Làm dấu công ty hiện nay chỉ cần bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin mẫu dấu muốn khắc, giấy tờ tùy thân của người đến khắc và giấy ủy quyền nếu người đó không phải người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2020 không phải đăng ký hay thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước.
Tóm tắt nhanh
- Hồ sơ khắc dấu gồm: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mẫu dấu dự kiến, giấy tờ tùy thân của người đi khắc, giấy ủy quyền (nếu có).
- Từ 01/01/2021, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu (Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020). Không còn thủ tục thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.
- Dấu có thể là dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số.
- Nên chọn cơ sở khắc dấu đủ điều kiện về an ninh, trật tự.
- Doanh nghiệp hoạt động theo luật chuyên ngành (công chứng, luật sư, giám định tư pháp, bảo hiểm, chứng khoán) vẫn đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP).
Làm dấu công ty cần giấy tờ gì?
Pháp luật doanh nghiệp không quy định một bộ hồ sơ khắc dấu bắt buộc nộp cho cơ quan nhà nước, vì doanh nghiệp không còn phải xin phép hay đăng ký mẫu dấu. Tuy vậy, cơ sở khắc dấu thường yêu cầu các giấy tờ sau để xác minh bạn là người có quyền đặt dấu cho công ty:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: bản sao hoặc bản scan còn đầy đủ thông tin về tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật. Pháp luật không bắt buộc phải công chứng bản sao này, nhưng một số cơ sở vẫn yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc bản chính để đối chiếu.
- Thông tin mẫu dấu muốn khắc: hình dạng (tròn, vuông, chữ nhật…), kích thước, nội dung trên dấu (tên công ty, mã số doanh nghiệp, hình ảnh/logo nếu có), màu mực.
- Giấy tờ tùy thân của người đến khắc dấu: thẻ căn cước, căn cước công dân còn hạn hoặc hộ chiếu (với người nước ngoài). Bạn có thể xem thêm làm căn cước công dân ở đâu nếu giấy tờ của mình hết hạn.
- Giấy ủy quyền (nếu cần): áp dụng khi người đi khắc không phải người đại diện theo pháp luật, ví dụ kế toán hoặc nhân viên hành chính được giao việc.
Lưu ý: Việc yêu cầu giấy tờ nào phụ thuộc quy trình nội bộ của từng cơ sở khắc dấu. Hãy hỏi trước để chuẩn bị đủ, tránh phải đi lại nhiều lần. Nếu cần bản sao có chứng thực, xem hướng dẫn tại bài chứng thực giấy tờ ở đâu theo quy định hiện hành.
Làm dấu xong có phải đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu không?
Không. Đây là điểm thay đổi lớn nhất và cũng là chỗ nhiều tài liệu cũ còn ghi sai.
Trước đây
Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, doanh nghiệp phải khắc dấu có giấy phép và đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an. Từ năm 2015 đến hết năm 2020, doanh nghiệp tự khắc dấu nhưng phải thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh để được đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hiện nay
Từ 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu. Doanh nghiệp tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về con dấu của mình, của chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác. Bạn không cần nộp hồ sơ nào cho Sở Tài chính (cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh) hay cơ quan Công an chỉ vì khắc dấu mới, khắc thêm dấu hoặc đổi mẫu dấu.
Cảnh báo: Nhiều bài viết, dịch vụ vẫn hướng dẫn “thủ tục thông báo mẫu dấu” theo quy định cũ. Nếu công ty của bạn thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, bạn không phải làm bước này. Hãy đối chiếu với Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 trước khi trả bất kỳ khoản phí “đăng ký dấu” nào.
Các bước làm dấu công ty
- Bước 1 – Quyết định về con dấu: chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc người có thẩm quyền theo điều lệ quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung. Nên lập văn bản nội bộ (biên bản họp hoặc quyết định) để làm căn cứ khi cần chứng minh.
- Bước 2 – Chuẩn bị giấy tờ: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân, ủy quyền (nếu có), bản thiết kế hoặc mô tả mẫu dấu.
