Theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 thì trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Như vậy, ta nhận thấy; theo quy định trên bản chính trích lục hộ tịch sẽ được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký còn đối với bản sao trích lục hộ tịch nếu có nhu cầu; công dân có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch.
Cùng Luật sư X tìm hiểu qua bài viết hướng dân viết tờ khai trích lục hộ tịch dưới đây.
Hướng dẫn viết tờ khai trích lục hộ tịch
Bản sao trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo yêu cầu của cá nhân sau khi người đó đã đăng ký hộ tịch và được cấp trích lục hộ tịch. Trong đó, trích lục hộ tịch là văn bản nhằm chứng minh các quan hệ nhân thân của cá nhân tại cơ quan có thẩm quyền.
Bản sao trích lục hộ tịch gồm 02 loại:
– Bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
– Bản sao được chứng thực từ bản chính
(Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)
Để được cấp bản sao từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì cá nhân phải nộp tờ khai yêu cầu cấp bản sao đến cơ quan có thẩm quyền. Còn bản sao được chứng thực từ bản chính thì cá nhân có thể cầm bản chính đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn để xin.
Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định, bản sao có giá trị trong các trường hợp:
– Cấp từ sổ gốc thay cho bản chính trong các giao dịch trừ khi pháp luật quy định khác
– Chứng thực từ bản chính thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch
Mẫu tờ khai trích lục hộ tịch
Xem trước và tải xuống tờ khai:
Hướng dẫn điền tờ khai
– Mục (1): Ghi tên cơ quan đề nghị thực hiện việc cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
– Mục (2): Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
– Mục (3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, CMND hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế.
– Mục (4): Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây, nay đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
– Mục (5): Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
– Mục (6): Ghi rõ số lượng bản sao đề nghị cấp.
– Phần “ký tên: Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người yêu cầu cấp.
Thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch
- Hình thức nộp trực tiếp
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ/gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền; gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
- Hình thức nộp trực tuyến
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ/gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền; gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
- Nộp qua bưu điện
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ/gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền; gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.
Trình tự thực hiện
– Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.
– Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Mời bạn xem thêm:
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là tư vấn của Luật sư X. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống.
Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến dịch vụ thành lập công ty cổ phần, tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán giải thể công ty, dịch vụ hợp thức hóa lãnh sự, xin trích lục hồ sơ đất đai, mã số thuế cá nhân, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trích lục quyết định ly hôn, tra cứu thông tin quy hoạch, xin phép bay flycam, hợp pháp hóa lãnh sự bộ ngoại giao…của luật sư X, hãy liên hệ 0833102102.
Câu hỏi thường gặp
Khi bị mất giấy tờ gốc; công dân có quyền yêu cầu nhà nước cấp lại bản trích lục có giá trị như bản chính. Trên thực tế bản trích lục sẽ không giống bản gốc nhưng là văn bản có giá trị tương đương như bản chính.
Căn cứ theo quy định hiện hành thì lệ phí đối với việc cấp bản sao trích lục giấy khai sinh là 8.000 đồng / bản sao.
Bộ Tư pháp, Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn., Sở Tư pháp, UBND cấp huyện
