Pháp luật hiện hành không ban hành một mẫu cam kết sử dụng con dấu thống nhất. Đây là văn bản nội bộ do cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tự soạn, trong đó người giữ dấu hoặc người đại diện cam kết bảo quản dấu, chỉ đóng dấu đúng thẩm quyền và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra sai phạm. Bài viết cung cấp hai mẫu dùng ngay, kèm hướng dẫn điền.
Tóm tắt nhanh
- Không có mẫu cam kết bắt buộc do Nhà nước ban hành; bạn soạn theo quy chế nội bộ, Điều lệ công ty hoặc yêu cầu của đối tác.
- Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu và tự quản lý theo Điều lệ hoặc quy chế (Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội… thuộc phạm vi Nghị định 99/2016/NĐ-CP phải đăng ký mẫu dấu trước khi dùng.
- Cầm cố, thế chấp, mượn, cho mượn, làm giả con dấu đều bị nghiêm cấm.
- Bài có sẵn 2 mẫu: cam kết của người giữ dấu và cam kết của doanh nghiệp về việc sử dụng con dấu.
Khi nào cần giấy cam kết sử dụng con dấu?
Giấy cam kết thường xuất hiện trong các tình huống sau:
- Bàn giao con dấu cho nhân sự giữ dấu (văn thư, kế toán, hành chính): người nhận cam kết bảo quản và chỉ đóng dấu khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan quản lý: bên yêu cầu muốn có cam kết về mẫu dấu đang dùng và việc dấu được quản lý đúng quy định.
- Thay đổi người giữ dấu, khắc dấu mới, chuyển sang dùng dấu số (chữ ký số): lập cam kết cùng biên bản bàn giao để phân định trách nhiệm.
- Cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, hội, quỹ: người được giao giữ dấu ký cam kết theo quy chế văn thư, lưu trữ của đơn vị.
Lưu ý: Đây là văn bản tự nguyện, không phải hồ sơ bắt buộc để đăng ký mẫu dấu. Doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp không còn thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an như trước đây; Luật Doanh nghiệp 2020 cũng không còn quy định thủ tục thông báo mẫu dấu.
Quy định hiện hành về quản lý, sử dụng con dấu
Với doanh nghiệp
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu gồm dấu làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Việc quản lý, lưu giữ dấu thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Vì vậy, giấy cam kết của doanh nghiệp nên viện dẫn chính quy chế này.
Với cơ quan nhà nước, tổ chức thuộc phạm vi Nghị định 99/2016/NĐ-CP
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được dùng con dấu khi đã có quy định cho phép trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền, và phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được dùng một con dấu. Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã được sửa đổi năm 2023 và tiếp tục được sửa đổi bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP ngày 13/02/2026 (cập nhật danh mục cơ quan được sử dụng con dấu, hồ sơ đăng ký thêm, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu).
Nghị định 99/2016/NĐ-CP không điều chỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp (và hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã) hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư, Luật Hợp tác xã; cũng không điều chỉnh dấu tiêu đề, dấu ngày tháng năm, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký.
Lưu ý: Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, tên tỉnh, xã, phường trong con dấu và giấy tờ có thể thay đổi. Việc đổi, khắc lại dấu và thủ tục đăng ký lại (nếu thuộc diện phải đăng ký) thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; bạn nên kiểm tra lại với cơ quan công an nơi đã đăng ký mẫu dấu trước khi làm.
Mẫu 1: Giấy cam kết của người giữ và sử dụng con dấu
Mẫu này dùng khi công ty, cơ quan hoặc đơn vị giao con dấu cho một cá nhân bảo quản và đóng dấu. Bạn có thể sao chép và chỉnh sửa theo quy chế của đơn vị.
