Tờ tường trình quan hệ nhân thân (còn gọi là tờ khai quan hệ nhân thân) là văn bản do chính bạn tự lập, trong đó khai rõ mối quan hệ giữa bạn với người thân như cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em. Hiện không có mẫu bắt buộc thống nhất toàn quốc, nên bạn có thể dùng mẫu dưới đây rồi nhờ UBND cấp xã nơi cư trú xác nhận khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ yêu cầu.
Tóm tắt nhanh
- Tờ tường trình/tờ khai quan hệ nhân thân do cá nhân tự viết, không có mẫu chung bắt buộc.
- Thường dùng khi khai nhận thừa kế, làm hồ sơ công chứng, hồ sơ cán bộ, hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học hoặc hưởng chế độ.
- Nơi xác nhận phổ biến: UBND xã/phường nơi bạn cư trú (chính quyền hai cấp, không còn UBND cấp huyện).
- Nên kèm giấy tờ gốc như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, thẻ căn cước.
- Phải khai trung thực; khai gian dối hoặc dùng giấy tờ giả có thể bị xử lý theo pháp luật.
Tờ tường trình quan hệ nhân thân là gì, dùng khi nào?
Quan hệ nhân thân ở đây hiểu là quan hệ giữa các cá nhân dựa trên hôn nhân, huyết thống hoặc nuôi dưỡng: vợ chồng, cha mẹ – con, anh chị em ruột, ông bà – cháu, người giám hộ… Tờ tường trình là bản tự khai để trình bày và cam đoan về các mối quan hệ đó.
Bạn thường cần văn bản này trong các tình huống sau:
- Khai nhận, phân chia di sản thừa kế: khi giấy tờ của người đã mất bị thất lạc, sai sót thông tin hoặc cần làm rõ hàng thừa kế.
- Hồ sơ công chứng, chứng thực liên quan đến tài sản, giao dịch của người thân.
- Hồ sơ cán bộ, đảng viên, hồ sơ xin việc yêu cầu khai lý lịch và quan hệ gia đình.
- Hồ sơ hưởng chế độ, chính sách hoặc đăng ký các thủ tục hành chính cần chứng minh quan hệ.
Lưu ý: Nếu bạn có đủ giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn hoặc các giấy tờ hộ tịch khác thì thường chỉ cần nộp các giấy tờ đó. Tờ tường trình chủ yếu dùng để bổ sung khi giấy tờ thiếu, sai lệch hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu riêng.
Mẫu tờ tường trình quan hệ nhân thân (nguyên văn)
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây, thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế.
MẪU TỜ TƯỜNG TRÌNH QUAN HỆ NHÂN THÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————
TỜ TƯỜNG TRÌNH QUAN HỆ NHÂN THÂN
Kính gửi: [Tên cơ quan/tổ chức tiếp nhận hoặc UBND xã/phường ……… , tỉnh/thành phố ………]
Tôi tên là: [Họ và tên viết in hoa] Giới tính: [Nam/Nữ]
Sinh ngày: [dd/mm/yyyy] Dân tộc: [………] Quốc tịch: Việt Nam
Số định danh cá nhân/Căn cước/CCCD: [………] Cấp ngày: [………] Nơi cấp: [………]
Nơi thường trú: [số nhà, đường/thôn, xã/phường, tỉnh/thành phố]
Nơi ở hiện nay: [………] Số điện thoại: [………]
Tôi xin trình bày và cam đoan nội dung sau:
1. Ông/bà [Họ và tên người thân], sinh ngày [………], số định danh/CCCD [………] (đã mất ngày [………] theo Giấy chứng tử số [………] do [………] cấp – nếu có), là [cha/mẹ/vợ/chồng/anh/chị/em/ông/bà…] ruột của tôi.
2. Hiện nay, trong các giấy tờ của tôi và/hoặc của ông/bà [………] có sự khác nhau/thiếu sót như sau: [nêu rõ, ví dụ: giấy khai sinh của tôi không ghi tên cha; tên đệm của mẹ tôi ghi khác nhau giữa các giấy tờ…]. Thực tế đây là cùng một người.
3. Quan hệ gia đình của tôi gồm: [liệt kê: họ tên, năm sinh, quan hệ với người khai, nơi cư trú hiện nay].
Mục đích tường trình: [ví dụ: bổ sung hồ sơ khai nhận di sản thừa kế/hồ sơ …… tại ………].
Tôi cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.
Giấy tờ kèm theo: [Giấy khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn; giấy chứng tử; bản sao thẻ căn cước/CCCD; các giấy tờ khác].
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
Người tường trình
(Ký và ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ/PHƯỜNG [………] (nếu cần)
Ông/bà [………] hiện cư trú tại [………]. Nội dung khai về quan hệ nhân thân nêu trên là phù hợp với [thông tin quản lý/hồ sơ lưu trữ tại địa phương].