- Bước 3 – Đặt khắc tại cơ sở khắc dấu đủ điều kiện: kiểm tra bản mẫu, tên công ty, mã số doanh nghiệp, chính tả trước khi chốt. Thời gian khắc thường khoảng 1–2 ngày làm việc tùy cơ sở.
- Bước 4 – Nhận dấu, kiểm tra và đóng thử: đối chiếu dấu với bản mẫu đã duyệt; lưu lại bản đóng mẫu trong hồ sơ nội bộ.
- Bước 5 – Ban hành quy chế quản lý, sử dụng con dấu: quy định người giữ dấu, loại văn bản được đóng dấu, cách xử lý khi mất dấu. Việc này thực hiện nội bộ theo điều lệ, không cần báo cơ quan nhà nước.
Nội dung, hình thức, số lượng con dấu
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyết định:
| Nội dung | Doanh nghiệp được làm gì |
|---|---|
| Loại dấu | Dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử |
| Số lượng | Tự quyết định, kể cả dấu cho chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị khác |
| Hình thức | Tròn, vuông, chữ nhật hoặc hình khác; màu mực không bắt buộc là màu đỏ |
| Nội dung | Tự quyết định; luật không còn bắt buộc phải có tên và mã số doanh nghiệp |
Dù luật không bắt buộc, trên thực tế bạn nên khắc đầy đủ tên công ty và mã số doanh nghiệp để đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế dễ nhận diện. Ngoài dấu pháp nhân, nhiều công ty khắc thêm dấu chức danh, dấu “đã thu tiền” hoặc dấu tên người ký, tùy nhu cầu quản lý.
Việc có con dấu không đồng nghĩa mọi giao dịch đều phải đóng dấu. Văn bản, hợp đồng chỉ cần đóng dấu khi pháp luật có quy định hoặc các bên thỏa thuận. Để biết cách đóng dấu giáp lai, dấu treo đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai. Với hóa đơn bán lẻ, bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ.
Chọn cơ sở khắc dấu như thế nào?
Sản xuất con dấu là ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự. Cơ sở khắc dấu phải được thành lập hợp pháp và có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự do Công an có thẩm quyền cấp (theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, sửa đổi bởi các nghị định mới, gần nhất là Nghị định 58/2026/NĐ-CP). Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, việc cấp giấy chứng nhận này thuộc Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội của Công an tỉnh, thành phố.
Khi chọn nơi khắc, bạn nên kiểm tra:
- Cơ sở có đăng ký kinh doanh ngành sản xuất con dấu và giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh, trật tự;
- Có niêm yết quy trình tiếp nhận hồ sơ và giá khắc dấu;
- Có yêu cầu xác minh người đặt dấu (một dấu hiệu của cơ sở làm đúng quy định);
- Cam kết bảo mật mẫu dấu và dữ liệu của công ty.
Cảnh báo: Khắc dấu giả, khắc dấu không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hoặc sử dụng con dấu giả của cơ quan, tổ chức có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự (làm, sử dụng con dấu giả của cơ quan, tổ chức theo Bộ luật Hình sự). Chỉ đặt dấu cho đúng doanh nghiệp của mình, bằng giấy tờ thật.
Quản lý và sử dụng con dấu sau khi nhận
Việc quản lý, lưu giữ và sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự quy định trong điều lệ hoặc quy chế nội bộ. Một số nguyên tắc nên áp dụng:
- Giao một người chịu trách nhiệm giữ dấu; ghi sổ theo dõi việc đóng dấu;
- Chỉ đóng dấu khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Không đóng dấu khống, không cho mượn, cho thuê con dấu;
- Khi mất dấu: lập biên bản, thông báo nội bộ và cho đối tác liên quan, trình báo cơ quan Công an nơi mất (nếu cần) rồi khắc dấu mới thay thế. Đây là khuyến nghị thực tế để hạn chế rủi ro bị lợi dụng, không phải thủ tục đăng ký lại mẫu dấu.
