Giấy đề nghị thanh toán công nợ là văn bản bên có quyền gửi cho bên còn nợ để yêu cầu trả đúng khoản tiền, đúng hạn, kèm căn cứ là hợp đồng, hóa đơn và biên bản đối chiếu. Văn bản này không bắt buộc theo mẫu nhà nước. Bạn có thể dùng mẫu dưới đây, thay thông tin phù hợp rồi gửi bằng cách có thể chứng minh đã gửi.
Tóm tắt nhanh
- Không có mẫu bắt buộc. Văn bản cần nêu rõ khoản nợ, căn cứ phát sinh, hạn trả và cách thanh toán.
- Đính kèm hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ để làm chứng cứ.
- Bên chậm trả tiền phải trả lãi trên số tiền chậm trả. Nếu không thỏa thuận, lãi dân sự tính theo mức 10%/năm.
- Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 3 năm, tính từ ngày người có quyền biết quyền lợi bị xâm phạm.
- Bài có sẵn 3 mẫu: đề nghị thanh toán của doanh nghiệp, đề nghị của cá nhân và biên bản đối chiếu công nợ.
Đề nghị thanh toán công nợ là gì, dùng khi nào?
Công nợ là khoản tiền một bên phải trả cho bên kia phát sinh từ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, thi công, thuê tài sản hoặc vay mượn. Khi đến hạn mà bên nợ chưa trả đủ, bên có quyền gửi văn bản đề nghị thanh toán để nhắc nợ chính thức.
Văn bản này thường được dùng trong các tình huống sau:
- Doanh nghiệp đã giao hàng, xuất hóa đơn nhưng khách hàng chưa chuyển khoản.
- Nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ đã nghiệm thu nhưng chủ đầu tư chưa thanh toán.
- Cá nhân cho vay, cho thuê hoặc bán chịu hàng hóa cho người quen.
- Cuối kỳ kế toán, hai bên cần chốt số dư để ghi sổ.
Về bản chất, đây là bước nhắc nợ bằng văn bản. Nó giúp bạn có bằng chứng đã yêu cầu thanh toán, xác định rõ số tiền và hạn trả. Nếu phải kiện ra Tòa án, văn bản này là chứng cứ hữu ích.
Một giấy đề nghị thanh toán công nợ cần có những nội dung nào?
Pháp luật không quy định biểu mẫu cố định cho loại văn bản này. Tuy vậy, để có giá trị chứng minh, văn bản nên có đủ các phần sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (với văn bản giữa các tổ chức) hoặc tiêu đề rõ ràng nếu là văn bản cá nhân.
- Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, người đại diện.
- Căn cứ phát sinh nợ: số, ngày hợp đồng; số, ngày hóa đơn; biên bản giao nhận, nghiệm thu.
- Số tiền nợ: ghi bằng số và bằng chữ; tách rõ nợ gốc, lãi, phạt (nếu có).
- Thời hạn thanh toán mới và phương thức (chuyển khoản vào tài khoản nào).
- Hậu quả nếu không thanh toán: tính lãi chậm trả, áp dụng phạt vi phạm theo hợp đồng, khởi kiện.
- Chữ ký, dấu (nếu là tổ chức có dấu) và danh mục tài liệu đính kèm.
Lưu ý: Từ khi chính quyền địa phương hai cấp vận hành (01/07/2025), địa chỉ trụ sở và địa chỉ nhận thư nên ghi theo đơn vị hành chính hiện hành (xã/phường, tỉnh/thành phố). Nếu hợp đồng cũ ghi địa chỉ có cấp huyện, bạn nên ghi thêm địa chỉ mới để tránh thất lạc thư.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ giữa doanh nghiệp
Mẫu dưới đây dùng khi công ty bán hàng, cung cấp dịch vụ gửi cho công ty khách hàng. Phần trong dấu ngoặc vuông là nội dung bạn thay bằng thông tin thực tế.
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[TÊN CÔNG TY GỬI]
Số: […./CV-….]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
V/v: Đề nghị thanh toán công nợ theo Hợp đồng số [….] ngày [../../….]
Kính gửi: [TÊN CÔNG TY NHẬN]
Địa chỉ: [địa chỉ trụ sở] – Mã số thuế: [….]
Người đại diện: Ông/Bà [….] – Chức vụ: [….]
