Theo Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn hiện hành, hồ sơ đoàn viên là Sổ đoàn viên theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Mỗi đoàn viên còn có Huy hiệu Đoàn và Thẻ đoàn viên. Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở hoặc chi đoàn cơ sở quản lý. Hồ sơ đề nghị kết nạp gồm Sổ đoàn viên đã khai đầy đủ và các giấy tờ của chi đoàn gửi lên đoàn cấp trên.
Tóm tắt nhanh
- Hồ sơ đoàn viên = Sổ đoàn viên (mẫu thống nhất của Trung ương Đoàn).
- Đi kèm: Thẻ đoàn viên, Huy hiệu Đoàn và các văn bản liên quan đến quá trình học tập, công tác, sinh hoạt của đoàn viên.
- Hồ sơ kết nạp: Sổ đoàn viên, giấy giới thiệu thanh niên vào Đoàn, đề nghị kết nạp của Ban chấp hành chi đoàn (kèm trích biên bản họp chi đoàn).
- Ai quản lý: Đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở; khối trường học do Đoàn trường quản lý.
- Cập nhật: Hướng dẫn 60-HD/TWĐTN-TCKT (28/02/2025) công nhận sổ, thẻ điện tử trên phần mềm quản lý đoàn viên có giá trị tương đương bản giấy khi cần đối chiếu, xác nhận.
Hồ sơ đoàn viên là gì?
Hồ sơ đoàn viên là bộ tài liệu ghi nhận tư cách và quá trình sinh hoạt của một thanh niên trong Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Cốt lõi của bộ tài liệu này là Sổ đoàn viên. Từ lúc xin vào Đoàn, khai lý lịch, được kết nạp, chuyển sinh hoạt cho đến khi trưởng thành Đoàn, mọi thông tin chính đều được ghi vào sổ.
Điều lệ Đoàn giao cho Ban Thường vụ Trung ương Đoàn hướng dẫn việc quản lý hồ sơ đoàn viên, trao và quản lý thẻ đoàn viên, cùng thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn. Vì vậy các quy định chi tiết nằm trong văn bản hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn, không nằm trong luật của Nhà nước.
Hồ sơ đoàn viên gồm những gì?
Theo hướng dẫn hiện hành, bạn cần phân biệt ba lớp tài liệu sau.
| Loại tài liệu | Nội dung | Ai giữ, ai quản lý |
|---|---|---|
| Hồ sơ đoàn viên | Sổ đoàn viên theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành | Đoàn cơ sở, chi đoàn cơ sở quản lý; trường học tương đương cấp huyện do Đoàn trường quản lý |
| Giấy tờ chứng nhận tư cách | Thẻ đoàn viên, Huy hiệu Đoàn | Đoàn viên giữ, sử dụng đúng quy định |
| Tài liệu liên quan | Nghị quyết chuẩn y kết nạp, các văn bản về quá trình học tập, công tác, sinh hoạt, khen thưởng, kỷ luật | Lưu cùng hồ sơ ở đơn vị quản lý |
| Sổ sách quản lý (của tổ chức Đoàn) | Sổ chi đoàn; sổ danh sách đoàn viên; sổ theo dõi kết nạp và trao thẻ; sổ giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt đoàn | Ban chấp hành chi đoàn và Ban chấp hành đoàn cơ sở |
Lưu ý: Sổ chi đoàn, sổ danh sách đoàn viên… là sổ quản lý của tổ chức Đoàn, không phải giấy tờ mà đoàn viên tự chuẩn bị. Đoàn viên chỉ trực tiếp khai và giữ Sổ đoàn viên, Thẻ đoàn viên.
Hồ sơ kết nạp đoàn viên gồm những gì?
