Công văn xin xuất gộp hóa đơn thường gồm: quốc hiệu, tiêu ngữ; tên, mã số thuế doanh nghiệp; số, ngày công văn; trích yếu; nơi nhận; mô tả giao dịch muốn gộp; căn cứ pháp lý; nội dung đề nghị hoặc câu hỏi; cam kết và chữ ký, dấu của người đại diện. Từ 01/07/2026, việc gộp hóa đơn thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Tóm tắt nhanh
- Pháp luật hiện hành không có thủ tục chung “xin phép” cơ quan thuế để xuất gộp. Gộp được hay không phụ thuộc vào loại giao dịch có thuộc trường hợp cho phép hay không.
- Công văn thường được dùng để hỏi ý kiến cơ quan thuế khi chưa rõ giao dịch có được gộp hay không, hoặc để thỏa thuận với đối tác về cách xuất hóa đơn.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Giao hàng nhiều lần thì phải lập hóa đơn cho từng lần giao, không được dồn nhiều đợt vào một hóa đơn.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử không được xuất gộp hóa đơn.
Xuất gộp hóa đơn là gì và khi nào được gộp?
“Xuất gộp hóa đơn” là cách gọi thông dụng của kế toán. Có hai cách hiểu chính: (1) lập một hóa đơn cho nhiều lần giao dịch trong một khoảng thời gian; (2) lập hóa đơn tổng hợp cho nhiều giao dịch nhỏ lẻ, thường vào cuối ngày hoặc cuối tháng. Luật không cho phép gộp tùy ý. Bạn chỉ gộp được khi giao dịch thuộc nhóm mà Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép.
Một số nhóm thường gặp:
| Trường hợp | Cách lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng giao nhiều lần | Lập hóa đơn tương ứng từng lần giao, không chờ giao đủ mới lập. |
| Dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn, cần đối soát (điện, viễn thông, logistics, ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hành khách công nghệ, suất ăn công nghiệp…) | Lập khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Cơ sở khám chữa bệnh có phần mềm quản lý, người bệnh không lấy hóa đơn | Lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày. Nếu người bệnh yêu cầu thì lập ngay. |
| Thu phí đường bộ không dừng | Được gộp nhiều lượt xe trong tháng, chậm nhất ngày cuối tháng, kèm danh sách chi tiết từng lượt. |
| Hàng hóa, dịch vụ đặc thù bán theo kỳ (điện, nước, viễn thông, bưu chính…) | Ghi rõ kỳ cung cấp, được dùng bảng kê đính kèm hóa đơn. |
Bảng trên chỉ nêu các nhóm phổ biến. Quy định cụ thể thay đổi theo từng ngành, nên hãy đối chiếu với nghị định và thông tư hướng dẫn trước khi áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Có cần công văn xin phép cơ quan thuế không?
Không có quy định chung buộc doanh nghiệp phải gửi công văn xin phép trước khi xuất gộp. Nếu giao dịch của bạn thuộc trường hợp được phép, bạn tự lập hóa đơn theo đúng nguyên tắc và lưu đủ chứng từ, dữ liệu đối soát.
Công văn thực tế thường được dùng trong ba tình huống:
- Hỏi ý kiến cơ quan thuế: giao dịch đặc thù, quy định chưa rõ, bạn gửi công văn hỏi để được hướng dẫn cách lập hóa đơn.
- Thỏa thuận với đối tác: bên mua đề nghị bên bán gộp các lần giao thành một hóa đơn, hoặc ngược lại, kèm cơ sở pháp lý.
- Giải trình khi bị rà soát: giải thích vì sao đã xuất gộp và chứng minh việc gộp đúng quy định.
Lưu ý: Văn bản trả lời của cơ quan thuế chỉ hướng dẫn trên cơ sở thông tin bạn cung cấp. Vì vậy công văn phải mô tả đúng, đủ giao dịch thực tế.
Công văn xin xuất gộp hóa đơn gồm những gì?
Công văn là văn bản hành chính nên cần đúng thể thức. Bạn có thể tham khảo thêm cách trình bày ở bài phong cách ngôn ngữ hành chính. Một công văn xin xuất gộp hóa đơn nên có các phần sau.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”.
