Bạn có thể đăng ký cấp bản sao trích lục kết hôn online trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID mà không cần đến trụ sở cơ quan. Chọn thủ tục “Cấp bản sao Trích lục hộ tịch”, điền tờ khai, đính kèm giấy tờ tùy thân và nộp lệ phí 8.000 đồng/bản. Kết quả thường được trả trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo.
Tóm tắt nhanh
- Bản sao trích lục kết hôn được cấp từ sổ hộ tịch/cơ sở dữ liệu hộ tịch, dùng thay giấy chứng nhận kết hôn khi bạn làm thủ tục khác.
- Nộp trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc ứng dụng VNeID; cũng có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính.
- Lệ phí: 8.000 đồng/bản sao; miễn cho người có công, hộ nghèo, người khuyết tật.
- Thời hạn: ngay trong ngày tiếp nhận; nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả vào ngày làm việc tiếp theo.
- Luật Hộ tịch 2026 có hiệu lực từ 01/3/2027; đến lúc đó, thủ tục hiện nay vẫn áp dụng theo Luật Hộ tịch 2014.
Bản sao trích lục kết hôn là gì?
Bản sao trích lục kết hôn là văn bản do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp, sao từ sổ hộ tịch hoặc từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xác nhận việc hai người đã đăng ký kết hôn. Bản sao cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng như bản chính, nên bạn không cần mang đi chứng thực lại.
Cần phân biệt hai khái niệm hay bị nhầm:
- Giấy chứng nhận kết hôn: giấy tờ gốc cấp một lần khi đăng ký kết hôn.
- Bản sao trích lục kết hôn: bản sao được cấp thêm khi bạn có nhu cầu, ví dụ khi làm mất giấy chứng nhận, cần nộp hồ sơ vay vốn, đăng ký khai sinh cho con, làm thủ tục ly hôn hoặc hồ sơ ra nước ngoài.
Nếu giấy chứng nhận kết hôn bị mất, bạn không phải đăng ký kết hôn lại mà chỉ cần xin cấp bản sao trích lục, miễn là thông tin kết hôn vẫn còn lưu trong sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu. Chỉ khi cả sổ lẫn dữ liệu không còn thông tin thì mới đặt vấn đề đăng ký lại kết hôn.
Ai được yêu cầu cấp bản sao trích lục kết hôn?
- Vợ hoặc chồng (người được ghi trong giấy chứng nhận kết hôn).
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện thay.
- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi cần theo quy định, kèm văn bản nêu rõ lý do.
Người yêu cầu có thể tự làm hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ. Khi ủy quyền, người nhận ủy quyền cần có văn bản ủy quyền hợp lệ và giấy tờ tùy thân của mình.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ gọn, chủ yếu là dữ liệu điện tử:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu do Bộ Tư pháp ban hành (khi nộp online, cổng sẽ hiển thị sẵn biểu mẫu khai trực tuyến).
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị: thẻ căn cước, CCCD hoặc hộ chiếu. Bạn chụp hoặc quét rõ nét để tải lên.
- Văn bản ủy quyền, nếu người nộp không phải người được cấp (khi người ủy quyền là ông bà, cha mẹ, con, vợ, chồng, anh chị em ruột của nhau thì có thể không cần công chứng, chứng thực, nhưng nên hỏi cơ quan tiếp nhận để chắc chắn).
- Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn lệ phí (nếu có): xác nhận hộ nghèo, giấy chứng nhận khuyết tật, giấy tờ người có công.
NỘI DUNG CHÍNH CỦA TỜ KHAI CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: Ủy ban nhân dân xã/phường ……………………………………
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……………………………………
Nơi cư trú: ……………………………………
Giấy tờ tùy thân: (số, ngày cấp, nơi cấp) ……………………………………
Quan hệ với người được cấp bản sao trích lục: ……………………………………
Đề nghị cấp bản sao trích lục: Kết hôn
Họ tên vợ/chồng: ……………………………………; Số định danh cá nhân: ……………………………………
Đăng ký kết hôn ngày: ……/……/……; Tại: ……………………………………
Số lượng bản sao: ……
Tôi cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.
Làm tại ………, ngày …… tháng …… năm ……. Người yêu cầu (ký, ghi rõ họ tên)
Lưu ý: Đây là các nội dung chính của tờ khai để bạn chuẩn bị thông tin. Khi nộp online, hãy khai trên biểu mẫu điện tử do cổng dịch vụ công hiển thị; khi nộp trực tiếp, hãy dùng mẫu hiện hành tại nơi tiếp nhận.
Các bước đăng ký cấp bản sao trích lục kết hôn online
Thủ tục này đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID). Bạn cũng có thể thao tác ngay trên ứng dụng VNeID.