Căn cứ Hợp đồng [mua bán hàng hóa/cung cấp dịch vụ] số [….] ngày [../../….] giữa [Công ty gửi] và [Công ty nhận];
Căn cứ các hóa đơn, biên bản giao nhận/nghiệm thu và biên bản đối chiếu công nợ ngày [../../….];
[Tên công ty gửi] xin thông báo đến Quý công ty khoản công nợ đến hạn như sau:
1. Chi tiết công nợ:
- Hóa đơn số [….] ngày [../../….], giá trị […. đồng], hạn thanh toán [../../….];
- Hóa đơn số [….] ngày [../../….], giá trị […. đồng], hạn thanh toán [../../….].
2. Tổng số tiền Quý công ty còn phải thanh toán tính đến ngày [../../….] là: […. đồng] (Bằng chữ: [….]).
3. Lãi chậm trả (nếu có): […. đồng], tính theo [Điều … của Hợp đồng/quy định của pháp luật].
Đến nay Quý công ty chưa thanh toán khoản tiền trên dù đã quá hạn [..] ngày. Vì vậy, chúng tôi đề nghị Quý công ty thanh toán toàn bộ số tiền nêu trên chậm nhất vào ngày [../../….] bằng hình thức chuyển khoản theo thông tin sau:
Tên tài khoản: [….] – Số tài khoản: [….] – Ngân hàng: [….]. Nội dung chuyển khoản: [Thanh toán công nợ HĐ số ….].
Nếu quá thời hạn trên mà chưa nhận được thanh toán hoặc phản hồi bằng văn bản, chúng tôi sẽ tiếp tục tính lãi chậm trả, áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm theo hợp đồng và quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
Nếu cần đối chiếu số liệu, đề nghị Quý công ty liên hệ ông/bà [tên người phụ trách – bộ phận kế toán/kinh doanh] theo địa chỉ thư điện tử [….].
Trân trọng./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT, KT.
ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Tài liệu đính kèm: bản sao hợp đồng; hóa đơn; biên bản giao nhận/nghiệm thu; biên bản đối chiếu công nợ.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ của cá nhân
Mẫu này phù hợp khi bạn bán chịu hàng, cho thuê, cho mượn tiền hoặc làm dịch vụ cho cá nhân hay hộ kinh doanh. Với khoản vay, bạn nên có giấy tờ vay từ đầu. Nếu cần soạn giấy này, xem thêm mẫu giấy ghi nợ viết tay.
MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ (CÁ NHÂN)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ
Kính gửi: Ông/Bà [Họ và tên người nợ]
Số định danh cá nhân/CCCD: [….]. Địa chỉ liên hệ: [….].
Tôi là: [Họ và tên người đề nghị]. Số định danh cá nhân/CCCD: [….]. Địa chỉ: [….]. Số điện thoại: [….].
Căn cứ [Giấy vay/Hợp đồng mua bán/Hợp đồng thuê/tin nhắn thỏa thuận] lập ngày [../../….], ông/bà hiện còn nợ tôi số tiền […. đồng] (Bằng chữ: [….]), với nội dung: [tiền hàng/tiền thuê/tiền vay/tiền công…].
Theo thỏa thuận, hạn thanh toán là ngày [../../….]. Đến nay ông/bà vẫn chưa thanh toán [toàn bộ/một phần]. Số tiền còn nợ tính đến ngày lập giấy này là […. đồng].
Tôi đề nghị ông/bà thanh toán số tiền trên chậm nhất vào ngày [../../….], bằng [tiền mặt có ký nhận/chuyển khoản vào tài khoản số …, ngân hàng …, chủ tài khoản …].
Nếu quá hạn trên mà ông/bà không thanh toán, tôi sẽ yêu cầu trả cả tiền lãi chậm trả theo quy định của pháp luật và đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận của người nhận (nếu có): Tôi đã nhận được giấy đề nghị này vào ngày [../../….]. Ký, ghi rõ họ tên: [….]
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ
Trước khi gửi đề nghị thanh toán, hai bên nên chốt số liệu bằng biên bản đối chiếu. Đây là chứng cứ quan trọng nhất cho thấy bên nợ thừa nhận khoản nợ.
MẪU BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Tính đến ngày [../../….]
Hôm nay, ngày [..] tháng [..] năm [….], tại [địa điểm], chúng tôi gồm:
Bên A: [Tên đơn vị/cá nhân] – Mã số thuế/số định danh: [….] – Đại diện: [….], chức vụ [….].
Bên B: [Tên đơn vị/cá nhân] – Mã số thuế/số định danh: [….] – Đại diện: [….], chức vụ [….].