- Tên doanh nghiệp, số công văn, địa danh, ngày tháng năm.
- Trích yếu: ví dụ “V/v hướng dẫn xuất hóa đơn đối với hàng hóa giao nhiều lần”.
- Kính gửi: cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hoặc tên đối tác nếu là công văn thỏa thuận.
- Thông tin người gửi: tên, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện.
- Mô tả giao dịch: loại hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng (số, ngày), tần suất giao, kỳ thanh toán, đối tượng mua (doanh nghiệp hay cá nhân), cách đối soát.
- Căn cứ pháp lý: nêu tên văn bản đang áp dụng (Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP…).
- Nội dung đề nghị hoặc câu hỏi: nêu rõ muốn gộp thế nào (theo ngày, theo tháng, theo hợp đồng) và hỏi có phù hợp quy định không.
- Cam kết: cung cấp bảng kê, lưu dữ liệu chi tiết từng giao dịch, kê khai thuế đúng kỳ.
- Nơi nhận, chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Về con dấu, xem thêm cách đóng dấu đúng quy định.
Nên đính kèm: hợp đồng, bảng kê hoặc dữ liệu đối soát mẫu, danh sách hóa đơn dự kiến gộp. Các thông tin về người mua và mã số thuế cần chính xác. Nếu cần tra cứu, xem bài mã số thuế cá nhân theo quy định hiện hành.
Mẫu công văn gửi cơ quan thuế
Bạn có thể sao chép mẫu dưới đây và thay nội dung trong ngoặc vuông.
MẪU CÔNG VĂN HỎI HƯỚNG DẪN XUẤT GỘP HÓA ĐƠN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[TÊN DOANH NGHIỆP]
Số: […./CV-….]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
V/v: hướng dẫn xuất hóa đơn đối với [hàng hóa/dịch vụ] giao nhiều lần trong [tháng/quý]
Kính gửi: [Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp]
Tên doanh nghiệp: […………]
Mã số thuế: […………]
Địa chỉ: […………]
Người đại diện theo pháp luật: […………]
1. Nội dung phát sinh:
Công ty chúng tôi cung cấp [hàng hóa/dịch vụ] cho [tên bên mua, mã số thuế] theo hợp đồng số [..] ngày [..]. Hàng hóa/dịch vụ được giao [nhiều lần/liên tục] trong [tháng/quý]; số lượng giao dịch khoảng [..] lần mỗi [kỳ]; hai bên đối soát số liệu vào ngày [..] hằng tháng và thanh toán theo [kỳ thanh toán].
2. Căn cứ pháp lý:
Căn cứ Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15; Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử; các văn bản hướng dẫn liên quan.
3. Đề nghị:
Công ty chúng tôi dự kiến lập [01 hóa đơn/số hóa đơn] cho toàn bộ các lần giao trong [kỳ] kèm bảng kê chi tiết. Kính đề nghị Quý cơ quan hướng dẫn: trường hợp trên có thuộc trường hợp được lập hóa đơn gộp không; thời điểm lập hóa đơn và nội dung bảng kê cần thể hiện như thế nào?
4. Cam kết:
Công ty cam kết thông tin nêu trên là đúng sự thật, lưu giữ đầy đủ hợp đồng, bảng kê, dữ liệu đối soát chi tiết từng giao dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Trân trọng cảm ơn!
Tài liệu đính kèm: [Hợp đồng; bảng kê mẫu; …]
Nơi nhận: – Như trên; – Lưu: VT, KT.
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Mẫu công văn đề nghị xuất gộp gửi đối tác
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ XUẤT GỘP HÓA ĐƠN
[TÊN DOANH NGHIỆP] – Số: […./CV-….]
[Địa danh], ngày [..] tháng [..] năm [….]
V/v: đề nghị lập hóa đơn tổng hợp cho các đợt giao hàng/dịch vụ trong [kỳ]
Kính gửi: [Tên đối tác, mã số thuế]
Căn cứ hợp đồng số [..] ngày [..] giữa hai bên và biên bản đối soát ngày [..],
[Tên doanh nghiệp] đề nghị Quý công ty xem xét lập hóa đơn [tổng hợp/kèm bảng kê] cho các đợt [giao hàng/cung cấp dịch vụ] từ ngày [..] đến ngày [..], với tổng giá trị chưa thuế [..] đồng, thuế GTGT [..] đồng, tổng thanh toán [..] đồng (có bảng kê chi tiết đính kèm).
