Tờ khai đăng ký khai sinh: mẫu mới nhất 2026 và cách điền

Tờ khai đăng ký khai sinh hiện hành là mẫu ban hành kèm Thông tư 04/2020/TT-BTP, được sửa đổi bởi Thông tư 04/2024/TT-BTP (có hiệu lực từ 06/6/2024). Bạn điền mẫu này rồi nộp cùng giấy chứng sinh tại UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) nơi cha hoặc mẹ cư trú, trong vòng 60 ngày kể từ ngày sinh con. Đăng ký đúng hạn được miễn lệ phí.

Mẫu tờ khai đăng ký khai sinh mới nhất

Bạn có thể sao chép nội dung dưới đây để in hoặc soạn lại trên máy tính. Các số trong ngoặc đơn là chú thích, được giải thích ở mục tiếp theo. Khi nộp, bạn nên dùng mẫu in sẵn tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường hoặc mẫu trên cổng dịch vụ công để tránh sai khác về bố cục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. (1) Kính gửi: ghi đầy đủ tên cơ quan đăng ký khai sinh, ví dụ “UBND phường X, thành phố Y”. Hãy ghi theo tên đơn vị hành chính sau sắp xếp, không ghi “UBND quận/huyện”.
2. (2) Giấy tờ tùy thân: ghi loại giấy tờ, số, cơ quan và ngày cấp. Nếu có số định danh cá nhân thì ghi số này. Chỉ khi chưa có thì mới ghi hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế. Cách ghi cơ quan cấp có thể xem thêm tại bài cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ.
3. (3) Nơi cư trú: ghi theo nơi đăng ký thường trú. Nếu không có nơi thường trú thì ghi nơi đăng ký tạm trú. Nếu không có cả hai thì ghi nơi ở hiện tại. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023 nên bạn không ghi “theo sổ hộ khẩu” nữa.
4. (4) Nơi sinh: ghi theo giấy chứng sinh. Nếu sinh tại cơ sở y tế thì ghi tên cơ sở đó và địa danh hành chính. Nếu sinh ở ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh nơi sinh.
5. (5) Quê quán: xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ theo thỏa thuận của hai bên. Nếu không thỏa thuận được thì theo quê quán của mẹ hoặc cha tùy trường hợp.
6. (6) Bản sao: đánh dấu “Có” và ghi số lượng nếu cần bản sao giấy khai sinh để làm bảo hiểm y tế, nhập học. Bản sao cấp từ sổ gốc nên không cần chứng thực.

Điền thông tin của cha, mẹ thế nào khi chưa đăng ký kết hôn?

Bạn vẫn kê khai thông tin của mẹ. Thông tin của cha chỉ được ghi vào giấy khai sinh khi có đủ căn cứ theo quy định, thường là làm thủ tục nhận cha, con kết hợp với khai sinh. Hồ sơ trường hợp này có thêm tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con.

Có phải nộp giấy chứng nhận kết hôn không?

Theo hướng dẫn của cơ quan tư pháp, từ 09/01/2025 người đi đăng ký khai sinh không còn phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn. Bạn chỉ cần kê khai thông tin về giấy này trong tờ khai, đúng dòng “Thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn” ở cuối mẫu.

Hồ sơ đăng ký khai sinh gồm những gì?

• Giấy tờ phải xuất trình: hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc giấy tờ có ảnh còn giá trị để chứng minh nhân thân người đi đăng ký. Người đi đăng ký cần chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền. Nếu cơ quan khai thác được dữ liệu cư trú trên cơ sở dữ liệu quốc gia thì bạn không phải nộp thêm giấy tờ này.
• Giấy tờ phải nộp: tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu; bản chính giấy chứng sinh.
• Nếu không có giấy chứng sinh: nộp văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh. Nếu không có người làm chứng thì nộp giấy cam đoan về việc sinh.
• Trẻ bị bỏ rơi: nộp biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.
• Gửi qua bưu chính: phải kèm bản sao có chứng thực của các giấy tờ phải xuất trình. Từ 01/11/2025, chứng thực bản sao không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể tham khảo thêm bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.

Nộp tờ khai ở đâu, trong bao lâu?

Đăng ký khai sinh ở đâu từ khi bỏ cấp huyện?

Từ 01/7/2025, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã đảm nhận toàn bộ việc đăng ký hộ tịch mà trước đây có cả cấp huyện thực hiện. Theo Nghị định 120/2025/NĐ-CP, khai sinh có yếu tố nước ngoài cũng do UBND cấp xã giải quyết. Trường hợp thông thường, bạn nộp tại UBND cấp xã nơi cha hoặc mẹ đăng ký thường trú hoặc tạm trú. Nếu chưa có tạm trú, bạn xem thêm cách làm tại bài đăng ký tạm trú online.