Đây là câu hỏi nhiều bạn trẻ tìm nhất, vì thực tế “hồ sơ” thường được hiểu là bộ giấy tờ nộp khi xin vào Đoàn. Sau khi hội nghị chi đoàn xét và quyết định, chi đoàn báo cáo lên Ban chấp hành đoàn cấp trên kèm hồ sơ gồm:
- Sổ đoàn viên của người xin vào Đoàn, đã tự khai lý lịch và viết đơn theo mẫu trong sổ;
- Giấy giới thiệu thanh niên vào Đoàn (một số đơn vị gọi là giấy bảo đảm), do đoàn viên hoặc tập thể có thẩm quyền giới thiệu;
- Đề nghị kết nạp đoàn viên của Ban chấp hành chi đoàn, có phần trích biên bản họp chi đoàn.
Một số đoàn trường, đoàn khoa còn yêu cầu thêm giấy chứng nhận đã học lớp tìm hiểu về Đoàn hoặc công văn đề nghị cấp thẻ. Đây là yêu cầu bổ sung của từng đơn vị, nên bạn hỏi bí thư chi đoàn để nộp đúng danh mục.
Điều kiện kết nạp theo hướng dẫn hiện hành: tại thời điểm xét, bạn từ 16 tuổi (tức từ đủ 15 tuổi + 1 ngày) và không quá 30 tuổi. Người xin vào Đoàn tự nguyện viết đơn, báo cáo lý lịch, được học Điều lệ Đoàn và được giới thiệu theo quy định.
- Bước 1: Viết đơn, tự khai lý lịch trong Sổ đoàn viên; học tìm hiểu về Đoàn.
- Bước 2: Được đoàn viên (hoặc tập thể có thẩm quyền) giới thiệu, bảo đảm.
- Bước 3: Hội nghị chi đoàn xét, quyết định và báo cáo lên Ban chấp hành đoàn cấp trên kèm hồ sơ.
- Bước 4: Đoàn cấp trên ra nghị quyết chuẩn y kết nạp; chi đoàn tổ chức lễ kết nạp, trao thẻ.
- Bước 5: Hoàn chỉnh hồ sơ để quản lý, tiếp tục bồi dưỡng đoàn viên mới.
Sổ đoàn viên ghi những nội dung nào?
Sổ đoàn viên dùng mẫu thống nhất toàn Đoàn, thường gồm các phần chính:
- Thông tin nhận dạng: họ tên, ngày sinh, nơi thường trú. Khi điền địa chỉ hoặc số giấy tờ tùy thân, bạn xem thêm cách ghi nơi cấp căn cước công dân trong hồ sơ để tránh sai sót;
- Bản tự khai lý lịch: bản thân, gia đình, quá trình học tập, công tác, thành tích;
- Đơn xin vào Đoàn và lời hứa của người vào Đoàn;
- Nghị quyết chuẩn y kết nạp của tổ chức Đoàn có thẩm quyền;
- Quá trình sinh hoạt Đoàn, chuyển sinh hoạt;
- Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm, khen thưởng, kỷ luật và kết quả phân loại đoàn viên hằng năm.
Hằng năm, Ban chấp hành chi đoàn có trách nhiệm ghi các nhận xét và kết quả phân loại vào sổ của từng đoàn viên. Nếu đoàn viên có sinh hoạt tại nơi cư trú, thông tin này cũng được cập nhật và có xác nhận của Đoàn cơ sở.
Nếu cần kiểm điểm bản thân khi bị nhắc nhở, bạn tham khảo cách viết bản kiểm điểm. Với bản sơ yếu lý lịch đi kèm một số hồ sơ khác, xem chứng thực sơ yếu lý lịch ở đâu.
Ai quản lý hồ sơ đoàn viên?
Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở hoặc chi đoàn cơ sở quản lý. Đối với các trường tương đương cấp huyện trong khối trường học, hồ sơ đoàn viên do Đoàn trường quản lý. Chi đoàn có Sổ chi đoàn; Đoàn cơ sở có sổ danh sách đoàn viên, sổ theo dõi kết nạp và trao thẻ, sổ giới thiệu và tiếp nhận sinh hoạt đoàn.
