Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng 2026 và cách lập

Quyết định tặng quà cho khách hàng là văn bản nội bộ do người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký, nêu rõ đối tượng nhận quà, loại quà, giá trị, nguồn kinh phí và người thực hiện. Văn bản này giúp chi phí quà tặng có căn cứ khi hạch toán, quyết toán thuế. Bên dưới là mẫu đầy đủ để bạn sao chép và chỉnh sửa.

Quyết định tặng quà cho khách hàng là gì, khi nào cần?

Đây là văn bản quản lý nội bộ, thể hiện ý chí của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp về việc dùng tài sản của công ty để tặng khách hàng. Pháp luật hiện hành không quy định một biểu mẫu cố định, nên doanh nghiệp được tự thiết kế miễn đúng thể thức và đủ nội dung.

Bạn nên lập quyết định trong các trường hợp:

• Tặng quà tri ân khách hàng dịp lễ, Tết, kỷ niệm thành lập công ty.
• Tặng quà chào mừng khách hàng mới ký hợp đồng hoặc mua hàng lần đầu.
• Tặng quà cho khách hàng thân thiết, khách hàng đạt doanh số theo chính sách của công ty.
• Tặng quà trong sự kiện hội nghị khách hàng, khai trương, ra mắt sản phẩm.

Với khoản quà nhỏ, tặng rải rác, nhiều doanh nghiệp chỉ dùng phiếu đề xuất và phê duyệt. Tuy nhiên, khi giá trị lớn hoặc tặng theo đợt, quyết định bằng văn bản là cách an toàn nhất để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh.

Về hình thức, quyết định nên viết đúng phong cách văn bản hành chính: ngắn gọn, chính xác, không dùng từ mơ hồ. Bạn có thể tham khảo thêm bài phong cách ngôn ngữ hành chính là gì để soạn câu chữ chuẩn hơn.

Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng

Bạn thay các nội dung trong dấu […] bằng thông tin thực tế của doanh nghiệp.

Hướng dẫn điền mẫu quyết định

1. Bước 1 – Phần đầu: ghi đúng tên công ty như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; số quyết định theo sổ đăng ký văn bản đi của công ty.
2. Bước 2 – Phần căn cứ: chỉ nêu văn bản thật sự làm cơ sở (Luật Doanh nghiệp, Điều lệ, kế hoạch hoặc chính sách chăm sóc khách hàng). Không liệt kê thừa.
3. Bước 3 – Điều 1: mô tả cụ thể đối tượng, loại quà, số lượng, giá trị. Giá trị nên ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh sai lệch.
4. Bước 4 – Điều 2: nêu rõ nguồn kinh phí và bộ phận hạch toán, vì đây là phần cơ quan thuế thường đối chiếu.
5. Bước 5 – Ký và đóng dấu: người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản. Nếu cần biết cách đóng dấu đúng quy cách, xem bài cách đóng dấu giáp lai và đóng dấu văn bản.

Danh sách nhận quà và biên bản giao nhận kèm theo

Quyết định chỉ là một phần của bộ hồ sơ. Để chứng minh khoản chi là có thật, bạn nên chuẩn bị thêm các tài liệu sau.

Nếu khách hàng là cá nhân, bạn chỉ nên thu thập thông tin định danh ở mức cần thiết cho việc lập hóa đơn và hạch toán. Về mã số thuế của khách hàng cá nhân, bạn có thể đọc thêm bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.

Tặng quà cho khách hàng mới, khách hàng thân thiết cần lưu ý gì?

Quyết định tặng quà cho khách hàng mới

Với khách hàng mới, quà thường gắn với việc ký hợp đồng hoặc mua hàng lần đầu. Trong quyết định, bạn nên ghi rõ điều kiện nhận quà (ví dụ: ký hợp đồng có giá trị từ mức nào, mua đơn hàng đầu tiên) để phân biệt với quà tặng thuần túy. Điều kiện càng rõ, việc chứng minh chi phí phục vụ kinh doanh càng dễ.

Quyết định tặng quà cho khách hàng thân thiết

Nên có tiêu chí cụ thể và áp dụng đồng nhất: số năm hợp tác, doanh số tích lũy, hạng thành viên. Tránh tặng cho người không có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp hoặc không có danh sách kèm theo, vì khoản chi như vậy dễ bị loại khi quyết toán thuế.