Thời hạn đăng ký và thời hạn giải quyết

Cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký trong 60 ngày kể từ ngày sinh. Nếu cha mẹ không thể làm thì ông, bà, người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ thực hiện thay. Hồ sơ đủ điều kiện, thông tin phù hợp thì công chức ghi vào sổ, Chủ tịch UBND cấp xã ký giấy khai sinh, thường trả ngay trong ngày. Nếu nộp sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc tiếp theo. Khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con hoặc có yếu tố nước ngoài thì thời hạn dài hơn, thường là 10 ngày làm việc.

Đăng ký khai sinh quá hạn có bị phạt không?

Từ 01/9/2020, Nghị định 82/2020/NĐ-CP đã bỏ mức phạt cảnh cáo đối với việc đăng ký khai sinh quá hạn. Hiện không có chế tài xử phạt chỉ vì làm muộn. Tuy nhiên, hành vi cam đoan, làm chứng sai về việc sinh, khai sai thông tin hoặc dùng giấy tờ của người khác để đăng ký vẫn có thể bị xử phạt. Đăng ký đúng hạn được miễn lệ phí. Nếu quá hạn, lệ phí có thể được thu theo mức do địa phương quy định.

Khai sinh online và tờ khai điện tử liên thông

Bạn có thể nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VNeID. Trên hệ thống, bạn khai thông tin trực tuyến thay cho mẫu giấy. Khi nhận kết quả, bạn xuất trình bản chính giấy tờ nếu được yêu cầu.

Với trẻ em dưới 6 tuổi, có tờ khai điện tử liên thông giúp đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế chỉ qua một lần khai. Từ 01/9/2026, mẫu tờ khai điện tử liên thông này được thay bằng mẫu mới theo Nghị định 301/2026/NĐ-CP. Mẫu mới bổ sung thủ tục cấp thẻ căn cước cho trẻ dưới 6 tuổi vào quy trình liên thông. Nếu bạn dùng cách này, hãy đọc thêm hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước online.

Luật Hộ tịch 2026: điều gì thay đổi từ 01/3/2027?

Luật Hộ tịch 2026 (Luật số 03/2026/QH16) được Quốc hội thông qua ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ 01/3/2027 và thay thế Luật Hộ tịch 2014. Từ nay đến hết 28/2/2027, bạn vẫn áp dụng Luật Hộ tịch 2014 và các mẫu hiện hành nêu trên. Một số điểm mới đáng chú ý:

• UBND cấp xã có thể đăng ký hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú của người đăng ký.
• Nguyên tắc “chỉ cung cấp thông tin một lần” và liên thông dữ liệu hộ tịch.
• Đăng ký khai sinh, khai tử chủ động khi cơ sở khám chữa bệnh kết nối dữ liệu, thực hiện theo lộ trình của Chính phủ và thống nhất toàn quốc chậm nhất từ 01/01/2031.
• Thời hạn giải quyết chuẩn hóa là 24 giờ đối với việc đăng ký hộ tịch mà luật chuyên ngành không quy định thời hạn riêng.

Mẫu tờ khai có thể được cập nhật khi các văn bản hướng dẫn của luật mới được ban hành. Bạn nên kiểm tra lại mẫu tại cơ quan đăng ký khi làm thủ tục sau tháng 3/2027.

Lưu ý để hồ sơ không bị trả lại

• Ghi họ tên đúng chính tả, có dấu và khớp với giấy tờ tùy thân và giấy chứng sinh.
• Ngày sinh ghi cả số và chữ. Ghi theo dương lịch.
• Số định danh cá nhân của cha mẹ nên ghi đúng để hệ thống tự khai thác dữ liệu. Số này cũng được dùng làm mã số thuế cá nhân từ 01/7/2025, xem thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành. Nếu quên số căn cước, bạn có thể xem cách tra cứu số thẻ căn cước công dân online.
• Không tẩy xóa, viết chồng. Nếu viết tay thì dùng mực đen hoặc xanh, chữ rõ ràng.
• Người không biết chữ: công chức hộ tịch ghi tờ khai, đọc lại cho nghe và hướng dẫn điểm chỉ.

Thông tin cập nhật tháng 10/2026.

Câu hỏi thường gặp

Tờ khai đăng ký khai sinh không phức tạp, nhưng thông tin trên đó sẽ đi theo trẻ suốt đời. Bạn dùng đúng mẫu theo Thông tư 04/2020/TT-BTP (sửa đổi 2024), kê khai khớp với giấy chứng sinh và giấy tờ của cha mẹ, rồi nộp tại UBND cấp xã trong 60 ngày. Cần theo dõi thời điểm 01/3/2027, khi Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực và thay đổi một số quy định về nơi đăng ký.