hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chính xác (ví dụ con mới sinh chưa được đăng ký khai sinh), bạn vẫn phải bổ sung giấy tờ theo quy định. Các giấy tờ y tế như giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, xác nhận sinh mổ/sinh non vẫn cần cho đúng trường hợp. Khi dùng dữ liệu điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 giúp bạn thao tác thuận lợi; bạn có thể xem cách đăng ký làm thẻ căn cước online nếu chưa có thẻ.
Nộp hồ sơ ở đâu, thời hạn bao lâu?
Người lao động đang đóng BHXH bắt buộc
Bạn nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động, chậm nhất 45 ngày kể từ ngày hết thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản. Sau đó đơn vị lập hồ sơ gửi cơ quan BHXH.
Người đã thôi việc trước khi sinh con
Nếu bạn đã thôi việc trước thời điểm sinh con, nhận con khi nhờ mang thai hộ, nhận nuôi con nuôi dưới 06 tháng tuổi, hoặc đơn vị không còn người sử dụng lao động, bạn nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH. Khi nộp, hãy mang theo giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước) và sổ BHXH hoặc thông tin tài khoản BHXH nếu cơ quan yêu cầu.
Người tham gia BHXH tự nguyện
Từ 01/07/2025, người đóng BHXH tự nguyện đáp ứng điều kiện cũng được hưởng chế độ thai sản. Theo thủ tục công bố năm 2026, bạn tự lập hồ sơ nộp cho cơ quan BHXH, thời hạn chậm nhất 60 ngày kể từ ngày sinh con.
Cơ quan BHXH giải quyết trong bao lâu?
Theo Điều 62 Luật BHXH 2024, cơ quan BHXH giải quyết trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người sử dụng lao động và 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động. Quyết định 1222/QĐ-BTC còn quy định thời hạn xử lý ngắn hơn theo từng kênh nộp (theo thông tin đã công bố: tối đa 3 ngày làm việc với hồ sơ cá nhân nộp trực tiếp, tối đa 6 ngày làm việc với hồ sơ từ đơn vị). Nếu không giải quyết, cơ quan BHXH phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bạn có thể theo dõi tiến độ trên ứng dụng VssID; xem thêm cách dùng ứng dụng này tại bài cách tính BHXH một lần trên VssID.
Lưu ý để hồ sơ không bị trả lại
- Bước 1: Trước khi nghỉ sinh, báo cho bộ phận nhân sự thời gian nghỉ dự kiến. Bạn có thể dùng mẫu đơn xin nghỉ phép làm tham khảo cho phần trình bày nội dung đơn, tùy quy chế của đơn vị.
- Bước 2: Xin giấy chứng sinh ngay khi xuất viện; kiểm tra họ tên mẹ, ngày sinh, giới tính của con, số lượng con (sinh đôi, sinh ba…).
- Bước 3: Photo giấy tờ cần nộp. Nếu đơn vị yêu cầu bản sao có chứng thực thì làm theo hướng dẫn tại bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
- Bước 4: Nộp hồ sơ cho đơn vị trong hạn 45 ngày và giữ lại biên nhận hoặc tin nhắn xác nhận.
- Bước 5: Kiểm tra tài khoản ngân hàng đã đăng ký để nhận tiền; đối chiếu số tiền khi cơ quan BHXH chi trả.
Cảnh báo: Không dùng giấy tờ y tế, giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác không đúng sự thật để hưởng chế độ. Hành vi gian dối để hưởng BHXH có thể bị xử phạt hành chính, phải hoàn trả tiền và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Ví dụ tình huống
Chị Lan đóng BHXH bắt buộc liên tục, sinh mổ vào tháng 6. Chị cần giấy chứng sinh và văn bản của bệnh viện thể hiện việc sinh mổ (nếu giấy chứng sinh không ghi). Khi hết kỳ nghỉ thai sản 6 tháng, chị nộp hồ sơ cho công ty trong vòng 45 ngày; công ty lập danh sách 01B-HSB và gửi cơ quan BHXH. Nếu giấy khai sinh của con đã có trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, chị không phải nộp bản giấy.
Căn cứ pháp lý
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật số 41/2024/QH15) – các quy định về chế độ thai sản, hồ sơ (Điều 61) và giải quyết hưởng chế độ thai sản (Điều 62), hiệu lực từ 01/07/2025;
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP ngày 25/06/2025 hướng dẫn Luật BHXH về bảo hiểm xã hội bắt buộc;
- Thông tư 25/2025/TT-BYT của Bộ Y tế về giấy tờ y tế dùng trong hồ sơ hưởng BHXH;
- Quyết định 1222/QĐ-BTC ngày 21/05/2026 của Bộ Tài chính công bố thủ tục hành chính “Giải quyết hưởng chế độ thai sản”;
- Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ về thay thế thành phần hồ sơ bằng dữ liệu.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Quy định có thể thay đổi; bạn nên đối chiếu với thông báo của cơ quan BHXH nơi đơn vị đóng BHXH.
Câu hỏi thường gặp
Nộp giấy tờ thai sản gồm những gì khi sinh con thường?
Bạn chỉ cần bản sao giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con. Đơn vị sử dụng lao động sẽ lập danh sách đề nghị (mẫu 01B-HSB) gửi cơ quan BHXH.
Có bắt buộc nộp sổ BHXH khi làm hồ sơ thai sản không?
Hiện nay thông tin quá trình đóng BHXH được quản lý trên hệ thống điện tử nên thông thường bạn không phải nộp sổ giấy, trừ khi cơ quan BHXH hoặc đơn vị yêu cầu cho trường hợp đặc biệt như đã thôi việc. Bạn nên hỏi trước khi nộp.
Quá 45 ngày mới nộp hồ sơ thai sản thì sao?
Bạn nên nộp ngay và nhờ đơn vị làm văn bản giải trình lý do chậm để cơ quan BHXH xem xét. Chi tiết xử lý hồ sơ nộp quá hạn do cơ quan BHXH hướng dẫn cụ thể từng trường hợp.
Chồng nghỉ thai sản khi vợ sinh con cần giấy tờ gì?
Chồng cần bản sao giấy chứng sinh, giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của con. Nếu vợ sinh mổ hoặc sinh con dưới 32 tuần tuổi mà giấy chứng sinh không ghi, cần thêm văn bản xác nhận của cơ sở y tế.
Đã nghỉ việc trước khi sinh có được hưởng thai sản không?
Có thể, nếu bạn đáp ứng điều kiện đóng BHXH theo Luật BHXH 2024. Khi đó bạn tự nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH, không qua đơn vị cũ.
Người đóng BHXH tự nguyện nộp hồ sơ thai sản ở đâu?
Bạn nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia, chậm nhất 60 ngày kể từ ngày sinh con theo thủ tục đã công bố năm 2026.
Tóm lại, giấy tờ thai sản phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của bạn: sinh con thường chỉ cần giấy chứng sinh hoặc giấy khai sinh, còn các trường hợp đặc biệt cần thêm giấy tờ y tế. Khi chuẩn bị, bạn nên kiểm tra thông tin trên giấy tờ, nộp đúng hạn 45 ngày và theo dõi kết quả trên hệ thống BHXH.
