Giấy xác nhận công tác là văn bản do cơ quan, đơn vị nơi bạn đang làm việc cấp để xác nhận họ tên, chức vụ, vị trí việc làm và thời gian công tác. Hiện không có một mẫu bắt buộc thống nhất toàn quốc. Cơ quan tự soạn theo thể thức văn bản hành chính, do người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan. Bài này có sẵn mẫu để bạn sao chép.
Tóm tắt nhanh
- Giấy xác nhận công tác không có mẫu cố định chung; cơ quan nhà nước soạn theo thể thức văn bản hành chính và quy chế nội bộ.
- Nội dung tối thiểu: thông tin cá nhân, chức vụ/vị trí, thời gian công tác, mục đích sử dụng, chữ ký và con dấu.
- Người ký thường là thủ trưởng cơ quan hoặc người được giao/ủy quyền (ví dụ lãnh đạo phụ trách tổ chức cán bộ, văn phòng).
- Chỉ xin xác nhận thông tin đúng sự thật. Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả của cơ quan, tổ chức có thể bị xử lý hình sự.
- Mẫu và hướng dẫn trong bài được cập nhật tháng 10/2026.
Giấy xác nhận công tác là gì, dùng khi nào?
Đây là giấy tờ chứng minh bạn đang (hoặc đã) làm việc tại một cơ quan, tổ chức nhà nước, ở vị trí và trong khoảng thời gian cụ thể. Người lao động thường cần giấy này trong các trường hợp sau:
- Bổ sung hồ sơ vay vốn ngân hàng, chứng minh nơi làm việc và thu nhập.
- Làm hồ sơ xin visa, xin đi công tác hoặc học tập ở nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký mua, thuê mua nhà ở xã hội hoặc các chính sách hỗ trợ cần chứng minh đối tượng.
- Hồ sơ xét tuyển, chuyển công tác, thi nâng ngạch, xét danh hiệu.
- Hồ sơ cho con đi học, hồ sơ bảo lãnh, hồ sơ giải quyết chế độ.
Mỗi nơi nhận có thể yêu cầu thêm thông tin riêng (mức lương, loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng). Bạn nên hỏi trước nơi nhận để đề nghị cơ quan ghi đủ ngay từ đầu, tránh phải xin lại.
Một ví dụ thực tế: chị Lan là chuyên viên tại một sở ở tỉnh, cần hồ sơ vay mua nhà. Ngân hàng yêu cầu giấy xác nhận ghi rõ chức vụ, thời gian công tác và loại hợp đồng. Chị xin xác nhận theo mẫu chung của cơ quan nên bị trả lại vì thiếu mục loại hợp đồng, phải làm lại. Nếu hỏi trước, chị đã tiết kiệm được vài ngày.
Có mẫu bắt buộc không?
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Nghị định này quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, chữ ký, dấu…). Nghị định này cũng không còn xếp giấy chứng nhận vào danh mục các loại văn bản hành chính. Vì vậy:
- Không có biểu mẫu “giấy xác nhận công tác” do Nhà nước ban hành chung cho mọi cơ quan.
- Cơ quan tự soạn mẫu, thường quy định trong quy chế làm việc hoặc quy chế văn thư của cơ quan.
- Nên trình bày theo đúng thể thức văn bản hành chính để nơi tiếp nhận dễ chấp nhận.
Lưu ý: Một số thủ tục có mẫu xác nhận riêng do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành (ví dụ xác nhận đối tượng, xác nhận thu nhập trong hồ sơ nhà ở xã hội). Khi đó bạn phải dùng đúng mẫu của thủ tục đó, không dùng mẫu chung trong bài này.
Về căn cứ quản lý nhân sự, người làm việc trong cơ quan nhà nước chịu sự điều chỉnh của Luật Cán bộ, công chức 2025 (số 80/2025/QH15) và Luật Viên chức 2025 (số 129/2025/QH15, hiệu lực từ 01/07/2026). Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là nguồn để cơ quan đối chiếu khi xác nhận thông tin công tác cho bạn.