- Bước 2: Tìm kiếm thủ tục “Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh” và chọn “Nộp trực tuyến”.
- Bước 3: Chọn cơ quan giải quyết. Cổng sẽ chuyển sang hệ thống dịch vụ công của tỉnh/thành phố; bạn chọn UBND xã/phường nơi đã đăng ký kết hôn hoặc nơi quản lý dữ liệu hộ tịch của bạn.
- Bước 4: Kiểm tra thông tin tự động điền từ dữ liệu dân cư, bổ sung thông tin về vợ/chồng, ngày và nơi đăng ký kết hôn, số bản cần cấp.
- Bước 5: Tải lên ảnh giấy tờ tùy thân, văn bản ủy quyền hoặc giấy tờ miễn lệ phí (nếu có).
- Bước 6: Chọn hình thức nhận kết quả (nhận tại cơ quan, qua bưu chính hoặc bản điện tử nếu địa phương hỗ trợ) rồi thanh toán lệ phí trực tuyến.
- Bước 7: Theo dõi trạng thái hồ sơ bằng mã hồ sơ được cấp, nhận kết quả theo hình thức đã chọn.
Lưu ý: Nếu bạn chưa có tài khoản định danh điện tử, hãy xem hướng dẫn đăng ký làm thẻ căn cước công dân online để chuẩn bị giấy tờ tùy thân và tài khoản trước khi nộp hồ sơ. Nếu cần kiểm tra thông tin giấy tờ của mình, bạn có thể xem thêm cách tra cứu số thẻ căn cước công dân online.
Lệ phí và thời hạn giải quyết
| Nội dung | Quy định hiện hành |
|---|---|
| Lệ phí | 8.000 đồng/bản sao trích lục/sự kiện hộ tịch đã đăng ký |
| Đối tượng được miễn lệ phí | Người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật |
| Thời hạn giải quyết | Ngay trong ngày tiếp nhận; nhận hồ sơ sau 15 giờ mà chưa giải quyết được ngay thì trả trong ngày làm việc tiếp theo |
| Cách nộp hồ sơ | Trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận (Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã), qua bưu chính, hoặc trực tuyến |
| Cấp thực hiện | UBND cấp xã (theo mô hình chính quyền hai cấp từ 01/7/2025) |
Nếu nhận kết quả qua bưu chính, bạn trả thêm cước phí chuyển phát theo bảng giá của đơn vị bưu chính. Mức 8.000 đồng áp dụng thống nhất trên cả nước, không phụ thuộc bạn nộp trực tiếp hay trực tuyến. Nếu địa phương thu cao hơn mức này, bạn có quyền hỏi lại căn cứ thu.
Các trường hợp thường gặp
Trước đây đăng ký kết hôn ở xã/huyện khác thì nộp ở đâu?
Từ 01/7/2025, cấp huyện không còn; công việc hộ tịch cấp huyện trước đây được chuyển cho UBND cấp xã hoặc cơ quan cấp tỉnh tùy loại việc. Với việc cấp bản sao trích lục, bạn nộp tại UBND xã/phường có thẩm quyền theo hệ thống dịch vụ công của tỉnh. Nếu dữ liệu kết hôn của bạn đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu và cấp bản sao mà không phụ thuộc nơi bạn đang sinh sống.
Kết hôn đã lâu, dữ liệu chưa được số hóa thì sao?
Một số hồ sơ cũ chỉ còn trong sổ hộ tịch giấy. Khi đó cơ quan sẽ tra cứu sổ gốc và có thể mời bạn bổ sung thông tin hoặc đến trực tiếp. Hãy chuẩn bị ngày đăng ký, nơi đăng ký, họ tên hai vợ chồng để việc tra cứu nhanh hơn.
Kết hôn ở nước ngoài hoặc kết hôn với người nước ngoài?
Nếu việc kết hôn đã được ghi vào sổ hộ tịch tại Việt Nam thì bạn xin cấp bản sao trích lục ghi chú kết hôn theo thủ tục tương tự. Việc kết hôn chưa ghi chú vào sổ hộ tịch cần làm thủ tục ghi chú trước.
Dùng bản sao trích lục vào việc gì?
Bản sao trích lục kết hôn thường dùng để đăng ký khai sinh cho con, chứng minh quan hệ hôn nhân khi vay vốn, giao dịch tài sản, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ xuất nhập cảnh. Khi cần chứng minh tình trạng hôn nhân hiện tại, bạn nên dùng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (xem thêm mẫu giấy xác nhận nhân thân) tùy mục đích. Trong hồ sơ ly hôn, bản sao trích lục thay cho giấy chứng nhận kết hôn khi bạn đã làm mất bản gốc. Nếu cần đưa các giấy tờ khác vào hồ sơ, bạn xem thêm nơi chứng thực giấy tờ theo quy định hiện hành.