Hiện chính quyền địa phương đã chuyển sang mô hình hai cấp (tỉnh – xã/phường), không còn cấp huyện. Tổ chức Đoàn cũng được sắp xếp theo hướng đó, nên những nội dung trước đây giao cho “Đoàn cấp huyện” nay do đoàn cấp xã hoặc đoàn cấp trên trực tiếp thực hiện theo hướng dẫn của đoàn cấp tỉnh. Bạn nên hỏi Ban chấp hành đoàn nơi mình sinh hoạt để biết đầu mối cụ thể.
Về quyền và nhiệm vụ gắn với tư cách đoàn viên, xem thêm bài đoàn viên có mấy nhiệm vụ và mấy quyền. Về cơ cấu lãnh đạo ở cơ sở, xem cơ quan lãnh đạo cao nhất của chi đoàn.
Thẻ đoàn viên được cấp và sử dụng thế nào?
- Thẻ đoàn viên có giá trị chứng nhận tư cách đoàn viên, do Ban chấp hành Trung ương Đoàn thống nhất phát hành.
- Đoàn viên được cấp thẻ ngay trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 1 tháng kể từ ngày được kết nạp.
- Thẻ dùng để đăng ký sinh hoạt Đoàn tạm thời và xuất trình khi cần.
- Đoàn viên không được cho người khác mượn thẻ; khi trưởng thành Đoàn, đoàn viên được giữ lại thẻ.
Lưu ý: Theo Hướng dẫn 60-HD/TWĐTN-TCKT, sổ đoàn viên và thẻ đoàn viên điện tử trên phần mềm quản lý đoàn viên có giá trị tương đương bản giấy khi cần đối chiếu, xác nhận. Trung ương Đoàn cũng đã lấy ý kiến dự thảo sửa đổi Điều lệ và Hướng dẫn, trong đó đề xuất cấp thẻ đoàn viên điện tử và hồ sơ cá nhân theo mẫu thống nhất. Đó mới là nội dung dự thảo; bạn chỉ áp dụng khi có văn bản chính thức được ban hành.
Thất lạc hồ sơ đoàn viên thì làm gì?
Mất thẻ nhưng còn sổ đoàn viên
Bạn làm đơn gửi Ban chấp hành chi đoàn đề nghị cấp lại thẻ. Chi đoàn đề nghị lên Ban chấp hành Đoàn cơ sở, rồi đoàn cấp có thẩm quyền xem xét cấp lại. Trước đây cấp này là Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện; sau khi bỏ cấp huyện, bạn hỏi đoàn cấp trên trực tiếp của đơn vị mình.
Mất sổ đoàn viên, nghị quyết kết nạp hoặc toàn bộ hồ sơ
Nếu bạn không vi phạm kỷ luật, không bỏ sinh hoạt Đoàn và không bị xóa tên khỏi danh sách đoàn viên, đơn vị sẽ làm lại hoặc bổ sung hồ sơ. Hồ sơ mới được lập dựa trên thông tin về ngày kết nạp, nơi kết nạp và quá trình sinh hoạt, thành tích của bạn tính đến thời điểm hiện tại.
Không đủ điều kiện khôi phục
Trường hợp thất lạc hồ sơ mà không đủ điều kiện khôi phục thì bạn được bồi dưỡng và xét kết nạp lại như thủ tục kết nạp đoàn viên mới theo Điều 1 Điều lệ Đoàn.
Cảnh báo: Không tự ý tẩy xóa, sửa chữa thông tin hoặc làm giả sổ, thẻ đoàn viên. Đoàn viên sử dụng sổ, thẻ sai mục đích có thể bị xem xét kỷ luật theo Điều lệ Đoàn.
Lưu ý khi lập và hoàn thiện hồ sơ
- Khai lý lịch trung thực, thống nhất với giấy khai sinh và giấy tờ tùy thân. Thẻ căn cước thay cho CCCD theo Luật Căn cước 2023, nhưng CCCD còn hạn vẫn dùng được.
- Dùng đúng mẫu sổ do Trung ương Đoàn phát hành; viết rõ ràng, không tẩy xóa.