Tặng quà cho khách hàng là cơ quan, công chức nhà nước

Đây là tình huống nhạy cảm. Bạn cần xem xét quy định về phòng, chống tham nhũng và quy tắc ứng xử của người nhận. Quà tặng có thể bị hiểu là hối lộ nếu gắn với lợi ích không chính đáng. Không nên dùng mẫu quyết định này cho mục đích đó.

Hóa đơn, thuế và chi phí được trừ khi tặng quà

Tặng quà cho khách hàng có phải xuất hóa đơn không?

Có. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đều thuộc trường hợp người bán phải lập hóa đơn điện tử. Với hàng khuyến mại hoặc biếu, tặng phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý phù hợp kỳ khai thuế GTGT; hóa đơn tổng hợp phải ghi rõ kèm theo bảng kê. Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn theo từng giao dịch thì phải lập riêng. Doanh nghiệp cũng phải lưu danh sách chi tiết hàng hóa tặng và hồ sơ liên quan. Tham khảo thêm bài mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để nắm các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Chi phí quà tặng khách hàng có được tính vào chi phí được trừ?

Nguyên tắc chung của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (Luật Thuế TNDN 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP): khoản chi phải thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, thanh toán đúng quy định. Quyết định tặng quà, danh sách khách hàng và biên bản giao nhận là bộ hồ sơ giúp chứng minh các điều kiện này. Mức giá tính thuế GTGT, cách hạch toán thuế đầu ra và đầu vào phụ thuộc từng trường hợp, nên kế toán cần đối chiếu văn bản thuế đang hiệu lực khi hạch toán.

Khách hàng cá nhân nhận quà có phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Tùy tính chất khoản quà (quà khuyến mại theo pháp luật thương mại, quà tặng thông thường hay trúng thưởng) mà nghĩa vụ thuế của người nhận có thể khác nhau. Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi (hiệu lực từ 01/07/2026) và văn bản hướng dẫn là căn cứ để xác định; doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi triển khai quà giá trị lớn.

Khi nào tặng quà bị coi là khuyến mại?

Nếu việc tặng quà là một phần của chương trình xúc tiến bán hàng công khai (ví dụ: mua sản phẩm A được tặng sản phẩm B), thì đó là khuyến mại theo hình thức tặng hàng hóa không thu tiền. Khi đó, ngoài quyết định nội bộ, doanh nghiệp phải tuân thủ Luật Thương mại và Nghị định 81/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/12/2024).

• Hạn mức giá trị: giá trị vật chất dùng để khuyến mại cho một đơn vị hàng hóa không vượt quá 50% giá bán ngay trước thời gian khuyến mại, trừ các trường hợp pháp luật cho phép ngoại lệ (ví dụ chương trình khuyến mại tập trung theo quy định riêng).
• Thông báo với cơ quan quản lý: chương trình khuyến mại có tổng giá trị dưới 100 triệu đồng, hoặc chỉ bán hàng và khuyến mại qua sàn thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến, thì không phải thực hiện thủ tục thông báo; các trường hợp còn lại cần thông báo theo quy định. Thủ tục này trước đây thực hiện với Sở Công Thương; bạn nên kiểm tra cơ quan tiếp nhận hiện hành tại địa phương.
• Nội dung công bố: thương nhân phải thông báo công khai đầy đủ thể lệ, thời gian, đối tượng và giá trị quà cho khách hàng.

Còn nếu chỉ là quà tri ân, không gắn điều kiện mua hàng và không công bố rộng rãi, thông thường được xem là hoạt động biếu, tặng, vẫn cần hóa đơn và hồ sơ như nêu ở trên.

Câu hỏi thường gặp

Quyết định tặng quà cho khách hàng không có mẫu cố định, nhưng cần đủ căn cứ, đối tượng, giá trị, nguồn kinh phí và người chịu trách nhiệm. Khi kèm danh sách khách hàng, biên bản giao nhận và hóa đơn đúng quy định hiện hành, doanh nghiệp sẽ có bộ hồ sơ rõ ràng, thuận lợi khi hạch toán và quyết toán thuế.