Bạn có thể “công chứng” (đúng tên gọi là chứng thực bản sao từ bản chính) giấy khai sinh của con tại UBND xã, phường hoặc phòng/văn phòng công chứng ở bất kỳ nơi nào thuận tiện. Từ 01/11/2025, việc này không còn phụ thuộc nơi cư trú. Phí là 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba thu 1.000 đồng/trang.
Tóm tắt nhanh
- Nơi chứng thực: UBND cấp xã (xã, phường, đặc khu) hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Từ 01/11/2025, bạn không cần về nơi cư trú hay nơi đăng ký khai sinh.
- Mang theo bản chính giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước/CCCD, hoặc VNeID).
- Phí chứng thực: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang; tối đa 200.000 đồng/bản.
- Mất hoặc hư hỏng giấy khai sinh: xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại UBND cấp xã, không cần công chứng thêm.
- Không có thủ tục “công chứng bản chính” giấy khai sinh. Bản chính chỉ do cơ quan đăng ký hộ tịch cấp.
Công chứng giấy khai sinh thực chất là gì?
Trong đời sống, nhiều người gọi việc đóng dấu xác nhận bản photo đúng với bản gốc là “công chứng” hay “sao y bản chính”. Theo pháp luật, đây là chứng thực bản sao từ bản chính, thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP). Người thực hiện xác nhận bản sao đúng với bản chính mà bạn xuất trình.
Có hai điểm bạn cần phân biệt:
- Chứng thực bản sao: dùng khi cần nộp bản photo có dấu xác nhận, ví dụ hồ sơ nhập học, làm hộ chiếu, đăng ký bảo hiểm y tế cho con, hồ sơ xin việc của cha mẹ.
- Công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch: áp dụng cho văn bản như hợp đồng, di chúc hoặc bản dịch giấy khai sinh sang tiếng nước ngoài. Đây là việc khác với sao y.
Lưu ý: Giấy khai sinh bản chính do UBND cấp xã (hoặc cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài) cấp khi đăng ký khai sinh. Bạn không thể “công chứng” để tạo ra một bản chính mới.
Chứng thực bản sao giấy khai sinh ở đâu?
Tại UBND xã, phường
Từ 01/07/2025, nước ta tổ chức chính quyền địa phương hai cấp (tỉnh và xã) và không còn cấp huyện. Vì vậy, Phòng Tư pháp cấp huyện không còn là nơi chứng thực. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Người được Chủ tịch ủy quyền hoặc phân công cũng có thể thực hiện. Thông thường bạn nộp tại bộ phận một cửa của UBND xã, phường.
Tại phòng công chứng, văn phòng công chứng
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Một số tỉnh, thành đã chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao cho các tổ chức công chứng ở những khu vực có nhiều văn phòng. Nếu UBND xã, phường của bạn không nhận chứng thực, hãy hỏi trực tiếp hoặc đến văn phòng công chứng gần nhất.
Có phải về nơi cư trú không?
Không. Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/11/2025, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú. Bạn có thể làm ở bất kỳ UBND xã, phường nào. Ví dụ: chị Lan ở Gia Lai nhưng đang đi làm tại thành phố Hồ Chí Minh. Chị chỉ cần mang bản chính giấy khai sinh của con đến UBND phường gần nơi làm việc để chứng thực.
Hồ sơ và các bước thực hiện
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Bản chính giấy khai sinh của con (dùng để đối chiếu).
- Bản sao cần chứng thực. Nếu bạn chỉ mang bản chính, cơ quan thực hiện sẽ chụp từ bản chính, trừ khi nơi đó không có máy chụp. Bản sao phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính.
- Giấy tờ tùy thân của người đi làm: thẻ căn cước, CCCD còn hạn hoặc thông tin căn cước trên VNeID.
Người nhà có thể đi thay. Bản chính giấy khai sinh là thứ được đối chiếu, nên bạn không cần giấy ủy quyền để nộp hồ sơ. Một số nơi vẫn yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân của người đến làm.
- Bước 1: Chuẩn bị bản chính giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân. Kiểm tra bản chính còn rõ chữ, không tẩy xóa.
- Bước 2: Đến bộ phận một cửa của UBND xã, phường hoặc văn phòng công chứng. Nộp bản chính để đối chiếu, kèm số bản sao cần làm.
- Bước 3: Người chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính. Nếu đúng, họ ghi lời chứng, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
- Bước 4: Nộp phí, nhận bản sao đã chứng thực và kiểm tra lại họ tên, ngày tháng năm sinh, số lượng bản.
Lưu ý: Theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP, nếu giấy tờ của bạn đã tích hợp trên VNeID, hoặc cơ quan có thể khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, họ không được yêu cầu bạn nộp bản sao có chứng thực. Trước khi đi chứng thực, bạn hãy hỏi nơi tiếp nhận hồ sơ xem họ có cần bản sao có chứng thực không. Có thể bạn chỉ cần xuất trình thông tin trên VNeID.
Lệ phí và thời hạn
| Nội dung | Mức thu / thời hạn |
|---|---|
| Phí chứng thực bản sao từ bản chính | 2.000 đồng/trang; từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang; tối đa 200.000 đồng/bản. Phí tính theo số trang của bản chính. |
| Ví dụ giấy khai sinh 1 trang | 2.000 đồng/bản |
| Thời hạn giải quyết | Ngay trong ngày nếu nhận hồ sơ trước 15 giờ. Hồ sơ nhiều trang hoặc nhiều bản có thể kéo dài, nhưng thường không quá 2 ngày làm việc (theo hướng dẫn của một số địa phương). |
| Bản sao trích lục khai sinh (xin cấp bản sao từ sổ hộ tịch) | Khoảng 8.000 đồng/bản theo Thông tư 281/2016/TT-BTC. Có thể có đối tượng được miễn. |
Mức phí trên là phí nhà nước quy định theo Thông tư 226/2016/TT-BTC. Nếu bạn nhờ văn phòng công chứng soạn thảo hoặc dịch thêm, họ có thể thu thù lao riêng cho phần đó. Hãy hỏi rõ trước.