Nội dung cần có trong giấy xác nhận công tác
| Phần | Nội dung | Bắt buộc? |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, Tiêu ngữ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc | Có |
| Tên cơ quan | Cơ quan chủ quản (nếu có) và cơ quan cấp giấy | Có |
| Số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng | Số văn bản của cơ quan, nơi và ngày cấp | Có |
| Tên loại | GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC | Có |
| Thông tin cá nhân | Họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân/căn cước/hộ chiếu | Có |
| Thông tin công tác | Chức vụ/vị trí việc làm, đơn vị, thời gian công tác, loại hợp đồng (nếu cần) | Có |
| Mục đích cấp | Nêu nơi nhận hoặc việc cần dùng | Nên có |
| Thông tin thu nhập | Mức lương, phụ cấp (chỉ khi người xin đề nghị) | Tùy trường hợp |
| Chữ ký, họ tên, chức vụ, dấu | Người có thẩm quyền ký và đóng dấu cơ quan | Có |
Mẫu giấy xác nhận công tác tại cơ quan nhà nước
MẪU GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CẤP GIẤY]
Số: ……/XN-……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …… tháng …… năm 20……
GIẤY XÁC NHẬN CÔNG TÁC
Kính gửi: ………………………………………… (nơi nhận, nếu có)
[Tên cơ quan, đơn vị] xác nhận:
Ông/Bà: ………………………………………… Giới tính: ……………
Sinh ngày: …… /…… /………… Dân tộc: ……………
Số định danh cá nhân/Căn cước/Hộ chiếu: ………………………… Cấp ngày: …… /…… /………… Nơi cấp: …………………………
Nơi thường trú: …………………………………………………………
Hiện đang công tác tại: [Phòng/Ban/Đơn vị] …………………………, [Tên cơ quan] …………………………
Chức vụ/Vị trí việc làm: ………………………… Ngạch/Chức danh (nếu có): …………………………
Hình thức làm việc: ☐ Biên chế ☐ Hợp đồng làm việc ☐ Hợp đồng lao động (không xác định thời hạn / xác định thời hạn đến …… /…… /………)
Thời gian công tác tại cơ quan: từ ngày …… /…… /………… đến nay.
(Nếu có đề nghị) Mức lương và phụ cấp hiện hưởng: …………………………………… đồng/tháng.
Giấy xác nhận này được cấp theo đề nghị của ông/bà …………………………… để ………………………………………… (nêu mục đích).
Giấy xác nhận có giá trị trong thời hạn …… tháng kể từ ngày cấp.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Người đề nghị;
– Lưu: VT, TCCB.
[QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ]
(Chữ ký, dấu)
[Họ và tên]
Mẫu đơn đề nghị xác nhận công tác
Nhiều cơ quan yêu cầu bạn làm đơn đề nghị trước khi cấp giấy xác nhận. Bạn có thể dùng mẫu dưới đây. Bạn nên viết ngắn gọn, nêu rõ mục đích.
MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN CÔNG TÁC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …… tháng …… năm 20……
ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN CÔNG TÁC
Kính gửi: – Thủ trưởng [tên cơ quan, đơn vị] ………………………
– Phòng/Bộ phận Tổ chức – Hành chính (hoặc Tổ chức cán bộ)
Tôi tên là: ………………………………………… Sinh ngày: …… /…… /…………
Số định danh cá nhân/Căn cước/Hộ chiếu: ………………………… Cấp ngày: …………… Nơi cấp: ……………………
Chức vụ/Vị trí việc làm: ………………………… Đơn vị công tác: …………………………
Nơi thường trú: …………………………………………………………
Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Quý cơ quan xem xét, xác nhận tôi đang công tác tại cơ quan, thời gian công tác từ …… /…… /………… đến nay, để …………………………………… (nêu rõ mục đích sử dụng).
Tôi cam đoan các thông tin trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đề nghị.
Tôi xin trân trọng cảm ơn.