Doanh nghiệp cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để con dấu bị lợi dụng gây thiệt hại cho bên thứ ba. Vì vậy quy chế giữ dấu nên được viết rõ ràng và áp dụng nghiêm túc.
Trường hợp nào vẫn phải đăng ký mẫu dấu tại Công an?
Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu không áp dụng cho doanh nghiệp đăng ký và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư. Tuy nhiên, các đối tượng sau vẫn thuộc diện đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an:
- Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội và một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước theo danh mục;
- Một số tổ chức hoạt động theo luật chuyên ngành như công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán (như văn phòng công chứng, tổ chức hành nghề luật sư).
Nghị định 58/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/03/2026) đã sửa đổi Nghị định 99/2016/NĐ-CP: điều chỉnh danh mục cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu cho phù hợp mô hình chính quyền hai cấp, đồng thời bổ sung hình thức nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu qua ứng dụng VNeID. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc nhóm hoạt động theo luật chuyên ngành, hãy liên hệ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở để biết hồ sơ cụ thể.
Ví dụ tình huống
Anh Minh vừa thành lập Công ty TNHH một thành viên kinh doanh dịch vụ vận tải. Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, anh mang bản sao giấy chứng nhận cùng thẻ căn cước đến một cơ sở khắc dấu có giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự, đặt một dấu tròn và một dấu chức danh giám đốc. Sau hai ngày anh nhận dấu, ban hành quy chế giữ dấu nội bộ và dùng ngay mà không phải thông báo cho cơ quan nào. Ngược lại, nếu anh mở văn phòng công chứng thì dấu của văn phòng phải đăng ký mẫu tại cơ quan Công an.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập có bắt buộc phải có con dấu không?
Không bắt buộc. Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép doanh nghiệp tự quyết định có sử dụng con dấu hay không và dùng loại dấu nào, kể cả dấu dưới hình thức chữ ký số. Dù vậy, nhiều đối tác vẫn đề nghị đóng dấu nên đa số doanh nghiệp vẫn khắc dấu.
Có phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Từ 01/01/2021, thủ tục thông báo mẫu dấu đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về con dấu.
Người đi khắc dấu có bắt buộc là người đại diện theo pháp luật không?
Không bắt buộc, nhưng nếu người đi khắc không phải người đại diện theo pháp luật thì nên có giấy ủy quyền kèm giấy tờ tùy thân để cơ sở khắc dấu xác minh.
Con dấu có bắt buộc màu đỏ và hình tròn không?
Không. Doanh nghiệp được tự chọn hình thức (tròn, vuông, chữ nhật…) và màu mực. Quy định bắt buộc về dấu tròn, mực đỏ là của giai đoạn trước, nay không còn áp dụng với doanh nghiệp.
Mất con dấu công ty phải làm gì?
Doanh nghiệp lập biên bản, thông báo nội bộ và cho các đối tác cần thiết, trình báo cơ quan Công an nếu thấy có nguy cơ bị lợi dụng, rồi khắc dấu mới theo quyết định của doanh nghiệp. Không có thủ tục đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Công ty luật, văn phòng công chứng làm dấu có khác không?
Có. Các tổ chức hoạt động theo luật chuyên ngành như luật sư, công chứng, giám định tư pháp, bảo hiểm, chứng khoán vẫn phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP đã được sửa đổi.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43 về dấu của doanh nghiệp), được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/07/2025);
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, được sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/03/2026);
- Nghị định 96/2016/NĐ-CP quy định điều kiện về an ninh, trật tự đối với một số ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện (sửa đổi bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP và Nghị định 58/2026/NĐ-CP);
- Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025) về tội làm, sử dụng con dấu giả.
Tóm lại, làm dấu công ty hiện chỉ cần bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ tùy thân và ủy quyền khi cần, đặt tại cơ sở khắc dấu đủ điều kiện. Doanh nghiệp tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về con dấu, không phải thông báo mẫu dấu, trừ các tổ chức thuộc diện đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an theo luật chuyên ngành. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