- Giữ sổ, thẻ cẩn thận. Khi chuyển nơi học tập, công tác, hãy làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn để hồ sơ được chuyển theo.
- Kiểm tra thông tin trên phần mềm quản lý đoàn viên nếu đơn vị đã triển khai, để dữ liệu điện tử khớp bản giấy.
Ví dụ: Lan là học sinh lớp 11, vừa đủ 16 tuổi. Lan viết đơn trong sổ đoàn viên, được một đoàn viên cùng lớp giới thiệu. Chi đoàn họp xét, lập đề nghị kết nạp kèm trích biên bản và gửi Đoàn trường cùng sổ và giấy giới thiệu. Sau khi có nghị quyết chuẩn y, Lan được trao thẻ trong lễ kết nạp.
Căn cứ pháp lý
- Điều lệ Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh (khóa XII, thông qua ngày 15/12/2022).
- Hướng dẫn số 60-HD/TWĐTN-TCKT ngày 28/02/2025 của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn về thực hiện Điều lệ Đoàn.
- Hướng dẫn số 65-HD/TWĐTN-TCKT năm 2025 về sắp xếp tổ chức, cán bộ và hoạt động của Đoàn cấp tỉnh, cấp xã.
- Luật Căn cước 2023.
Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ đoàn viên gồm những gì?
Hồ sơ đoàn viên là Sổ đoàn viên theo mẫu của Ban Bí thư Trung ương Đoàn. Mỗi đoàn viên còn có thẻ đoàn viên và Huy hiệu Đoàn. Các văn bản về quá trình học tập, công tác, sinh hoạt của đoàn viên cũng được lưu cùng hồ sơ.
Hồ sơ kết nạp đoàn viên gồm những giấy tờ nào?
Gồm Sổ đoàn viên đã khai đầy đủ, giấy giới thiệu thanh niên vào Đoàn và đề nghị kết nạp của Ban chấp hành chi đoàn kèm trích biên bản họp. Đoàn cơ sở hoặc đoàn trường có thể yêu cầu thêm giấy chứng nhận đã học lớp tìm hiểu về Đoàn.
Ai giữ sổ đoàn viên?
Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở hoặc chi đoàn cơ sở quản lý. Trong khối trường học tương đương cấp huyện, Đoàn trường quản lý. Đoàn viên cũng được giữ sổ và thẻ sau khi trưởng thành Đoàn.
Mất sổ đoàn viên có làm lại được không?
Được, nếu bạn không bị kỷ luật, không bỏ sinh hoạt và không bị xóa tên. Đơn vị sẽ làm lại hoặc bổ sung hồ sơ dựa trên thông tin về ngày, nơi kết nạp và quá trình sinh hoạt. Nếu không đủ điều kiện khôi phục thì bạn phải xét kết nạp lại.
Thẻ đoàn viên điện tử có giá trị như thẻ giấy không?
Theo Hướng dẫn 60-HD/TWĐTN-TCKT, sổ và thẻ điện tử trên phần mềm quản lý đoàn viên có giá trị tương đương bản giấy khi cần đối chiếu, xác nhận. Việc cấp thẻ điện tử rộng rãi còn phụ thuộc vào văn bản sửa đổi Điều lệ và Hướng dẫn sau này.
Bao lâu thì được cấp thẻ đoàn viên sau khi kết nạp?
Thẻ được cấp ngay trong lễ kết nạp hoặc chậm nhất không quá 1 tháng kể từ ngày được kết nạp vào Đoàn.
Tóm lại, hồ sơ đoàn viên xoay quanh Sổ đoàn viên theo mẫu thống nhất, kèm thẻ đoàn viên và các văn bản ghi nhận quá trình sinh hoạt. Bộ hồ sơ kết nạp gồm sổ, giấy giới thiệu và đề nghị của chi đoàn. Bạn hoàn thiện hồ sơ đúng mẫu, giữ gìn cẩn thận và cập nhật thông tin hằng năm để thuận lợi khi chuyển sinh hoạt hoặc đối chiếu tư cách đoàn viên.