Điểm mới cần biết năm 2026
- Nghị định 18/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/01/2026) sửa đổi Nghị định 123/2015/NĐ-CP theo hướng ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử, hạn chế buộc người dân xuất trình bản chính giấy tờ. Trường hợp không khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu chưa chính xác, cơ quan sẽ yêu cầu xuất trình bản chính và đề nghị cập nhật lại thông tin.
- Một số địa phương đã cập nhật quy trình để nhận hồ sơ qua ứng dụng VNeID bên cạnh nộp trực tiếp, bưu chính và Cổng dịch vụ công quốc gia.
- Luật Hộ tịch 2026 (Luật số 03/2026/QH16) được thông qua ngày 23/4/2026, có hiệu lực từ 01/3/2027 và thay thế Luật Hộ tịch 2014. Luật quy định UBND cấp xã đăng ký hộ tịch không phụ thuộc địa giới hành chính, đồng thời đẩy mạnh nguyên tắc người dân chỉ cung cấp thông tin một lần. Giấy tờ hộ tịch đã cấp trước thời điểm này vẫn tiếp tục có giá trị.
Cảnh báo: Chỉ nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công quốc gia, ứng dụng VNeID hoặc cổng dịch vụ công chính thức của tỉnh/thành phố. Không cung cấp ảnh căn cước, mã OTP, mật khẩu tài khoản định danh cho người lạ; không dùng giấy trích lục giả hoặc chỉnh sửa nội dung giấy tờ vì có thể bị xử lý theo quy định về giả mạo giấy tờ.
Khi bạn cũng cần giải quyết thủ tục cư trú ở nơi ở mới, có thể xem hướng dẫn đăng ký tạm trú online để dùng cùng tài khoản định danh.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 (đang áp dụng đến hết ngày 28/02/2027), trong đó có quy định miễn lệ phí hộ tịch tại Điều 11.
- Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 (hiệu lực từ 01/3/2027).
- Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch, được sửa đổi bởi Nghị định 87/2020/NĐ-CP, Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp (biểu mẫu, hướng dẫn hộ tịch).
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về phí khai thác thông tin cơ sở dữ liệu hộ tịch và các khoản phí, lệ phí liên quan.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ 01/7/2025.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Trích lục kết hôn online có giá trị như bản chính không?
Có. Bản sao trích lục được cấp từ sổ hộ tịch gốc hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch, hồ sơ hành chính. Bạn không cần chứng thực thêm.
Làm mất giấy chứng nhận kết hôn thì có phải đăng ký lại không?
Thông thường là không. Nếu thông tin kết hôn còn trong sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu, bạn chỉ cần xin cấp bản sao trích lục. Chỉ khi không còn dữ liệu đăng ký mới phải làm thủ tục đăng ký lại kết hôn.
Một người có thể xin cấp nhiều bản sao cùng lúc không?
Được. Bạn ghi số bản cần cấp vào tờ khai. Lệ phí tính theo từng bản sao trích lục, mỗi bản 8.000 đồng.
Người thân có thể xin trích lục kết hôn giúp tôi không?
Được nếu bạn ủy quyền bằng văn bản và người nhận ủy quyền xuất trình giấy tờ tùy thân. Trường hợp ủy quyền giữa người thân trong gia đình thường được miễn công chứng, chứng thực, nhưng bạn nên xác nhận với cơ quan tiếp nhận trước khi nộp.
Đã đăng ký kết hôn ở tỉnh khác thì có xin trích lục online được không?
Bạn có thể nộp trực tuyến mà không phải đi lại, miễn là hệ thống của địa phương có thẩm quyền tiếp nhận được yêu cầu và dữ liệu đã được kết nối. Nếu hệ thống báo không tìm thấy dữ liệu, hãy liên hệ UBND xã/phường nơi đăng ký ban đầu để được tra cứu sổ gốc.
Bao lâu thì nhận được kết quả?
Theo quy trình hiện hành, kết quả được trả ngay trong ngày tiếp nhận, hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu hồ sơ nhận sau 15 giờ mà chưa thể giải quyết ngay. Thời gian thực tế có thể dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chọn nhận qua bưu chính.
Tóm lại, việc đăng ký cấp bản sao trích lục kết hôn online khá đơn giản: có tài khoản định danh điện tử, chuẩn bị ảnh giấy tờ tùy thân, khai tờ khai trên cổng dịch vụ công và nộp lệ phí 8.000 đồng. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin vợ chồng, ngày và nơi đăng ký để hồ sơ được giải quyết ngay trong ngày hoặc ngày làm việc kế tiếp.