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
(Chữ ký, họ tên, chức vụ, đóng dấu)
Mẫu tờ khai quan hệ nhân thân của người thân trong gia đình
Nhiều công ty, trường học hoặc cơ quan yêu cầu người lao động, ứng viên khai danh sách người thân. Khi đó, bạn dùng mẫu dạng bảng ngắn gọn sau.
MẪU TỜ KHAI QUAN HỆ NHÂN THÂN (DẠNG DANH SÁCH)
TỜ KHAI QUAN HỆ NHÂN THÂN
Họ và tên người khai: [………] Ngày sinh: [………] Số định danh/CCCD: [………]
Nơi thường trú: [………] Đơn vị công tác/học tập: [………]
Tôi khai các thành viên có quan hệ nhân thân với tôi như sau:
STT | Họ và tên | Năm sinh | Quan hệ với người khai | Nghề nghiệp/Nơi làm việc | Nơi cư trú hiện nay | Ghi chú (còn sống/đã mất)
1 | [………] | [………] | Cha | [………] | [………] | [………]
2 | [………] | [………] | Mẹ | [………] | [………] | [………]
3 | [………] | [………] | Vợ/Chồng | [………] | [………] | [………]
4 | [………] | [………] | Con | [………] | [………] | [………]
5 | [………] | [………] | Anh/chị/em ruột | [………] | [………] | [………]
Tôi cam đoan khai đúng sự thật và chịu trách nhiệm về nội dung đã khai.
[Địa danh], ngày … tháng … năm …
Người khai (Ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền (nếu được yêu cầu): [………]
Hướng dẫn điền tờ khai quan hệ nhân thân
- Bước 1: Hỏi cơ quan tiếp nhận hồ sơ xem họ có mẫu riêng không. Nếu có, hãy dùng mẫu đó thay vì mẫu tự soạn.
- Bước 2: Ghi thông tin cá nhân khớp 100% với thẻ căn cước/CCCD. Cách ghi nơi cấp, bạn có thể xem thêm tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
- Bước 3: Nêu rõ mối quan hệ cần chứng minh, lý do phải tường trình (giấy tờ thiếu, sai lệch…) và dẫn số giấy tờ liên quan.
- Bước 4: Đính kèm bản sao giấy tờ; mang bản chính để đối chiếu.
- Bước 5: Ký tên. Nếu cần xác nhận, ký trước mặt cán bộ có thẩm quyền theo hướng dẫn của UBND xã/phường.
Lưu ý: Viết ngắn gọn, đúng sự thật, tránh dùng từ không rõ nghĩa. Mỗi mối quan hệ nên ghi kèm họ tên, năm sinh và số giấy tờ để cơ quan dễ đối chiếu.
Xác nhận quan hệ nhân thân ở đâu?
Từ 01/07/2025, nước ta vận hành chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn UBND cấp huyện. Vì vậy, các việc xác nhận ở cấp cơ sở nay chủ yếu do UBND xã/phường thực hiện.
- UBND xã/phường nơi cư trú: nơi phổ biến nhất để xác nhận quan hệ nhân thân, quan hệ gia đình, nơi cư trú.
- Công an xã/phường: có thể xác nhận thông tin nhân thân trong một số hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, dựa trên dữ liệu cư trú và dân cư. Xem thêm bài mẫu giấy xác nhận nhân thân.
- Chứng thực chữ ký: nếu chỉ cần xác thực chữ ký của bạn trên tờ khai, việc chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025) không phụ thuộc nơi cư trú. Chi tiết tương tự có trong bài về chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu.
- Tổ chức hành nghề công chứng: khi tờ tường trình nằm trong hồ sơ khai nhận, phân chia di sản hoặc giao dịch cần công chứng, công chứng viên sẽ hướng dẫn cụ thể.
Cảnh báo: Giấy xác nhận nhân thân của công an cấp xã thường có thời hạn sử dụng ngắn (nhiều nơi yêu cầu còn trong khoảng 30 ngày kể từ ngày cấp, tùy yêu cầu của đơn vị nhận hồ sơ). Hãy hỏi trước để tránh phải xin lại.
Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân
Tùy loại quan hệ, bạn nên chuẩn bị giấy tờ sau (theo quy định pháp luật về hộ tịch, cư trú, căn cước):
| Quan hệ | Giấy tờ thường dùng |
|---|---|
| Vợ, chồng | Giấy chứng nhận kết hôn; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thẻ căn cước; xác nhận của UBND cấp xã |
| Cha, mẹ – con | Giấy khai sinh; quyết định nhận cha, mẹ, con; quyết định nuôi con nuôi; xác nhận của UBND cấp xã |
| Anh, chị, em ruột | Giấy khai sinh của các bên; xác nhận của UBND cấp xã hoặc cơ quan hộ tịch có thẩm quyền |
| Ông bà – cháu, cô dì chú bác cậu – cháu | Giấy khai sinh các đời có liên quan; xác nhận của UBND cấp xã |
| Người giám hộ | Quyết định cử người giám hộ hoặc giấy tờ đăng ký giám hộ |
| Người thân đã mất | Giấy chứng tử hoặc quyết định của Tòa án tuyên bố chết |
Khi cần đối chiếu thông tin thẻ, bạn có thể xem cách tra cứu số thẻ căn cước công dân online. Nếu xác nhận cư trú cũng được yêu cầu, tham khảo đăng ký tạm trú online khi bạn đang ở nơi khác với nơi thường trú. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023, nên thông tin cư trú hiện nay được xác định qua dữ liệu dân cư, thẻ căn cước và VNeID.
Lưu ý quan trọng và trách nhiệm khi khai
- Trung thực: mọi thông tin phải đúng sự thật. Việc làm giả giấy tờ hoặc sử dụng giấy tờ giả có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy tính chất, mức độ.
- Không tự ý sửa: không tẩy xóa; nếu sai, viết lại bản mới.
- Một mục đích – một bản: ghi rõ mục đích sử dụng, nộp tại đâu, để cơ quan xác nhận ghi đúng.
- Giữ bản sao: lưu một bản có xác nhận để dùng cho các thủ tục sau.
- Không phải loại giấy luật bắt buộc: một số cơ quan tự đặt ra yêu cầu “xác nhận nhân thân”. Nếu bạn thấy yêu cầu chưa hợp lý, hãy hỏi cơ quan đó căn cứ vào quy định nào và có chấp nhận giấy tờ hộ tịch thay thế không.
Ví dụ: Anh Nam muốn khai nhận di sản của mẹ nhưng giấy khai sinh của anh ghi tên mẹ là “Nguyễn Thị Lan”, còn giấy chứng tử ghi “Nguyễn Thị Lan Anh”. Anh lập tờ tường trình nêu hai tên là cùng một người, kèm giấy khai sinh, giấy chứng tử, thẻ căn cước, rồi nhờ UBND xã nơi cư trú xác nhận để nộp cho tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ xem xét có chấp nhận hay yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ.
Nếu bạn đang chuẩn bị bộ hồ sơ lý lịch, bài mẫu công chứng sơ yếu lý lịch cũng có thể hữu ích.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015
- Luật Hộ tịch 2014
- Luật Cư trú 2020
- Luật Căn cước 2023
- Luật Công chứng 2024
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao, chứng thực (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025)
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh (chính quyền địa phương hai cấp từ 01/07/2025)
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Tờ tường trình quan hệ nhân thân có bắt buộc phải có mẫu chuẩn không?
Không. Pháp luật không quy định một mẫu duy nhất cho mọi trường hợp. Bạn có thể tự soạn theo bố cục như trên hoặc dùng mẫu riêng của cơ quan yêu cầu hồ sơ.
Tờ khai quan hệ nhân thân có cần công chứng không?
Thông thường không cần công chứng, nhưng có thể cần xác nhận của UBND xã/phường hoặc chứng thực chữ ký, tùy yêu cầu của nơi tiếp nhận. Bạn nên hỏi trước để chuẩn bị đúng.
Xác nhận quan hệ nhân thân ở đâu sau khi bỏ cấp huyện?
Bạn đến UBND xã/phường nơi cư trú. Một số trường hợp đặc thù có thể do cơ quan cấp tỉnh hoặc cơ quan hộ tịch có thẩm quyền xử lý theo quy định hiện hành.
Mất giấy khai sinh thì chứng minh quan hệ cha mẹ – con bằng cách nào?
Bạn nên xin trích lục khai sinh tại cơ quan đã đăng ký hộ tịch. Trường hợp không thể có giấy khai sinh, có thể dùng các giấy tờ khác như thẻ căn cước, xác nhận của UBND cấp xã hoặc quyết định của Tòa án, nếu cơ quan tiếp nhận chấp nhận.
Khai sai quan hệ nhân thân có bị xử phạt không?
Có thể. Khai gian dối, làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả để hưởng lợi có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ. Hãy chỉ khai những gì bạn có căn cứ.
Tờ khai quan hệ nhân thân khác gì giấy xác nhận nhân thân?
Tờ khai/tường trình là văn bản bạn tự lập để trình bày. Giấy xác nhận nhân thân là văn bản do cơ quan có thẩm quyền (UBND hoặc Công an cấp xã) cấp, ghi nhận thông tin sau khi đối chiếu.
Tóm lại, tờ tường trình hay tờ khai quan hệ nhân thân là văn bản tự khai, dùng để làm rõ quan hệ gia đình khi hồ sơ cần. Bạn chỉ cần dùng mẫu phù hợp, điền chính xác, đính kèm giấy tờ gốc và xin xác nhận tại UBND xã/phường nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu.