Ý KIẾN CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC CÁN BỘ …………………………
NGƯỜI LÀM ĐƠN
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hướng dẫn điền từng mục
Thông tin cá nhân
Họ tên, ngày sinh và số giấy tờ tùy thân phải trùng với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức hoặc hợp đồng lao động đang lưu tại cơ quan. Bạn nên điền theo thẻ căn cước hoặc căn cước công dân còn hiệu lực. Nếu cần ghi nơi cấp, hãy xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ. Nếu nơi nhận cần giấy tờ xác nhận lý lịch, bạn có thể tham khảo thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Chức vụ, vị trí việc làm, thời gian công tác
Ghi đúng theo quyết định bổ nhiệm, quyết định tuyển dụng, hợp đồng làm việc hoặc hợp đồng lao động. Nếu đã chuyển vị trí, bạn có thể đề nghị ghi từng giai đoạn. Tại ô “thời gian công tác” cần ghi thời điểm bắt đầu làm việc tại cơ quan, không phải thời điểm bắt đầu đóng bảo hiểm xã hội, trừ khi nơi nhận yêu cầu cả hai. Nếu cần số liệu về quá trình đóng bảo hiểm, bạn tham khảo cách tra cứu và tính trên VssID.
Mục đích và thời hạn
Nên ghi rõ nơi nhận hoặc việc dùng giấy (vay vốn, làm visa, hoàn thiện hồ sơ…). Việc này giúp cơ quan chỉ ghi nội dung cần thiết và hạn chế lộ thông tin thu nhập không cần thiết. Cơ quan có thể ghi thời hạn giá trị, ví dụ 03 tháng kể từ ngày cấp, vì tình trạng công tác có thể thay đổi.
Ai ký, đóng dấu như thế nào?
Về nguyên tắc, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ký giấy xác nhận. Trong thực tế, thủ trưởng thường giao hoặc ủy quyền cho cấp phó hoặc trưởng bộ phận phụ trách tổ chức, hành chính ký thay (ký thừa lệnh, thừa ủy quyền). Cơ quan thường quy định việc này trong quy chế làm việc.
Việc ký và đóng dấu được thực hiện theo quy định về công tác văn thư của cơ quan nhà nước. Với văn bản giấy, bạn nên chú ý:
- Ký bằng bút mực màu xanh, không dùng mực dễ phai.
- Dấu của cơ quan phải rõ nét, đóng trùm lên một phần chữ ký (khoảng 1/3 chữ ký về bên trái).
- Không dùng dấu treo hoặc dấu của phòng, ban nếu cơ quan không được phép dùng dấu đó trong trường hợp này.
Cơ quan có hệ thống văn bản điện tử có thể cấp giấy xác nhận dưới dạng văn bản điện tử, ký số theo quy định. Nơi tiếp nhận có thể chấp nhận bản điện tử hoặc yêu cầu bản giấy, bạn nên hỏi trước. Nếu muốn hiểu thêm về cách đóng dấu, bạn xem cách đóng dấu giáp lai và đóng dấu văn bản.
Lưu ý: Giấy xác nhận công tác không phải là giấy chứng thực chữ ký. Nếu nơi nhận yêu cầu thêm bản sao có chứng thực, bạn xem hướng dẫn chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
Quy trình xin xác nhận công tác
- Bước 1: Xác định mục đích và hỏi nơi nhận cần những thông tin nào (chức vụ, thời gian, mức lương, loại hợp đồng, thời hạn giá trị).
- Bước 2: Viết đơn đề nghị (theo mẫu ở trên hoặc mẫu của cơ quan), gửi bộ phận tổ chức cán bộ/hành chính – nhân sự.
- Bước 3: Bộ phận phụ trách đối chiếu hồ sơ nhân sự, soạn giấy và trình người có thẩm quyền ký.
- Bước 4: Văn thư vào sổ, cấp số, đóng dấu và trả giấy cho bạn.
- Bước 5: Kiểm tra lại họ tên, số giấy tờ, chức vụ, ngày tháng trước khi rời cơ quan. Nếu sai sót, đề nghị cơ quan điều chỉnh ngay, không tự sửa.
Thời gian giải quyết do mỗi cơ quan quy định. Thông thường từ 01–03 ngày làm việc nếu thông tin đơn giản. Nếu cần xác nhận mức lương, việc này có thể lâu hơn vì phải đối chiếu với bộ phận kế toán.
Nếu bạn cần xin nghỉ để đi làm thủ tục mang giấy xác nhận đến nơi khác, có thể tham khảo mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản.