MẪU GIẤY CAM KẾT BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày …… tháng …… năm ……
GIẤY CAM KẾT BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Kính gửi: [Tên người đại diện theo pháp luật / Thủ trưởng cơ quan, đơn vị]
Tên tôi là: …………………………………… Sinh ngày: …… / …… / ……
Số định danh cá nhân/Căn cước: …………………… Ngày cấp: …… / …… / …… Nơi cấp: ……………………
Chức vụ/Bộ phận công tác: ……………………………………………………………
Địa chỉ liên hệ: ……………………………………………………………………
Căn cứ quyết định số …… ngày …… của …………… về việc giao quản lý con dấu và Quy chế quản lý, sử dụng con dấu của [tên đơn vị], tôi được giao bảo quản và sử dụng con dấu sau:
- Tên con dấu: ……………………………………………… (dấu tròn/dấu chức danh/dấu chi nhánh…)
- Số lượng: …… con. Hình thức: dấu khắc / dấu số (chữ ký số)
- Tình trạng khi nhận: ………………………………………………………
Tôi xin cam kết:
- Bảo quản con dấu an toàn tại nơi quy định (tủ/két có khóa), không để mất, hư hỏng, bị người khác sử dụng trái phép.
- Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đúng nội dung được phép; không đóng dấu khống, đóng dấu vào giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung.
- Không mượn, cho mượn, cho thuê, cầm cố, thế chấp, mua bán con dấu; không mang con dấu ra khỏi đơn vị khi chưa được phép bằng văn bản.
- Không làm giả, sửa chữa, làm biến dạng con dấu; không sử dụng con dấu hết giá trị.
- Ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi sử dụng con dấu; khi nghỉ việc, chuyển công tác hoặc được yêu cầu, tôi bàn giao lại con dấu và sổ sách bằng biên bản.
- Khi phát hiện mất dấu hoặc có dấu hiệu bị lợi dụng, tôi báo ngay cho người có thẩm quyền để xử lý theo quy định.
- Chịu trách nhiệm trước đơn vị và trước pháp luật nếu vi phạm cam kết; bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy định pháp luật và nội quy của đơn vị.
XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT / THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)
NGƯỜI CAM KẾT (ký, ghi rõ họ tên)
Mẫu 2: Giấy cam kết sử dụng con dấu của doanh nghiệp
Mẫu này phù hợp khi doanh nghiệp cần xác nhận với ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ rằng con dấu đang dùng là hợp pháp và được quản lý đúng quy định.
MẪU GIẤY CAM KẾT SỬ DỤNG CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……, ngày …… tháng …… năm ……
GIẤY CAM KẾT SỬ DỤNG CON DẤU
Kính gửi: [Tên cơ quan/tổ chức/đối tác tiếp nhận]
Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………
Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: ……………………… Chức danh: ………………
Số định danh cá nhân/Căn cước: …………………… Ngày cấp: ……… Nơi cấp: ………
Chúng tôi cam kết về con dấu của doanh nghiệp như sau:
- Con dấu do doanh nghiệp quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020; mẫu dấu đính kèm giấy này là mẫu dấu doanh nghiệp đang sử dụng hợp pháp.
- Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu thực hiện theo Điều lệ công ty/Quy chế quản lý con dấu số …… ngày …… của doanh nghiệp.
- Con dấu được giao cho ông/bà …………………… (chức danh: ……………) trực tiếp bảo quản; chỉ sử dụng trong các giao dịch theo quy định của pháp luật và thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp không làm giả, mua bán, cầm cố, thế chấp, cho mượn, cho thuê con dấu; không sử dụng con dấu hết giá trị hoặc đã bị thay thế.
- Khi thay đổi mẫu dấu, người giữ dấu, hoặc khi mất, hỏng con dấu, doanh nghiệp sẽ thông báo bằng văn bản cho quý cơ quan/đơn vị trong thời hạn …… ngày.
- Doanh nghiệp chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung cam kết và mọi giao dịch có sử dụng con dấu nêu trên.
Tài liệu kèm theo: 01 bản mẫu dấu; 01 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; 01 bản sao Quy chế quản lý con dấu (nếu có).
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hướng dẫn điền và những nội dung nên có
- Bước 1: Xác định đúng người nhận cam kết (người đại diện theo pháp luật, thủ trưởng, đối tác) để ghi mục “Kính gửi”.
- Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin người cam kết hoặc doanh nghiệp: họ tên, số định danh cá nhân/căn cước, chức vụ, mã số doanh nghiệp. Không dùng thông tin đã hết hiệu lực như số CMND cũ nếu đã đổi sang căn cước.
- Bước 3: Mô tả rõ con dấu: tên dấu, số lượng, hình thức (dấu khắc hay dấu số), tình trạng khi bàn giao. Nên lập kèm biên bản bàn giao.