Mất giấy khai sinh của con thì làm thế nào?
Nếu bạn làm mất bản chính hoặc bản chính bị rách nát, chứng thực không giúp được. Việc cần làm là xin cấp bản sao trích lục khai sinh từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch, bạn không cần chứng thực thêm.
- Nơi nộp: UBND cấp xã. Theo Luật Hộ tịch 2014, cá nhân không phụ thuộc nơi cư trú có quyền yêu cầu cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch. Bạn không bắt buộc phải về nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
- Hình thức: nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia.
- Hồ sơ: tờ khai theo mẫu, giấy tờ tùy thân. Nếu nhờ người khác làm thay thì cần giấy ủy quyền (trừ khi người đó là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người được cấp theo quy định).
Bạn cần cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác để cơ quan tra cứu được dữ liệu. Nếu thông tin thiếu hoặc sai, cơ quan hộ tịch có thể từ chối giải quyết. Trường hợp dữ liệu chưa được số hóa hoặc đăng ký từ lâu, bạn hãy hỏi UBND xã, phường để được hướng dẫn thêm. Nếu bạn cần giấy tờ chứng minh nhân thân hoặc quan hệ, bạn có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận nhân thân.
Khi nào bị từ chối chứng thực?
Người thực hiện chứng thực có thể từ chối nếu bản chính giấy khai sinh thuộc một trong các trường hợp sau:
- Bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung hoặc có dấu hiệu bị làm giả.
- Bị hư hỏng, rách nát, chữ mờ, không đọc được rõ nội dung.
- Giấy khai sinh do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chưa thuộc diện được miễn theo quy định.
- Bản chính thuộc diện cơ quan có thẩm quyền đã thông báo là không được phép sao chụp.
Cảnh báo: Tự ý sửa, tẩy xóa hoặc làm giả giấy khai sinh để nộp hồ sơ là vi phạm pháp luật. Tùy tính chất, mức độ, bạn có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu giấy khai sinh có sai sót thông tin, hãy làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch tại UBND cấp xã.
Một số giấy tờ khác thường đi kèm
Khi hoàn thiện hồ sơ cho con, bạn có thể cần các giấy tờ cư trú, căn cước hoặc chứng thực khác. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn về chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu, mẫu sơ yếu lý lịch công chứng, đăng ký tạm trú online hoặc làm căn cước ở đâu.
Căn cứ pháp lý
- Luật Hộ tịch 2014 (quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch).
- Luật Công chứng 2024.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Nghị định 280/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/11/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực.
- Thông tư 281/2016/TT-BTC về lệ phí đăng ký hộ tịch.
- Nghị quyết 202/2025/QH15 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026. Mức phí và quy trình cụ thể có thể được địa phương hướng dẫn thêm, bạn nên kiểm tra tại nơi tiếp nhận.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng giấy khai sinh cho con ở đâu nhanh nhất?
Bạn có thể đến UBND xã, phường hoặc văn phòng công chứng gần nhất. Nếu nộp trước 15 giờ, hồ sơ thường được giải quyết ngay trong ngày. Việc chứng thực bản sao không còn phụ thuộc nơi cư trú.
Công chứng giấy khai sinh mất bao nhiêu tiền?
Phí chứng thực bản sao là 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba 1.000 đồng/trang, tối đa 200.000 đồng/bản. Giấy khai sinh thường chỉ có một trang nên phí khoảng 2.000 đồng/bản.
Có cần ra phường nơi đăng ký khai sinh không?
Không. Chứng thực bản sao có thể làm ở bất kỳ UBND xã, phường nào. Xin bản sao trích lục khai sinh cũng không phụ thuộc nơi cư trú hay nơi đã đăng ký.
Mất giấy khai sinh có công chứng được không?
Không, vì chứng thực cần có bản chính để đối chiếu. Bạn xin cấp bản sao trích lục khai sinh tại UBND cấp xã, trực tiếp hoặc trực tuyến. Bản sao này có giá trị sử dụng thay bản chính.
Công chứng bản dịch giấy khai sinh làm ở đâu?
Bản dịch giấy khai sinh sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại có thể được công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng. Chữ ký của người dịch cũng có thể được chứng thực tại UBND cấp xã theo quy định mới.
Bản sao giấy khai sinh có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật không quy định thời hạn chung cho bản sao có chứng thực. Tuy nhiên, nơi tiếp nhận hồ sơ (trường học, cơ quan) có thể yêu cầu bản sao được chứng thực trong một thời gian nhất định, thường là 3 đến 6 tháng. Bạn nên hỏi trước khi làm.
Tóm lại, để có bản sao giấy khai sinh của con có giá trị pháp lý, bạn đến UBND xã, phường hoặc văn phòng công chứng để chứng thực, kèm bản chính và giấy tờ tùy thân. Nếu mất bản chính, bạn xin bản sao trích lục khai sinh tại UBND cấp xã. Trước khi làm, hãy xác nhận nơi nhận hồ sơ có thật sự cần bản sao có chứng thực, vì nhiều thủ tục hiện nay đã khai thác được dữ liệu điện tử.