Việc lập hóa đơn đề nghị đúng với quy định hiện hành về hóa đơn điện tử. Nếu giao dịch của hai bên không thuộc trường hợp được gộp, chúng tôi sẵn sàng nhận hóa đơn theo từng lần giao.
Trân trọng!
NGƯỜI ĐẠI DIỆN
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Xuất gộp kèm bảng kê cần ghi gì?
Khi gộp nhiều mặt hàng, nhiều lần giao hoặc danh mục vượt quá số dòng của hóa đơn, bạn được dùng bảng kê để liệt kê chi tiết. Cách làm như sau:
- Trên hóa đơn ghi rõ nội dung: “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”.
- Bảng kê có tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày lập; tên và chữ ký người lập.
- Lưu bảng kê cùng hóa đơn để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Với hóa đơn bán lẻ, bạn có thể xem thêm mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ để đối chiếu các nội dung bắt buộc.
Những trường hợp không nên hoặc không được gộp
- Bán hàng trên sàn thương mại điện tử của hộ, cá nhân kinh doanh: Nghị định 254/2026/NĐ-CP không còn cho phép xuất gộp. Sàn có trách nhiệm cung cấp thông tin giao dịch để người bán lập hóa đơn.
- Giao hàng nhiều lần: mỗi lần giao phải có hóa đơn riêng.
- Gộp nhiều tháng vào một hóa đơn: không đúng nguyên tắc về thời điểm lập hóa đơn.
- Khách có yêu cầu lấy hóa đơn: phải lập hóa đơn ngay cho khách thay vì đưa vào hóa đơn tổng hợp.
Cảnh báo: Lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn khi pháp luật yêu cầu có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, kèm truy thu thuế. Hãy lưu đầy đủ dữ liệu giao dịch gốc, vì gộp hóa đơn không thay thế nghĩa vụ ghi nhận từng giao dịch.
Căn cứ pháp lý
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (hiệu lực 01/07/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.
- Trước đây: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC (hết hiệu lực khi Nghị định 254/2026 có hiệu lực).
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Xuất gộp hóa đơn có cần được cơ quan thuế chấp thuận không?
Không có thủ tục chấp thuận chung. Nếu giao dịch thuộc trường hợp pháp luật cho phép, doanh nghiệp tự lập hóa đơn. Khi chưa chắc chắn, bạn có thể gửi công văn hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Công văn xuất gộp hóa đơn gửi cho ai?
Gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp nếu cần hướng dẫn chính sách. Gửi đối tác (bên mua hoặc bên bán) nếu cần thỏa thuận cách lập hóa đơn. Trong cả hai trường hợp, công văn phải do người đại diện ký và đóng dấu (nếu có).
Giao hàng nhiều đợt có được gộp thành một hóa đơn không?
Không. Theo quy định hiện hành, giao hàng nhiều lần thì lập hóa đơn tương ứng từng lần giao. Chỉ một số dịch vụ đặc thù cần đối soát mới được lập hóa đơn theo kỳ.
Xuất gộp hóa đơn có phải kèm bảng kê không?
Bảng kê được dùng khi danh mục hàng hóa, dịch vụ vượt số dòng của hóa đơn hoặc với các dịch vụ bán theo kỳ. Hóa đơn phải ghi rõ kèm theo bảng kê số, ngày, tháng, năm nào.
Cơ sở khám chữa bệnh có được gộp hóa đơn cuối ngày không?
Có, nếu cơ sở có phần mềm quản lý khám chữa bệnh, quản lý viện phí theo từng giao dịch và người bệnh không lấy hóa đơn. Nếu người bệnh yêu cầu, cơ sở phải lập hóa đơn ngay.
Nói gọn lại, công văn xin xuất gộp hóa đơn cần mô tả đúng giao dịch, nêu căn cứ pháp lý và cam kết lưu giữ dữ liệu chi tiết. Điều quan trọng hơn cả là giao dịch của bạn có thuộc nhóm được gộp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP hay không. Hãy xác định điều này trước khi soạn công văn.