Hai bên cùng đối chiếu công nợ phát sinh theo Hợp đồng số [….] ngày [../../….] với kết quả như sau:
- Số dư nợ đầu kỳ: […. đồng];
- Phát sinh tăng trong kỳ (giá trị hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn): […. đồng];
- Phát sinh giảm trong kỳ (số tiền đã thanh toán): […. đồng];
- Số dư nợ cuối kỳ Bên B còn phải trả Bên A: […. đồng] (Bằng chữ: [….]).
Bên B cam kết thanh toán số tiền nợ nêu trên chậm nhất vào ngày [../../….]. Biên bản được lập thành [02] bản, mỗi bên giữ [01] bản có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, đóng dấu)
Hướng dẫn điền và gửi văn bản
Cách điền các mục quan trọng
- Số tiền: ghi cả số và chữ, khớp với hóa đơn và biên bản đối chiếu. Nếu có thanh toán một phần, nêu rõ ngày và số tiền đã trả.
- Thông tin định danh: doanh nghiệp ghi mã số thuế. Cá nhân dùng số định danh cá nhân; từ 01/07/2025 số này đồng thời là mã số thuế cá nhân. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn về mã số thuế cá nhân.
- Hạn trả mới: nên cho thời hạn hợp lý, thường 5–15 ngày kể từ ngày nhận văn bản, để tránh tranh cãi là chưa đủ thời gian.
- Chứng từ kèm theo: liệt kê đầy đủ. Hóa đơn phải là hóa đơn hợp lệ theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
Lưu ý về hóa đơn: Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản hiện hành về hóa đơn, chứng từ điện tử, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ thời điểm này. Khi đối chiếu công nợ, bạn cần kiểm tra hóa đơn có đúng loại, đúng thời điểm lập. Đối với bán lẻ, bạn có thể xem mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Ký, đóng dấu và gửi như thế nào?
Văn bản của tổ chức do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Cách đóng dấu giáp lai khi văn bản nhiều trang có thể tham khảo hướng dẫn đóng dấu giáp lai.
- Bước 1: Rà soát hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán để chốt số nợ chính xác.
- Bước 2: Gửi biên bản đối chiếu công nợ để bên nợ xác nhận số liệu.
- Bước 3: Soạn và ký văn bản đề nghị thanh toán theo mẫu, nêu rõ hạn trả mới.
- Bước 4: Gửi bằng phương thức có bằng chứng: chuyển phát có xác nhận, thư bảo đảm, đến trực tiếp có người nhận ký, hoặc thư điện tử theo địa chỉ đã ghi trong hợp đồng.
- Bước 5: Lưu lại biên lai, xác nhận đã gửi/nhận, tin nhắn phản hồi để làm chứng cứ về sau.
Văn bản hành chính nên viết ngắn gọn, đúng thể thức. Bạn có thể đọc thêm về phong cách ngôn ngữ hành chính để soạn câu chữ chuẩn mực, lịch sự mà vẫn rõ yêu cầu.
Lãi chậm trả và thời hiệu khởi kiện
Chậm trả tiền thì bị tính lãi thế nào?
Theo Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015, bên có nghĩa vụ chậm trả tiền phải trả lãi đối với số tiền chậm trả tương ứng với thời gian chậm trả. Mức lãi do các bên thỏa thuận, nhưng không được vượt quá 20%/năm. Nếu các bên không có thỏa thuận hoặc thỏa thuận không rõ, mức lãi áp dụng là 10%/năm (khoản 2 Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015).
Với quan hệ giữa các thương nhân trong hoạt động thương mại, việc tính lãi do chậm thanh toán còn chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại 2005 (Điều 306) và thỏa thuận trong hợp đồng. Bạn nên xem hợp đồng có điều khoản lãi, phạt vi phạm hay không trước khi ghi con số vào văn bản.
Ví dụ: Công ty A bán chịu lô hàng 200 triệu đồng, hạn trả ngày 30/06/2026, hợp đồng không ghi lãi. Đến 30/09/2026 (3 tháng) chưa nhận tiền. Tạm tính lãi theo mức 10%/năm: 200.000.000 × 10% × 3/12 = 5.000.000 đồng. Đây là cách tính tham khảo; số liệu thực tế phụ thuộc hợp đồng và số ngày chậm trả.
Thời hiệu khởi kiện là bao lâu?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, thời hiệu khởi kiện để yêu cầu giải quyết tranh chấp hợp đồng là 03 năm, kể từ ngày người có quyền yêu cầu biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm. Vì vậy, bạn không nên để công nợ kéo dài quá lâu mà không có văn bản xác nhận nợ hoặc yêu cầu thanh toán. Khi bên nợ có xác nhận nghĩa vụ bằng văn bản, thời hiệu có thể được tính lại theo quy định về bắt đầu lại thời hiệu.