- Bước 4: Viện dẫn đúng văn bản nội bộ (quyết định giao dấu, quy chế quản lý con dấu, Điều lệ công ty).
- Bước 5: Ký tay, ghi rõ họ tên; bên có thẩm quyền xác nhận và đóng dấu (nếu có). Lưu bản gốc trong hồ sơ nội bộ.
Về trình bày, bạn nên dùng câu ngắn, rõ nghĩa, tránh từ mơ hồ; có thể tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính khi soạn văn bản. Nếu cần xác nhận thông tin cá nhân của người giữ dấu, xem thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân. Cách thể hiện cam kết viết tay đơn giản cũng tương tự các giấy tờ như mẫu giấy ghi nợ viết tay: phải rõ chủ thể, nội dung, ngày tháng và chữ ký.
Với hồ sơ nhiều trang cần đóng dấu giáp lai, hãy xem hướng dẫn tại cách đóng dấu giáp lai.
Hành vi bị cấm và hậu quả pháp lý
Nghị định 99/2016/NĐ-CP nghiêm cấm các hành vi: làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả; mua bán, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết giá trị; cố ý làm biến dạng, sửa chữa mẫu dấu đã đăng ký; không giao nộp con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền; mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; chiếm giữ, chiếm đoạt con dấu; sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu (đối với đối tượng thuộc diện phải đăng ký).
Cảnh báo: Làm giả con dấu của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu giả có thể bị xử lý hình sự theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017 và 2025); khoản 1 phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm. Các vi phạm chưa đến mức hình sự có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự theo quy định hiện hành.
Giấy cam kết không thay thế trách nhiệm pháp lý, nhưng là chứng cứ quan trọng xác định ai giữ dấu, ai được phép đóng dấu và ai chịu trách nhiệm khi xảy ra tranh chấp. Văn bản có đóng dấu trái thẩm quyền hoặc dấu khống có thể kéo theo rủi ro về hiệu lực hợp đồng và trách nhiệm bồi thường.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43 – Dấu của doanh nghiệp), được sửa đổi, bổ sung năm 2025.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (quản lý, sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức).
- Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017 và 2025 (Điều 341).
- Nghị định 282/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội (hiệu lực 15/12/2025).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy cam kết sử dụng con dấu có bắt buộc không?
Không. Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp hay cá nhân lập giấy cam kết theo một mẫu cố định. Tuy nhiên, đơn vị nên lập để phân định trách nhiệm người giữ dấu, và một số ngân hàng, đối tác có thể yêu cầu.
Doanh nghiệp có phải đăng ký mẫu con dấu với công an không?
Không. Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020. Việc đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an áp dụng với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
Ai là người giữ con dấu của công ty?
Theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành. Thông thường là người đại diện theo pháp luật hoặc nhân sự được giao bằng văn bản như kế toán, hành chính, văn thư.
Có được cho người khác mượn con dấu không?
Không. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu đều là hành vi bị nghiêm cấm. Nếu cần người khác đóng dấu thay, hãy lập văn bản giao quyền và ghi nhận trong sổ theo dõi sử dụng dấu.
Mất con dấu thì phải làm gì?
Báo ngay cho người đại diện theo pháp luật hoặc thủ trưởng đơn vị, lập biên bản, thông báo cho đối tác liên quan và khắc dấu mới theo quy chế. Với đơn vị thuộc diện đăng ký mẫu dấu, cần làm thủ tục tại cơ quan công an có thẩm quyền.
Cam kết viết tay có giá trị không?
Có, nếu nêu rõ chủ thể, nội dung, ngày tháng và có chữ ký, được bên có thẩm quyền xác nhận. Bạn nên đánh máy để rõ ràng, dễ lưu trữ và đối chiếu.
Giấy cam kết sử dụng con dấu giúp xác định rõ người giữ dấu, phạm vi đóng dấu và trách nhiệm khi có sai phạm. Hãy chỉnh các mẫu trên cho khớp với Điều lệ, quy chế nội bộ và thực tế đơn vị, đồng thời tuân thủ các điều cấm về con dấu để tránh rủi ro pháp lý.
