Thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như thế nào?

Những năm gần đây, các công ty/doanh nghiệp Việt Nam đang dần lớn mạnh, ngày càng khẳng định sức mạnh lan tỏa trên thế giới. Việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài là điều cần thiết. Lập văn phòng đại diện ở nước ngoài sẽ giúp công dân quốc tế dễ dàng tiếp cận sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Vậy, Thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Luật sư X nhé.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương Mại 2005
• Luật doanh nghiệp năm 2020

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Văn phòng đại diện có quyền lợi gì?

Quyền lợi của văn phòng đại diện được hiểu là giúp doanh nghiệp có thể hưởng được tất cả các quyền theo quy định tại Điều 17 Luật Thương Mại 2005 như sau:

• “Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các quyền khác theo quy định của pháp luật.”

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện là gì?

Ngoài việc được hưởng quyền theo quy định của Pháp Luật, văn phòng đại diện của mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ đầy đủ theo quy định tại Điều 18 Luật Thương Mại 2005 như sau:

• “Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các Khoản 2, 3 & 4 Điều 17 của Luật này.
• Nộp thuế, phí, lệ phí & thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Như vậy quyền và nghĩa vụ luôn song hành và được quy định cụ thể nên các doanh nghiệp sẽ cần phải đảm bảo thực hiện cho chuẩn chỉ. 

Chức năng của văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện có những chức năng sau đây:

• Văn phòng đại diện có vai trò là nơi đại diện cho doanh nghiệp trong việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng và không có chức năng kinh doanh, không được ký kết hợp đồng, thu tiền từ khách hàng.

• Văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

• Văn phòng đại diện có chức năng thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

• Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh.

Mở văn phòng đại diện ở nước ngoài được hiểu là gì?

Mở văn phòng đại diện ở nước ngoài là việc doanh nghiệp Việt Nam thực hiện việc thành lập, mở một đơn vị phụ thuộc của mình tại nước ngoài theo quy định của pháp luật nước sở tại nơi doanh nghiệp tiến hành mở văn phòng đại diện tại nước ngoài. Theo đó, những văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam được mở ở nước ngoài sẽ thực hiện chức năng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam tại nước ngoài, tiến hành các công việc liên quan đến khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong khuôn khổ pháp luật nước nơi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài.

Có được thực hiện việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài không?

Theo quy định tại Điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2020 có quy định như sau:

“Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”.

Như vậy, từ quy định tại điều luật trên có thể thấy rằng pháp luật cho phép các doanh nghiệp, công ty Việt Nam được phép mở văn phòng đại diện tại nước ngoài. Tuy nhiên, các doanh nghiệp dù có quyền được phép thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài nhưng mà việc thành lập đó phải được thực hiện theo quy định của pháp luật nước sở tại nơi doanh nghiệp Việt Nam tiến hành mở văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

Doanh nghiệp được quyền thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài theo quy định của nước đặt văn phòng đại diện. Tuy nhiên, phải thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam.

Việc thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài của doanh nghiệp phải tuân thủ quy định pháp luật của nước doanh nghiệp đăng ký thành lập văn phòng đại diện và có văn bản thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh Việt Nam về việc thành lập lập văn phòng đại diện ở ngoài.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-8, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp phải gửi thông báo việc chính thức thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài trong vòng 30 ngày làm việc đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Bước 3: Nhận kết quả

Sau 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo mở văn phòng đại diện ở nước ngoài của doanh nghiệp thì phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lệ phí lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:

• Phí: Không

• Lệ Phí: Lệ phí đăng ký: 50.000 đồng.

Yêu vầu và điều kiện khi thông báo thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài:

• Việc doanh nghiệp lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.

• Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký

• Có hồ sơ hợp lệ (có đầy đủ giấy tờ như đã nêu tại Thành phần hồ sơ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật);

• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định pháp luật về phí và lệ phí.

Mời bạn xem thêm bài viết

• Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
• Chi phí thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
• Mẫu thông báo về việc lập chi nhánh/văn phòng đại diện ở nước ngoài

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật Sư X về vấn đề “Thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài như thế nào?“. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết; và nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến xin xác nhận tình trạng hôn nhân; hợp thức hóa lãnh sự; hồ sơ xin trích lục bản đồ địa chính…. của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833.102.102.

• Facebook : www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtobe: https://www.youtube.com/Luatsux

Câu hỏi thường gặp