Bên nợ vẫn không trả thì làm gì?
Sau khi gửi văn bản đề nghị, nếu bên nợ vẫn im lặng hoặc từ chối, bạn có thể:
- Gửi thêm lần nhắc nợ thứ hai với thời hạn cuối cùng, nêu rõ sẽ khởi kiện.
- Thương lượng, hòa giải để chốt kế hoạch trả nợ theo đợt và lập thỏa thuận thanh toán.
- Khởi kiện tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền. Từ 01/07/2025, các vụ việc này thuộc Tòa án nhân dân khu vực hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh tùy tính chất vụ việc. Bạn nộp đơn kèm hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu và văn bản đề nghị đã gửi. Án phí tính theo Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14.
- Trọng tài thương mại nếu hợp đồng có thỏa thuận trọng tài.
Cảnh báo: Chỉ nhắc nợ và đòi nợ bằng các biện pháp hợp pháp. Việc đe dọa, bôi nhọ, đăng thông tin cá nhân của người nợ lên mạng, xâm nhập chỗ ở hoặc dùng vũ lực có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Dữ liệu cá nhân của người nợ cũng được bảo vệ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Với người nợ là cá nhân, bạn có thể tham khảo thêm cách lập giấy tờ để xác nhận khoản vay tại bài mẫu giấy ghi nợ viết tay mới nhất.
Câu hỏi thường gặp
Giấy đề nghị thanh toán công nợ có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?
Không. Pháp luật không quy định mẫu bắt buộc. Bạn có thể tự soạn, miễn là nêu rõ bên nợ, bên có quyền, căn cứ phát sinh nợ, số tiền, hạn trả và có chữ ký của người có thẩm quyền.
Giấy đề nghị thanh toán công nợ có cần đóng dấu không?
Doanh nghiệp có dấu thì nên đóng dấu để tăng tính xác thực, dù pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc mọi văn bản đều phải đóng dấu. Cá nhân chỉ cần ký và ghi rõ họ tên. Quan trọng hơn là có bằng chứng bên kia đã nhận.
Nên gửi bao nhiêu lần đề nghị thanh toán?
Thông thường nên gửi 2–3 lần, mỗi lần cách nhau 7–15 ngày, tăng dần mức độ yêu cầu. Lần cuối nên nêu rõ sẽ khởi kiện nếu quá hạn mà không có phản hồi.
Biên bản đối chiếu công nợ có giá trị gì?
Biên bản có chữ ký của cả hai bên xác nhận số dư là chứng cứ mạnh cho thấy bên nợ thừa nhận khoản nợ. Nó cũng giúp tránh tranh cãi về số liệu khi giải quyết tại Tòa án hoặc Trọng tài.
Chậm trả công nợ thì tính lãi bao nhiêu?
Theo Bộ luật Dân sự 2015, nếu có thỏa thuận thì tính theo thỏa thuận nhưng không quá 20%/năm. Nếu không thỏa thuận, mức tính là 10%/năm. Với hợp đồng thương mại, bạn nên kiểm tra thêm điều khoản trong hợp đồng và Luật Thương mại 2005.
Có thể gửi đề nghị thanh toán công nợ qua email không?
Có thể, nếu hợp đồng cho phép trao đổi thông báo qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký hoặc hai bên đã quen giao dịch bằng phương thức này. Nên gửi thêm bản có chữ ký qua chuyển phát để có bằng chứng nhận rõ ràng.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015 (các quy định về nghĩa vụ, trách nhiệm do chậm thực hiện nghĩa vụ trả tiền – Điều 357, lãi suất – Điều 468, thời hiệu khởi kiện);
- Luật Thương mại 2005 (quy định về lãi do chậm thanh toán);
- Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung);
- Luật Kế toán 2015 (chứng từ kế toán, đối chiếu số liệu);
- Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/07/2026);
- Nghị quyết 326/2016/UBTVQH14 về án phí, lệ phí Tòa án;
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
Một giấy đề nghị thanh toán công nợ tốt cần ngắn gọn, đúng số liệu và có chứng từ đi kèm. Bạn nên chốt số dư bằng biên bản đối chiếu, gửi văn bản theo cách có bằng chứng, lưu mọi trao đổi và theo dõi thời hiệu khởi kiện. Trường hợp tranh chấp lớn, hãy xem lại hợp đồng và tham khảo ý kiến chuyên môn trước khi khởi kiện.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