Lưu ý pháp lý khi sử dụng
Cảnh báo: Chỉ sử dụng giấy xác nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp và đúng sự thật. Tự soạn rồi tự đóng dấu, chỉnh sửa nội dung hoặc dùng giấy có con dấu giả sẽ bị xử lý. Tùy tính chất, mức độ, người vi phạm có thể bị xử phạt hành chính, kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017, 2025), hành vi làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng chúng có thể bị phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm ở khung cơ bản (Điều 341).
- Bảo mật thông tin: Chỉ đề nghị ghi thông tin cần thiết. Thông tin về lương, hợp đồng thuộc dữ liệu cá nhân, chịu sự điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/01/2026).
- Tên cơ quan đã thay đổi: Nhiều cơ quan đã sáp nhập, đổi tên sau khi sắp xếp đơn vị hành chính (34 tỉnh/thành, chính quyền hai cấp từ 01/07/2025). Nếu bạn xin xác nhận cho giai đoạn trước, hãy đề nghị ghi cả tên cơ quan cũ và tên mới (nếu có) kèm văn bản căn cứ để nơi nhận dễ đối chiếu.
- Người đã nghỉ việc, chuyển công tác: Bạn vẫn có thể xin xác nhận thời gian đã công tác. Giấy cần ghi rõ “đã công tác” và khoảng thời gian cụ thể, không dùng cụm “đang công tác”.
- Ngôn ngữ trình bày: Nên viết theo phong cách hành chính, rõ ràng, không dùng từ ngữ cảm tính. Bạn có thể tham khảo thêm phong cách ngôn ngữ hành chính.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, ký ban hành, quản lý và sử dụng con dấu).
- Luật Cán bộ, công chức 2025 (số 80/2025/QH15).
- Luật Viên chức 2025 (số 129/2025/QH15, hiệu lực từ 01/07/2026).
- Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017 và 2025.
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Giấy xác nhận công tác có cần mẫu của Nhà nước không?
Không có mẫu chung bắt buộc cho mọi cơ quan. Cơ quan nhà nước tự soạn theo thể thức văn bản hành chính. Với một số thủ tục chuyên ngành (như hồ sơ nhà ở xã hội) có mẫu xác nhận riêng thì bạn phải dùng đúng mẫu đó.
Ai có quyền ký giấy xác nhận công tác trong cơ quan nhà nước?
Thường là người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được giao, ủy quyền theo quy chế của cơ quan (ví dụ lãnh đạo phụ trách tổ chức cán bộ). Giấy phải có dấu của cơ quan mới có giá trị sử dụng ở bên ngoài.
Giấy xác nhận công tác có thời hạn bao nhiêu lâu?
Pháp luật không quy định thời hạn chung. Cơ quan hoặc nơi nhận thường chỉ chấp nhận giấy cấp trong vòng 01–03 tháng, vì tình trạng công tác có thể thay đổi. Bạn nên hỏi nơi nhận để xin giấy đúng thời hạn họ yêu cầu.
Giấy xác nhận công tác có phải công chứng, chứng thực không?
Thông thường không cần, vì đây đã là văn bản của cơ quan có dấu. Chỉ khi nơi nhận (ví dụ hồ sơ ở nước ngoài) yêu cầu thì bạn mới phải làm thêm thủ tục chứng thực bản sao hoặc hợp pháp hóa theo yêu cầu cụ thể.
Đã nghỉ việc có xin được giấy xác nhận công tác không?
Được. Bạn có thể đề nghị cơ quan cũ xác nhận thời gian đã công tác, chức vụ đã đảm nhiệm. Cơ quan sẽ căn cứ hồ sơ nhân sự đang lưu để ghi, nên bạn nên giữ quyết định tuyển dụng, hợp đồng và quyết định nghỉ việc.
Giấy xác nhận công tác không có mẫu bắt buộc chung, nhưng phải đủ thông tin, đúng sự thật và do người có thẩm quyền ký, đóng dấu. Bạn nên chuẩn bị đơn đề nghị rõ mục đích, hỏi trước nơi nhận cần ghi những gì và kiểm tra kỹ nội dung trước khi nhận giấy để hồ sơ không bị trả lại.
